Das Entgelttransparenzgesetz bringt für Unternehmen mit Remote-Teams neue Herausforderungen mit sich. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen stehen vor der Frage, wie sie Gehaltstransparenz bei ortsunabhängiger Arbeit rechtssicher umsetzen können. Die Komplexität steigt, wenn Mitarbeiter·innen von verschiedenen Standorten aus arbeiten und unterschiedliche regionale Gehaltsstrukturen berücksichtigt werden müssen.
Für Geschäftsführer·innen kleiner Unternehmen ist es wichtig zu verstehen, welche konkreten Pflichten das Gesetz bei Remote-Arbeit mit sich bringt und wie sie diese praktisch erfüllen können, ohne ihre begrenzten Ressourcen zu überlasten.
Was regelt das Entgelttransparenzgesetz bei Remote-Arbeit?
Das Entgelttransparenzgesetz gilt für Remote-Teams genauso wie für Präsenzmitarbeiter·innen. Unternehmen müssen bei Stellenausschreibungen für Remote-Positionen das Gehalt oder die Gehaltsspanne angeben, wenn sie mehr als 50 Mitarbeiter·innen beschäftigen. Die Regelungen unterscheiden nicht zwischen Büro- und Heimarbeit.
Bei ortsunabhängiger Arbeit gelten dieselben Transparenzpflichten wie am Firmenstandort. Das bedeutet: Haben Sie als Unternehmen 51 oder mehr Beschäftigte, müssen Sie in jeder Stellenanzeige für Remote-Positionen das Gehalt oder eine Gehaltsspanne veröffentlichen. Diese Pflicht besteht unabhängig davon, ob die Position vollständig remote, hybrid oder nur gelegentlich im Homeoffice ausgeübt wird.
Besonders relevant wird dies für kleine Unternehmen, die kurz vor der 50-Mitarbeiter-Grenze stehen. Sobald diese überschritten wird, greifen alle Transparenzregeln automatisch – auch für bereits laufende Remote-Stellenausschreibungen.
Welche Gehaltsangaben müssen in Remote-Stellenanzeigen stehen?
In Remote-Stellenanzeigen müssen Sie entweder das exakte Gehalt oder eine realistische Gehaltsspanne angeben. Die Spanne darf nicht zu weit gefasst sein und muss dem tatsächlich gezahlten Entgelt entsprechen. Zusätzlich sind alle wesentlichen Gehaltsbestandteile wie Boni oder Sonderzahlungen zu erwähnen.
Die Gehaltsangabe sollte folgende Komponenten umfassen:
- Grundgehalt als Jahres- oder Monatsbrutto
- Variable Vergütungsbestandteile wie Boni oder Provisionen
- Regelmäßige Sonderzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld
- Relevante Sachleistungen mit Geldwert
Bei Remote-Positionen wird es komplizierter, wenn Sie je nach Wohnort der Mitarbeiter·innen unterschiedliche Gehälter zahlen. In diesem Fall müssen Sie transparent machen, nach welchen Kriterien sich die Vergütung richtet – etwa durch Angaben wie „Gehalt variiert je nach Wohnort zwischen 45.000 € und 55.000 €“.
Wichtig ist auch die Klarstellung, ob sich die Gehaltsangabe auf Vollzeit bezieht und wie sie bei Teilzeit-Remote-Arbeit umgerechnet wird.
Wie funktioniert ortsunabhängige Vergütung rechtlich?
Ortsunabhängige Vergütung ist rechtlich zulässig, solange sie nicht diskriminierend wirkt und sachliche Gründe hat. Unternehmen dürfen je nach Arbeitsort unterschiedliche Gehälter zahlen, müssen aber transparent kommunizieren, nach welchen Kriterien diese Unterschiede entstehen.
Rechtlich haben Sie verschiedene Möglichkeiten der Gehaltsgestaltung bei Remote-Arbeit:
Einheitliche Vergütung
Alle Remote-Mitarbeiter·innen erhalten dasselbe Gehalt, unabhängig vom Wohnort. Dies ist die einfachste und transparenteste Lösung, kann aber bei großen regionalen Kostenunterschieden wirtschaftlich herausfordernd sein.
