Recruiting-Spezialistin und XING Insiderin Anja Hanssen verrät in diesem Beitrag, mit welchen 5 Tipps und Tricks Sie Ihr Active Sourcing mit dem XING TalentManager effizienter, zielgerichteter und erfolgreicher gestalten.
Die wichtigsten Tipps in aller Kürze:
- Suchen speichern & bei späteren Besetzungen direkt mit der Ansprache starten
- Multimessaging als Effizienz-Treiber: Sowohl in der Ansprache als auch beim Reminder
- Filter sparsam nutzen: Anjas Empfehlung: Den Pool erst langsam eingrenzen
- Projekte besser strukturieren: Admin-Status-Infos bringen mehr Übersicht in Ihre tägliche Arbeit (und helfen bei der Auswertung)
Inhalt
Diese 5 Insider-Tricks mit dem XING TalentManager machen den Unterschied
Mit dem XING TalentManager können Sie Ihren gesamten Active-Sourcing-Prozess abbilden: von der Suche übers Anschreiben bis hin zum Management vielversprechender Talente. Entlang dieser Prozess-Schritte gibt es vielfältige Funktionen, die Ihnen dabei helfen, die Top-Besetzung für Ihre offenen Positionen zu finden. Wir haben bei Anja Hanssen, langjährige Recruiterin und TalentManager Spezialistin, nachgefragt, welche Features kein·e Recruiter·in verpassen sollte. Hier sind ihre Top-5:
- Suchen speichern, um immer neue Kandidat·innen vorgeschlagen zu bekommen
- Multimessaging für eine effiziente Direktansprache nutzen
- Sparsam mit Filtern in der Suche umgehen (+ Anjas Lieblingsfilter)
- Admin-Statusangaben für Ihre Projekte anlegen
- Multimessaging für Reminder nutzen
Anja Hanssen bringt …
… 10+ Jahre in Recruiting und Personaldienstleistung mit. In Ihrer Position als Senior Recruitment Consultant beim XING TalentService hat Anja tagtäglich passende Talente für Kund·innen-Projekte mit dem XING TalentManager identifiziert. Seit 2025 unterstützt Sie Kund·innen als Customer Enablement Manager bei der bestmöglichen Nutzung der XING Recruiting-Lösungen.
1) Suchen speichern
Eine Suche im XING TalentManager sollte keine einmalige Sache sein. Tatsächlich haben Sie gleich zwei Vorteile, wenn Sie Ihre Suche im Tool für später speichern:
- Sie können jederzeit auf die definierte Suche zugreifen und damit weiterarbeiten. Das reduziert den Zeit-Aufwand bei künftigen Besetzungen enorm
- Sie erhalten E-Mail-Benachrichtigungen mit weiteren Talenten, die Ihren Kriterien entsprechen. Eine Pipeline mit passenden Talenten – klingt das nicht großartig?!
Besonders ratsam ist das Speichern der Suche, wenn Sie gerade für eine Position rekrutieren, die in Ihrem Unternehmen immer wieder zu besetzen ist. In diesem Fall können Sie gerne mehr Zeit darin investieren, die PERFEKTE Suche zu erstellen. Schließlich profitieren Sie per gespeicherter Suche ja auch langfristig davon.
Effiziente Suche im Active Sourcing
Freuen Sie sich im kostenfreien Leitfaden auf:
- Tipps für einen effizienten Such-Prozess
- Inspirationen für Boole’sche Operatoren & Co
- Konkrete Strategien in der Suche
2) Multimessaging für effizientere Direktansprache nutzen
Im Active Sourcing gibt es einen ewigen Drahtseilakt: Nämlich jenen zwischen Effizienz und Individualität. Natürlich wäre es ideal, wenn Sie für jedes Talent eine persönliche Nachricht formulieren (und wenn Sie ein·e Kandidat·in ganz besonders begeistert, kann sich das auch lohnen). In der Praxis ist das aber vielfach schlichtweg nicht machbar. Mit dem Multimessaging im XING TalentManager schaffen Sie hier Abhilfe. Wir haben bei Anja nachgefragt, wie Sie die Multi-Nachrichten-Funktion optimal nutzen können:
- Nutzen Sie Smart Tags: Smart Tags sind dynamische Felder in der Nachricht, die mit Profil-Informationen gespeist werden. So sorgen Sie beispielsweise für ein individuelles Anschreiben mit Vor- und Nachnamen oder können in der Nachricht auf die aktuelle Arbeitserfahrung beim derzeitigen Arbeitgeber des Talents verweisen. Effizient, aber doch ein gutes Stück weit persönlich.
- Sorgen Sie für einen homogenen Pool: Bevor Sie Multimessaging nutzen, sollten Sie Talente sammeln, die bis zu einem gewissen Grad vergleichbar sind. Sei es ein ähnliches Level an Berufserfahrung oder eine Gruppe an potenziellen Quereinsteiger·innen. Nun können Sie nämlich eine individuellere Ansprache wählen, die gut zu den Mitgliedern Ihres Pools passt. Investieren Sie Zeit in die Zusammenstellung Ihres Empfänger·innen-Kreises – Ihre Antwortrate wird es Ihnen danken.
3) Sparsam mit Filtern umgehen
Filter im XING TalentManager können dafür genutzt werden, um Ihre Suche weiter einzugrenzen. Wenn Sie zunächst mit sehr breiten Keywords starten, ist es vielfach unumgänglich, den Kreis an potenziellen Kandidat·innen zu verkleinern. Dafür eignen sich die über 25 Filter im XING TalentManager optimal.
