Personalbedarfsplanung: Aufgaben, Ziele und 5 Schritte in der Planung

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Die Personalbedarfsplanung ist ein Teilbereich der Personalplanung. Sie beschäftigt sich mit der Ermittlung des aktuellen und des künftigen Personalbedarfs. Im Allgemeinen kann zwischen verschiedenen Arten sowie der quantitativen und qualitativen Personalbedarfsplanung unterschieden werden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Personalbedarfsplanung definiert werden kann und welche Aufgaben und Ziele dabei verfolgt werden. Außerdem zeigen wir Ihnen, welche Methoden es zur Personalbedarfsplanung gibt und wie Sie diese in 5 Schritten umsetzen können.

Personalbedarfsplanung: Definition

Mithilfe ausführlicher Analysen wird in der Personalbedarfsplanung der zukünftige Personalbedarf ermittelt. Dabei muss zunächst die Personalbestandsplanung durchgeführt und abgeschlossen werden. Der Personalbedarf errechnet sich daraufhin aus dem aktuellen Bestand, zuzüglich sicherer Zugänge (zukünftige, bereits feststehende Personalressourcen) und abzüglich feststehender Abgänge.

Aufgaben und Ziele der Personalbedarfsplanung

Die Aufgaben der Personalbedarfsplanung können grob unterteilt werden in:

  • die Bestimmung des derzeitigen Bedarfs an Personal in Verbindung mit der Personalbestandsplanung,
  • die Einschätzung des zukünftigen Personalbedarfs,
  • die Ermittlung der notwendigen Qualifikationen und Kompetenzen der jeweiligen Stellen und
  • vorbereitende Maßnahmen zur Personalbeschaffung.

Um Strategien umzusetzen und Unternehmensziele zu erreichen, ist ausreichend Personal mit den richtigen Kompetenzen notwendig. In diesem Zusammenhang spielt die Personalbedarfsplanung eine wesentliche Rolle.

Arten von Personalbedarf

Zusätzlich kann zwischen den folgenden Arten von Personalbedarf unterschieden werden:

  • Neubedarf: Besetzung von neuen Stellen, z.B. durch Vergrößerungen von Abteilungen, Erhöhung der Betriebskapazität, etc.
  • Ersatzbedarf: Deckung von frei werdenden Arbeitsplätzen aufgrund von Kündigung oder Pensionierung
  • Zusatzbedarf: übergangsweiser Mehrbedarf, vor allem bei saisonabhängigen Betrieben (z.B. Obsternte, Gastronomie)
  • Minderbedarf: geringerer Personalbedarf aufgrund von Rationalisierungsmaßnahmen
  • Freistellungsbedarf: notwendiger Abbau des vorhandenen Personals
  • Reservebedarf: für Notsituationen in Reserve gehaltener Personalstamm

Insbesondere beim Zusatz-, Neu- und Ersatzbedarf werden zusätzliche Arbeitskräfte durch die Personalbeschaffung benötigt. Um möglichst schnell und effizient vielversprechendes Personal zu finden, können Bewerbermanagementsysteme besonders hilfreich sein.

Quantitative und qualitative Personalbedarfsplanung

Neben den unterschiedlichen Arten des Bedarfs kann außerdem zwischen dem quantitativen und dem qualitativen Personalbedarf unterschieden werden.

Quantitative Personalbedarfsplanung

Der quantitative Personalbedarf beschäftigt sich mit der Anzahl der Arbeitskräfte, die zukünftig benötigt werden, um die Unternehmensziele zu erreichen und die Strategie bestmöglich umzusetzen. Um diesen Bedarf zu berechnen, müssen zunächst die aktuellen und zukünftig anfallenden Tätigkeiten analysiert werden.  Das bedeutet konkret, dass sich der quantitative Netto-Personalbedarf aus der Differenz zwischen dem Brutto-Personalbedarf und dem zukünftigen Personalbestand ergibt.

