Candidate Journey: Diese Phasen durchlaufen Talente beim Recruiting

Generationenwechsel, Fachkräftemangel und Wertewandel: Der Arbeitsmarkt ist und bleibt weiterhin in Bewegung. Talente erwarten heute schlanke Prozesse und eine positive Erfahrung, wenn sie sich bei einem Unternehmen bewerben. Gerade deshalb ist es empfehlenswert, sich intensiv mit der Candidate Journey und der erlebten Candidate Experience Ihrer Bewerbenden auseinanderzusetzen. Was man genau unter dem Begriff Candidate Journey versteht, welche Ziele dieses Konzept verfolgt und wie sie mit der Candidate Experience zusammenhängt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Definition Candidate Journey

Bevor Sie die Candidate Journey in Ihrem Unternehmen gezielt optimieren können, müssen Sie zunächst verstehen, was genau mit der Candidate Journey gemeint ist. Im Folgenden finden Sie eine Definition und eine Übersetzung für den verbreiteten Begriff.

Was ist eine Candidate Journey?

Eine Candidate Journey beschreibt den gesamten Weg, welchen Talente vor und im Bewerbungsprozess zurücklegen. In Abgrenzung zum eigentlichen Bewerbungsprozess beginnt die Candidate Journey nicht erst bei der Bewerbung selbst. Sie startet hingegen bereits dann, wenn Bewerbende zum ersten Mal auf ein Unternehmen aufmerksam werden. Das Ende der Candidate Journey ist individuell verschieden und hängt immer davon ab, wie weit es jemand im Auswahlverfahren schafft.

Für jene Person, die den Job bekommt, endet die Candidate Journey mit der Einstellung bzw. dem Onboarding und der anschließenden Einbindung ins Unternehmen. Ab hier geht sie fließend in die Employee Journey über. Wichtig ist, dass die Candidate Journey entlang des gesamten Recruiting-Funnels ausdrücklich aus der Perspektive der Bewerbenden zu verstehen ist.

Unterschied Candidate Journey vs. Candidate Experience

Im Laufe der Candidate Journey gibt es zahlreiche Kontaktpunkte (im Folgenden auch: Touchpoints), bei denen Bewerbende direkt mit dem Unternehmen in Kontakt kommen. Sie bilden den eigentlichen Kern der “Kandidat·innen-Reise”. Erfahrungen und Eindrücke, die Bewerbende im Zuge dieser Touchpoints sammeln, prägen ihre Candidate Experience nachhaltig. Ziel jedes Unternehmens sollte es daher sein, die eigene Candidate Journey (oder auch: Talent Journey) sorgfältig zu planen und für Talente so angenehm wie möglich zu gestalten. Denn davon hängt ab, …

1. wie viele und vor allem welche Personen sich zukünftig für offene Positionen bewerben und
2. wie attraktiv man allgemein als Arbeitgeber ist – Stichwort Employer Brand.

Die 7 Phasen und Touchpoints der Candidate Journey

Im Laufe des Recruiting-Prozesses kommen Unternehmen in unterschiedlichen Phasen (engl. Candidate-Journey-Stages) mit Bewerbenden in Kontakt. In diesem Zuge sammeln Talente zahlreiche Erfahrungen und Eindrücke, die einen wesentlichen Einfluss auf ihre Candidate-Experience haben. Bevor wir mit den einzelnen Phasen beginnen, ist es wichtig, folgende Elemente zu verstehen:

• Candidate Journey Stages
• Candidate Journey Touchpoints

Beide Begriffe kommen aus dem Fachjargon des klassischen Marketings. Für das Recruiting übersetzt bedeuten…

• … Candidate Journey Stages die Phasen, die Ihre Talente durchlaufen und durch die sie entsprechend geführt werden müssen und
• … Candidate Journey Touchpoints, die Berührungspunkte, an denen das Recruitment-Team mit Talenten direkt oder indirekt in Kontakt kommt.

Im Wesentlichen gibt es sechs, beziehungsweise im weiteren Sinne sieben Phasen der Candidate Journey.

1) Aufmerksamkeit

Dies ist der Beginn der Candidate Journey. Die Person wird auf Ihre Stellenanzeige aufmerksam. Das kann auf verschiedene Arten geschehen. Im Zuge der Digitalisierung haben sich Stellenbörsen, Karrierenetzwerke wie XING oder Social Media als sehr effektive Kanäle bewährt. Das Thema Social Media ist in Großkonzernen bereits angekommen. Im Vergleich dazu haben mittelständische Unternehmen noch Nachholbedarf. Dabei sind potenzielle Bewerbende über soziale Netzwerke besonders gut erreichbar. Wichtig in dieser Phase ist, dass die Bewerbung nicht unmittelbar nach dem ersten Touchpoint mit Ihnen als Arbeitgeber passieren muss. Dies findet nur in den seltensten Fällen statt.

