Active Sourcing

Kandidat·innen ignorieren Ihre Nachricht? So steigern Sie die Antwortrate im Active Sourcing

Kristin Geiger
8 min.
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Die Antwortrate ist im Active Sourcing (engl. Reply Rate) eine wichtige Kennzahl für den Erfolg Ihrer Direktansprache. Sie gibt Auskunft darüber, wie Kandidat·innen auf Ihre Anschreiben reagieren. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihr Active Sourcing erfolgreich über diese Kennzahl steuern. Außerdem finden Sie praktische Strategien, um Ihre Reply Rate zu steigern und Ghosting zu vermeiden.  

Inhalt

Berechnung der Reply Rate im Active Sourcing

Das Wichtigste vorweg: Die Antwortrate im Active Sourcing wird folgendermaßen berechnet: (Anzahl der erhalten Antworten / Anzahl der versendeten Nachrichten) * 100 

Damit erhalten Sie einen Prozentwert, der angibt, wie gut Kandidat·innen auf Ihre Kontaktaufnahme reagieren. Eine hohe Antwortrate bedeutet ein hohes Interesse der Angesprochenen. Eine niedrigere Reply Rate hingegen weist häufig darauf hin, dass Anpassungen in der Ansprache vorgenommen werden sollten. Denn nur dadurch kann eine höhere Resonanz erzielt werden. Allgemein können Sie durch die Arbeit mit Kennzahlen wie dieser in der Personalgewinnung viel bewirken – alles, was Sie dazu wissen müssen, finden Sie in unserem Beitrag zu Recruiting-KPIs.

In sehr gefragten Branchen oder bei der Besetzung fachspezifischer Stellen ist es häufig schwierig, eine hohe Reply Rate im Active Sourcing zu erhalten. Nichtsdestotrotz können Sie auch in umkämpften Branchen bessere Ergebnisse erzielen, wenn Sie ausreichend Zeit in die Optimierung Ihrer Direktansprache investieren.  

Benchmark: Wie hoch ist eine gute Antwortrate?

Sie verfügen bereits über eine akzeptable Antwortrate, wenn Sie Rückmeldungen von jedem fünften Talent erhalten. Der hohe Stellenwert von Active Sourcing hat zuletzt nämlich dazu geführt, dass immer mehr Nachrichten in den Postfächern von Talenten landen. Die Bereitschaft, auf jede dieser sogenannten Recruiter Messages zu antworten, sinkt naturgemäß parallel dazu. Sollten Sie keine Antwort auf Ihr Ansuchen bekommen, kann auch von eingangs erwähntem “Ghosting” gesprochen werden.

Während dieses Ghosting für viele Recruiter·innen zum leidigen Thema wird, zeigen Studien, dass Bewerbende grundsätzlich sehr wohl direkt kontaktiert werden möchten – mehr als die Hälfte der Befragten einer forsa Studie gaben etwa an, die Kontaktaufnahme durch ein Unternehmen zu bevorzugen.¹ Sie können also auch in diesem umkämpften Markt hohe Reply Rates erzielen, wenn Sie die wichtigsten Kniffe beachten. 

Im Jobs-Netzwerk XING erhalten Sie eine überdurchschnittliche Antwortrate im Active Sourcing. Denn Nutzer·innen sind heute immer dann auf XING, wenn Sie sich mit Ihrer Karriere und spannenden Möglichkeiten auseinandersetzen. Nutzen Sie dieses Interesse an der Job-Suche für eine hohe Reply Rate!

Antwortrate steigern: Mehr Rückmeldungen mit diesen Strategien

Um die Antwortrate im Active Sourcing zu steigern, können Sie an verschiedenen Stellschrauben drehen. Ihr Anschreiben beispielsweise ist ein hervorragendes Mittel, um Kandidat·innen von einer Rückmeldung zu überzeugen. Aber auch die Wahl des richtigen Zeitpunkts und Netzwerks sind entscheidend. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Strategien, um eine höhere Reply Rate in der Direktansprache zu erzielen.  

