Mitarbeiter werben Mitarbeiter: So gelingt das Mitarbeiterempfehlungsprogramm 

Die bestehende Belegschaft ist für viele Unternehmen die wichtigste Ressource. Und sie kann auch im Recruiting gewinnbringend genutzt werden. Dann nämlich, wenn Ihr Unternehmen auf ein Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm setzt.  In diesem Glossar-Eintrag erfahren Sie, was unter einem Mitarbeiterempfehlungsprogramm zu verstehen ist und wie es in der Praxis aussehen kann. Und: Sie erhalten wertvolle Tipps für Ihre Umsetzung.  

Mitarbeiter werben Mitarbeiter: Definition 

Mitarbeiter werben Mitarbeiter sind Programme in Unternehmen, die die bestehende Belegschaft dazu animieren sollen, passende Kandidat·innen aus Ihrem Umfeld für offene Stellen zu empfehlen. In der Regel erhalten Mitarbeitende dafür eine entsprechende Prämie. Im Zuge von Mitarbeiter werben Mitarbeiter setzen Sie also Ihre Belegschaft als Recruiting-Kanal ein, um proaktiv passende Mitarbeitende für offene Positionen empfohlen zu bekommen. Damit lassen sich zumeist Kosten in der Mitarbeitersuche einsparen.  

Bei Programmen wie diesen wird davon ausgegangen, dass Mitarbeitende grundsätzlich niemanden empfehlen, die·der aus Ihrer Sicht nicht für die Position geeignet ist. Denn Mitarbeitende wissen: Ihre Empfehlung strahlt auch auf sie selbst ab. Um ein solches Programm im Unternehmen zu etablieren, empfiehlt es sich, die Rahmenbedingungen klar zu definieren und an Ihre Belegschaft zu kommunizieren. Außerdem lohnt es sich, das Programm bei Ihren Mitarbeitenden immer wieder in Erinnerung zu rufen.  

Vorteile von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen 

Mitarbeiterempfehlungsprogramme bringen vielfältige Vorteile mit sich. Und zwar nicht nur für Sie als Unternehmen, sondern auch für Ihre Belegschaft. Folgende Aspekte sind hier wichtig:  

• Kostengünstige und schnelle Art der Personalbeschaffung: Über Mitarbeiterempfehlungsprogramme ist es in der Regel möglich, schneller und kostengünstiger Ihre offenen Stellen zu besetzen. Sie müssen nicht mehr warten, bis sich Talente bei Ihnen bewerben, sondern starten direkt mit dem Auswahlprozess.  
• Höherer Cultural Fit: Ihre Mitarbeitenden kennen Ihre Unternehmenskultur so gut wie niemand sonst. Dementsprechend sind sie auch dazu in der Lage, zu beurteilen, ob Menschen aus Ihrem Bekanntenkreis in Ihr Unternehmen passen. In der Regel werden so auch nur diese Mitarbeitenden empfohlen.  
• Motivation für Ihre Mitarbeitenden: In der Regel sind Mitarbeiterempfehlungsprogramme mit Prämien verbunden. Ein nicht zu unterschätzender Motivationsfaktor für Ihre Belegschaft, die sich hier noch etwas dazuverdienen kann.  
• In der Regel schnellere Einarbeitung: Häufig können Sie empfohlene Mitarbeitende auch schneller einarbeiten, da diese sehr gut zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passen. Das wiederum spart Ihnen zusätzliche Kosten.  
• Ergänzung des Kanal-Mix im Recruiting: In der Personalgewinnung benötigt es unter den schwierigen Bedingungen am Arbeitsmarkt immer häufiger einen breiten Kanal-Mix, um die richtigen Kandidat·innen zu erreichen. Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm ist hier die optimale Ergänzung.  

Mitarbeiter werben Mitarbeiter: Prämie  

Eigentlich kommen Sie als Unternehmen nicht daran vorbei, eine gewisse Incentivierung für Mitarbeiterempfehlungen anzubieten. Am verbreitetsten ist es hier, eine monetäre Prämie festzulegen, die unter bestimmten Bedingungen ausbezahlt wird. Insgesamt gibt es verschiedenste Möglichkeiten, wie Prämien für Mitarbeiterempfehlungsprogramme aussehen können:  

• Bezahlung einer fixen Prämie für jede Position (Keine Unterscheidung)  
• Bezahlung von variablen Prämien je nach Position (Anteil des Jahresgehalts)  
• Bezahlung von fixen Prämien je nach Karrierestufe (Unterschiedliche Bezahlung von Fix-Beträgen je nach Level)  

