Absage zu einer Bewerbung

Eine Absage zu einer Bewerbung zu erteilen ist ein oft vernachlässigter, aber wichtiger Teil des Recruitings. Den Bewerber·innen abzusagen gehört dabei zum guten Umgangston und hinterlässt einen positiven Eindruck. 

Im folgenden Artikel haben wir für Sie allgemeine Tipps und Muster für Absagen zur Bewerbung zusammengestellt. Für eine einfache Handhabung haben wir für Sie Vorlagen erstellt, die auf verschiedene Situationen im Bewerbungsprozess eingehen. Diese verschiedenen Muster für wertschätzende Absagen zu einer Bewerbung finden Sie in unserem Whitepaper mit den wichtigsten E-Mail-Vorlagen entlang des Recruiting-Prozesses: 

Bestandteile der Absage zur Bewerbung inkl. Muster

Wenn Sie Bewerber·innen absagen sollten Sie darauf achten, immer höflich zu sein und den Bewerbenden trotz der Absage einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen zu vermitteln. Mithilfe der folgenden Bestandteile wird Ihre Nachricht zu einer gelungenen Absage einer Bewerbung: 

Persönliche Ansprache der Bewerber·innen  

Damit die Bewerbenden sich auch bei einer Absage auf die Bewerbung wertgeschätzt fühlen, sollten Sie die E-Mail möglichst individuell formulieren. Selbstverständlich können Sie sich ein Muster zurechtlegen, wie Sie Bewerber·innen absagen. Achten Sie jedoch darauf, dieses zu personalisieren, bevor Sie es absenden. Adressieren Sie die E-Mail an die Person und erwähnen Sie die Stelle, für die diese sich beworben hatte. So hinterlassen Sie einen organisierten und professionellen Eindruck. 

„Hallo [Vorname] [Nachname], 

danke für Ihre Bewerbung als [Jobtitel] in unserem Unternehmen.“ 

Dank für das Interesse am Unternehmen

Jede Bewerbung, die Sie erhalten, zeigt, dass die Person an Ihrem Unternehmen interessiert ist. Besonders zu einem späteren Zeitpunkt im Bewerbungsprozess ist bereits viel Zeit und Mühe in eine Bewerbung geflossen. Deshalb sollten Sie sich immer bei Bewerbenden für Ihr Interesse und Ihr Engagement bedanken auch, wenn Sie deren Bewerbung ablehnen: 

„Wir bedanken uns herzlich für Ihre Bewerbung und die Mühe, die Sie sich damit gemacht haben.“ 

Grund für die Absage nennen

Bewerbende möchten erfahren, warum sie eine Absage auf die Bewerbung erhalten. Begründen Sie Ihre Entscheidung daher und bleiben Sie ehrlich. Wichtig ist, dass bei der Begründung nicht die ethnische Zugehörigkeit, das Geschlecht oder das Alter der Person angegeben wird. Diese und ähnliche Gründe verstoßen gegen das Gleichbehandlungsgesetz und können daher zu rechtlichen Folgen führen. Nutzen Sie stattdessen beispielsweise diese Formulierung: 

„Wir haben uns gründlich mit vielen Bewerbenden auseinandergesetzt und sind 

zu der Erkenntnis gekommen, Ihnen dieses Mal leider absagen zu müssen. Andere 

Bewerbende erfüllen unsere Anforderungen leider noch treffender.“ 

Positiver Abschluss der E-Mail  

Bringen Sie die Absage zu einer Bewerbung immer mit etwas Positivem zum Abschluss. Wünschen Sie den Bewerbenden viel Erfolg auf ihrem weiteren Weg oder laden Sie sie ein auch in Zukunft miteinander in Kontakt zu bleiben: 

„Wir wünschen Ihnen alles Gute auf Ihrem weiteren Karriereweg 

und hoffen, zukünftig eine Gelegenheit zur Zusammenarbeit zu finden.“ 

Best-Practice-Tipps für Ihre Absage zu einer Bewerbung

Wird die Bewerbung abgelehnt ist das für die betroffene Person keine gute Neuigkeit. Damit Ihr Unternehmen dennoch einen positiven Eindruck hinterlässt, haben wir einige Best-Practice-Tipps für Sie zusammengestellt: 

1. Ehrlichkeit und Authentizität sind ausschlaggebend  

Kommunizieren Sie mit den Kandidat·innen immer ehrlich und authentisch. So machen die Personen trotz der Ablehnung der Bewerbung eine positive Erfahrung mit Ihrem Unternehmen. Das hat nicht nur Auswirkungen auf zukünftige Bewerbungen bei Ihrem Unternehmen, sondern fördert auch ein positives Image als potenzieller Arbeitgeber. 

2. Behalten Sie interessante Bewerber·innen in Evidenz

Bewerbende waren in der engeren Auswahl oder haben Sie mit ihren Qualifikationen beeindruckt? Dann teilen Sie den Personen mit, dass Sie von deren Fähigkeiten überzeugt waren und deshalb gerne weiterhin mit ihnen in Kontakt bleiben wollen. 

Fragen Sie die Talente, ob Sie ihre Kontaktdaten für zukünftige Stellen in Evidenz halten dürfen und holen Sie sich dafür eine schriftliche Bestätigung ein. Ist diese Datenschutzfrage geklärt, können Sie die Person einfach zu Ihren Kontakten hinzufügen und sie in der Zukunft bei relevanten Stellenangeboten kontaktieren. 

3. Zeitnahe Absage zur Bewerbung versenden

Im gesamten Bewerbungsprozess ist eine schnelle Reaktionszeit von Vorteil. Achten Sie daher darauf, den Kandidat·innen zeitnah eine Absage zur Bewerbung zu senden, damit diese nicht zu lange auf eine Antwort warten. Als Daumenregel gilt hier, binnen 14 Tagen eine positive oder negative Rückmeldung zu verfassen. Sollten Sie länger für die Antwort auf die Bewerbung brauchen, so geben Sie das direkt in der Eingangsbestätigung der Bewerbung bekannt. 

Checkliste vor dem Versenden der E-Mail

Bevor Sie Ihre Absage zur Bewerbung versenden, sollten Sie überprüfen, ob Sie alle relevanten Informationen für die Bewerbenden inkludiert haben: 

• Individuelle Begrüßung 
• Dank für das Interesse 
• Begründung für die Absage zur Bewerbung 
• Optional: In Anfrage für weiteren Kontakt 
• Positiver Abschluss