Strukturiertes Interview: Definition, Fragen und Beispiele 

Haben Sie einige Talente aus den eingehenden Bewerbungen ausgefiltert, die Sie gerne näher kennenlernen möchten? In den folgenden Bewerbungsgesprächen geht es nun darum, die geeignetsten Kandidat·innen für Ihre Vakanz auszufiltern.  

Um eine möglichst hohe Vergleichbarkeit zwischen den Gesprächen zu gewährleisten, hat sich die Verwendung eines strukturierten Interviews etabliert. In diesem Beitrag erfahren Sie, was darunter zu verstehen ist, welche Vor- und Nachteile damit einhergehen sowie welche Fragen verwendet werden. Zudem erhalten Sie praktische Beispiele für Fragen. 

Strukturiertes Interview: Definition  

Strukturierte Interviews sind Bewerbungsgespräche, die nach einem klaren, vorab festgelegten Schema ablaufen. Dabei werden sämtliche Gespräche für alle Kandidat·innen, die für eine Position eingeladen werden, ident abgewickelt.  Bei strukturierten Interviews ist die Vorbereitung entscheidend: Es gilt, einen exakten Leitfaden zu erstellen, der für die Gesprächsführung genutzt werden kann. Dabei ist es wichtig, keine 0815-Fragen zu verwenden, sondern diese auf die konkrete Position maßzuschneidern.  

Strukturierte Interviews bestehen demnach aus einer gewissen Anzahl an Fragen, die exakt auf das Stellenprofil und die für die Position notwendigen Kompetenzen und Erfahrungen abgestimmt werden. Dies erhöht die Objektivität der Personalauswahl.  Strukturierte Interviews lassen sich für sämtliche Positionen und Kandidat·innen einsetzen, jedoch sollten Sie das Fragen-Set jeweils auf die konkrete Stelle anpassen. Der übergeordnete Ablauf kann sich hingegen durchaus wiederholen.  

Das strukturierte Interview kann dabei vom freien Interview unterschieden werden. Im Gegensatz zum strukturierten Interview, wird im freien Interview die Gesprächsführung offener gestaltet und kann zwischen den Kandidat·innen teils deutlich variieren.  

Vorteile strukturierter Interviews 

Strukturierte Interviews bieten vor allem in Hinblick auf die Vergleichbarkeit und Objektivität im Personalauswahlprozess einige Vorteile, weshalb sie ein gerne verwendetes Instrument darstellen. Folgende Vorteile ergeben sich durch die Verwendung strukturierter Interviews: 

• Objektivere Beurteilung wird ermöglicht: Der Einsatz von strukturierten Interviews ermöglicht es Ihnen, eine objektivere Entscheidung zu treffen. Durch das klare und feste Schema können Sie nicht von den wichtigsten Fragen für die konkrete Position abweichen, was die Gefahr reduziert, dass Sie durch persönliche Nähe oder andere Vorurteile zu einem Beurteilungsfehler gelangen. In unserem Blogartikel zu Vorurteilen bei Vorstellungsgesprächen haben wir Ihnen einige zentrale Beurteilungsfehler zusammengefasst.  
• Vergleichbarkeit zwischen den Kandidat·innen: Durch den identen Ablauf der Gespräche mit allen Bewerbenden erreichen Sie eine hohe Vergleichbarkeit der Antworten. Jedes Talent erhält dieselben Fragen zu den Kompetenzen, die für die Position notwendig sind. Wenn Sie in Ihrem Personalauswahlverfahren besonders exakt vorgehen möchten, könnten Sie hier für jede Anforderung einen Zahlenwert festlegen, auf dem die Kandidat·innen bewertet werden. So könnten Sie durch die Verwendung von strukturierten Interviews in Verbindung mit einer Bewertungsmatrix einen tatsächlichen Zahlenwert, um Ihre Bewerbenden zu vergleichen.  
• Klare Struktur im Bewerbungsgespräch: Anders als im freien Gespräch, in dem Sie schnell vom eigentlichen Kernthema des Interviews abkommen können, geht die Gefahr, im strukturierten Interview etwas zu vergessen, gegen Null. Sie verfügen über einen klaren Ablauf und roten Faden, der durch das Vorstellungsgespräch führt. So stellen Sie sicher, dass Sie auch wirklich über alle für die Position relevanten Fragestellungen im Interview behandeln.  