Standortbezogene Vergütung
Das Gehalt richtet sich nach den Lebenshaltungskosten am Wohnort der Mitarbeiter·innen. Hierfür benötigen Sie nachvollziehbare Kriterien und eine transparente Berechnungsgrundlage.
Hybride Modelle
Eine Kombination aus Grundgehalt und standortabhängigen Zuschlägen. Wichtig ist, dass die Kriterien objektiv nachvollziehbar und nicht willkürlich sind.
Bei allen Modellen müssen Sie das Gleichbehandlungsgebot beachten: Gleichwertige Tätigkeiten erfordern eine vergleichbare Vergütung, es sei denn, sachliche Gründe rechtfertigen Unterschiede.
Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die Entgelttransparenz?
Verstöße gegen das Entgelttransparenzgesetz können Bußgelder von bis zu 500.000 Euro nach sich ziehen. Bei Remote-Stellenanzeigen ohne Gehaltsangabe drohen zunächst Abmahnungen; bei wiederholten Verstößen können die Bußgelder erheblich ansteigen.
Die Strafen staffeln sich je nach Schwere des Verstoßes:
- Fehlende Gehaltsangaben in Stellenanzeigen: bis zu 500.000 € Bußgeld
- Unvollständige oder irreführende Angaben: bis zu 500.000 € Bußgeld
- Verweigerung von Auskunftsrechten: bis zu 500.000 € Bußgeld
Besonders problematisch wird es, wenn Sie systematisch gegen die Transparenzpflichten verstoßen. Die Behörden können dann von vorsätzlichem Handeln ausgehen, was die Bußgelder deutlich erhöht.
Neben den direkten Bußgeldern entstehen indirekte Kosten durch Rechtsberatung, Verfahrensaufwand und mögliche Imageschäden. Gerade für kleine Unternehmen können diese Zusatzkosten schnell existenzbedrohend werden.
Präventiv sollten Sie daher alle Remote-Stellenanzeigen regelmäßig auf die Vollständigkeit der Gehaltsangaben prüfen und bei Unsicherheiten rechtliche Beratung einholen.
Wie können kleine Unternehmen das Gesetz praktisch umsetzen?
Kleine Unternehmen können das Entgelttransparenzgesetz durch klare interne Prozesse und standardisierte Vorlagen effizient umsetzen. Entwickeln Sie feste Gehaltsstrukturen für Remote-Positionen und dokumentieren Sie diese transparent. Nutzen Sie Recruiting-Tools, die automatisch compliant sind.
Für die praktische Umsetzung empfehlen sich folgende Schritte:
Gehaltsstrukturen definieren
Legen Sie klare Gehaltsbänder für alle Positionen fest. Bei Remote-Arbeit entscheiden Sie, ob Sie eine einheitliche oder standortabhängige Vergütung zahlen möchten. Dokumentieren Sie die Kriterien schriftlich.
Stellenanzeigen-Vorlagen erstellen
Entwickeln Sie Vorlagen für Remote-Stellenanzeigen, die automatisch alle erforderlichen Gehaltsangaben enthalten. So vermeiden Sie, dass bei der Ausschreibung neuer Positionen Angaben vergessen werden.
Recruiting-Prozesse anpassen
Moderne Stellenanzeigen-Plattformen wie XING Stellenanzeigen bieten bereits integrierte Funktionen für Gehaltstransparenz. Sie können optional Gehaltsangaben direkt in der Anzeige platzieren und erfüllen so automatisch die gesetzlichen Anforderungen.
Mitarbeiter·innen schulen
Alle Personen, die Stellenanzeigen erstellen oder bearbeiten, sollten über die Transparenzpflichten informiert sein. Ein kurzes Briefing genügt meist, um Verstöße zu vermeiden.
Regelmäßige Kontrollen
Prüfen Sie monatlich alle aktiven Stellenanzeigen auf vollständige Gehaltsangaben. Eine einfache Checkliste hilft dabei, nichts zu übersehen.
Der Aufwand für die Umsetzung ist überschaubar, wenn Sie systematisch vorgehen. Die meisten modernen Recruiting-Tools unterstützen Sie dabei, gesetzeskonform zu agieren, ohne zusätzliche Ressourcen zu binden.
