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Digitalisierung HR

XING E-Recruiting: Digitalisierung HR

Das Personalwesen hinkt in Sachen Digitalisierung oft noch hinterher. Dabei bietet die Automatisierung der HR und des Recruitings viele Vorteile. Mehr erfahren!

Digitalisierung von HR - Modernes Personalmanagement der Zukunft

Die Digitalisierung gilt als eine der Hauptaufgaben für Unternehmen im 21. Jahrhundert. In allen Bereichen von Unternehmen ist die Digitalisierung Grundvoraussetzung, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben, egal ob Einkauf, Logistik, Produktion, Marketing oder Verwaltung und HR - wer im 21. Jahrhundert nicht auf digitale Prozesse umsteigt oder schon umgestiegen ist, kann mit seinen Wettbewerbern nicht lange mithalten. Doch was ist Digitalisierung und welche Auswirkungen hat sie auf HR-Abteilungen?

Digitalisierung beschreibt im Kern die Umwandlung von analog zu digital - Prozesse, Kommunikation oder Daten werden also nicht mehr analog betrieben oder verwaltet, sondern digital. Die Digitalisierung in HR funktioniert genau nach diesem Schema. So wird beispielsweise die Kommunikation umgestellt auf Messenger Dienste bei Terminen - Meetings und andere wichtige Daten werden automatisch in die Kalender der Mitarbeiter eingetragen. Auch der Einsatz der jeweiligen Arbeitskraft wird optimiert. Beispielsweise werden Stärken und Interessen der Mitarbeiter digital vermerkt und Aufgaben können so mithilfe der Daten über die Präferenzen der Mitarbeiter an die passende Person zugewiesen werden. Auch die automatische Verarbeitung von Daten ist ein wichtiger Teil der Digitalisierung im HR-Bereich. Hierdurch können, bei richtiger Pflege von Datenbanken für beispielsweise Arbeitsstunden oder Dienstleistungen, zukünftig Lohnabrechnungen und Rechnungen schneller erstellt werden. Aber auch schon heute spielt die Digitalisierung insbesondere beim Recruiting eine große Rolle.

Dieser kleine Einblick in die Möglichkeiten der Digitalisierung im Personalmanagement zeigt, welches große Potential in der Modernisierung von HR steckt - denn dadurch kann die Effizienz und die Effektivität im Personalmanagement deutlich gesteigert werden.

HR-Transformation als Schlüssel zur Digitalisierung

Grundsätzlich teilt sich die digitale Transformation und die daraus folgenden Ansprüche an die HR in zwei Bereiche auf:

Am Anfang steht die digitale Transformation des Unternehmens selbst. So müssen Ziele und Strategien des Unternehmens an den neuen Markt und die neuen Umstände angepasst werden. Daraus folgt auch eine Digitalisierung in der Organisation und Steuerung des Unternehmens, was wiederum starken Einfluss auf das Personal und die Unternehmenskultur hat. Um all dies zu ermöglichen werden neue Technologien benötigt, die die Digitalisierung und Modernisierung in all diesen Bereichen ermöglicht. Bei dieser digitalen Transformation des Unternehmens selbst muss die HR als zentraler Gestalter mitwirken, da sie für alle Strukturen zuständig ist, die im Zusammenhang mit dem Faktor Mensch steht.

Der zweite Bereich ist die digitale Transformation der HR selbst. Die Grundvoraussetzung bildet die Implementierung von neuen Technologien, wie beispielsweise für Social Media Netzwerke, sogenannte Cloud Lösungen, oder gar AI oder mobile Applications. Durch diese neuen “Werkzeuge” eröffnen sich dem Personalmanagement neue Möglichkeiten bei der digitalen Transformation. Um diese neuen Möglichkeiten jedoch auch optimal nutzen zu können, muss auch die Frage gestellt werden, wie nun die Arbeit selbst in Zukunft gestaltet wird. “New Work” zeichnet sich vor allem durch mehr Flexibilität in der zeitlichen, räumlichen und organisatorischen Dimension aus. So entstehen neue Ansprüche des Faktors “Mensch”, denen nur eine digitalisierte HR gute Antworten geben kann. Mit den nun erworbenen neuen Technologien und dem Wissen über die neuen Ansprüche können neue, digitale HR-Strategien entwickelt werden, mit deren Hilfe die digitale Transformation der HR ein Erfolg wird.