2) Interesse

Vielmehr ist es üblich, dass aus einer ersten Aufmerksamkeit vonseiten des Talents langsam, aber sicher ein Interesse erwächst. Und damit gehen Kandidat·innen in die nächste Phase der Candidate Journey über. In dieser Phase gehen Talente über die Details der von Ihnen veröffentlichten Anforderung hinaus und versuchen, ein besseres Gefühl für Ihr Unternehmen zu bekommen. Zum Beispiel die Werte, die Mission, die Arbeitskultur Ihres Unternehmens.

In dieser Phase ist es bedeutend, sämtliche Prinzipien des Employer Brandings zu berücksichtigen. Die interessantesten Arbeitgeber kommunizieren über sämtliche Kommunikationskanäle hinweg konsistent, sei es in sozialen Medien, auf ihren Unternehmensseiten oder auf Karriereportalen. Diese Unternehmen finden Wege, zufriedene Mitarbeitende in die externe Kommunikation einzubinden. Das zieht Talente besonders an.

3) Bewerbung als zentraler Punkt der Candidate Journey

Dies ist eine der wichtigsten, aber oft unterschätzten Phasen der Candidate Journey. Sich schleppende, komplizierte Bewerbungen können die Erfahrung Ihrer Bewerbenden eindeutig beeinträchtigen. Manuell mühsame Recruiting-Prozesse lassen sich mittlerweile sehr einfach durch Bewerbermanagementsysteme automatisieren. Funktionen wie Multiposting, individuelle Prozessgestaltung oder Bewerberverwaltung gehören zum Standard-Repertoire dieser Systeme und machen das Leben vieler Recruiting-Teams erheblich leichter.

4) Auswahl

In dieser Phase vergleichen die Talente potenzielle Arbeitgeber, indem sie detaillierte Informationen sammeln. So können beispielsweise Talente in Interviews zum ersten Mal feststellen, ob sie sich vorstellen können, für Ihr Unternehmen zu arbeiten. Daher ist es für Sie wichtig, so transparent wie möglich zu sein. Schildern Sie, welche Art Unternehmenskultur Bewerbende erwartet, wie das Unternehmen strukturiert ist, welche Herausforderungen mit der Position verbunden sind oder welche Vergünstigungen angeboten werden.

5) Einstellung – der positive Ausgang der Candidate Journey

In dieser Phase werden zwei Entscheidungen getroffen – eine vom Unternehmen und eine vom Bewerbenden. Jede Phase der Candidate Journey beeinflusst die endgültige Entscheidung beider Parteien. Jegliche Widersprüche in den vorherigen Stages des Prozesses könnten sich negativ auf die Entscheidung auswirken. Daher ist es wichtig, den Trichter der als einen ganzheitlichen, einheitlichen Prozess zu behandeln.

6) Onboarding

Die Einstellung stellt das Ende des Recruiting-Prozesses dar. Was jedoch oft vernachlässigt wird, ist das Onboarding neuer Mitarbeitende. Fühlen sich diese in ihrer neuen Rolle nicht wohl und bereits vom ersten Tag an nicht wertgeschätzt, kann das im schlimmsten Fall zu einer vorzeitigen Kündigung führen. Die Neubesetzung ist ein zeitaufwändiger und kostspieliger Prozess. Für die Optimierung der Candidate Journey und Ihrer Recruiting-KPIs und ist ein reibungsloser Onboarding-Prozess von entscheidender Bedeutung. Die Mitarbeiterbindung beginnt also bereits beim Onboarding!

7) Bindung

Nachdem neue Mitarbeitende für Ihr Unternehmen gewonnen werden konnten, sollten Sie bereits erste Maßnahmen zur Bindung dieser treffen. Dazu zählt vor allen Dingen das Onboarding, wo Sie mit einem positiven Eindruck bereits eine erste Mitarbeiterbindungsmaßnahme setzen können. Tatsächlich ist es hier schwierig, die Candidate Journey von der Employee Journey abzugrenzen. Nach erfolgreicher Einstellung und Onboarding geht erstere in der Regel nahtlos in die Employee Journey über – wichtig ist dabei vor allen Dingen, dass Sie hier bereits an die Bindung Ihres neu gewonnen Talents denken. 

Ziele: Wofür braucht man ein Konzept der Candidate Journey?

Durch eine gute Candidate Journey und Candidate Experience soll natürlich die Abbruchrate von Bewerbungen reduziert werden. Schließlich sollten Sie Talenten keinen Grund für einen Bewerbungs Abbruch geben. Treiben Sie gemeinsam mit den vielversprechendsten und motiviertesten Mitarbeitenden Ihren Unternehmenserfolg voran und profitieren Sie dabei auf lange Sicht.