Das daraus resultierende Ergebnis gibt Kenntnis über zu besetzende Stellen und kann positiv oder negativ ausfallen. Wenn notwendiges Personal fehlt, ergibt sich ein positiver Wert, wohingegen ein negativer Wert bei zu viel vorhandenem Personal entsteht. Je nachdem, ob zu viel oder zu wenig Personal vorhanden ist, können Sie unterschiedliche Maßnahmen durchführen, um den optimalen Personalbedarf zu erzielen:

Bei einem positiven Wert, also zu wenigen Arbeitskräften, können die folgenden Handlungen hilfreich sein:

  • Recruiting neuer Arbeitskräfte
  • Einsatz von Teilzeitkräften
  • Versetzung von Arbeitskräften in andere Abteilungen oder Teams
  • Steigerung der Teameffizienz durch den Fokus auf die wesentlichen Aufgaben
  • Wenn sinnvoll: Automatisierung von gewissen Prozessschritten

Wenn jedoch ein Personalüberschuss besteht, können diese Maßnahmen Abhilfe schaffen:

  • Personalabbau
  • Versetzung der Mitarbeitenden in andere Teams oder Abteilungen
  • Neue Aufgabenverteilung
  • Neue Arbeitszeitmodelle (Kurzarbeit, Teilzeit, etc.)

Qualitative Personalbedarfsplanung

Im Vergleich zum quantitativen Bedarf beschäftigt sich die qualitative Personalbedarfsplanung mit den Qualifikationen des aktuellen und neuen Personals. Daraus ergeben sich einerseits mögliche Entwicklungsmaßnahmen, andererseits können Qualifikationsprofile erstellt werden, die beim richtigen Einsatz des Personals helfen können. Um den qualitativen Personalbedarf zu ermitteln, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

  • Welche Leistungen muss unser Personal in Zukunft erbringen?
  • Welche Anforderungen ergeben sich daraus?
  • Über welche Qualifikationen und Kompetenzen müssen unsere Fach- und Führungskräfte verfügen?
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Methoden der Personalbedarfsplanung

Zur Ermittlung der Personalbedarfsplanung können unterschiedliche Methoden herangezogen werden. Werfen Sie einen Blick auf die Überstunden des aktuellen Personals, um festzustellen, ob ein quantitativer Personalbedarf notwendig ist. Personalgespräche sind eine weitere Möglichkeit, um sowohl einen möglichen quantitativen als auch einen qualitativen Bedarf festzustellen. Weitere Alternativen zur Ermittlung der Personalbedarfsplanung sind:

  • Schätzungen: Hier werden vorhandene Aufzeichnungen, wie beispielsweise Bearbeitungszeiten, den Einschätzungen des Personals gegenübergestellt.
  • Statistiken: Mit Blick auf den Umsatz kann berechnet werden, wie viel Personal tatsächlich gebraucht wird.
  • Notieren der Arbeitszeiten: Jede Arbeitskraft notiert individuell, wie viel Zeit sie für ihre Aufgaben benötigt hat. Das Notieren durch eine außenstehende Person ist eine weitere Möglichkeit, um die notwendigen Arbeitszeiten Einzelner festzuhalten.
  • Übereinstimmung mit anderen Abteilungen: Hier orientiert man sich an der Personalbedarfsplanung in anderen Abteilungen. Es wird somit davon ausgegangen, dass Abteilungen mit ähnlichen Aufgaben und Tätigkeiten ungefähr gleich viel Personal benötigen.
  • Analyse wichtiger Kennzahlen: Um den optimalen Personalbedarf zu ermitteln, kann auch die Analyse relevanter KPIs von großem Nutzen sein.

Unabhängig davon, welche Methode Sie am ehesten anspricht, sollten Sie individuell in Ihrem Unternehmen entscheiden, welche Möglichkeiten tatsächlich umsetzbar sind. Je nachdem, über welche Ressourcen Sie verfügen, können Sie sich natürlich auch noch an anderen Methoden zur Personalbedarfsermittlung versuchen.

