Die Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen regelt, wie lange Sie Dokumente von Bewerbenden speichern dürfen. Nach DSGVO beträgt diese Frist in der Regel sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses. Danach müssen Sie alle personenbezogenen Daten löschen, sofern keine Einwilligung für längere Speicherung vorliegt. Diese Regelung schützt die Rechte der Bewerbenden und verhindert unnötige Datenspeicherung. Für Ihr Recruiting-Team bedeutet das: klare Löschprozesse etablieren und dokumentieren.
Was bedeutet Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen konkret?
Die Aufbewahrungsfrist legt fest, wie lange Sie Bewerbungsunterlagen nach Ende des Bewerbungsverfahrens speichern dürfen. Sie betrifft alle Dokumente, die während des Recruiting-Prozesses entstehen: Lebensläufe, Anschreiben, Zeugnisse, Motivationsschreiben und Notizen aus Vorstellungsgesprächen. Auch digitale Bewerbungen über Online-Formulare oder E-Mail fallen darunter.
Die rechtlichen Grundlagen finden sich hauptsächlich in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG). Die DSGVO schützt personenbezogene Daten und verlangt, dass Sie diese nur so lange aufbewahren, wie es für den ursprünglichen Zweck nötig ist. Das AGG gibt Bewerbenden die Möglichkeit, binnen zwei Monaten nach Absage Diskriminierung geltend zu machen.
Warum sind diese Fristen wichtig? Sie schützen die Privatsphäre der Bewerbenden und minimieren Ihr rechtliches Risiko. Wenn Sie Unterlagen länger als erlaubt speichern, verstoßen Sie gegen Datenschutzrecht. Das kann teuer werden und Ihrem Ruf als Arbeitgeber schaden.
Für Ihren Bewerbermanagement-Prozess bedeutet das: Sie brauchen klare Regeln, wann welche Unterlagen gelöscht werden. Ohne systematisches Vorgehen verlieren Sie schnell den Überblick, besonders wenn Sie viele Bewerbungen bearbeiten.
Wie lange dürfen Bewerbungsunterlagen nach DSGVO aufbewahrt werden?
Nach DSGVO dürfen Sie Bewerbungsunterlagen maximal sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsprozesses aufbewahren. Diese Frist gilt sowohl für erfolgreiche als auch für abgelehnte Bewerbungen. Der Bewerbungsprozess endet, wenn Sie die Stelle besetzt und allen anderen Bewerbenden abgesagt haben.
Bei abgelehnten Bewerbungen läuft die Frist ab dem Zeitpunkt der Absage. Wenn Sie am 15. März absagen, müssen die Unterlagen spätestens am 15. September gelöscht sein. Bei erfolgreichen Bewerbungen beginnt die Frist mit Vertragsunterzeichnung, da die Unterlagen dann Teil der Personalakte werden und anderen Aufbewahrungspflichten unterliegen.
Es gibt wichtige Ausnahmen: Mit ausdrücklicher Einwilligung der Bewerbenden dürfen Sie Daten länger speichern, etwa für einen Talentpool. Diese Einwilligung muss freiwillig erfolgen und jederzeit widerrufbar sein. Wichtig: Die Einwilligung darf nicht Bedingung für die Teilnahme am Bewerbungsverfahren sein.
Praktische Beispiele aus dem Recruiting-Alltag:
- Sie besetzen eine Stelle im Januar und sagen allen anderen im Februar ab – Löschung bis August
- Bewerbende willigen in Talentpool-Aufnahme ein – Speicherung bis zum Widerruf möglich
- Sie führen mehrere Bewerbungsrunden durch – Frist beginnt nach der letzten Runde
Bei Verstößen drohen empfindliche Bußgelder: bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes, je nachdem, was höher ist. Datenschutzbehörden verhängen diese Strafen bei schwerwiegenden oder wiederholten Verstößen.
Was passiert, wenn Sie Bewerbungsunterlagen zu lange aufbewahren?
Die rechtlichen Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen sind erheblich. Bewerbende können sich bei Datenschutzbehörden beschweren, wenn sie erfahren, dass Sie ihre Daten zu lange gespeichert haben. Die Behörden prüfen dann Ihre Prozesse und können Bußgelder verhängen.
Die Höhe der Bußgelder richtet sich nach Schwere und Dauer des Verstoßes. Bei systematischen Verstößen oder wenn Sie bereits früher aufgefallen sind, fallen die Strafen deutlich höher aus. Auch kleinere Unternehmen sind nicht geschützt: Die Behörden berücksichtigen zwar die Unternehmensgröße, verhängen aber auch gegen mittelständische Firmen fünfstellige Beträge.
Neben den direkten Kosten entstehen weitere Risiken:
- Reputationsschaden: Datenschutzverstöße werden öffentlich und schrecken potenzielle Talente ab
- Aufwand für Behördenverfahren: Dokumentation, Stellungnahmen und interne Prüfungen binden Ressourcen
- Vertrauensverlust: Bewerbende teilen negative Erfahrungen auf Bewertungsplattformen
- Wettbewerbsnachteil: Ihr Employer Branding leidet nachhaltig
Ein typisches Szenario: Eine abgelehnte Person bewirbt sich zwei Jahre später erneut und stellt fest, dass Sie noch alle alten Unterlagen haben. Sie beschwert sich bei der Datenschutzbehörde. Diese prüft Ihre gesamten Recruiting-Prozesse und findet hunderte veraltete Bewerbungen. Das Bußgeld bemisst sich dann am Gesamtverstoß, nicht am Einzelfall.
