Die Digitalisierung des Arbeitsmarktes bringt neue rechtliche Herausforderungen mit sich. Zwei Gesetze prägen dabei insbesondere das moderne Recruiting: die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Entgelttransparenzgesetz. Beide Regelwerke scheinen auf den ersten Blick unterschiedliche Bereiche zu regeln, greifen in der Praxis jedoch eng ineinander.
Für kleine Unternehmen entstehen dadurch komplexe Compliance-Anforderungen, die sowohl den Umgang mit Bewerberdaten als auch die transparente Kommunikation von Gehaltsinformationen betreffen. Die Herausforderung besteht darin, beide Gesetze gleichzeitig zu erfüllen, ohne den Recruiting-Prozess zu verkomplizieren.
Was ist das Entgelttransparenzgesetz und wie wirkt es sich auf das Recruiting aus?
Das Entgelttransparenzgesetz verpflichtet Arbeitgeber seit 2017 zur Offenlegung von Gehaltsinformationen und soll Lohnunterschiede zwischen den Geschlechtern reduzieren. Es gibt Beschäftigten das Recht, Auskunft über das Entgelt vergleichbarer Kolleg·innen zu verlangen, und fordert von größeren Unternehmen regelmäßige Entgeltberichte.
Im Recruiting bedeutet das konkret: Unternehmen mit mehr als 200 Beschäftigten müssen auf Nachfrage bereits in Stellenanzeigen Gehaltsangaben machen. Auch kleinere Betriebe profitieren von freiwilliger Gehaltstransparenz, da sie dadurch passendere Bewerbungen erhalten und ihre Attraktivität als Arbeitgeber steigern.
Die praktischen Auswirkungen zeigen sich in mehreren Bereichen. Stellenanzeigen werden präziser, weil konkrete Gehaltsvorstellungen kommuniziert werden können. Der Bewerbungsprozess wird effizienter, da sich nur Kandidat·innen bewerben, deren Gehaltsvorstellungen zum Budget passen. Gleichzeitig entstehen neue Dokumentationspflichten für HR-Abteilungen.
Welche Verbindungen bestehen zwischen DSGVO und Entgelttransparenzgesetz?
DSGVO und Entgelttransparenzgesetz überschneiden sich primär beim Umgang mit personenbezogenen Gehaltsdaten und Auskunftsrechten. Beide Gesetze regeln, wie Unternehmen sensible Informationen über ihre Beschäftigten verarbeiten, speichern und auf Anfrage herausgeben müssen.
Die zentrale Verbindung liegt in der Datenverarbeitung: Gehaltsinformationen sind nach der DSGVO besonders schützenswerte personenbezogene Daten. Wenn Unternehmen diese Daten für Entgelttransparenzberichte oder Auskunftsersuchen verarbeiten, müssen sie die strengen Datenschutzanforderungen einhalten.
Beide Gesetze gewähren außerdem umfassende Auskunftsrechte. Während die DSGVO ein allgemeines Recht auf Auskunft über gespeicherte personenbezogene Daten vorsieht, fokussiert das Entgelttransparenzgesetz speziell auf Gehaltsinformationen vergleichbarer Positionen. Diese Rechte können sich in der Praxis überlappen und müssen koordiniert bearbeitet werden.
Wie müssen Bewerberdaten unter beiden Gesetzen verarbeitet werden?
Bewerberdaten müssen nach den Grundsätzen der DSGVO verarbeitet werden: zweckgebunden, datensparsam und transparent. Zusätzlich erfordern Gehaltsangaben in Stellenanzeigen nach dem Entgelttransparenzgesetz eine rechtskonforme Datengrundlage sowie angemessene Schutzmaßnahmen für die verwendeten Vergleichsdaten.
Bei der Erhebung von Bewerberdaten gelten klare Regeln. Sie dürfen nur Informationen sammeln, die für die konkrete Stellenbesetzung relevant sind. Gehaltsinformationen bisheriger Arbeitgeber sind grundsätzlich tabu. Stattdessen können Sie Ihre eigenen Gehaltsvorstellungen transparent kommunizieren.