Sie wollen wissen, wie gut Sie mit Ihrer Erfahrungen entlang der Bewerbungsprozesses abschneiden? Machen Sie mit unserem Whitepaper Die perfekte Candidate Journey den Selbsttest und finden Sie heraus, in welchen Bereichen Sie die Bewerbungserfahrung verbessern und und Ihren Recruiting-Erfolg dadurch nachhaltig steigern können. Insgesamt gibt es dementsprechend folgende Ziele, die Sie mit einem geschliffenen Candidate-Journey-Konzept erreichen können:

• Verringern der Abbruchraten im Bewerbungsprozess
• Stärken Ihrer Employer Brand durch positive Bewerbungserfahrung von Talenten
• Erhöhen der Wahrscheinlichkeit, dass sich Talente, denen Sie absagen mussten, erneut bei Ihnen bewerben
• Erhöhen der Wahrscheinlichkeit, dass Sie Leider-nein-Kandidat·innen in den Talent-Pool aufnehmen können
• Möglichkeit, sich den Bewerbungsprozess aus Sicht der Kandidat·innen vor Augen zu führen, um Optimierungspotenziale aufzudecken

Optimierung: Wie sieht die perfekte Candidate Journey aus? Wie kann man sie gestalten? [Beispiel]

Sie haben sich mithilfe der Darstellung Ihrer Candidate Journey einen guten Überblick über die Reise Ihrer Kandidat·innen verschafft. Nun geht es darum, die gesamte Reise zu optimieren, um ein bestmögliches Nutzererlebnis zu bieten – Stichwort: Candidate Experience. Diese Optimierungen können Sie an vornehmen:

• Einfacher und schlanker Bewerbungsprozess
• Vermittlung der Unternehmenskultur über diverse Touchpoints hinweg
• Schnelle Follow-up-Kommunikation
• Verständliche und suchmaschinenoptimierte Job-Titel
• Transparenter und fairer Auswahlprozess
• Stringente und kongruente Kommunikation von Werten und Benefits
• Fairer, transparenter und effizienter Interview-Prozess

Wie würde dann eine optimierte Candidate Journey aussehen? Welche Aspekte sollten in den jeweiligen Schritten bedacht werden? Dafür schauen wir uns folgend mit einem Best-Practice-Beispiel an. Stellen Sie sich dafür vor, Sie möchten eine·n Sales Manager·in einstellen:

1. Aufmerksamkeit

• Kontakt mit einer Social-Media-Anzeige mit Ihren Employer-Branding-Inhalten
• Persönlicher Kontakt mit Ihnen auf einer Karrieremesse

Best-Practice: Nachdem Sie mithilfe einer Candidate Persona festgestellt haben, dass innerhalb Ihrer Zielgruppe viele Menschen Social Media benutzen, schalten Sie zum Beispiel auf Instagram oder Youtube eine Employer-Branding-Kampagne. Nun nimmt Ihre Candidate Journey fahrt auf. Hier erreichen Sie potentielle Bewerber·innen in ihrer „natürlichen Umgebung“. Insofern ist dies der Moment, um sich in wohlwollender Umgebung als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Gleichzeitig sind Sie auf diversen Karriere -oder Fachmessen (in diesem Fall z.B. eine Vertriebsmesse) präsent, um auch über den persönlichen Kontakt einen positiven Eindruck zu hinterlassen und das Interesse an Ihrem Unternehmen zu wecken.

2. Interesse

• Information über Ihr Unternehmen im Nachgang über Ihre Karriereseite
• Durchsicht Ihrer offenen Stellen

Best-Practice: Nach dem ersten Kontakt mit Ihrem Unternehmen entsteht im Idealfall ein weiteres Informationsbedürfnis, welches Sie durch eine aktive Social-Media-Präsenz und eine umfangreiche Karriere-Website befriedigen. Sie erfahren hier wofür Ihr Unternehmen steht, weshalb Sie ein guter Arbeitgeber sind und dass unter Anderem auch die “Sales-Manager·in”-Stelle ausgeschrieben ist. Auf der Website bieten Sie darüber hinaus einen „Job-Matcher“ an, der mit einem schnellen Test feststellt, welche Stelle zum·zur Interessenten passt. Das bietet Ihren potentiellen Bewerber·innen zusätzliche Orientierung und verbessert damit Ihre Candidate Journey.