“Mein Tipp ist aber, nicht zu viele Filter gleichzeitig zu verwenden. Werden Sie nicht zu eng in Ihrer Suche, schließlich könnten Ihnen so potenziell passende Talente durch die Lappen gehen. Ein, zwei gezielt verwendete Filter können vielfach bereits ausreichen.”
Anja Hanssen, Customer Enablement Manager, XING
Und welche Filter nutzt Anja besonders gerne?
- Aktivität im Netzwerk: Filtern Sie hier nach Talenten, die in der unmittelbaren Vergangenheit eine erhöhte Aktivität im Netzwerk gezeigt haben. In der Regel sind das Kandidat·innen, von denen Sie eine schnelle Antwort (Stichwort: Time-to-Reply) erwarten können.
- Karriere-Wünsche: Auf XING haben Nutzer·innen die Möglichkeit, zu hinterlegen, was Sie sich von künftigen Positionen wünschen. Ein Gamechanger für Sie als Recruiter·in! Schließlich suchen Sie nicht mehr rein nach vergangenen Stationen, sondern können auch danach filtern, wo sich Talente gerne hinentwickeln möchten. Besonders praktisch für Quereinsteiger·innen!
- Karrierestufe und Berufserfahrung: Hiermit haben Sie die Möglichkeit, gezielt nach Kandidat·innen mit einem gewissen Level an Berufserfahrung zu suchen. Vor allem, wenn Sie tatsächlich nach sehr erfahrenen Mitarbeitenden suchen, kann es ratsam sein, hiermit weiter einzugrenzen.
Checkliste: Optimales Active
Sourcing mit dem TalentManager
Freuen Sie sich in der kostenfreien Checkliste auf:
- Eine Übersicht spannender Funktionen
- Tipps & Tricks für mehr Effizienz in der Praxis
- Beispiele für erfolgreiches Active Sourcing
4) Schreiben Sie REMINDER (und nutzen Sie Multimessaging dafür)
Der Reminder ist das wohl unterschätzteste Tool im Active Sourcing. Nicht jedes Talent ist permanent in Karrierenetzwerken aktiv, eine weggeklickte Benachrichtigung am Smartphone später ist Ihre Direktnachricht schon untergegangen. “Wir sehen im Reminder einen der größten Hebel für eine gesteigerte Antwortrate. Eine kurze Nachricht, sollten Sie einige Tage nichts gehört haben, kann ungemein viel bewirken. In meiner Erfahrung antworten etliche Talente erst nach der zweiten Nachricht.”
Tipp: Multimessaging nutzen
Mit Multimessaging gestalten Sie den Reminder-Prozess so effizient wie nur möglich. Sammeln Sie Talente, von denen Sie noch keine Antwort erhalten haben, in einem entsprechenden Talent-Pool und senden Sie nach einer gewissen Zeit einen Massen-Reminder über die Multimessaging-Funktion. Der Aufwand bleibt gering, die Wirkung groß!
5) Strukturieren Sie Ihre Projekte und legen Sie Admin-Status-Infos fest
Wenn Sie im XING TalentManager mit Projekten arbeiten, können Sie in diesen individuelle Status festlegen. Hier werden zwei Funktionen unterschieden:
- Kandidat·innen-Status: Individuelle Informationen, wo sich ein Talent gerade im Active-Sourcing-Prozess befindet. Hier können Sie maximal 15 verschiedene Status festlegen.
- Projekt-Status: Individuelle Information, in welchem Zustand sich ein Projekt gerade befindet (beispielsweise ein Projekt als Talent-Pool). Hier können Sie maximal 10 verschiedene Status festlegen.
Nutzen Sie diese Information für mehr Struktur in Ihren Prozessen. Von “bereits kontaktiert” über “Reminder notwendig” bis “Übergabe an Fachabteilung” können Sie mit der Status-Funktion Ihr gesamtes Active Sourcing so strukturieren, wie es zu Ihren Bedürfnissen passt.
Übrigens:
Sie können über die Status-Funktion detaillierte Auswertungen zu einem Projekt machen. Sehen Sie ein, wie viele Talente sich in welchen Schritten befinden, um beispielsweise nachzuvollziehen, wie viele der kontaktierten Talente tatsächlich in den klassischen Recruiting-Prozess geschickt werden konnten.
Der XING TalentManager: Ihr All-in-one-Tool im Active Sourcing
Mit dem XING TalentManager erhalten Sie eine Suite für Ihren gesamten Active-Sourcing-Prozess. In diesem Beitrag haben wir Ihnen einige spannende Funktionen vorgestellt, die Ihnen alle Schritte – von der Suche über die Ansprache bis zum Talent-Pooling – leichter machen.
Active Sourcing auf XING – mit dem TalentManager
Mit dem XING TalentManager erhalten Sie exklusiven Zugriff auf mehr als 22 Mio. XING Mitglieder – finden Sie Ihr Wunsch-Talent ganz einfach selbst!
“Das Tool ist in der Praxis aber definitiv nur die halbe Miete”, betont Anja Hanssen abschließend. “Am Ende des Tages geht es nämlich vor allem um eines: Anfangen UND Dranbleiben. Nur, wer sich langfristig konsequent mit Active Sourcing beschäftigt, kann auch das Maximum aus den Möglichkeiten der Direktansprache herausholen. Dass diese immens sind, darüber besteht für mich kein Zweifel.”
