Digitalisierung & HR:

Das sind die größten Vorteile

Digitalisierung & HR: Vorteile

Die Digitalisierung der Prozesse & Bereiche im Personalwesen bringen intern als auch extern viele Wettbewerbsvorteile. Entdecken Sie jetzt Ihre Möglichkeiten!

Digitalisierung Ihrer HR: Die Vorteile für Ihr Unternehmen, potenzielle Kandidaten und wie Sie zentrale Fehler vermeiden

Viele Unternehmen arbeiten nach wie vor in zentralen Bereichen des Personalwesens noch sehr analog. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen setzen stark auf bewährte Methoden oder glauben nicht so recht an den digitalen Wandel in der Human Resources Abteilung. Die Konkurrenz zieht im schlimmsten Fall vorbei und sichert sich damit im Wettbewerb die besten Talente. Früher oder später wird sich die Digitalisierung zwar bei allen Unternehmen durchsetzen, aber wer heute die Chancen der HR-Digitalisierung nutzt, profitiert von vielen Pionier-Vorteilen - sowohl intern als auch extern.

Fünf Chancen und Vorteile für Ihre Unternehmen intern

Die digitale Transformation im HR ist ein längerer Prozess und macht vielen Mitarbeitern und Organisationen auch Angst. Klar, es bedeutet Wandel: Aufgaben und Herangehensweisen ändern sich und gänzlich neue Jobs und Arbeitsbereiche entstehen. Gleichzeitig bieten sich Chancen, durch andere Arbeitsweisen auch Potentiale zu heben, die ohne digitale Unterstützung nicht machbar wären.

Vorteil #1: Aktives Employer Branding statt Hoffnung auf die richtigen Kandidaten

Employer Branding war noch nie so wichtig wie jetzt. Möchten Sie die jüngere Generation erreichen und diese für Ihr Unternehmen gewinnen, benötigen Sie einen zeitgemäßen Auftritt, um als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden. Generation Y und Z zählen zu den “Digital Natives” und möchten in modernen Unternehmen mit gewissen digitalen Standards arbeiten. Um die Talente von morgen für sich zu gewinnen, ist der digitale Wandel in der Außendarstellung ein entscheidender Schritt zu einer modernen und attraktiven Arbeitgebermarke.

Vorteil #2: Größere Erfolge im Recruiting durch smarte Werkzeuge

Das E-Recruiting ist heute aus einem modernen Personalwesen kaum wegzudenken. Es ist der HR Bereich mit dem größten digitalen Fortschritt in den letzten Jahren und das nicht ohne Grund: Active Sourcing, Employer Branding, das Online-Bewerbungsformular, Chatbots & Co. haben das Recruiting revolutioniert. Hier nur einige Vorteile des E-Recruitings, im Vergleich zum herkömmlichen Recruiting:

  • schnellere Erfolge beim Besetzen Ihrer Jobs
  • enorme Reichweiten Ihrer Stellenanzeigen - unbezahlbar in Printmedien
  • Erreichen der digital affinen Generation Y und Z
  • einfachere Kommunikation zwischen Ihnen und den Bewerbern → eine positive Candidate Journey
  • aktives Employer Branding
  • bessere Messbarkeit, Auswertung und Optimierung ihrer Recruiting-Aktivitäten
  • Aufbau und effiziente Pflege eines eigenen Talent Pools

Vorteil #3: Mehr Effizienz durch automatisierte HR-Prozesse

Automatisierte Prozesse sparen nicht nur enorm viel Zeit, sondern senken auch die Fehlerquote. Ein Personaler verbringt in kleinen und mittelständischen Unternehmen heute viel Zeit mit administrativen Aufgaben, wie beispielsweise der Lohnbuchhaltung, dem Anlegen und Pflegen der Personalakten und dem Management von Bewerbungsprozessen. Solche einfachen aber wichtigen Tasks können per Digitalisierung zukünftig einfach von einer HR-Software übernommen werden. So bleibt wieder mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Personalwesen, wie zum Beispiel für die Kommunikation mit Kandidaten und Entwicklung von Mitarbeitern.

Durch die digitale Datenspeicherung der Personaldaten mit Hilfe von HR-Systemen sind diese nicht nur sicherer vor Zugriff geschützt, sondern ermöglichen auch eine effiziente Nutzung und Auswertung der darin enthaltenen Daten. Interne Fragen zu Mitarbeitern und Bewerbern sind dadurch schnell beantwortet. Gerade im Recruiting kommen zudem im Laufe der Zeit große Datenmengen zusammen. Bewerbungsmappen, Emails und Gesprächsprotokolle müssen DSGVO konform gespeichert und im Unternehmen verteilt werden. Hier helfen sogenannte Bewerbermanagement-Systeme, um dies effizient und rechtssicher abzubilden.

Vorteil #4: Agile interne Zusammenarbeit stärken

Eine angenehme und stressfreie Zusammenarbeit sorgt für ein gutes Arbeitsklima und glücklichere Mitarbeiter. Gerade wenn es um die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen geht kann dies oft sehr zeitintensiv sein und Konflikte nach sich ziehen. Insbesondere Bewerbungsprozesse bedeuten Kommunikation zwischen Fachabteilung, HR und anderen Stakeholdern. Durch die Digitalisierung sind wichtige Daten aus der HR für alle berechtigten Mitarbeiter einsehbar und unnötige Umwege zu Informationen bleiben erspart.