HR-Kompetenzen der Zukunft

Durch den Wandel bei Anforderungen und Strukturen innerhalb der HR ändern sich folglich auch die nötigen Kompetenzen, die benötigt werden. Die HR tritt zunehmend mehr als Gestalter auf, um die digitale Transformation in den HR-Prozessen zu begleiten und zu implementieren, wodurch Kompetenzen im Bereich der Change-Prozesse immer wichtiger werden. Auch ist die HR immer mehr mit der IT-Abteilung vernetzt, was dazu führt, dass Grundkenntnisse in diesem Bereich unbedingt erforderlich sind. Im Kern tritt der HR-Bereich aus der Rolle eines Verwalters heraus und muss mehr gestalten und mitorganisieren, Innovationen müssen verstanden und in die Organisation integriert werden.

Rollen und Herausforderungen bei digitalen HR

Neben dem Wandel in den benötigten Kompetenzen, wandelt sich auch die Rolle der HR-Mitarbeiter. Sie sind immer mehr Gestalter von neuen Prozessen und Strukturen, die dem Unternehmen mehr Effizienz und Effektivität geben. Sie müssen die neuen Technologien nutzen, um Prozesse zu automatisieren und so mehr Zeit für die neuen Aufgabengebiete zu haben. Das Outsourcen von formalen Tätigkeiten wie Gehaltsabrechnungen oder HCM-Strategien ist daher oft nötig. Auch übernimmt die HR die Rolle, Innovationen in das Unternehmen zu bringen und auf den Wandel in der Arbeitswelt und die daraus entstehenden Bedürfnisse zu reagieren.  Herausforderungen der HR der Zukunft liegen vermehrt darin den Mitarbeitern Orientierung und Stabilität zu geben. Bei zunehmender Automatisierung und digitaler Transformation ist es wichtig, die Mitarbeiter in diesem Prozess mitzunehmen und sie zu schulen. So wird die HR mit zunehmender Digitalisierung immer mehr zum Coach und Helfer für viele Mitarbeiter und weniger ein reiner Verwalter von Daten.

Digitalisierung von HR-Prozessen

Die Digitalisierung von HR-Prozessen bildet den Kern der digitalen Transformation und nimmt daher auch den größten Aufwand in  Anspruch. So sind auch alle Bereiche von HR-Prozessen betroffen (Personalplanung, Personalbeschaffung, Personalentwicklung) um eine erfolgreiche digitale Transformation durchzuführen. Wichtig bei der Digitalisierung von HR-Prozessen ist, dass stets vom Nutzer aus gedacht werden muss - sprich vom Mitarbeiter, Kandidaten oder der Führungskraft. Daraus folgt, dass die die HR-Prozesse  optimiert und digitalisiert werden müssen, um an die neue Arbeitswelt angepasst zu sein. Ein reiner Umbau der Prozesse von analog zu digital reicht hier nicht aus.

Modernes HR-Recruiting und Controlling

Auch und gerade im Recruiting hat sich durch die Digitalisierung einiges verändert. Das Internet bietet neue Möglichkeiten der Akquise von neuen Mitarbeitern und das nicht nur über Jobportale, sondern auch durch SEO optimierte Stellenanzeigen für “Google for Jobs”, oder eigene Stellenmärkte auf der Webseite des Unternehmens. Durch diese Neuerungen im HR und vor allem im Recruiting müssen Recruiter immer auf dem neuesten Stand bleiben und mit der Digitalisierung Schritt halten - Active Sourcing, Social Recruiting und Talent Pool Management sind nur einige der Begriffe, die digitales Recruiting beschreiben.

Veränderungen im Personalmanagement durch Digitalisierung

Der größte Wandel des Personalmanagers durch die Digitalisierung wird seine Rolle selbst sein, weg vom Verwalter hin zum kreativen Gestalter. Eine Studie von Bain & Company zeigte, dass rund ein Drittel aller HR Abteilungen in den USA und Großbritannien noch mit manuellen Prozessen arbeiten, obwohl die Effizienzsteigerung durch die Digitalisierung des Personalmanagements bei ca 20% - 30% liegt. Dies zeigt, dass der Schritt zu einer digitalisierten HR-Abteilung sich auszahlt und nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch das Unternehmen modernisiert und so für neue Mitarbeiter attraktiver macht.

