Die Personalbestandsplanung ist eine der wichtigsten Aufgaben im Human-Resource-Management. Im Wesentlichen kann dabei zwischen einer quantitativen und qualitativen Planung unterschieden werden. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie bei der Personalbestandsplanung in der Praxis vorgehen können – inklusive praxisnahem Fallbeispiel!
Das Wichtigste in Kürze:
- Ziel: Personalbestandsplanung ermittelt aktuellen und zukünftigen Personalbestand.
- Quantitative Methoden: Planbestand berechnet Zu- und Abgänge, inkl. ungeplanter Abgänge.
- Qualitative Methoden: Analysiert Fähigkeiten und Struktur für zukünftige Anforderungen.
Inhalt
Personalbestandsplanung: Definition und Ziele
Die Personalbestandsplanung ist Teil der kollektiven Personalplanung. So lässt sich der qualitative und quantitative IST-Stand der Personalsituation innerhalb eines Unternehmens feststellen. Zudem können auch Prognosen über den Personalbestand bis zum Ende der Planungsperiode mithilfe von Erfahrungswerten oder Schätzungen getroffen werden. Damit ist die Personalbestandsplanung eine wichtige Grundlage für die weitere Personalbedarfsrechnung.
Bewertungsmatrix für die Personalauswahl
Hier finden Sie eine beispielhafte Bewertungsmatrix für Ihre Personalauswahl.
Quantitative Personalbestandsplanung
Aktueller Bestand
– ungeplante Abgänge
= Prognosebestand
-/+ geplante Ab- bzw. Zugänge
= Planbestand
Geplante beziehungsweise ungeplante Abgänge
- Kündigungen
- Antritt von Pensionen
- Arbeitsunfähigkeit von Mitarbeitenden
- Beginn von Mutterschutz oder Elternzeit
- Aufnahme von Wehrdiensten
- Versetzungen
- Todesfälle
Ein wesentliches Problem der quantitativen Personalbestandsplanung ist, dass Abgänge, welche von Arbeitnehmer·innen verursacht werden, wie zum Beispiel Kündigungen oder Arbeitsunfähigkeit durch einen Unfall, nicht geplant werden können. Sie werden deshalb meist durch die Verwendung von bestimmten Raten oder Erfahrungswerten in die Prognose mit einbezogen.
Mögliche Zugänge
- Leiharbeiter·innen
- Rückkehr von Mitarbeitenden aus Mutterschutz, Elternzeit, Langzeit-Beurlaubungen,
Krankenstand, etc. - Arbeitsbeginn von neuen, bereits eingestellten Mitarbeitenden
- anschließende Beschäftigung von Auszubildenden
- Zugänge durch Versetzungen aus anderen Abteilungen beziehungsweise Standorten
Qualitative Personalbestandsplanung
Die qualitative Personalbestandsplanung sieht eine Differenzierung der Personalbestände nach Fähigkeiten, Alters- und Geschlechtsstrukturen und Kenntnissen vor. Ein weiteres Ziel der Personalbestandsplanung ist die Prognose von deren Veränderung bis zum Planungshorizont sowie die Erstellung einer wünschenswerten qualitativen Bestandsstruktur. Idealtypische Vorgehensweise zur Erstellung einer qualitativen Personalbestandsplanung:
- Analyse der Bestandsstrukturen (Datenerhebung aus Bestandsstatistiken)
- Erhebung intern vorhandener Fähigkeiten:
- kognitive Fähigkeiten
- soziale Kompetenzen (u.a. Kontakt- und Kommunikationsfähigkeit)
- physische Fähigkeiten: Körperliche Belastbarkeit
- psychische Kenntnisse
- Kenntnismerkmale (u.a. Abschlüsse, Zertifikate etc.)
- Darstellung der erhobenen Fähigkeiten mit Hilfe von Fähigkeitsvektoren. Diese können anschließend Stellen und Mitarbeitenden zugeordnet werden. Dies ermöglicht die Analyse der Verteilung von Fähigkeiten innerhalb des Unternehmens.
- Erstellung der zukünftigen Fähigkeitenstruktur: Da Vergessens- und Lernraten nicht messbar sind, werden Fähigkeiten periodisch durch Leistungsbeurteilungen überprüft.
Fallbeispiel
Ausgangslage
Sie arbeiten im Personalmanagement eines mittelständischen Unternehmens, das Metallrohre produziert. Für den neuen Geschäftsführer müssen Sie den genauen Personalbestand bis zum Ende der Planungsperiode berechnen. Da im nächsten Jahr Teile der Produktion automatisiert werden sollen, müssen mindestens 4 Arbeitsplätze im Bereich Produktion abgebaut werden. Durch Erfahrungswerte der letzten Jahre wissen Sie, dass jedes Jahr mindestens 3 Personen aus der Produktion das Unternehmen aufgrund von Kündigung, Schwangerschaft etc. verlassen.
Berechnung quantitativer Personalbestand
Aktueller Bestand laut Lohnverrechnung: 27 Personen
– ungeplante Abgänge aus Erfahrungswerten: 3 Personen
= Prognosebestand: 24 Personen
Zwei Ihrer Produktionsleiter sind bereits im Rentenantrittsalter und werden das Unternehmen mit Ende des Jahres verlassen. Damit die Produktion bis zum Ende der Planungsperiode aufrechterhalten werden kann, benötigen Sie mindestens 23 Personen.
Prognosebestand: 24 Personen
– Geplante Abgänge: 2 Personen
+ geplante Zugänge: 1 Person
= Planbestand: 23 Personen
Kalkulation qualitativer Personalbestand
Da 2 Personen aus leitenden Positionen im Bereich Produktion das Unternehmen verlassen werden, können Sie im Sinne der qualitativen Personalbestandsplanung schon festhalten, welche Qualifikationen der geplante Zugang haben muss. Da Teile der Produktion mit Ende der derzeitigen Planungsperiode automatisiert abgewickelt werden, benötigt man auf qualitativer Ebene weniger Personal für die untere Produktionsebene. Insgesamt sollen 4 Personen weniger in der Produktionsabteilung beschäftigt sein. Ziel ist es jedoch, die Vertriebsabteilung um 6 weitere Mitarbeitende auszubauen.
Erwünscht wäre aus Ihrer Sicht folgender Personalbestand in qualitativer Hinsicht im Bereich Produktion:
- Montage: 10 Mitarbeitende
- Qualitätssicherung: 5 Mitarbeitende
- Koordination/Führungskräfte: 4 Mitarbeitende
Um feststellen zu können, welche Personen eventuell für eine Umbesetzung in den Vertrieb in Frage kommen, führen Sie eine Befragung der Mitarbeitenden inkl. Leistungsbeurteilung innerhalb der Produktionsabteilung durch.
Das Ergebnis sieht wie folgt aus:
Sie kommen zu dem Schluss, dass 3 Personen bereit und fähig sind, um in den Vertrieb zu wechseln und somit im Unternehmen gehalten werden können. Sie haben also bis zu Beginn der nächsten Planungsperiode einen geplanten Unternehmensaustritt und müssen noch 3 weitere Personen mit Vertriebs-Know-How einstellen. Davon sollte mindestens eine Person als Führungskraft geeignet sein. Zudem sollen alle Neuzugänge über spezifische Software-Kenntnisse verfügen.
