Das Entgelttransparenzgesetz sorgt seit 2017 für mehr Klarheit bei der Bezahlung in deutschen Unternehmen. Für kleine Betriebe bedeutet das neue Pflichten und Herausforderungen im Umgang mit Gehaltsanfragen ihrer Mitarbeitenden. Besonders Inhaber und Geschäftsführer kleinerer Unternehmen stehen vor der Aufgabe, diese rechtlichen Anforderungen korrekt umzusetzen.
Die praktische Umsetzung des Auskunftsverfahrens kann komplex sein und wirft viele Fragen auf. Von den grundlegenden Voraussetzungen bis hin zu den konkreten Schritten des Verfahrens – eine klare Orientierung hilft dabei, rechtssicher zu handeln und gleichzeitig den Arbeitsfrieden zu wahren.
Was ist das Entgelttransparenzgesetz und wen betrifft es?
Das Entgelttransparenzgesetz ist ein deutsches Gesetz, das seit Juli 2017 Arbeitnehmern das Recht auf Auskunft über die Entgeltstrukturen in ihrem Unternehmen einräumt. Es gilt für alle Arbeitgeber mit mindestens 200 Beschäftigten und soll die Lohngleichheit zwischen Männern und Frauen fördern.
Das Gesetz betrifft sowohl private Unternehmen als auch öffentliche Arbeitgeber. Kleinere Betriebe mit weniger als 200 Mitarbeitenden sind von den Auskunftspflichten ausgenommen, müssen aber dennoch das Prinzip der Entgeltgleichheit beachten. Für sie gelten weiterhin die allgemeinen arbeitsrechtlichen Bestimmungen zur Gleichbehandlung.
Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten haben zusätzliche Verpflichtungen: Sie müssen regelmäßige Entgeltberichte erstellen und ihre Entgeltstrukturen systematisch überprüfen. Diese erweiterten Pflichten sollen Transparenz schaffen und präventiv gegen Entgeltungleichheit wirken.
Wann haben Arbeitnehmer Anspruch auf Gehaltsauskunft?
Arbeitnehmer haben Anspruch auf Gehaltsauskunft, wenn sie in einem Unternehmen mit mindestens 200 Beschäftigten arbeiten und eine vergleichbare Tätigkeit wie Kollegen des anderen Geschlechts ausüben. Der Anspruch besteht unabhängig von der Art des Arbeitsverhältnisses – also auch für Teilzeitkräfte oder befristet Beschäftigte.
Voraussetzung ist, dass mindestens sechs Personen des jeweils anderen Geschlechts eine vergleichbare Tätigkeit im Unternehmen ausüben. Diese Mindestanzahl soll die Anonymität der Vergleichsgruppe gewährleisten und individuelle Rückschlüsse auf einzelne Gehälter verhindern.
Der Anspruch kann alle zwei Jahre geltend gemacht werden. Diese Begrenzung verhindert eine übermäßige Belastung der Arbeitgeber durch häufige Auskunftsersuchen. Wichtig ist auch, dass der Arbeitnehmer das Auskunftsersuchen schriftlich stellen muss und dabei die Vergleichstätigkeit konkret benennt.
Besondere Regelungen für verschiedene Beschäftigungsformen
Auch Leiharbeitnehmer können unter bestimmten Umständen Auskunft verlangen – allerdings sowohl vom Entleihunternehmen als auch vom Zeitarbeitsunternehmen. Bei Konzernstrukturen ist das jeweilige Unternehmen auskunftspflichtig, in dem der Arbeitnehmer tätig ist, nicht der gesamte Konzern.
Wie läuft das Auskunftsverfahren Schritt für Schritt ab?
Das Auskunftsverfahren beginnt mit einem schriftlichen Antrag des Arbeitnehmers an den Arbeitgeber. Dieser muss die Vergleichstätigkeit, das andere Geschlecht und den gewünschten Auskunftsumfang konkret benennen. Der Arbeitgeber hat dann drei Monate Zeit, um die Auskunft zu erteilen.
Nach Eingang des Antrags prüft der Arbeitgeber zunächst die formellen Voraussetzungen: Arbeitet der Antragsteller in einem auskunftspflichtigen Unternehmen? Gibt es mindestens sechs Vergleichspersonen des anderen Geschlechts? Ist die Vergleichstätigkeit ausreichend konkret beschrieben?