Die Tageszeit macht den Unterschied 

Wann ist der ideale Zeitpunkt, um Anschreiben im Active Sourcing zu versenden? Die Antwort ist simpel: Überlegen Sie sich einfach, wann Ihre Zielgruppe ihrer Arbeit nachgeht. Für Push-up-Benachrichtigen im Marketing etwa liegt die beste Tageszeit werktags am Abend zwischen 18 und 19 Uhr.² Die meisten Personen sind zu dieser Zeit entweder gerade am Heimweg oder bereits zuhause. Hier haben sie genügend Zeit, um sich mit Nachrichten auf dem Smartphone zu beschäftigen.  

Eine alternative Möglichkeit ist es, die Anreisezeit zum Arbeitsplatz zu nutzen, also eine Nachricht morgens zwischen 7 und 9 Uhr zu versenden. Recruiting kann viele Erkenntnisse aus den Marketing-Zahlen entnehmen. Denn auch Sie möchten einen Job an potenzielle Bewerbende „verkaufen“. Auch Ihre Zielgruppe hat vor oder nach Arbeitsbeginn am meisten Zeit, um sich mit Nachrichten zu beschäftigen. Damit steigt auch Ihre Antwortrate im Active Sourcing.  

Vermeiden Sie allerdings die Kontaktaufnahme am Wochenende. Personen, denen eine gute Work-Life-Balance wichtig ist, werden sich fragen, wieso in Ihrem Unternehmen wochenends gearbeitet wird. Daraus könnten negative Schlüsse auf Ihre Unternehmenskultur resultieren.  

Personalisieren Sie Ihre Direktnachrichten

Nehmen Sie sich vor der Kontaktaufnahme genügend Zeit, um Recherche zu den angeschriebenen Talenten zu betreiben. Wenn Sie direkt auf Ihre Kandidat·innen eingehen, kann das einen deutlichen Unterschied in der Reply Rate im Active Sourcing machen. Mit diesen Tricks können Sie Ihre Nachrichten etwa personalisieren: 

  • Sprechen Sie die Kandidat·innen direkt mit dem Namen an 
  • Recherchieren Sie vorab im Profil und suchen Sie nach Gemeinsamkeiten oder spannenden Merkmalen, die Sie direkt aufgreifen können 
  • Teilen Sie auch einige Informationen über sich selbst, das macht Sie nahbarer  
  • Bennen Sie konkret, wenn Ihnen eine Qualifikation oder ein Projekt auf XING oder LinkedIn besonders ins Auge sticht. 

Sie müssen übrigens nicht immer einen Aufsatz verfassen, wenn Sie auf Ihre Kandidat·innen eingehen möchten. Versuchen Sie, die Nachricht kurz und knapp zu halten und schnell auf Ihr Anliegen zu kommen.  Denken Sie dabei an sich selbst. Die eigene Freizeit möchte man gezielt nutzen und sich nicht unbedingt mit geschäftlichen Aktivitäten auseinandersetzen. Halten Sie Ihre Nachrichten deshalb kurz und vermeiden Sie ausschweifende Reden. Kurzum: Es gilt, einen guten Mittelweg zu finden.  

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Fokussieren Sie sich auf die richtigen Talente 

Der XING TalentManager gibt Ihnen das richtige Werkzeug an die Hand, damit Sie sich in der Direktansprache auf die richtigen Profile fokussieren. Besonders interessant ist hier die automatische Berechnung der Wechselbereitschaft von XING Mitgliedern. Auf Basis des Nutzer·innen-Verhaltens erhalten Sie eine treffsichere Prognose, wie offen dieses Talent gerade für einen Job-Wechsel ist. Nutzen Sie diese Information, um sich auf die vielversprechendsten Kandidat·innen zu fokussieren. Das steigert nicht nur die Antwortrate in der Direktansprache, sondern sorgt auch für ein effizienteres Vorgehen.  

