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Fünf wichtige Tipps zur Verkürzung der Besetzungszeit in Ihrem Unternehmen

23.04.2019

In Zeiten des Wandels auf dem Arbeitsmarkt tickt die Zeit immer schneller. Und auch die Uhr im Recruitingbüro bleibt nicht stehen – im Gegenteil: Das IAB Forschungsinstitut berichtete im Jahr 2017 einen Anstieg der Besetzungszeit (auch Time-to-Hire genannt) um 40 Prozent innerhalb von zehn Jahren. Der Durchschnitt heute: 102 Tage. Wir bei XING können uns daher sehr glücklich schätzen, denn unsere Kollegen aus dem Recruiting brauchen im Schnitt 59 Tage bis wir eine Stelle erfolgreich besetzen können.

Wieso Time-to-Hire für jedes Unternehmen so wichtig ist

Im Rahmen der Veranstaltung New Work Experience sprach mit David Vitrano ein Mann über das Trendthema Time-to-Hire, der sich nicht nur hinsichtlich seines eigenen straffen Terminplans umfassend mit dem Thema Zeit beschäftigt: Unser Vice President Marketing & New Business Sales stellte in seinem Vortrag klar, dass angesichts der heutigen Herausforderungen auf dem Arbeitsmarkt Kennzahlen nicht nur im Marketing, sondern auch im Recruiting von entscheidender Bedeutung sind.

Um zu erfahren, wie Sie zukünftig Ihren Recruitingerfolg im Unternehmen messen können und welchen Einfluss Recruiting auf den Erfolg ihres Unternehmens hat, können Sie jetzt den ganzen Vortrag von David Vitrano auf der diesjährigen NWX 19 ansehen:

Heutzutage sehen sich Personaler ganz anderen Aufgaben gegenüber wie noch vor zehn Jahren: Der digitale Wandel fragt nach speziellen Fähigkeiten der Arbeitnehmer und führt somit zu einem zunehmenden Mangel an Fachkräften, so der Experte. Durch die zunehmende Schwierigkeit die geeigneten Kandidaten für eine Vakanz zu finden, haben sich die Machtverhältnisse auf dem Arbeitsmarkt verlagert und nicht mehr das Unternehmen, sondern der Kandidat kann zwischen seinen zukünftigen Arbeitgebern wählen.

Während dieser Wandel, sprich New Work, mit positiven Veränderungen für die Mitarbeiter verbunden ist, hat die längerfristige Nichtbesetzung einer Stelle erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen und die Mitarbeiter: Mit rund 1.000 Euro pro Tag kalkuliert David Vitrano die Kosten für eine unbesetzte Position. Ein fehlender Mitarbeiter bei gleichbleibender Arbeit bedeutet darüber hinaus oftmals für die restlichen Kollegen: Überstunden, Stress und Krankheitsfälle.

Dass der Time-to-Hire auch von vielen Personalentscheidern extrem hohe Relevanz zugesprochen wird, ist daher verständlich. Bei der Implementierung scheitert es jedoch oftmals noch.

Die nachfolgenden 5 Tipps sollen Ihnen helfen, einen ersten Schritt in Richtung messbares Recruiting gehen und somit Ihre Time-to-Hire nachhaltig zu verbessern:

1) Bestimmen und messen Sie die relevanten Kennzahlen (KPIs) im Recruiting

1.000 Euro pro Tag für eine unbesetzte Position: Kosten, die jeden Finanzbuchhalter erschaudern lassen. Doch zukünftig sollen sich nicht nur die Kollegen im Controlling und Marketing mit diesen Zahlen auseinandersetzen, sondern auch für Personaler ist es an der Zeit, die richtigen KPIs, wie die Time-to-Hire, für sich zu nutzen, um endlich Licht ins Dunkeln zu bringen. Dabei ist es wichtig sich anfangs nicht von der zahlreichen Datenansammlung erschlagen zu lassen, sondern sich auf einige wenige, aber hilfreiche Kennzahlen zu konzentrieren. Diese Kennzahlen helfen nicht nur um die abteilungsinternen Aktivitäten zu kontrollieren und zu optimieren, sondern können auch dafür eingesetzt werden, um die Auswirkung guten Recruitings auf den gesamten Unternehmenserfolg zu ermitteln.