Besonders problematisch wird es, wenn Sie keine Dokumentation haben. Können Sie nicht nachweisen, wann Bewerbungen eingingen und wann Sie sie hätten löschen müssen, gehen Behörden vom schlimmsten Fall aus.
Wie organisieren Sie die Löschung von Bewerbungsunterlagen rechtssicher?
Eine rechtssichere Löschung erfordert systematisches Vorgehen und klare Dokumentation. Sie müssen nachweisen können, dass Sie Daten vollständig und fristgerecht entfernt haben. Das funktioniert nur mit strukturierten Prozessen im Bewerbermanagement-Prozess.
Praktische Schritte für die systematische Löschung:
- Löschkonzept erstellen: Definieren Sie, welche Unterlagen wann gelöscht werden und wer dafür verantwortlich ist
- Fristen dokumentieren: Notieren Sie bei jeder Bewerbung das Eingangsdatum und den geplanten Löschtermin
- Erinnerungen einrichten: Nutzen Sie Kalender oder automatisierte Systeme für rechtzeitige Löschhinweise
- Löschung durchführen: Entfernen Sie alle Daten aus allen Systemen und Backups
- Dokumentation ablegen: Halten Sie fest, was wann gelöscht wurde
Der Unterschied zwischen digitalen und physischen Unterlagen ist wichtig. Digitale Bewerbungen löschen Sie aus E-Mail-Postfächern, Bewerbungssystemen, Netzlaufwerken und Backups. Physische Unterlagen vernichten Sie durch Schreddern mit mindestens Sicherheitsstufe P-4 nach DIN 66399.
Sichere Vernichtungsmethoden umfassen:
- Digitale Löschung mit Überschreibung statt einfachem Löschen
- Professionelle Aktenvernichtung für Papierunterlagen
- Löschung aus Cloud-Speichern und synchronisierten Geräten
- Entfernung aus E-Mail-Archiven und Backup-Systemen
Ein modernes Bewerbungsmanagementsystem automatisiert viele dieser Schritte. Es erinnert Sie an anstehende Löschfristen, dokumentiert Löschvorgänge automatisch und stellt sicher, dass keine Daten übersehen werden. Das spart Zeit und reduziert Fehler erheblich.
Checkliste für rechtssichere Löschung:
- Alle Speicherorte identifizieren (E-Mail, Systeme, Ordner, Cloud)
- Löschfristen für jede Bewerbung festlegen und dokumentieren
- Verantwortlichkeiten klar zuweisen
- Regelmäßige Überprüfung der Löschprozesse einplanen
- Dokumentation für Nachweiszwecke aufbewahren
- Team schulen und Bewusstsein schaffen
Professionelle Tools wie ein Bewerbungsmanager unterstützen Sie dabei, diese Prozesse effizient und rechtskonform umzusetzen, ohne dass wichtige Fristen untergehen.
Wann dürfen Sie Bewerbungsunterlagen länger als 6 Monate behalten?
Es gibt legitime Gründe, Bewerbungsunterlagen länger als sechs Monate zu speichern. Der wichtigste ist die ausdrückliche Einwilligung der Bewerbenden für einen Talentpool. Diese Einwilligung muss freiwillig sein, getrennt vom Bewerbungsprozess eingeholt werden und jederzeit widerrufbar sein.
So holen Sie rechtssichere Einwilligungen ein: Fragen Sie nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, ob die Person in Ihren Talentpool aufgenommen werden möchte. Erklären Sie klar, welche Daten Sie wie lange speichern und wofür Sie diese nutzen. Weisen Sie darauf hin, dass die Einwilligung freiwillig ist und die Ablehnung keine negativen Folgen hat.
Weitere Ausnahmefälle sind rechtliche Aufbewahrungspflichten: Wenn Bewerbende eine Diskriminierungsklage nach AGG ankündigen oder einreichen, dürfen Sie die Unterlagen bis zum Abschluss des Verfahrens behalten. Das AGG gibt Bewerbenden zwei Monate Zeit für Beschwerden, weshalb die sechsmonatige Frist diese Möglichkeit abdeckt.
Der Unterschied zwischen aktivem Talentpool und passiver Aufbewahrung ist relevant:
- Aktiver Talentpool: Sie kontaktieren Talente bei passenden Stellen, pflegen die Beziehung und bieten Mehrwert
- Passive Aufbewahrung: Sie speichern Daten ohne Einwilligung oder Kontakt – das ist nicht zulässig
Praktische Tipps für die Kommunikation über längere Speicherung: Seien Sie transparent über Ihre Absichten. Erklären Sie den Nutzen für beide Seiten: Talente erfahren von passenden Stellen, Sie sparen Zeit bei der Suche. Geben Sie konkrete Informationen zur Speicherdauer und zum Widerrufsrecht.
Wichtig bei Talentpools: Kontaktieren Sie die Personen regelmäßig und geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihr Profil zu aktualisieren oder die Einwilligung zu widerrufen. Wer länger als ein Jahr nichts von Ihnen hört, fühlt sich nicht wertgeschätzt und könnte die Speicherung als problematisch empfinden.
Bei Rechtsstreitigkeiten dokumentieren Sie die Notwendigkeit der längeren Aufbewahrung. Löschen Sie die Daten sofort nach Abschluss des Verfahrens. Diese Ausnahme gilt nur für die direkt betroffenen Unterlagen, nicht für Ihren gesamten Bewerbungsbestand.