Sind die Voraussetzungen erfüllt, ermittelt der Arbeitgeber die relevanten Entgeltdaten der Vergleichsgruppe. Dabei werden alle Entgeltbestandteile berücksichtigt: Grundgehalt, Zulagen, Boni und sonstige Vergütungen. Die Daten werden anonymisiert ausgewertet und als statistische Werte aufbereitet.
Fristen und Dokumentation
Die dreimonatige Frist ist bindend und kann nur in Ausnahmefällen verlängert werden. Der Arbeitgeber muss den gesamten Prozess dokumentieren, um bei Nachfragen oder rechtlichen Auseinandersetzungen Nachweise vorlegen zu können. Eine sorgfältige Aktenführung ist daher unerlässlich.
Welche Informationen muss der Arbeitgeber preisgeben?
Der Arbeitgeber muss das Medianentgelt und den Durchschnitt der Entgeltbestandteile der Vergleichsgruppe mitteilen. Zusätzlich sind die Kriterien und Verfahren der Entgeltfindung für die Vergleichstätigkeit anzugeben. Diese Informationen müssen statistisch aufbereitet werden, um Rückschlüsse auf einzelne Personen zu verhindern.
Zur vollständigen Auskunft gehören alle Entgeltbestandteile: das Grundentgelt, leistungsbezogene Vergütungen, Zulagen und Zuschläge sowie geldwerte Vorteile. Auch variable Vergütungsbestandteile wie Boni oder Provisionen müssen berücksichtigt werden, sofern sie regelmäßig gewährt werden.
Bei den Kriterien der Entgeltfindung muss der Arbeitgeber transparent machen, nach welchen Maßstäben die Vergütung festgelegt wird. Das können beispielsweise Qualifikation, Berufserfahrung, Leistung oder Verantwortungsbereich sein. Diese Information hilft dem Arbeitnehmer zu verstehen, wie sich Gehaltsunterschiede begründen.
Grenzen der Auskunftspflicht
Betriebsgeheimnisse und personenbezogene Daten anderer Arbeitnehmer sind von der Auskunftspflicht ausgenommen. Der Arbeitgeber muss keine Informationen preisgeben, die Rückschlüsse auf individuelle Gehälter einzelner Kollegen ermöglichen würden. Die Anonymität der Vergleichsgruppe steht im Vordergrund.
Was passiert, wenn Arbeitgeber die Auskunft verweigern?
Verweigert der Arbeitgeber die Auskunft unrechtmäßig, kann der Arbeitnehmer seine Rechte vor dem Arbeitsgericht durchsetzen. Das Gericht kann den Arbeitgeber zur Auskunftserteilung verpflichten und in schwerwiegenden Fällen sogar Schadensersatz zusprechen. Zudem können arbeitsrechtliche Konsequenzen wie Abmahnungen folgen.
Bei einer unberechtigten Verweigerung drohen dem Arbeitgeber verschiedene Sanktionen. Zunächst kann der Arbeitnehmer eine Klage auf Auskunftserteilung einreichen. Wird diese erfolgreich geführt, muss der Arbeitgeber nicht nur die Auskunft nachliefern, sondern oft auch die Anwalts- und Gerichtskosten tragen.
In besonders schwerwiegenden Fällen kann eine Verweigerung der Auskunft als Indiz für eine Entgeltdiskriminierung gewertet werden. Dies kann zu Schadensersatzansprüchen führen, wenn der Arbeitnehmer nachweisen kann, dass er aufgrund seines Geschlechts benachteiligt wurde. Die Beweislast verschiebt sich dann zugunsten des Arbeitnehmers.
Für kleinere Unternehmen, die nicht unter das Entgelttransparenzgesetz fallen, empfiehlt sich dennoch eine proaktive Herangehensweise an das Thema Lohntransparenz. Eine offene Kommunikation über Gehaltsstrukturen kann das Vertrauen der Mitarbeitenden stärken und präventiv gegen Diskriminierungsvorwürfe wirken. Moderne Recruiting-Lösungen unterstützen dabei, von Anfang an transparente und faire Vergütungsstrukturen zu etablieren.
