Führungskräfte im Active-Sourcing-Prozess: 5 Strategien für eine starke Zusammenarbeit von Fachabteilung & Recruiting

Im Kampf um die besten Talente reicht es heute nicht mehr aus, passiv auf Bewerbungen zu warten. Unternehmen, die geeignete Kandidat·innen gewinnen möchten, müssen aktiv werden – Stichwort Active Sourcing. Es ist ein Irrtum zu denken, dass diese aktive Personalsuche auf XING & Co allein der Personalabteilung obliegt. Gerade Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Führungskräfte und Recruiting hier erfolgreich zusammenarbeiten, um schneller die richtigen Talente für Ihr Unternehmen zu finden. 

Warum ist Active Sourcing heute so wichtig?

Der Arbeitsmarkt hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Insbesondere in Engpass-Berufen wie Pflege oder IT übersteigt der Bedarf die verfügbaren Fachkräfte vielfach. Während im Jahr 2013 noch im Durchschnitt mehr als 450.000 freie Stellen der Bundesagentur für Arbeit gemeldet wurden, sind es in 2025 mehr als 630.000¹. Damit ist die Anzahl unbesetzter Stellen um ca. 40% gestiegen. Unternehmen fällt es also immer schwerer, die eigenen Vakanzen zu besetzen. 

Active Sourcing erweist sich hier durch die direkte Ansprache von potentiellen Kandidat·innen auf XING & Co als effektive Methode, genau dem entgegenzutreten. 

Sie möchten mehr zum Thema erfahren? In unserem Beitrag zu Active Sourcing finden Sie alles Wissenswerte.

Welche Rolle spielt Active Sourcing für Führungskräfte? 

Die gestiegene Relevanz von Active Sourcing für die Personalbeschaffung hat auch Einfluss auf die Rolle von Führungskräften in Recruiting-Prozessen. Denn: Fachbereich und Führungskräfte sind oft die besten Botschafter·innen für Team und Unternehmen. Kandidat·innen wollen nicht nur wissen, welche Aufgaben auf sie warten, sondern auch, mit wem sie zusammenarbeiten werden. 

Wer könnte diese Fragen besser beantworten als die zukünftige Führungskraft? 

Dementsprechend wichtig ist es, dass auch Führungskräfte eine aktive Rolle in modernen Recruiting-Prozessen einnehmen – und das bedeutet eben nicht selten, auch im Active-Sourcing-Prozess präsent zu sein. 

So können Führungskräfte das Active Sourcing unterstützen

Als Führungskraft die Recruiting-Kolleg·innen im Active Sourcing zu unterstützen, beginnt beim Problembewusstsein. Je mehr sich Führungskräfte nämlich engagieren, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass im Zusammenspiel mit der Personalabteilung das passende Talent gefunden wird. Darüber hinaus gibt es für die aktive Talent-Ansprache einige weitere Maßnahmen – mit unterschiedlichem Aufwand für Führungskraft – die für einen gesteigerten Recruiting-Erfolg sorgen können: 

• Zeit für ein fundiertes Briefing-Gespräch nehmen
• Ihr Profil verlinken & für Rückfragen da sein
• Kandidat·innen-Ansprache selbst übernehmen 
• Talente vorschlagen, die Ihnen über den Weg laufen 
• Selbst suchen UND Kandidat·innen ansprechen

Zeit für ein fundiertes Briefing Gespräch nehmen

Basis für ein erfolgreiches Active Sourcing ist das klar definierte Suchprofil. Welche Kompetenzen müssen die Kandidat·innen mitbringen? Welche sind lediglich nice-to-have? Wer könnte das besser wissen, als die Führungskraft für dessen Team gesucht wird? Um hier Klarheit zu schaffen, sollten sich Führungskräfte dementsprechend ausreichend Zeit nehmen, um gemeinsam mit dem·der HR-Ansprechpartner·in die Kriterien für die darauffolgende Suche festzuhalten.

Profil verlinken & für Rückfragen da sein 

Es klingt simpel und doch liegt hierin eine wirkungsvolle Maßnahme. Indem von Recruiter·innen direkt im Anschreiben das Business-Profil der Führungskraft verlinkt wird, können potenzielle Kandidat·innen sich unmittelbar ein genaueres Bild vom künftigen Arbeitgeber machen. Ein gut gepflegtes Profil macht die Führungskräfte dabei nahbar. So kann man neben dem Anschreiben gleich weitere Pluspunkte bei den Kandidat·innen sammeln.

