Das Entgelttransparenzgesetz stellt kleine Unternehmen vor neue Herausforderungen im Personalwesen. Seit 2017 haben Beschäftigte das Recht, Informationen über die Vergütung ihrer Kolleg·innen zu erhalten. Für Geschäftsführer und Inhaber kleiner Betriebe bedeutet das: Sie müssen wissen, wie sie rechtssicher auf entsprechende Anfragen reagieren.
Besonders in kleineren Unternehmen, in denen oft keine spezialisierte HR-Abteilung existiert, ist es wichtig, die gesetzlichen Vorgaben zu kennen und korrekt umzusetzen. Eine falsche Handhabung kann rechtliche Konsequenzen haben und das Betriebsklima belasten.
Was ist das Entgelttransparenzgesetz und wen betrifft es?
Das Entgelttransparenzgesetz ist ein deutsches Bundesgesetz, das seit Juli 2017 die Lohngleichheit zwischen Männern und Frauen fördern soll. Es betrifft alle Arbeitgeber mit mehr als 200 Beschäftigten vollumfänglich, während kleinere Unternehmen nur bestimmte Auskunftspflichten haben.
Auch wenn Ihr Unternehmen weniger als 200 Mitarbeiter·innen hat, sind Sie nicht vollständig von den Regelungen befreit. Beschäftigte haben grundsätzlich das Recht, Auskunft über die Vergütung vergleichbarer Tätigkeiten zu verlangen. Der Unterschied liegt im Umfang der Verpflichtungen: Während größere Unternehmen regelmäßige Entgeltberichte erstellen und Prüfverfahren durchführen müssen, beschränkt sich Ihre Pflicht hauptsächlich auf die Beantwortung individueller Auskunftsanfragen.
Das Gesetz zielt darauf ab, strukturelle Benachteiligungen aufzudecken und zu beseitigen. Für kleine Unternehmen bedeutet das konkret: Transparenz schaffen, ohne dabei unverhältnismäßigen Verwaltungsaufwand zu betreiben.
Wann haben Beschäftigte Anspruch auf Entgeltinformationen?
Beschäftigte haben Anspruch auf Entgeltinformationen, wenn sie wissen möchten, wie Kolleg·innen des anderen Geschlechts in vergleichbaren Positionen vergütet werden. Der Auskunftsanspruch besteht unabhängig von der Unternehmensgröße, allerdings unter unterschiedlichen Voraussetzungen.
Damit der Anspruch besteht, müssen mehrere Bedingungen erfüllt sein: Die anfragende Person muss in einem Arbeitsverhältnis stehen und mindestens sechs Monate im Unternehmen beschäftigt sein. Außerdem muss es mindestens sechs Beschäftigte des anderen Geschlechts geben, die eine vergleichbare Tätigkeit ausüben.
Wichtig ist der Begriff „vergleichbare Tätigkeit“. Dabei geht es nicht um identische Jobs, sondern um Positionen mit ähnlichen Anforderungen hinsichtlich Ausbildung, Erfahrung und Verantwortung. Ein Vertriebsmitarbeiter kann beispielsweise Auskunft über die Vergütung von Vertriebsmitarbeiterinnen verlangen, nicht aber über die Gehälter der Buchhaltung.
Beschäftigte können eine solche Auskunft nur alle zwei Jahre verlangen. Diese Frist soll verhindern, dass Unternehmen durch ständige Anfragen überlastet werden.
Welche Informationen müssen Arbeitgeber preisgeben?
Arbeitgeber müssen das Entgelt und bis zu zwei weitere Entgeltbestandteile der Vergleichsgruppe offenlegen. Dazu gehören Grundgehalt, Boni, Zulagen und andere geldwerte Vorteile wie Dienstwagen oder Betriebsrente.
Die Auskunft umfasst konkret: den Median des monatlichen Bruttoentgelts der Vergleichsgruppe, die Kriterien und Verfahren der Entgeltfindung sowie auf Nachfrage bis zu zwei weitere Entgeltbestandteile wie Weihnachtsgeld oder Provisionen. Wichtig: Sie müssen keine individuellen Gehälter einzelner Personen nennen, sondern statistische Werte der Gruppe.
Bei der Berechnung des Medians werden alle Entgelte der Vergleichsgruppe der Größe nach sortiert. Der mittlere Wert ist dann die Auskunft. Hat die Vergleichsgruppe beispielsweise fünf Personen mit Gehältern von 3.000, 3.200, 3.500, 3.800 und 4.000 Euro, beträgt der Median 3.500 Euro.