Nachteile strukturierter Interviews 

Auch, wenn es viele Vorteile in der Verwendung strukturierter Interviews gibt, stehen diese gewissen Nachteilen gegenüber:  

• Sterile Gesprächsführung: Durch den strikten Plan kommt kein natürliches Gespräch zustande, es könnte also schwieriger sein, die Kandidat·innen auf menschlicher Ebene kennenzulernen. Dazu könnte in einer späteren Phase des Recruiting-Prozesses ein Team-Kennenlernen eingeplant werden, um diesem persönlichen Aspekt eine größere Bühne zu geben.  
• Zu wenig Fokus auf die Individualität? Zudem könnte die ganz individuelle Persönlichkeit der Kandidat·innen in einem strukturierten Gespräch etwas untergehen. Sie fokussieren sich klar auf Kompetenzen und Erfahrungen – oftmals gibt es aber auch darüberhinausgehende Aspekte, weshalb Kandidat·innen für eine Position geeignet sind.  
• Vorbereitungszeit: Natürlich geht die Vorbereitung eines Gesprächsleitfadens für ein strukturiertes Interview auch mit einem entsprechenden Aufwand einher. Insbesondere, wenn Sie viele verschiedene Positionen zu besetzen haben, kann dies schnell zu einem echten Zeitfresser werden.

Die Vor- und Nachteile eines strukturierten Interviews nochmal zusammengefasst:

Vorteile	Nachteile
Objektivere Beurteilung wird ermöglicht	Sterile Gesprächsführung:
Vergleichbarkeit zwischen den Kandidat·innen	Zu wenig Fokus auf die Individualität?
Klare Struktur im Bewerbungsgespräch	Vorbereitungszeit

Aufbau und Ablauf eines strukturierten Interviews 

Im Vorangegangenen wurde bereits betont, dass strukturierte Interviews zwar ganz spezifische Fragen für die konkrete Position enthalten sollten, der Ablauf aber durchaus positionsübergreifend angeglichen werden kann.  

In der Regel dauert ein strukturiertes Interview zwischen 45 Minuten und einer Stunde. Bei hochrangigen oder spezialisierten Positionen kann das Gespräch bis zu zwei Stunden andauern. Beim Aufbau können grundsätzlich kaum Unterschiede zum freien Interview festgemacht werden, sind beide Gesprächsarten ähnlich. Im Folgenden erhalten Sie einen Vorschlag für den Ablauf eines strukturierten Interviews, wie es in der Praxis umgesetzt werden könnte: 

1. Begrüßung, Smalltalk und Eisbrecher

In der ersten Phase geht es darum, die Nervosität abzulegen und eine kurze Vorstellung und Begrüßung vorzunehmen. In dieser Phase sollten Sie über niedrigschwelligen Smalltalk ins Gespräch finden und den Kandidat·innen so die Möglichkeit geben, etwas lockerer zu werden. Anfangs ist es durchaus gang und gäbe, Ihrer·Ihrem Gesprächspartner·in ein Getränk anzubieten und generell für eine angenehme Atmosphäre zu sorgen. Als Übergang in die nächste Phase könnten Sie kurz auf den Ablauf des Gesprächs eingehen.  

2. Vorstellung des Arbeitgebers

Zumeist beginnen Interviews damit, dass Sie das Unternehmen und die Position vorstellen. Hierbei geht es einerseits darum, das Aufgabenfeld der Position zu konkretisieren und andererseits aufzuzeigen, warum eine Beschäftigung in Ihrem Unternehmen attraktiv ist. Dies ist Ihre Chance, sich als Arbeitgeber zu präsentieren und Ihre Vorteile aufzuzeigen. Zudem sollten Sie hier auch auf Ihre Kultur und Ihr Geschäftsfeld eingehen, um Bewerbenden einen Eindruck für das größere Ganze zu geben.  