Reduzieren Sie die Hürden für eine Rückmeldung 

Kennen Sie folgende Situation: Sie erhalten eine interessante Nachricht, haben aber gerade gar keine Zeit, diese zu beantworten. Aber wenn Sie nicht sofort antworten, vergessen Sie darauf? In genau diesen Situationen ist die „One-Click-Reply“-Funktion besonders hilfreich. Wenn Sie Kandidat·innen beispielsweise auf XING anschreiben, erhalten diese bereits vordefinierte Antwort-Möglichkeiten. Diese müssen lediglich angeklickt werden. Als Nutzer·in des XING TalentManagers haben Sie im Tool die Möglichkeit, diese Option für Kandidat·innen zu aktivieren. Die Vorteile in Hinblick auf Ihre Antwortrate im Active Sourcing liegen auf der Hand.  

Wenn Sie beispielsweise „Das klingt interessant“ als Antwort bekommen, wissen Sie, dass grundsätzliches Interesse besteht. Daraufhin können Sie weitere Informationen zu Job und Unternehmen liefern oder direkt ein Gespräch vorschlagen. Natürlich könnten Sie auch nach weiteren Informationen fragen. Fakt ist: Mit der „One-Click-Reply“-Funktion bekommen Sie nicht nur häufiger, sondern auch schneller eine Antwort und können besser einschätzen, ob tatsächliches Interesse besteht. Oder eben auch nicht.  

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Antwortrate im Active Sourcing steigern – mit dem richtigen Netzwerk

XING ist das führende deutschsprachige Jobs-Netzwerk. Das bedeutet, dass die Suche nach Jobs bei den Nutzer·innen im Vordergrund steht. Mit mehr als 22 Millionen Profilen haben Sie Zugang zu jenen Talenten, die sich gerade aktiv mit Karriere-Möglichkeiten auseinandersetzen. Für Ihr Active Sourcing bedeutet das, dass Sie eher Kandidat·innen mit einer höheren Wechselbereitschaft ansprechen. Diese antworten in der Regel mit einer höheren Wahrscheinlichkeit.  

Neben dem XING Postfach werden Nutzer·innen außerdem via Push-Benachrichtigungen oder per E-Mail darüber informiert, dass sie von Ihnen als Recruiter·in kontaktiert worden. Auch damit erhöht sich die Antwortrate Ihrer Direktansprache wird. Selbst dann, wenn User·innen nicht täglich XING nutzen. Dass im Jobs-Netzwerk hohe Reply Rates erzielt werden können, haben unsere Kund·innen schon oft bewiesen. Lesen Sie etwa in dieser Erfolgsgeschichte, wie Orianda einen Bestwert von 91 % Antwortrate erzielen konnte.

Die Transformation zum Jobs-Netzwerk schlägt sich bereits heute in den wichtigsten Kennzahlen für Sie als Recruiter·in nieder. Beispiele gefällig?  

  • Die Recruiter-Reply-Rate (Antwortrate im Active Sourcing) konnte durch eine Vielzahl gezielter Maßnahmen im Jahresvergleich um mehr als ein Drittel gesteigert werden. Talente antworten heute häufiger auf Ihre Anfragen.
  • Die Zahl gut beschriebener Talentprofile, die in der Direktansprache besonders spannend sind, konnte im Jahresvergleich um 9 % gesteigert werden. Über Lebenslauf.com, den wichtigsten Lebenslauf-Generator im deutschsprachigen Raum, kommen täglich unzählige weitere top-befüllte Profile hinzu.  

Reply Rate im Active Sourcing: Fazit

Eine hohe Antwortrate im Active Sourcing hat in vielen Unternehmen Priorität, um in der Direktansprache möglichst effizient vorzugehen. Deshalb gilt es häufig, an den wichtigsten Stellschrauben zu drehen. Wie bei sehr vielen Dingen im Leben gilt auch hier: „Timing ist alles“. Allerdings muss im Anschreiben zusätzlich ein Spagat gemeistert werden: Einerseits sollten Sie nicht zu sehr ausschweifen, andererseits gilt es, Talente persönlich und individuell anzusprechen. Genauso wichtig ist es, auf die richtige Plattform zu setzen. Dabei macht es Sinn, dort zu suchen, wo sich Job-Suchende bereits aufhalten. Das Jobs-Netzwerk XING ist der richtige Ort dafür.  

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¹ forsa im Auftrag von XING: Wechselbereitschaftsstudie 2024.
² Shopauskunft, Push-Nachrichten: Zu welcher Tageszeit versenden?