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Dieser Mittelständler hat seine Bewerbungen verzehnfacht - durch diese sieben Maßnahmen

20.11.2019

Als Maike Einhaus 2011 bei syracom nach ihrer Elternzeit den Bereich Mitarbeitergewinnung übernahm, generierte das Unternehmen syracom bei jährlich 250 Bewerbungen rund zehn Neueinstellungen. In ihrer damaligen Rolle als Senior Personalreferentin wurde sie gebeten, sich mit dem Bewerbermanagement vertraut zu machen und dieses zu optimieren. Gesagt, getan: Heute gehen jährlich 2.500 Bewerbungen ein, davon begrüßt das Unternehmen 50-60 Kandidaten als neue syracom-Kollegen.

Bewerbermanagement mit Excel und Access – das war damals

syracom ist eine inhabergeführte Business- und IT-Beratung, die 1998 gegründet wurde. Heute ist das Unternehmen neben dem Hauptstandort Wiesbaden auch in München, Karlsruhe und Zürich beheimatet.

„Als ich damals angefangen habe, sah das Bewerbermanagement noch ganz anders aus“, erinnert sich Maike Einhaus. „Es gab zwar bereits eine Karrierewebseite, jedoch keine Möglichkeit, Bewerbungen direkt hochzuladen. Bewerberinformationen wurden in einer Accessdatei festgehalten.“

TEXT-Maike EinhausEilermann Maike Einhaus: "Als ich damals angefangen habe, sah das Bewerbermanagement noch ganz anders aus."

Maike Einhaus setzte eine Bewerbermanagementstrategie auf und ging die Professionalisierung der Prozesse alsbald an. Das wurde höchste Zeit, denn schließlich sucht das Unternehmen mit IT-Spezialisten ausgerechnet eine der wohl am schwierigsten zu rekrutierenden Berufsgruppen. „Dabei ist wichtig zu wissen, dass wir nicht nur auf das Fachwissen schauen, sondern Menschen suchen, die kommunikativ sind, gerne mit Kunden zusammenarbeiten, mit ihnen gemeinsam Themen vorantreiben und Spaß an der Beratung haben“, merkt Maike Einhaus an.

Heute verfügt das Unternehmen über ein Personalinformationssystem, das auch einen Bereich extra für das Bewerbermanagement und die DSGVO-konforme Abwicklung vorsieht.

Sieben Maßnahmen, die zum Erfolg geführt haben

Der heutigen Fachbereichsleiterin für Personal & Organisationsentwicklung zufolge geht der Erfolg des Bewerbermanagements grundsätzlich auf sieben Handlungen zurück:

1. Standardisierung des Bewerbungsprozesses

Das HR-Team führte einen verbindlichen Prozess im Bewerbermanagement ein. Es wurden Verantwortlichkeiten für die einzelnen Teilbereiche des Prozesses definiert. Ebenfalls verständigten sich alle Beteiligten auf die Einhaltung definierter Service-Levels. Um diese Veränderungen einzuführen, waren alle Beteiligten in Schulungen involviert. Und nicht zuletzt nutzte das Team fortan standardisierte Anschreiben, kategorisierte nach Status und weiterem Vorgehen.

2. Optimierung des Außenauftritts

Stichwort Employer Branding: Ein einheitlicher Auftritt wurde für alle genutzten Recruiting-Kanäle ausgerufen. Hierzu gehörte nicht nur der Relaunch der Karrierewebseite mit neuem Layout und Design, sondern auch die Überarbeitung von z. B. den Stellenanzeigen des Unternehmens, Bewerberbroschüren, Give-Aways bis hin zur Einrichtung der Geschäftsstellen bzw. der Gesprächsräume für die Bewerbungsgespräche. Bereits 2015 wurde darauf geachtet, dass die Kandidaten sich direkt von XING bei uns bewerben können. Ohne viele Dokumente oder Ausfüllen eines Bewerberformulars. Dies war ein spannendes Gemeinschaftsprojekt mit dem Marketingteam von syracom.

Bildschirmfoto 2019-11-20 um 11.46.59 Der Auftritt von syracom auf kununu.

3. Erweiterung und Anpassung der Kanäle

Das HR-Team testete zudem verschiedene Jobportale und Social-Media-Kanäle aus, optimierte die Zusammenarbeit mit Personaldienstleistungen und startete ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm.

4. Umsetzung eines aktiven Hochschulmarketings

Um syracom für Hochschulabsolventen attraktiv zu machen, ging das Unternehmen Kooperationen mit den CareerServices verschiedener Universitäten und Fachhochschulen ein. Zudem ist syracom Förderer des Deutschlandstipendiums seit der ersten Stunde an der Hochschule RheinMain. Der Fokus liegt dabei auf den lokalen Märkten in den Räumen Wiesbaden, München und Karlsruhe. Mittlerweile hat das Unternehmen syracom mit Katrin Streit eine eigene Ansprechpartnerin für diesen Bereich.

5. Erweiterung der Ausbildungsoptionen

Seit vielen Jahren können sich junge Leute in den Bereichen Büromanagement, Anwendungsentwicklung sowie Systemintegration ausbilden lassen. Um noch mehr Nachwuchstalente für Beratung und IT gewinnen zu können, führte das Unternehmen neue Formate ein, wie z. B. Möglichkeiten zum dualen Studium an der Partnerhochschule RheinMain oder ein internes Traineeship zur Vorbereitung des Einstiegs in die Beratung.