Kandidat·innen-Ansprache selbst übernehmen

Nachdem vielversprechende Kandidat·innen vom Active-Sourcing-Team identifiziert wurden, können Führungskräfteauch selbst die erste Ansprache übernehmen, um für eine besondere Erfahrung für Kandidat·innen zu sorgen. Das kann Wirkung zeigen. Versetzen Sie sich selbst in Position eines·einer potentiellen Kandidat·in: Wie würden Sie sich fühlen, wenn Sie gleich von der Führungskraft für eine passende Stelle kontaktiert werden? Die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass Sie der Anfrage offener gegenüberstehen.

Ebenfalls sehr positiv: Führungskräfte können fachlich deutlich fundiertere Auskunft geben. Das kommt bei all jenen Talenten gut an, die zunächst ein gutes Verständnis von der Position haben möchten, bevor sie sich bewerben. 

Talente vorschlagen, die Ihnen über den Weg laufen 

Wer als Führungskraft neue Talente für sein·ihr Team sucht, sollte unbedingt auch auf das eigene Netzwerk zurückgreifen. Vermutlich kennen Sie bereits viele Fachkräfte, die in Ihren Bereich tätig sind. Sei es aus einem vergangenen Projekt, aus Branchenevents oder vielleicht ist es sogar die·der ehemalige·n bzw. aktuelle Kolleg·innen. Möglicherweise passt hier jemand für die Vakanz. Diese Personen sollten von der Führungskraft unbedingt an die entsprechenden Recruiter·innen empfohlen werden. Als Führungskraft gilt es also die Augen offen zu halten und die Kontakte des eigenen Netzwerks fürs Active Sourcing zu aktivieren.

Selbst suchen UND Kandidat·innen ansprechen 

Führungskräfte, die noch eine Schippe drauflegen wollen, können auch selbst bei der Suche von passenden Kandidat·innen helfen. Immerhin wissen sie selbst am besten, worauf bei den Kandidat·innen-Profilen zu achten ist. Der XING TalentManager zum Beispiel schlägt eine geeignete Auswahl an Kandidat·innen vor, auf die sofort zurückgegriffen werden kann. Aus dieser Liste können Führungskräfte auch gleich die Ansprache der passendsten Talenteübernehmen. Ganz nach dem Motto: einfache Suche, einfache Ansprache.

Im Active Sourcing geht es um Schnelligkeit 

Neben den genannten Maßnahmen können Führungskräfte das Active Sourcing insbesondere durch die eigene Handlungsgeschwindigkeit unterstützen. Denn im Active Sourcing gilt vor allem eines: Schnelligkeit! Feedback-Anfragen von Recruiter·innen etwa müssen schnellstmöglich bearbeitet werden, um die Talente nicht unnötig lange warten zu lassen. 

Denn bei zu langer Wartezeit laufen Sie als Unternehmen Gefahr, dass die Kandidat·innen direkt wieder abspringen. Schnelle Rückmeldungen sind schlicht ein Zeichen für Wertschätzung und Respekt gegenüber den Kandidat·innen. Hier sollten Führungskräfte keine Kompromisse machen. Schließlich sind sie es, die nach Unterstützung für das eigene Team suchen.

Fazit

Active Sourcing ist Teamarbeit. Damit Unternehmen heute die richtigen Talente gewinnen, braucht es eine enge Zusammenarbeit zwischen Recruiter·innen und Führungskräften. Wer als Führungskraft aktiv unterstützt – sei es durch Sichtbarkeit, persönliche Ansprache oder eigene Suche – steigert nicht nur die Erfolgschancen im Recruiting, sondern gewinnt auch die besten Köpfe fürs eigene Team. Mit welchen Maßnahmen Führungskräfte zur Verbesserung des eigenen Active Sourcings beitragen, haben wir in diesem Beitrag dargestellt.

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¹ Bestand an offenen Arbeitsstellen im Jahresdurchschnitt bis 2025, Statista 2025