2) Werden Sie sich Ihrer Bedeutung auf den Gesamterfolg bewusst

Der Personalbereich wird in vielen Unternehmen oft noch unterschätzt. Doch angesichts der enormen Vorteile, welche eine saubere Recruitingstrategie auf die Organisation hat, oder andersherum, in welche Misere schlechtes Recruiting führen kann, sollte klar sein, dass Recruiting sich auf mittlerweile mehr Tätigkeitsfelder erstreckt als die bloße Stellenbesetzung. Idealerweise ist heutzutage ein guter Recruiter auch ein Marketingexperte, was sich nicht nur in dem Messen von Kennzahlen zeigt, sondern in der aktiven Gestaltung der Arbeitgebermarke, dem Employer Branding.

3) Investieren Sie in Employer Branding und machen Sie Ihre Mitarbeiter zu Botschaftern

Wie bereits angemerkt, ist Employer Branding ein wichtiger Teil modernen Recruitings. Durch den Wandel vom Arbeitsmarkt zum Kandidatenmarkt ist es das Unternehmen, das sich fortan bei den Arbeitnehmern bewirbt. Da Sie nicht der einzige Jobanbieter sind, sollten Sie herausarbeiten, was Ihr Unternehmen als Arbeitgeber interessant macht und was Sie dem Arbeitnehmer bieten können. Wichtig hier ist: Bleiben Sie authentisch. Zu viel Schaumschlägerei wird immer entlarvt – spätestens am ersten Arbeitstag. Einer der vertrauenswürdigsten Vermittler des Arbeitgebermarke ist dabei der Mitarbeiter selbst: Durch Mitarbeiterempfehlungsprogramme können Sie sogar Ihr Netzwerk um das der Mitarbeiter erweitern und so eine noch höhere Reichweite erlangen.

4) Bringen Sie Active Recruiting und Talentpooling in Einklang

Proaktivität ist gefragt: Warten Sie nicht erst mit der Aktivierung von Maßnahmen bis eine Stelle frei wird, sondern sorgen Sie rechtzeitig vor. Indem Sie regelmäßig potentielle Kandidaten über Talentpools sammeln und mit ihnen in Kontakt treten, können Sie mehr Kontrolle im Recruitingprozess übernehmen und rechtzeitig Aktives Recruiting betreiben. Hier kommt es insbesondere auf die integrative Nutzung verschiedener Tools an und ist nicht auf eine Maßnahme beschränkt. Wir setzen im Unternehmen beispielsweise auf das Zusammenspiel mehrerer Lösungen. Der XING TalentManager ist für die direkte Suche und Ansprache potentieller Kandidaten einsetzbar. Die Kandidaten werden anschließend im XING TalentPoolManager nachhaltig mit Ihrem Unternehmen in Form von Kandidatenpools vernetzt. Das Unternehmensnetzwerk wird darüber hinaus im XING Empfehlungsmanager über das der Mitarbeiter ausgeweitet und die Angestellten für das Aktivieren privater wie auch professioneller Kontakte befähigt. Durch das Ineinandergreifen der einzelnen Tools wird ein nachhaltiger Synergieeffekt generiert, bei welchem die umworbenen Kandidaten innerhalb der Talentpools langfristig für das Unternehmen in Reichweite stehen.

5) Machen Sie Schluss mit Excel-Listen und nutzen Sie ein modernes Bewerbermanagement-System

Denken Sie digital! Moderne Bewerbermanagementsysteme lösen die mühsame Verwaltung von Excel-Listen ab und schaffen eine effektive Handhabung von Daten und Terminen. Allein eine simple aber strukturierte Terminkoordination kann zu effektiven Zeitersparnissen im Recruitingalltag führen und sich extrem positiv auf die Time-to-Hire auswirken.

Machen auch Sie sich die Zeit zum Freund und behelfen sich mit den richtigen Tools, um Ihre Time-to-hire erfolgreich zu verkürzen. Sie wollen wissen wie es um Ihre Besetzungszeit im Vergleich steht? In Zusammenarbeit mit dem Umfrageinstitut forsa haben wir 200 Personalleiter zur Time-to-Hire befragt und die Ergebnisse für Sie hier zusammengefasst.

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Autorin des Artikels
Franziska Reinecke
Nach einer Kindheit in München und Studium in Wien unterstützt die Weltenbummlerin nun mit Hilfe ihrer linguistischen Grenzerfahrungen das XING E-Recruiting Team im hohen Norden in Hamburg.
XING EmpfehlungsManager

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