3. Bewerbung

• Bewerbung über eine ansprechende Stellenanzeige mit simplem, für mobile Endgeräte optimiertem Bewerbungsformular
• Erhaltsbestätigung nach Eingang der Bewerbung per E-Mail

Best-Practice: Ihr bisherige Candidate Journey überzeugt! Möchte sich ein·e Interessent·in nun auf die “Sales Manager·in”-Stelle bewerben, sollte er·sie die Bewerbung gleich über eine einfache Stellenanzeige, online am Computer oder auch unterwegs am Handy einreichen können. Auch die Möglichkeit des Uploads des XING Profils ist hier eine gute Möglichkeit. Die neuen Bewerber·innen können sich dementsprechend über eine mobil-optimierte Website und mit einfachem Bewerbungsformular bewerben. Kurz nach ein Eingang der Unterlagen wird automatisch eine Eingangsbestätigung versendet, die über die nächsten Schritte informiert.

4. Auswahl

• Erstgespräch via Telefon nur zwei Tage nach Bewerbung mit transparenten Informationen zu weiterem Prozess
• Zweites Interview mit anschließendem Feedback für Kandidat·innen-Performance im Prozess

Best-Practice: Zwei Tage nach Bewerbungseingang gibt es bereits ein erstes Interview per Telefon. Hier lernen Sie Ihre·n Bewerber·in näher kennen, klären erste Fragen und informieren über die weiteren Schritte. Bewerber·innen, die Sie für die Postion als Sales Manager·in weiterhin qualifiziert halten, laden Sie nun für ein weiteres Gespräch ein. Hier erhalten Ihre Kandidat·innen tiefere Einblicke in den Aufgaben und Abläufe der Stelle. Nach Abschluss der zweiten Interview-Runde geben Sie ihren Kandidat·innen transparentes Feedback zu Ihrer bisherigen Bewerbung. Auch hier geben Sie Einblicke in die nächsten Schritte des Candidate Journeys.

5. Einstellung

• Job-Angebot mit persönlicher Nachricht per Telefon und weiteren Informationen via E-Mail
• Einfache Möglichkeit, Rückfragen persönlich zu klären

Best-Practice: Haben Sie Ihre Auswahl getroffen, informieren Sie im Idealfall den·die Glückliche·n persönlich übers Telefon. Daraufhin folgt eine wertschätzende Email die auch das Vertragsangebot beinhaltet. Gleichzeitig bieten Sie die Möglichkeit, bei Fragen jederzeit in Kontakt treten zu können. Bedenken Sie an dieser Stelle des Candidate Journeys unbedingt auch die Absagen an die übrigen Bewerber·innen zu versenden. 

6. Onboarding

• Pre-Onboarding mit regelmäßigem Kontakt bis zum ersten Arbeitstag
• Gut strukturierter erster Arbeitstag und gute Begleitung durch die ersten Tage im Unternehmen

Best-Practice: Jetzt ist Schlussspurt im Candidate Journey: Mit der Vertragsunterschrift beginnt das Pre-Onboarding, welches Ihre·n Sales Manager·in bis zum ersten Tag begleitet. Offene Fragen können hier mit einem FAQ-Format beantwortet werden oder aber Sie nutzen die Chance, um Ihre neuen Kolleg·innen per Video willkommen zu heißen. Mit dem ersten Arbeitstag beginnt das Onboarding. Dieser sollte klar strukturiert sein. Hier können Sie mit klaren Onboarding Plan und einem Buddy-System arbeiten, um dem Newbie bestmöglich zu unterstützen.

7. Bindung

• Nahtloser Übergang in die Employee Journey und Optimierung dieser

Best-Practice: Mit dem erfolgreichen Abschluss des Onboardings wird Ihr·e neue·r Kollege·Kollegin nahtlos vom Candidate Journey in den Employer Journey aufgenommen. Dieser beinhaltet wiederum eigene Maßnahmen, die darauf abzielen, den·die gewonnene Kollegen·Kollegin bestmöglich ans Unternehmen zu binden.

Fazit zur Candidate Journey

Die Candidate Journey beschreibt den gesamten Bewerbungsprozess aus Sicht der Kandidat·innen – von der ersten Wahrnehmung eines Unternehmens bis hin zur finalen Entscheidung. Ein durchdachtes Candidate-Journey-Management ist essenziell, um Talente zu gewinnen und langfristig an das Unternehmen zu binden. Positive Erlebnisse in jeder Phase steigern Ihre Arbeitgeberattraktivität, reduzieren Absprünge im Bewerbungsprozess und fördern eine starke Employer Brand. Unternehmen, die diesen Prozess aktiv gestalten und optimieren, sichern sich im Wettbewerb um Fachkräfte einen entscheidenden Vorteil. Wie das geht, haben wir in diesem Beitrag dargestellt.

FAQs Candidate Journey