3. Präsentation der Kandidat·innen 

In der dritten Phase übergeben Sie das Wort an Ihre·n Kandidat·innen. Diese haben in der Regel die Aufgabe, sich in ein paar Minuten selbst vorzustellen und zu präsentieren. Häufig wird in dieser Phase auch die Motivation für die Bewerbung geklärt.  Diese Phase kann im strukturierten Interview im Grunde auf zwei Arten ablaufen: Entweder Sie geben Ihren Bewerbenden einige Minuten Zeit, um sich vorzustellen und leiten nur mit einer kurzen Frage ein. Oder aber Sie wickeln die Vorstellung anhand konkreter Fragen ab, die Sie stellen.  Beispiele für solche Fragen wären:  

• Warum haben Sie sich für diese Stelle beworben?  
• Warum sollten wir gerade Sie für diese Position einstellen?  
• Welche Stationen in Ihrem Lebenslauf sind besonders relevant für diese Stelle?  

4. Eigentliches strukturiertes Interviews

Erst jetzt beginnt jene Phase, die charakteristisch für strukturierte Interviews ist: Sie arbeiten Ihren Fragenkatalog ab, um durch diesen die Eignung der Bewerbenden zu überprüfen. Hierbei geht es darum, dieselben Fragen an alle Kandidat·innen zu stellen. In der Regel folgen die Fragen dabei einer klaren Reihenfolge, die ebenfalls zwischen allen Kandidat·innen eingehalten werden sollte. Hierfür lohnt es sich, einen Gesprächsleitfaden zu erstellen, um anhand dessen ins Interview zu gehen.  

5. Rückfragen

Haben Sie sämtliche Fragen gestellt, so sollten Sie Ihren Kandidat·innen ausreichend Raum bieten, um selbst Fragen zu stellen. Jene Bewerbenden, die gut vorbereitet ins Gespräch kommen, sollten hier einige Fragen loswerden. Versuchen Sie hier, ausreichend Zeit zur Verfügung zu stellen und die Fragen möglichst umfassend zu beantworten.  

6. Gesprächsabschluss

Im letzten Schritt sorgen Sie für einen angenehmen Gesprächsabschluss für alle Beteiligten. Hierbei geht es darum, die Kandidat·innen über das weitere Vorgehen zu informieren. Je konkretere Daten Sie hierbei nennen können, desto besser. Hier lohnt es sich etwa, proaktiv und transparent zu kommunizieren, sollte es wegen Urlauben einmal etwas länger mit der Entscheidung dauern. Insgesamt gilt: Nach dem Gespräch sollte ein Feedback möglichst schnell kommuniziert werden.  

Im Fall von strukturierten Interviews nehmen Sie die Beurteilung Ihrer Kandidat·innen jedoch erst dann vor, wenn Sie sämtliche Bewerbende interviewt haben. Dies gilt es, in der Planung zu berücksichtigen.  

Strukturiertes Interview: Fragenkatalog  

In strukturierten Interviews setzen Sie verschiedenste Fragestellungen ein. Einige von Ihnen sind spezifisch auf die Position zugeschnitten und können deshalb nicht pauschalisiert werden. Andere sind für verschiedene Positionen wichtig und tauchen immer wieder in Gesprächen auf.  Im Folgenden erhalten Sie Einblick in einige Fragestellungen, die in strukturierten Interviews häufig eingesetzt werden:  

Standardfragen im strukturierten Inteview

• Was sind Ihre Stärken und Schwächen?  
• Warum sind Sie der·die Richtige für diese Position?  
• Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?  

Motivationsfragen 

• Warum haben Sie sich dafür entschieden, sich für diese Stelle zu bewerben?  
• Warum möchten Sie in unsrem Unternehmen arbeiten? 
• Was sind Ihre beruflichen Ziele? Was möchten Sie in unserem Unternehmen erreichen?  