Sie müssen auch erläutern, nach welchen Kriterien die Entgelte festgelegt werden. Das können Faktoren wie Berufserfahrung, Qualifikation, Leistung oder Verantwortungsbereich sein. Diese Transparenz hilft Beschäftigten zu verstehen, wie sich Gehaltsunterschiede zusammensetzen.
Wie bearbeite ich eine Auskunftsanfrage Schritt für Schritt?
Bearbeiten Sie eine Auskunftsanfrage systematisch in fünf Schritten: Prüfen Sie zunächst die formalen Voraussetzungen, identifizieren Sie dann die Vergleichsgruppe, berechnen Sie den Median, stellen Sie die Entgeltkriterien zusammen und erteilen Sie schließlich die schriftliche Auskunft.
Schritt 1: Formale Prüfung
Identifizieren Sie alle Beschäftigten des anderen Geschlechts, die eine vergleichbare Tätigkeit ausüben. Berücksichtigen Sie dabei Qualifikationsanforderungen, Verantwortungsbereich und Tätigkeitsinhalte. Mindestens sechs Personen müssen in der Vergleichsgruppe sein.
Schritt 3: Median berechnen
Beschreiben Sie nachvollziehbar, nach welchen Kriterien Sie Entgelte festlegen. Seien Sie konkret: „Das Gehalt richtet sich nach Berufserfahrung, Qualifikation und individueller Leistungsbeurteilung.“
Schritt 5: Schriftliche Auskunft erteilen
Formulieren Sie eine klare, sachliche Antwort mit allen geforderten Informationen. Bewahren Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen auf.
Welche Fristen und Formvorschriften gelten bei der Auskunft?
Sie müssen die Auskunft innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Anfrage schriftlich erteilen. Die Anfrage selbst kann mündlich oder schriftlich gestellt werden, Ihre Antwort muss jedoch immer schriftlich erfolgen.
Die Drei-Monats-Frist beginnt mit dem Zugang der Anfrage bei Ihnen zu laufen. Dokumentieren Sie daher das Eingangsdatum genau. Eine E-Mail gilt als zugegangen, wenn sie in Ihrem Postfach eingeht, ein Brief mit der Zustellung.
Für die schriftliche Auskunft gibt es keine spezielle Form. Ein Geschäftsbrief oder eine E-Mail reichen aus. Wichtig ist, dass alle geforderten Informationen vollständig enthalten sind. Verwenden Sie eine klare, sachliche Sprache und vermeiden Sie wertende Kommentare.
Falls Sie die Frist nicht einhalten können, informieren Sie die anfragende Person rechtzeitig über die Verzögerung und nennen Sie einen neuen Termin. Unentschuldigte Fristüberschreitungen können als Verweigerung der Auskunft gewertet werden.
Bewahren Sie alle Unterlagen zur Auskunftserteilung mindestens drei Jahre auf. Das umfasst die ursprüngliche Anfrage, Ihre Berechnungen und die erteilte Auskunft.
Was passiert bei Verstößen gegen das Entgelttransparenzgesetz?
Bei Verstößen gegen das Entgelttransparenzgesetz drohen arbeitsrechtliche Konsequenzen und mögliche Schadensersatzforderungen. Beschäftigte können bei verweigerter oder unvollständiger Auskunft vor dem Arbeitsgericht klagen und die Erteilung der Informationen einklagen.
Konkrete Sanktionen sind im Gesetz nicht definiert, aber die Rechtsprechung entwickelt sich stetig weiter. Beschäftigte können argumentieren, dass eine verweigerte Auskunft ein Indiz für eine Benachteiligung darstellt. Dies kann zu Schadensersatzforderungen führen, wenn tatsächlich eine unzulässige Entgeltdifferenz vorliegt.
Darüber hinaus kann eine Verweigerung der Auskunft das Vertrauensverhältnis zu Ihren Mitarbeiter·innen nachhaltig beschädigen. In kleinen Unternehmen, in denen jede·r jede·n kennt, sind solche Konflikte besonders problematisch für das Betriebsklima.
Um Verstöße zu vermeiden, sollten Sie proaktiv handeln: Dokumentieren Sie Ihre Entgeltstrukturen transparent, schulen Sie Führungskräfte im Umgang mit Auskunftsanfragen und holen Sie sich bei Unsicherheiten rechtliche Beratung. Eine offene, faire Entgeltpolitik ist der beste Schutz vor rechtlichen Problemen und trägt gleichzeitig zur Mitarbeiterzufriedenheit bei.