Zudem gibt es weitere Unterscheidungsmöglichkeiten – nämlich nach dem Zeitpunkt, wann die Prämie ausbezahlt wird:  

• Sofort-Prämienzahlung bei Eingang der Empfehlung 
• Prämienzahlung bei erfolgreicher Einstellung  
• Prämienzahlung nach einigen Monaten (bspw. 6 Monate) nach erfolgreicher Einstellung 
• Kombinierte Variante(n): Teil-Prämie bei Einstellung und Teil-Prämie nach einigen Monaten Unternehmenszugehörigkeit  

Hier muss jedes Unternehmen für sich entscheiden, welches Format für sie am besten funktioniert. In der Regel ist es aber empfehlenswert, die Prämienzahlung an die Qualität der Empfehlung zu koppeln – etwa in Form der Bedingung einer erfolgreichen Einstellung bzw. entsprechenden Firmenzugehörigkeit.  

Darüber hinaus gibt es auch die Möglichkeit, andere Anreize für Mitarbeiterempfehlungen zu setzen: Beispiele hierfür sind etwa bezahlte Wunsch-Weiterbildungen für einen gewissen Betrag, zusätzliche Urlaubstage oder Geschenk-Gutscheine. Am verbreitetsten sind aber zweifelsohne monetäre Prämienzahlungen. In der Regel werden Prämien in der Höhe von hohen dreistelligen bis zu niedrigen vierstelligen Beträgen ausbezahlt.  

Umsetzung von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen  

Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme sollten gut geplant werden, um wirklich zielgerichtet eingesetzt werden zu können. Folgende Schritte gilt es in der Umsetzung von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen zu beachten:  

1. Legen Sie die Rahmenbedingungen fest 

Im ersten Schritt gilt es, die Rahmenbedingungen für Ihr Mitarbeiterempfehlungsprogramm festzulegen. Das betrifft etwa die Prämienfestlegung, die Definition des Prozesses für Ihr Recruiting-Team und die Festlegung der Regeln. Hier lohnt es sich, die Informationen gesammelt auf einer Seite im Intranet oder Ähnlichem zur Verfügung zu stellen. Dies stellt die zentrale Anlaufstelle für Fragen zum Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm dar – im besten Fall sind hier auch die offenen Stellen zu finden.  

Zudem sollten Sie Stellenanzeigen verwenden, die einfach per Knopfdruck teilbar sind. Hier ist es wichtig, dass Sie die Hürden für Ihre Mitarbeitenden so niedrig wie möglich halten. Wichtig ist auch, dass Sie zuständige Personen einplanen, an die beispielsweise die CVs von empfohlenen Mitarbeitenden zu übermitteln sind bzw. die intern über das Programm kommunizieren. Hier ergibt sich durchaus ein Arbeitsaufwand. Schließlich sollten Sie auch darüber nachdenken, klare Recruiting-KPIs für Ihr Programm festzulegen. Ein Beispiel dafür wäre etwa, die Time-to-Hire von Positionen mit Empfehlung mit jener für Positionen ohne Empfehlung zu vergleichen. Oder Sie blicken auf die Firmenzugehörigkeit empfohlener Talente.  

2. Starten Sie mit der Kommunikation  

Sind Sie sich über die Rahmenbedingungen Ihres Programms im Klaren, sollten Sie diese an Ihre Belegschaft kommunizieren. Je nach Größe empfiehlt sich hier ein Posting im Intranet, ein Rund-Mail, ein Aushang am Schwarzen Brett oder eine (virtuelle) Info-Session. Zudem könnten Sie das Empfehlungsprogramm künftig als kurzen Programmpunkt in Ihr Onboarding aufnehmen, sodass sämtliche Neuzugänge sofort wissen, dass Sie ein entsprechendes Programm etabliert haben. Regelmäßige Reminder – etwa in Kombination mit einem Ticker offener Stellen – sind ebenfalls empfehlenswert, um das Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm immer wieder in Erinnerung zu rufen.  