Fragen zum Teamgefüge 

• Wie arbeiten Sie in einem Team? 
• Wie kommunizieren Sie mit Ihren Kollegen? 
• Wie lösen Sie Probleme mit Ihren Kollegen? 
• Wie feiern Sie Erfolge mit Ihrem Team? 
• Wie motivieren Sie Ihr Team? 

Strukturiertes Interview Persönlichkeitsfragen 

• Wie arbeiten Sie am liebsten? 
• Wie gehen Sie mit Stress um? 
• Wie gehen Sie mit Konflikten um? 
• Wie gehen Sie mit Feedback um? 

Darüber hinaus gibt es spezielle Typen von Fragestellungen, die in der Praxis immer wieder zum Einsatz kommen. Diese sollten in der Praxis an die konkreten Anforderungen der gesuchten Position angepasst werden. Hierbei sind besonders folgende verbreitet, in der konkreten Ausformulierung sollten Sie sich auf die Anforderungen des Jobs beziehen:  

Situative Fragestellungen  

Hierbei geht es darum, das Verhalten von Kandidat·innen in bestimmten Situationen abzufragen. Sie erklären kurz eine fiktive Situation und fragen die Bewerbenden, wie sich diese in dieser Situation verhalten würden. Beispiele hierfür sind etwa:  

• Stellen Sie sich vor, dass ein Konzept, das Sie mit Ihrem Team in wochenlanger Arbeit erstellt haben, bei der Vorstellung schlechtes Feedback erhält. Wie reagieren Sie?  
• Stellen Sie sich vor, ein·e Kund·in kommt kurz vor Ladenschluss in Ihr Geschäft und fragt um eine intensivere Beratungsleistung an. Was sagen Sie?  

Fragen zum Verhalten der Person im strukturierten Interview  

Diese Fragen zielen darauf ab, besser einschätzen zu können, wie Personen sich in Hinblick auf gewisse Situationen verhalten. Diese sind insofern von den vorherigen Fragen abzugrenzen, als dass hier spezifischen Situationen abgefragt werden, sondern allgemeiner formuliert wird. Beispiele hierfür sind etwa:  

• Sie arbeiten an diversen Projekten gleichzeitig. Wie setzen Sie Ihre Prioritäten, um alle Projekte erfolgreich durchzuführen?  
• Sie übernehmen die Leitung in einem neuen, wichtigen Projekt. Was sind Ihre ersten Schritte?  

Fragen zum bisherigen Werdegang  

Viel mehr als die Ausbildung ist bei der Wahl der geeignetsten Kandidat·innen die bisherige Berufserfahrung entscheidend. Hierbei geht es darum, konkrete Vorerfahrungen abzufragen, die Relevanz für die offene Position haben. Beispiele hierfür sind etwa:  

• Erzählen Sie uns von einer Situation in Ihrer bisherigen Berufserfahrung, in der eine Marketing-Kampagne nicht die gewünschten Ergebnisse erzielen konnte. Wie sind Sie vorgegangen, um diese zu optimieren?  
• Haben Sie in Ihrer bisherigen Laufbahn Erfahrungen damit gesammelt, Active-Sourcing-Strategien für spezielle Top-Positionen in Ihrem Unternehmen zu entwickeln? Wie sind Sie dabei vorgegangen?  

Unter unseren Vorlagen finden Sie zahlreiche Interview-Fragen für verschiedenste Positionen. Diese können Ihnen dabei helfen, die richtigen Fragen für Ihre geplanten strukturierten Interviews auszuwählen.  

