Bewerbungsgespräch

Das war leider nichts: So formulieren Sie Absagen am besten

Wir sagen Ihnen, was Sie bei der perfekten Absage beachten sollten.

Mit einem 08/15 Absageschreiben machen Personaler aus rechtlicher Perspektive nichts falsch, vergeben aber eine große Chance, sich nachhaltig positiv in den Köpfen potenzieller Mitarbeiter zu verankern. Wir sagen Ihnen, was Sie bei der perfekten Absage beachten sollten.

Eine Rückmeldung ist Pflicht

Sie überlegen noch, ob Sie überhaupt eine Absage verschicken sollen? Okay, natürlich müssen Sie auf Bewerbungen nicht reagieren und Ihre Absage, sofern Sie sie dann doch mitteilen, schon gar nicht begründen.

Nein, Sie müssen gar nichts, es sei denn… Sie wollen Ihre Employer Brand nachhaltig stärken. Denn Bewerbungen sind eine hoch emotionale Angelegenheit, über die Bewerber viel sprechen. Offline mit Freunden und Familie – und immer stärker auch online auf Plattformen wie Kununu, auf denen es spezielle Bewertungsmöglichkeiten für den Bewerbungsprozess gibt.

Ein Absageschreiben ist also dann gelungen, wenn Sie es schaffen, den verprellten Kandidaten zum Markenbotschafter Ihres Unternehmens zu machen. Also, los geht’s!

Den richtigen Absender bestimmen

Die Kunst des perfekten Absageschreibens beginnt schon bei seinem Autor. Unter den Text gehört nämlich immer diejenige Person als Verfasser, die den Vorgang zuvor bearbeitet hat und auch für mögliche Rückfragen zur Verfügung steht. Während dies bei größeren Firmen zumeist ein Mitarbeiter der Personalabteilung ist, kümmert sich in kleineren Betrieben häufig die Assistenz der Geschäftsführung darum.

Das perfekte Timing

Timing ist alles: Jeder Bewerber hat es verdient, in angemessener Zeit eine Rückmeldung auf seine Bewerbung zu bekommen. Doch Vorsicht: Tappen Sie nicht in die Falle und antworten Sie aussichtslosen Kandidaten sofort. Wertschätzung ist das A und O und das - bedeutet auch, sich mit der Absage so viel Zeit zu lassen, dass der Kandidat gewiss sein kann, dass seine Bewerbung eingehend geprüft wurde.

Die passende Länge

Sie glauben, ein Zweizeiler genügt für eine Absage? Mitnichten! Denn auch hier gilt: Die Höflichkeit gebietet es, dass Sie einem Kandidaten, der möglicherweise mehrere Stunden Arbeit in seine Bewerbungsunterlagen investiert hat, ausführlich antworten. Außerdem: Was Sie im Folgenden beachten sollten, passt ohnehin nicht in zwei Zeilen.

Individuell auf den Bewerber eingehen

Setzen Sie Ihr Absageschreiben aus Textbausteinen zusammen, dann merkt der Kandidat das sofort! Sätze wie „Nach reiflicher Überlegung müssen wir Ihnen leider mitteilen …“ oder noch schlimmer „Zu unserer Entlastung senden wir Ihnen Ihre Unterlagen zurück“ gehören auf gar keinen Fall in das Schreiben.

Formulieren Sie den Text stattdessen lieber in einer natürlichen Sprache und gehen Sie ganz individuell auf den Kandidaten ein. Damit zeigen Sie, dass Sie sich intensiv mit seiner Person und der Bewerbung auseinandergesetzt haben und bringen ihm ein Höchstmaß an Wertschätzung entgegen. Ihre Sprache hängt dabei natürlich auch von dem Unternehmen selbst ab: Ein Start-up verträgt einen flapsigeren Ton als ein gestandenes Finanzunternehmen.

Die Absage durchdacht strukturieren

Beim Aufbau der Absage sollten Sie wie folgt vorgehen:

  • Bedanken Sie sich zunächst bei dem Bewerber für die Mühe, die er in die Bewerbung investiert hat und gegebenenfalls für das nette Vorstellungsgespräch.
  • Formulieren Sie dann, was Ihnen an dem Kandidaten besonders gut gefallen hat. Denken Sie daran: Jeder hat seine positiven Seiten.
  • Schreiben Sie aber auch, warum Sie sich gegen ihn entschieden haben. Dies gebührt nicht nur der Anstand, sondern Sie verhindern auch, dass der Kandidaten anschließend zum Telefon greift und mündlich nachfragt. Klug ist, wenn Sie auf eventuell fehlende Qualifikationen eingehen, die die Position unbedingt erfordert.

Denn Achtung! Gerade bei der Begründung müssen Sie unbedingt besonders sensibel vorgehen, um nicht auf dem rechtlichen Glatteis auszurutschen. Gründe wie Alter oder Geschlecht nämlich, die gegen das „Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz“ (AGG) verstoßen, können schnell zu juristischen Konsequenzen führen.

Sofern es sich bei dem Bewerber wirklich um einen vielversprechenden Kandidaten handelt, bitten Sie ihn doch abschließend um seine Einwilligung zur Speicherung seiner Daten in Ihrem Talent Pool, um sich bei passenden Jobs erneut bei ihm zu melden. Das stimmt beide Seiten glücklich und eröffnet neue Chancen

Zum Telefon greifen

Gerade bei Kandidaten, die es bis in ein Vorstellungsgespräch geschafft haben, kann es sich lohnen, die Absage „persönlich“ am Telefon zu überbringen. Und das ist nicht schwer: Es gelten die gleichen Regeln wie in der schriftlichen Kommunikation.

Ein Artikel von Birte Schmidt

Birte berichtet freiberuflich für den Blog von XING E-Recruiting über Trends und Neuigkeiten aus dem HR-Bereich.