5 Schritte in der Personalbedarfsplanung

Sie kennen nun also die Aufgaben, Ziele, Methoden und Arten der Personalbedarfsplanung. Die folgenden 5 Schritte sollen Sie bei der Umsetzung unterstützen:

1. Aktuelle Unternehmenssituation eruieren

In einem ersten Schritt ist es notwendig, Ihre aktuelle Unternehmenssituation zu ermitteln. Hierbei soll herausgefunden werden, welches Personal derzeit in Ihrem Unternehmen tätig ist und wie sich deren zukünftige Tätigkeiten entwickeln könnten. Wie lange sind sie schon dabei? Werden sie aufgrund ihres Alters bald in Rente gehen? Denken Sie zukunftsgerichtet und halten Sie Ihre Erkenntnisse schriftlich fest.

2. Unternehmensziele und -strategie berücksichtigen

Um überhaupt den Personalbedarf zu ermitteln, müssen Sie natürlich die übergeordneten Unternehmensziele und die damit verbundene Strategie kennen und berücksichtigen. Schließlich leisten Ihre Angestellten einen wesentlichen Beitrag zur Zielerreichung Ihres Unternehmens.

3. Notwendige Qualifikationen zur Zielerreichung

In einem nächsten Schritt sollten die Qualifikationen und Kompetenzen, die zur effizienten Zielerreichung notwendig sind, eruiert werden. Um nicht den Überblick zu verlieren, sollten Sie die Qualifikationen und Aufgaben bündeln.

4. Personalbedarf ermitteln

Nun geht es an die tatsächliche Ermittlung des Personalbedarfs. Diese setzt sich aus folgenden Schritten zusammen:

  1. Zunächst sollten Sie festlegen, wie viel Personal mit welchen Qualifikationen zur optimalen Auslastung in Ihrem Unternehmen tatsächlich notwendig ist. Hierzu gibt es, wie bereits erwähnt, unterschiedliche Methoden, die von Schätzungen bis hin zu Statistiken und Analysen wichtiger Kennzahlen reichen.
  2. Im nächsten Schritt müssen die Personalab- und zugänge berücksichtigt werden. Wer wird Ihr Unternehmen verlassen? Für welche Aufgaben waren diese Personen zuständig? Welche Neuzugänge wird es zukünftig geben?
  3. Nun können Sie den tatsächlichen Personalbedarf ermitteln. Dieser kann wie folgt berechnet werden:

Bruttopersonalbedarf (Anzahl der benötigten Arbeitskräfte) – Personalbestand (Anzahl der aktuellen Arbeitskräfte) – Zugänge + Abgänge

5. Maßnahmen festlegen

Sie wissen nun also, ob und wie viele neue Arbeitskräfte gesucht werden, welche Qualifikationen notwendig sind und ob Arbeitskräfte umgeschult oder versetzt werden sollten. Aus diesen Erkenntnissen gilt es zuletzt, konkrete Maßnahmen zur optimalen Personalbedarfsplanung festzulegen. Damit liefern Sie wichtigen Input für das Personalmanagement, die Personaleinsatzplanung und auch die Personalbeschaffung in Ihrem Unternehmen.

Personalbedarfsplanung – Fazit

Unter Personalbedarfsplanung wird die Ermittlung des aktuellen und zukünftigen Personalbedarfs verstanden. Dabei kann zusätzlich zwischen dem qualitativen und dem quantitativen Personalbedarf unterschieden werden. Während der qualitative Bedarf sich mit den notwendigen Qualifikationen beschäftigt, befasst sich der quantitative Bedarf mit der konkreten Anzahl der Arbeitskräfte.

Zur Ermittlung des Personalbedarfs gibt es unterschiedliche Methoden. Diese reichen von Personalgesprächen oder Gesprächen mit Führungskräften über die Auswertung von Statistiken bis hin zur Analyse relevanter Kennzahlen. Wichtig ist dabei, dass Sie eine Methode wählen, die zu Ihrem Unternehmen passt und tatsächlich umsetzbar ist. Die Personalbedarfsplanung spielt außerdem eine große Rolle für die Personalbeschaffung und die Personaleinsatzplanung.