Veränderungen in der Personalentwicklung durch  Digitalisierung

Die Personalentwicklung stellt im Zeitalter der Digitalisierung eine Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche digitale Transformation dar. Sowohl Mitarbeiter der HR, als auch Führungskräfte des Unternehmens stehen in der Pflicht, die Mitarbeiter auf die Veränderungen und Anpassung vorzubereiten und sie zu begleiten. Im Rahmen der Digitalisierung verändern sich neben den Rollen der Mitarbeiter auch ihre Arbeitsfelder und ihre Aufgaben und genau bei diesem Prozess setzt die Personalentwicklung ein. Digitalisierung ist ein kontinuierlicher Prozess, der sich immer weiter entwickelt. Daher steht die Personalentwicklung stets im Mittelpunkt, damit dieser Prozess reibungslos abläuft und alle Mitarbeiter ihn mitgehen können. 

Digitalisierung 4.0

Die Digitalisierung zieht sich durch alle Bereiche in jeder Art von Unternehmen, egal ob Dienstleistungssektor oder produzierendes Gewerbe, egal ob im Einkauf, in der Produktion, der Logistik oder dem Marketing - neue

und moderne Konzepte steigern die Effizienz und lösen zunehmend alte bewährte Konzepte ab. Ein Beispiel ist die “Industrie 4.0”. Sie zeichnet sich durch die absolute Vernetzung innerhalb von Produktionsanlagen deren Zulieferern und anderen relevanten Bereichen aus. Es ist die Industrie der Zukunft, und natürlich macht die Digitalisierung hier nicht halt,  Arbeit 4.0, Personalmanagement 4.0, Personalentwicklung 4.0, all dies sind Begriffe für einen weltweiten Trend in unserer Wirtschaft: die Digitalisierung. Und genau an dieser Entwicklung müssen Unternehmen teilhaben, um weiterhin konkurrenzfähig zu bleiben und auf dem Weltmarkt bestehen zu können.

Quellen:

https://www.qrc-group.com/wie-veraendert-digitalisierung-die-hr-im-unternehmen/

https://www.personio.de/blog/digitalisierung-hr/#:~:text=Digitalisierung%20von%20HR%20meint%20den,werden%20in%20digitale%20%C3%BCberf%C3%BChrt%20bzw.

https://www.humanresourcesmanager.de/news/ein-langer-weg-zur-digitalen-hr-transformation.html

https://www.fhnw.ch/de/die-fhnw/hochschulen/hsw/media-newsroom/news/neue-studie-hr-kompetenzen-fuer-die-zukunft

https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/digitalisierung-54195

https://www.fhnw.ch/de/die-fhnw/hochschulen/hsw/media-newsroom/news/neue-studie-hr-kompetenzen-fuer-die-zukunft/fhnw-studie-future-competences-hr.pdf

https://www.humanresourcesmanager.de/news/adp-studie-hr-in-digitaler-transformation-sponsored-post.html

https://www.haufe.de/personal/hr-management/studie-digitalisierung-von-prozessen-im-personalmanagement_80_518400.html

https://www.talention.de/blog/digitalisierung-im-recruiting

https://www2.deloitte.com/de/de/pages/finance-transformation/articles/digitalisierung-controlling.html

https://www.springerprofessional.de/personalmanagement/transformation/personalabteilungen-profitieren-von-digitalen-prozessen/16391894

https://www.haufe-akademie.de/blog/themen/personalentwicklung/digitaler-wandel-die-antwort-der-personalentwicklung/

https://unternehmen.handelsblatt.com/digitalisierung-4-0.html

Yee Wah Tsoi ist für den Recruiting Content zuständig.
Ein Artikel von Yee Wah Tsoi

Yee Wah ist seit 2008 bei XING. Die Bielefelderin (gibt's wirklich!) war dort zuerst in der PR tätig. Seit 2017 ist sie für den Recruiting Content zuständig.