6. Teilnahme an Jobmessen

Offline - persönlich präsent sein: syracom fing an, sich auf verschiedenen Messen als partnerschaftlicher und authentischer Arbeitgeber zu präsentieren. Auch heute besucht das Unternehmen 4 - 5 Messen pro Jahr um neue „Projekthelden“ für die Beratung zu gewinnen.

7. Übernahme sozialer Verantwortung

syracom unterstützt ausgewählte Initiativen in den Bereichen Soziales (bspw. Inklusion, Hochschulen), Umwelt und Nachhaltigkeit sowie Sport (Kinder und Jugend).

Ohne Kennzahlenanalyse geht es nicht

Keine der Maßnahmen ergibt ohne eine detaillierte Kennzahlenanalyse Sinn. Denn nur so können Maike Einhaus und ihr Team feststellen, welche der Maßnahmen auch wirklich erfolgreich sind. Seit Beginn hält Maike Einhaus die Zahlen aus dem Bewerbermanagement fest. Mittlerweile werden Kennzahlen zur Mitarbeitergewinnung und Personalstruktur sowie weitere interessante KPIs, wie z. B. die Effizienz der Kanäle, Einstellungsquote, Frühfluktuation, Kosten pro Mitarbeitergewinnung, Kosten pro Einstellung und die Angebots-Quote, quartalsweise festgestellt.

Seit 2012 setzt syracom auf die Lösungen von XING E-Recruiting

Bereits seit 2012 nutzt Maike Einhaus mit ihrem Team die Lösungen von XING E-Recruiting. Flankiert von einer Unternehmenspräsenz auf XING und kununu setzte syracom schon früh auf das Active Recruiting: Erst mit einer Recruiter-Mitgliedschaft, danach mit dem Nachfolger, dem XING TalentManager.

Wenige Jahre später entschied sich das Unternehmen für das Lizenzpaket XING E-Recruiting 360°. Seitdem kann syracom auf sämtliche Produktlösungen des beruflichen Online-Netzwerks zurückgreifen.

„Wir nutzen den XING TalentManager, um geeignete Kandidaten zu suchen und anzusprechen. Auch profitieren wir von der Flatrate für die unbegrenzte Nutzung der Veröffentlichung unserer Stellenanzeigen über XING. Dies sind rund 50 Anzeigen pro Monat“, erklärt Maike Einhaus. „Und wenn man dann noch die zusätzlichen Features des XING Employer Branding Profils in Betracht zieht, zahlt sich das Lizenzpaket für uns als Mittelständler auf jeden Fall aus.“

Verbesserung der Kennzahlen durch den Einsatz der Lösungen von XING E-Recruiting

Mit dem kombinierten Einsatz der Lösungen von XING E-Recruiting konnte syracom die Kennzahlen weiter verbessern. Bereits in den ersten sechs Monaten nach Einführung des Lizenzpakets stiegen die über XING eingegangenen Bewerbungen um erstaunliche 550 Prozent an, d. h. fast jede zehnte Bewerbung konnte auf XING zurückgeführt werden. Ende Q3/2019 lag der Anteil an Bewerbungen über XING insgesamt bei acht Prozent.

Wahrscheinlich ist der indirekte Anteil noch höher. So ist bspw. die Anzahl der Bewerbungen über die Karrierewebseite im ersten Jahr der Nutzung von XING E-Recruiting 2017/2018 um 17% Prozent gestiegen – zur Überraschung von Maike Einhaus: „Die Bewerbungen sind angestiegen, obwohl wir damals die Google AdWords-Kampagnen eingestellt haben. Die Vermutung liegt nahe, dass die zusätzlichen Bewerber dank unseres Employer Branding Profils auf XING und kununu auf unser Unternehmen aufmerksam geworden sind.“

KPI 12GettyImages-1036264620 Eine detaillierte Kennzahlenanalyse ermöglicht syracom den Erfolg der eigenen Maßnahmen nachzuvollziehen

Veränderungen, Unternehmenskultur und Auswirkungen auf das Team

Maike Einhaus hat mit ihrem Team im Recruiting schon viel erreicht, aber sie sieht weiteres Verbesserungspotenzial: „Wir wollen im kommenden Jahr noch intensiver Active Recruiting betreiben und den XING EmpfehlungsManager stärker einsetzen. Rund ein Viertel aller Neueinstellung finden ihren Weg zu syracom über Empfehlungen.“

Mit der alleinigen Optimierung der Recruiting-Disziplin ist es aber nicht getan. Maike Einhaus ist es auch wichtig, dass ihr Team parallel zur Entwicklung des Gesamtunternehmens gut aufgestellt ist. „Unser Unternehmen wächst. Dadurch verändert sich unsere Kultur und die Organisation des Miteinanders. Das hat auch Auswirkungen auf unser Team und die dazugehörigen Aufgaben. Daher gehen Personal, Organisationsentwicklung und Datenschutz bei uns Hand in Hand zusammen“, verrät Maike Einhaus.


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Autorin des Artikels
Yee Wah Tsoi
Yee Wah ist seit 2008 bei XING. Die Bielefelderin (gibt's wirklich!) war dort zuerst in der PR tätig. Seit 2017 ist sie für den Recruiting Content zuständig.