Die Speicherung und Verarbeitung erfolgt nach dem Prinzip der Datenminimierung. Bewahren Sie nur notwendige Unterlagen auf und löschen Sie Bewerberdaten spätestens nach sechs Monaten, wenn keine Einstellung erfolgt. Für interne Gehaltsvergleiche nach dem Entgelttransparenzgesetz nutzen Sie anonymisierte oder pseudonymisierte Daten.
Besondere Aufmerksamkeit erfordert die Einwilligung. Bewerber·innen müssen explizit zustimmen, wenn ihre Daten über den Bewerbungsprozess hinaus gespeichert werden sollen. Diese Einwilligung muss freiwillig, spezifisch und widerrufbar sein.
Welche Auskunftsrechte haben Bewerber und Mitarbeiter?
Bewerber und Mitarbeiter haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft über alle gespeicherten personenbezogenen Daten. Nach dem Entgelttransparenzgesetz können Beschäftigte zusätzlich Informationen über das Entgelt vergleichbarer Kolleg·innen verlangen, allerdings nur in Unternehmen, in denen in vergleichbaren Positionen mindestens sechs Beschäftigte des anderen Geschlechts tätig sind.
Die Auskunftsrechte nach der DSGVO sind umfassend. Betroffene können verlangen zu erfahren, welche Daten gespeichert sind, woher sie stammen, zu welchem Zweck sie verarbeitet werden und an wen sie weitergegeben wurden. Diese Auskunft muss binnen eines Monats kostenlos erteilt werden.
Beim Entgelttransparenzgesetz sind die Rechte spezifischer. Beschäftigte können das mittlere Entgelt vergleichbarer Kolleg·innen erfragen, nicht aber individuelle Gehälter. Die Auskunft erfolgt anonymisiert und nur bei ausreichender Gruppengröße, um Rückschlüsse auf Einzelpersonen zu vermeiden.
Wichtig für Arbeitgeber: Beide Auskunftsarten erfordern eine strukturierte Dokumentation. Halten Sie Bewerberdaten systematisch vor und erstellen Sie für Entgeltvergleiche anonymisierte Übersichten nach Positionen und Qualifikationen.
Wie können kleine Unternehmen beide Gesetze praktisch umsetzen?
Kleine Unternehmen können beide Gesetze mit einfachen, systematischen Prozessen erfüllen. Erstellen Sie klare Richtlinien für den Umgang mit Bewerberdaten, nutzen Sie standardisierte Löschfristen und kommunizieren Sie Gehaltsangaben freiwillig in Stellenanzeigen, um attraktiver für Talente zu werden.
Starten Sie mit einer strukturierten Datenverwaltung. Nutzen Sie digitale Bewerbermanagementsysteme, die automatische Löschfristen unterstützen und DSGVO-konforme Einwilligungserklärungen integrieren. XING Stellenanzeigen bietet beispielsweise integrierte Compliance-Features und optionale Gehaltstransparenzfunktionen.
Entwickeln Sie einfache Prozesse für Auskunftsersuchen. Erstellen Sie Vorlagen für DSGVO-Auskünfte und dokumentieren Sie Gehaltsdaten anonymisiert nach Positionen. So können Sie schnell auf Anfragen reagieren, ohne aufwendige Recherchen durchführen zu müssen.
Nutzen Sie Gehaltstransparenz als Recruiting-Vorteil. Geben Sie Gehaltsspannen in Stellenanzeigen an, um qualifiziertere Bewerbungen zu erhalten. Das spart Zeit im Auswahlprozess und positioniert Sie als fairen, transparenten Arbeitgeber.
Schulen Sie Ihr Team regelmäßig. Auch in kleinen Unternehmen sollten alle Beteiligten die Grundlagen beider Gesetze kennen. Erstellen Sie einfache Checklisten für den Bewerbungsprozess und definieren Sie klare Verantwortlichkeiten für Datenschutz und Compliance.