Tipps zur Umsetzung strukturierter Interviews 

Um erfolgreich strukturierte Interviews durchzuführen, ist vor allem die Planung entscheidend. Mit einem umfassenden Interview-Leitfaden haben Sie eine gute Struktur, um verschiedene Kandidat·innen vergleichbar auf Ihre Eignung hin zu überprüfen. Folgende weiterführenden Tipps sollten Sie beachten: 

1) Achten Sie auf einen lockeren Zeitplan  

Natürlich möchten Sie in einem strukturierten Interview so viel wie möglich über Ihre Kandidat·innen herausfinden. Zugleich sollten Sie aber auch nicht zu viele Fragen für einen engen Zeitrahmen einplanen. Ihre Bewerbenden werden ausführlich von sich erzählen – das kann schnell einiges an Zeit in Anspruch nehmen. Zudem werden auch Sie über Ihr Unternehmen erzählen. Am Ende sind außerdem Fragen vonseiten der Kandidat·innen eingeplant: Fokussieren Sie sich somit auf die wichtigsten Fragestellungen, um eine angenehme Gesprächsführung ohne Stress sicherzustellen.  

2) Investieren Sie Zeit in Ihren Fragenkatalog 

Der Fragenkatalog stellt die Basis dar, mit der Sie Ihre Kandidat·innen schlussendlich bewerten. Dementsprechend viel Herzblut sollten Sie in diesen investieren. Am Ende sollte ein Leitfaden entstehen, dessen Fragen tatsächlich in der Lage sind, das geeignetste Talent für die Position auszuwählen. 

Angesichts des engen Zeitrahmens sollten Sie zudem jede Frage, die Sie in Ihrem Leitfaden eingeplant haben, kritisch hinterfragen. Ist diese wirklich notwendig? Welchen Mehrwert versprechen Sie sich aus der Antwort? 

3) Führen Sie Protokoll 

Der beste Leitfaden nützt nichts, wenn Sie sich in der Bewertung auf Ihre Erinnerung aus den Gesprächen verlassen. Insbesondere, wenn Sie mehrere Gespräche geführt haben, werden Sie nur noch unpräzise zuordnen können, welche Aspekte Ihnen in den Interviews aufgefallen sind.  Deshalb sollten Sie unbedingt während des Gesprächs Protokoll führen und festhalten, wie die Talente auf Ihre Fragen geantwortet haben. Hierbei lohnt es sich, bereits im Vorfeld ein Bewertungsschema (nächster Punkt) zu erstellen, in das Sie Ihr Protokoll eintragen.  

Bewertungsschema festlegen 

Das Bewertungsschema hilft Ihnen schlussendlich, auf Basis der Antworten eine Entscheidung zu treffen. Hierbei können Sie etwa eine Matrix auf Basis des Anforderungsprofils entwickeln, die Ihnen eine Auswertung in Punkten erlaubt. Dabei können Sie auch komplexer vorgehen: Versehen Sie etwa jede Anforderung mit einer Gewichtung und bewerten Sie jedes Talent auf einer Skala. So können Sie schlussendlich einen Wert errechnen, der die Eignung für die Position möglichst transparent einschätzt.  

Sollten verschiedene Personen in Ihrem Unternehmen an den Gesprächen teilnehmen, dann sollten Sie zudem klare Richtlinien für die Bewertung festlegen. So könnten Sie etwa bei jedem Punkt inkludieren, wie optimale Antworten aussehen könnten und welche Antworten aus Ihrer Sicht völlig unpassend sind.  

Fazit  

Strukturierte Interviews sind ein beliebtes Mittel im Recruiting, schließlich ermöglichen Sie es Unternehmen, eine möglichst objektive und vergleichbare Kandidat·innen-Bewertung vorzunehmen. Nicht für jedes Unternehmen und jede Position ist dies aber die optimale Lösung, da ein freies Gespräch demgegenüber für eine natürlichere Gesprächsführung sorgt. 

Im Zuge von strukturierten Interviews ist eine umfassende Vorbereitung entscheidend. Mit einem fundierten Gesprächsleitfaden stellen Sie sicher, dass Sie tatsächlich die richtigen Fragen stellen, um Ihre Bewerbenden bestmöglich auf deren Eignung hin zu überprüfen. Bedienen Sie sich hierbei an den Fragetypen, die im Zuge dieses Beitrags vorgestellt wurden. Wichtig ist hier, dass Sie Ihre Fragen auf die konkrete Position und deren Anforderungen anpassen.