Recruiting-Wissen

Das müssen Sie beim Absageschreiben im Recruiting beachten

Yee Wah Tsoi
5 min.
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Mit einem 08/15 Absageschreiben machen Personaler·innen aus rechtlicher Perspektive nichts falsch, vergeben aber eine große Chance, sich nachhaltig positiv in den Köpfen potenzieller Mitarbeiter·innen zu verankern. Wir sagen Ihnen, was Sie bei der perfekten Absage beachten sollten.

Eine Rückmeldung ist Pflicht

Sie überlegen noch, ob Sie überhaupt ein Absageschreiben verschicken sollen? Okay, natürlich müssen Sie auf Bewerbungen nicht reagieren und Ihre Absage, sofern Sie sie dann doch mitteilen, schon gar nicht begründen.

Nein, Sie müssen gar nichts, es sei denn… Sie wollen Ihre Employer Brand nachhaltig stärken. Denn Bewerbungen sind eine hoch emotionale Angelegenheit, über die Bewerber·innen viel sprechen. Offline mit Freund·innen und Familie – und immer stärker auch online auf Plattformen wie kununu, auf denen es spezielle Bewertungsmöglichkeiten für den Bewerbungsprozess gibt. Ein Absageschreiben ist also dann gelungen, wenn Sie es schaffen, verprellte Bewerber·innen zu Marken-Botschafter·innen Ihres Unternehmens zu machen. Also, los geht’s!

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Den richtigen Absender bestimmen

Die Kunst des perfekten Absageschreibens beginnt schon beim Absender. Unter den Text gehört nämlich immer diejenige Person als Verfasser, die den Vorgang zuvor bearbeitet hat und auch für mögliche Rückfragen zur Verfügung steht. Während dies bei größeren Firmen zumeist ein·e Mitarbeiter·in der Personal-Abteilung ist, kümmert sich in kleineren Betrieben häufig die Assistenz der Geschäftsführung darum.

Das perfekte Timing

Timing ist alles: Jede·r Bewerber·in hat es verdient, in angemessener Zeit eine Rückmeldung auf dieBewerbung zu bekommen. Doch Vorsicht: Tappen Sie nicht in die Falle und antworten Sie aussichtslosen Bewerber·innen sofort. Wertschätzung ist das A und O. Und das bedeutet auch, sich mit der Absage so viel Zeit zu lassen, dass die Person gewiss sein kann, dass ihre Bewerbung eingehend geprüft wurde.

Die passende Länge

Sie glauben, ein Zweizeiler genügt für eine Absage? Mitnichten! Denn auch hier gilt: Die Höflichkeit gebietet es, dass Sie Job-Suchenden, die möglicherweise mehrere Stunden Arbeit in seine Bewerbungsunterlagen investiert hat, ausführlich antworten. Außerdem: Was Sie im Folgenden beachten sollten, passt ohnehin nicht in zwei Zeilen.

Individuell auf Bewerber·innen eingehen

Setzen Sie Ihr Absageschreiben aus Textbausteinen zusammen, dann merkt man das sofort! Sätze wie „Nach reiflicher Überlegung müssen wir Ihnen leider mitteilen …“ oder noch schlimmer „Zu unserer Entlastung senden wir Ihnen Ihre Unterlagen zurück“ gehören auf gar keinen Fall in das Schreiben. Formulieren Sie den Text stattdessen lieber in einer natürlichen Sprache und gehen Sie ganz individuell auf die jeweilige Person ein. Damit zeigen Sie, dass Sie sich intensiv mit der Bewerbung auseinandergesetzt haben und bringen ihr ein Höchstmaß an Wertschätzung entgegen. Ihre Sprache hängt dabei natürlich auch von dem Unternehmen selbst ab: Ein Start-up verträgt einen flapsigeren Ton als ein gestandenes Finanz-Unternehmen.

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Die Absage durchdacht strukturieren

Beim Aufbau der Absage sollten Sie wie folgt vorgehen: Bedanken Sie sich zunächst für die Mühe, die jemand in die Bewerbung investiert hat und gegebenenfalls für das nette Vorstellungsgespräch. Formulieren Sie dann, was Ihnen an der jeweiligen Person besonders gut gefallen hat. Denken Sie daran: Jede·r hat seine positiven Seiten. Sie möchten Inspirationen für das perfekte Absageschreiben erhalten? Wir haben Best-Practice-Vorlagen für das Absageschreiben für Sie zusammengestellt.

Schreiben Sie aber auch, warum Sie sich gegen ihn entschieden haben. Dies gebührt nicht nur der Anstand, sondern Sie verhindern auch, dass jemand anschließend zum Telefon greift und mündlich nachfragt. Klug ist, wenn Sie auf eventuell fehlende Qualifikationen eingehen, die die Position unbedingt erfordert. Denn Achtung! Gerade bei der Begründung müssen Sie unbedingt besonders sensibel vorgehen, um nicht auf dem rechtlichen Glatteis auszurutschen. Gründe wie Alter oder Geschlecht nämlich, die gegen das „Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz“ (AGG) verstoßen, können schnell zu juristischen Konsequenzen führen.

Sofern es sich bei der Person wirklich um jemand vielversprechenden handelt, bitten Sie sie doch abschließend um ihre Einwilligung zur Speicherung ihrer Daten in Ihrem Talent-Pool, um sich bei passenden Jobs erneut bei ihr zu melden. Das stimmt beide Seiten glücklich und eröffnet neue Chancen.

Zum Telefon greifen

Gerade bei Bewerber·innen, die es bis in ein Bewerbungsgespräch geschafft haben, kann es sich lohnen, die Absage „persönlich“ am Telefon zu überbringen. Und das ist nicht schwer: Es gelten die gleichen Regeln wie in der schriftlichen Kommunikation.

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