3. Arbeiten Sie kontinuierlich am Prozess 

Ihr Mitarbeiterempfehlungsprogramm ist gut angelaufen, Sie sammeln erste Erfahrungen mit den Bewerbungsprozessen empfohlener Talente? Dann haben Sie hier unbedingt Ihre definierten KPIs im Blick und denken Sie kontinuierlich daran, Ihre Prozesse zu verbessern – wenn dies denn notwendig ist. Bitten Sie auch Ihre Mitarbeitenden um Feedback, ob diese mit den Möglichkeiten, Mitarbeitende zu empfehlen, zufrieden sind oder ob sie Verbesserungspotenzial orten. Schließlich ist es hier von großer Bedeutung, auf die Bedürfnisse Ihrer Belegschaft einzugehen.  

Tipps für Mitarbeiterempfehlungsprogramme  

Mitarbeiterempfehlungsprogramme sind beliebt, sie werden häufig angewandt und sie bringen vielfältige Vorteile für alle Beteiligten mit sich. Sie sind aber dennoch garantiert kein Selbstläufer. Vielmehr gilt es dabei einiges zu beachten. Folgende Tipps verhelfen Ihren Mitarbeiterempfehlungsprogramme zum Erfolg:  

• Ohne starke Arbeitgebermarke haben Sie keine Chance: Wollen Sie empfohlen werden, dann müssen Sie dafür auch etwas leisten. Bedeutet konkret: Investieren Sie in Ihre Arbeitgeberattraktivität, schaffen Sie ein angenehmes, positives Arbeitsumfeld für Ihre Belegschaft und gehen Sie auf deren Bedürfnisse ein. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit massiv, dass Ihre Mitarbeitenden Sie weiterempfehlen.  
• Betreiben Sie Bewusstseinsbildung für Ihr Programm: Das Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm in Ihrem Unternehmen muss niedrigschwellig gestaltet sein, einfach zu verstehen sein und sollte immer wieder in Erinnerung gerufen werden: vom Onboarding bis hin zur laufenden Beschäftigung. Das Ziel sollte sein, dass all Ihre Mitarbeitenden wissen, dass Sie jemanden empfehlen können – und wie.  
• Rahmenbedingungen, Prämien und Spielregeln sollten klar sein: Wichtig ist, dass Sie deutlich festhalten, wie das Programm in Ihrem Unternehmen gestaltet ist. Hierzu lohnt es sich, eine Infoseite einzurichten, auf der die wichtigsten Informationen zusammengefasst sind – so beugen Sie Unzufriedenheit und Diskussionen vor.  
• Transparenz in der Personalauswahl: Wichtig ist auch, dass Sie in der Personalauswahl besonders transparent agieren. Kommunizieren Sie bereits vorab, dass es auch gut möglich ist, dass Sie sich gegen ein empfohlenes Talent entscheiden. Hier ist es wichtig, dass Sie proaktiv mit den beteiligten Mitarbeitenden kommunizieren, um Unzufriedenheit und Frustration vorzubeugen.  
• Mitarbeiterempfehlungen als Teilbereich betrachten: Auch, wenn Sie mit Ihrem Mitarbeiterempfehlungsprogramm hervorragende Ergebnisse erzielen, so ist es wichtig, dass Sie auch weiterhin auf externes Recruiting – wie etwa über die XING Stellenanzeigen – setzen. Ansonsten laufen Sie Gefahr, ein Team zu formen, das aus weitgehend Gleichdenkenden besteht. Oftmals ist es aber ratsamer, mit einer bunten Mischung, die verschiedene Perspektiven, Denkweisen und Erfahrungswerte einbringt, zu arbeiten.  

Mitarbeiter werben Mitarbeiter – Fazit  

Die verschärften Bedingungen am Arbeitsmarkt machen es für viele Unternehmen unumgänglich, neue Wege in der Personalbeschaffung zu gehen. Ein entscheidender Schlüssel: sogenannte Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme. Diese ermöglichen es Ihnen, Ihre bestehende Belegschaft in der Personalgewinnung einzusetzen – das hat massive Vorteile, insbesondere was die Kosten- und Zeit-Dimension im Recruiting betrifft. Gleichzeitig eignet sich ein solches Programm aber auch nicht für jede Position, ein gutes Gleichgewicht mit externer Personalbeschaffung ist in der Praxis zumeist der richtige Weg.  

In der Regel sollten Sie Ihr Mitarbeiterempfehlungsprogramm mit einer Prämie unterfüttern, um einen starken Anreiz für Ihre Mitarbeitenden zu schaffen, Bekannte zu empfehlen – diese Prämie sparen Sie sich in der Folge ohnehin durch sinkende Personalbeschaffungs- und Vakanzkosten.