Eine E-Mail mit Terminbestätigung ist eine schnelle Art, einen Termin für alle Beteiligten im Bewerbungsprozess festzuhalten. Das schafft nicht nur Klarheit, sondern bietet auch einen schriftlichen Vermerk, sodass der Termin nicht untergehen sollte. Mit Hilfe einer Vorlage-E-Mail für die Terminbestätigung können Sie eine solche Benachrichtigung schnell versenden. Sparen Sie noch mehr Zeit im Recruitingprozess, mit den weiteren E-Mail-Vorlagen im XING Whitepaper!
E-Mail-Vorlagen entlang des Recruiting-Prozesses
In unserem Whitepaper finden Sie eine Übersicht an E-Mail-Vorlagen für Ihren Recruiting-Prozess.
Bestandteile der Terminbestätigung Muster-E-Mail
Eine Terminbestätigung per Mail sollte drei Bausteine enthalten, um den Termin gut festzuhalten:
Betreff passend gestalten
Nutzen Sie direkt den Betreff Ihrer Terminbestätigung, um die Kernaussage der Nachricht zu vermitteln. Geben Sie dafür den Inhalt des Termins, beispielsweise ein Bewerbungsgespräch an, sowie das Datum, an dem der Termin stattfindet. So verschafft die Mail bereits vor dem Öffnen einen Überblick.
„Terminbestätigung Bewerbungsgespräch am [Datum].“
Datum, Uhrzeit und Ort bestätigen
Nennen Sie in Ihrer Terminbestätigungs-E-Mail unbedingt alle Fakten rund um den Termin, wie Datum, Ort und Uhrzeit. So können Missverständnisse aus dem Weg geräumt werden und es ist besonders bei einer langen Terminfindungsphase nochmal alles übersichtlich festgehalten.
„Hiermit möchten wir den angesetzten Termin für [Ziel] am [Datum] um [Uhrzeit] mit [Name des Gesprächspartners] (erneut) bestätigen.“
Freundlicher Abschluss
Nachdem Sie den Termin bestätigt haben können Sie die E-Mail mit einem netten Gruß abschließen. Drücken Sie beispielsweise Ihre Vorfreude auf das Treffen aus oder ergänzen Sie die Nachricht durch eine persönliche Note.
„Wir freuen uns, Sie kennenzulernen!“
Best-Practice-Tipps wie Sie einen Termin per Mail bestätigen
1. Wichtigste Informationen wiederholen
Fassen Sie in der E-Mail die wichtigsten Informationen zusammen und bieten Sie so einen guten Überblick über den anstehenden Termin. Das ermöglicht es allen Beteiligten schnell nachzusehen, wann und wo der Termin stattfindet.
2. E-Mail-Terminbestätigung kurz halten
Den Termin per Mail zu bestätigen, soll einen Überblick für alle bieten. Achten Sie daher darauf die Mail nicht unnötig lang zu gestalten. Inkludieren Sie die wichtigsten Informationen und fertig ist Ihre Terminbestätigungs-E-Mail.
3. Zeitnah versenden
Achten Sie darauf die Nachricht zeitnah zu versenden, sodass ein möglicher Termin nicht anders verplant wird. Außerdem lässt Sie eine solche Bestätigung organisiert und strukturiert wirken und hinterlässt einen guten Eindruck bei Ihren Bewerbenden.
Termin bestätigen mit Muster-E-Mail und dem onlyfy Bewerbungsmanager
Bewerbungsmanagementsysteme, wie der onlyfy Bewerbungsmanager, eignen sich hervorragend, um alle schriftliche Kommunikation im Bewerbungsprozess zu koordinieren. Nutzen Sie die E-Mail-Vorlage für die Terminbestätigung und beschleunigen Sie so Ihren Recruitingprozess.
Checkliste vor dem Versenden der E-Mail
Bestätigen Sie Ihren Termin per Mail und inkludieren Sie dabei folgende Punkte:
- Titel des Termins
- Datum und Uhrzeit
- Ort