Vorteil #5: Bessere Möglichkeiten zur Weiterbildung der Mitarbeiter

Die Digitalisierung und Globalisierung der Welt machen auch die Human Resources Abteilung sehr viel dynamischer, was eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter anbelangt. So bieten z.B. E-Learning, Webinare und Co. die dafür notwendigen Möglichkeiten.

Wichtig: Kennen Sie auch die vier wichtigsten Nachteile & Risiken der HR-Digitalisierung für Ihr Unternehmen

Selbstverständlich bringt die digitale Transformation auch einige Herausforderungen mit sich. Inwiefern sich diese aber als tatsächlich als Nachteile herausstellen, hat jedes Unternehmen selbst in der Hand. Wichtig ist, dass ein Unternehmen sich der möglichen Risiken bewusst ist, um direkt zu Beginn dafür zu sorgen, dass sie im Laufe des Wandels bewältigt oder vermieden werden.

Risiko #1: Kosten der HR-Software

Die Anschaffung und Implementierung einer geeigneten HR-Software kann zunächst einmal eine kostenintensive Investition sein. Langfristig gesehen führt sie aber zu enormen Zeit- und Kostenersparnissen, weshalb sich diese Ausgaben in der Regel amortisieren. Im Bereich Recruiting, aber auch vermehrt in anderen HR-Disziplinen, gibt es heute auch Anbieter, die ihre Lösung in einem Abonnement-Modell anbieten. Dies verringert die anfänglichen Kosten und verteilt sie über die Laufzeit der Nutzung.

Risiko #2: Übertechnisierung und damit Verkomplizierung von HR-Prozessen

Das Ziel muss es sein, möglichst lösungsorientiert zu digitalisieren. Um Prozesse, Kommunikation & Co. einfacher und schneller zu gestalten, sollte vor der Anschaffung von digitalen Tools überlegt werden, ob sie tatsächlich dafür nützlich sind. Nicht alle Werkzeuge sind für jeden Zweck gleichermaßen geeignet und somit auch nicht zielführend. Wenn Maßnahmen am Ende Prozesse nur anders, aber nicht weniger kompliziert machen, sollten Unternehmen dafür kein Geld verschwenden. Ein gut überlegter und strukturierter digitaler Wandel ist also das A und O, um diese Fehler zu vermeiden.

Risiko #3: Datensicherheit und Anforderungen aus der DSGVO

Datenschutz ist im Zuge der Digitalisierung ein großes und relevantes Thema. Bei der der Speicherung von personenbezogenen Daten ist es vor allem wichtig ein hohes Bewusstsein für die Sensibilität dieser Daten zu haben und sich sehr genau an die Regeln der DSGVO zu halten. Zertifizierungen sowie wie Rollen- und Zugriffsberechtigungen innerhalb der Tools spielen hier eine entscheidende Rolle. Die DSGVO gilt aber auch bei “analogen” Daten. Eine Bewerbermanagement Software unterstützt hier sehr bei der Rechtssicherheit, da beispielsweise Löschpflichten, Datenerhebungszwecke und -Zeiträume durch die Software im Auge behalten werden.

Risiko #4: Umgang mit HR-Software

Eine gute HR-Software ist nur so effizient wie ihre Nutzer. Werden die Mitarbeiter nicht direkt von Beginn an richtig geschult, können auch die besten Tools ihre Wirksamkeit nicht entfalten. Es ist also wichtig die zukünftigen User bereits vor der Einführung von digitalen Werkzeugen über deren Funktionsweise und Nutzen zu informieren und sie auf die Arbeit damit vorzubereiten. So können auch direkt wichtige Funktionen, die das Tool beinhalten, besprochen und veränderte Arbeitsweisen vorbereitet werden.

Vorteile und Nachteile für Ihre Kandidaten - es gibt auch einen externen Nutzen

Meist zielt die Digitalisierung nur auf interne Prozesse und Effizienzgewinne ab. Nicht so bei der Digitalisierung der HR-Abteilung. Extern profitieren vor allem die Bewerber beim E-Recruiting. Diese Disziplin ist im Personalwesen bis dato am besten zu digitalisieren und bietet den am schnellsten zu realisierenden Nutzen, nicht zuletzt weil die jüngeren Generationen hauptsächlich online unterwegs sind und nur so direkt angesprochen werden können. Aber auch hier gibt es nicht nur Vorteile, sondern auch Risiken.

Einfachere Jobsuche erhöht die Mitarbeiterfluktation

Die Suche nach vakanten Stellen hat sich durch Online-Jobbörsen und die direkte Ansprache von Kandidaten enorm vereinfacht. Am laufenden Band kommen Top-Mitarbeiter mit neuen Stellenanzeigen und Jobangeboten in Kontakt. Durch Filter und Suchagenten können passende Jobs heute viel einfacher gefunden werden, im Vergleich zur mühsamen Suche in Tageszeitungen aus vergangenen Tagen. Das führt zu einer höheren Mitarbeiter-Fluktuation. Wirksame Gegenstrategien sind beispielsweise das Employer Branding, sowie das proaktive Aufbauen von Talentpools, damit ausscheidende Mitarbeiter schnell ersetzt werden können.

Schnellere Kommunikation und Einstellung

Auch der Bewerbungsprozess ist durch Online-Formulare viel effizienter geworden. Dieses muss nur noch ausgefüllt und die persönlichen Dokumente hochgeladen werden. Die altbekannte Bewerbungsmappe hat so gut wie ausgedient. Zum Glück für die Kandidaten, denn das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern führt auch schneller zum Traumjob. Noch ein Grund mehr, sich um die eigene Arbeitgebermarke zu kümmern und sich für die eigenen Mitarbeitern attraktiver zu machen.