DSGVO-konformes Bewerbermanagement bedeutet, dass Sie im gesamten Bewerbermanagement Prozess die Datenschutz-Grundverordnung einhalten. Das umfasst die rechtskonforme Erhebung, Speicherung und Verarbeitung von Bewerberdaten, transparente Information der Bewerbenden über die Datennutzung und die Einhaltung von Löschfristen. Datenschutz im Recruiting schützt nicht nur die Rechte Ihrer Bewerbenden, sondern bewahrt Ihr Unternehmen auch vor rechtlichen Konsequenzen und Reputationsschäden.
Was bedeutet DSGVO-konformes Bewerbermanagement konkret?
DSGVO-konformes Bewerbermanagement heißt, dass Sie Bewerberdaten nur mit gültiger Rechtsgrundlage erheben und verarbeiten dürfen. Die wichtigste Grundlage ist § 26 Bundesdatenschutzgesetz, der die Datenverarbeitung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erlaubt. Sie dürfen nur Informationen sammeln, die für die Stellenbesetzung relevant sind.
Die Datenschutz-Grundverordnung gilt seit Mai 2018 EU-weit und regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten. Im Recruiting-Kontext betrifft das alle Informationen, die Sie über Bewerbende sammeln: vom Lebenslauf über Anschreiben bis zu Notizen aus Vorstellungsgesprächen.
Für Ihr Unternehmen bedeutet das konkret: Sie müssen jeden Schritt im Bewerbermanagement Prozess datenschutzkonform gestalten. Das beginnt bei der Stellenausschreibung, geht über die Bewerbungsannahme und reicht bis zur Löschung abgelehnter Unterlagen. Verstöße können teuer werden – Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes sind möglich.
Warum ist das relevant? Bewerbende vertrauen Ihnen sensible persönliche Daten an. Dieses Vertrauen zu schützen, stärkt Ihre Arbeitgebermarke und zeigt professionelle Recruiting-Standards.
Welche Bewerberdaten dürfen Sie überhaupt speichern und verarbeiten?
Sie dürfen alle Daten erheben, die für die Beurteilung der Eignung für die ausgeschriebene Stelle notwendig und relevant sind. Das Prinzip der Datenminimierung gilt: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.
Zulässige Bewerberdaten:
- Kontaktdaten (Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer)
- Berufliche Qualifikationen und Ausbildung
- Berufserfahrung und bisherige Tätigkeiten
- Zeugnisse und Nachweise relevanter Abschlüsse
- Sprachkenntnisse und fachliche Kompetenzen
- Gehaltsvorstellungen und Verfügbarkeit
Freiwillige Daten mit Einwilligung:
- Foto (nur mit ausdrücklicher Zustimmung)
- Speicherung im Talentpool für zukünftige Positionen
- Zusätzliche Informationen über die konkrete Stelle hinaus
Unzulässige Datenerhebungen:
- Familienstand und Kinderwunsch (außer bei spezifischen Ausnahmen)
- Religionszugehörigkeit (außer bei Tendenzbetrieben)
- Gesundheitsdaten ohne konkreten Stellenbezug
- Politische Einstellungen oder Gewerkschaftszugehörigkeit
- Informationen aus Social-Media-Profilen ohne Zustimmung
Die Zweckbindung ist dabei wichtig: Sie dürfen Bewerberdaten nur für den angegebenen Zweck nutzen. Wollen Sie abgelehnte Bewerbende später für andere Stellen kontaktieren, brauchen Sie dafür eine separate Einwilligung.
Praktisches Beispiel: Fragen Sie im Bewerbungsformular nach dem Geburtsdatum, müssen Sie begründen können, warum diese Information für die Stellenbesetzung relevant ist. In den meisten Fällen ist sie es nicht.
Wie lange dürfen Bewerbungsunterlagen gespeichert werden?
Bewerbungsunterlagen abgelehnter Talente dürfen Sie maximal sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens speichern. Diese Frist orientiert sich an der Klagefrist nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), die drei Monate beträgt. Die sechs Monate geben Ihnen einen Sicherheitspuffer für eventuelle rechtliche Auseinandersetzungen.
Nach Ablauf dieser Frist müssen Sie alle Unterlagen vollständig löschen – digital wie analog. Das umfasst Lebensläufe, Anschreiben, Zeugnisse, Notizen aus Gesprächen und alle weiteren gesammelten Informationen.
Bei eingestellten Mitarbeitenden werden die Bewerbungsunterlagen Teil der Personalakte. Diese dürfen Sie während des Beschäftigungsverhältnisses und darüber hinaus nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Personalakten speichern.
Ausnahme Talentpool: Möchten Sie Bewerbende länger im System behalten, benötigen Sie deren ausdrückliche Einwilligung. Diese muss freiwillig erfolgen und kann jederzeit widerrufen werden. Dokumentieren Sie die Einwilligung nachweisbar und informieren Sie transparent über Dauer und Zweck der Speicherung.
Praktischer Tipp: Richten Sie automatische Löschfristen in Ihrem System ein. So vermeiden Sie, dass Daten länger als erlaubt gespeichert bleiben und Sie gegen die DSGVO verstoßen.
Was müssen Sie Bewerbende über die Datenverarbeitung informieren?
Nach Artikel 13 DSGVO müssen Sie Bewerbende umfassend und transparent über die Verarbeitung ihrer Daten informieren. Diese Information muss zum Zeitpunkt der Datenerhebung erfolgen – also idealerweise bereits in der Stellenausschreibung oder spätestens beim Bewerbungseingang.
Pflichtangaben in Ihrer Datenschutzerklärung für Bewerbende:
- Name und Kontaktdaten Ihres Unternehmens als Verantwortlicher
- Kontaktdaten Ihrer Datenschutzbeauftragten (falls vorhanden)
- Zweck der Datenverarbeitung (Durchführung des Bewerbungsverfahrens)
- Rechtsgrundlage (§ 26 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
- Speicherdauer der Bewerbungsdaten
- Empfänger der Daten (z. B. beteiligte Fachabteilungen)
- Information über eventuelle Datenübermittlung in Drittländer
Rechte der Bewerbenden:
- Auskunftsrecht über gespeicherte personenbezogene Daten
- Recht auf Berichtigung fehlerhafter Informationen
- Recht auf Löschung (unter bestimmten Voraussetzungen)
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
- Recht auf Datenübertragbarkeit
- Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung
- Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzbehörde
Die Information sollte klar verständlich und leicht zugänglich sein. Verlinken Sie die Datenschutzerklärung gut sichtbar auf Ihrer Karriereseite und im Bewerbungsformular. Verwenden Sie eine einfache Sprache ohne juristisches Fachchinesisch.
Wie setzen Sie DSGVO-konformes Bewerbermanagement in der Praxis um?
Die praktische Umsetzung datenschutzkonformer Recruiting-Prozesse erfolgt in mehreren Schritten. Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Prozesse und identifizieren Sie Schwachstellen.
Technische Sicherheitsmaßnahmen:
Nutzen Sie verschlüsselte Datenübertragung für Online-Bewerbungen. Stellen Sie sicher, dass Ihr Bewerbungsformular über eine sichere HTTPS-Verbindung läuft. Speichern Sie Bewerberdaten auf geschützten Servern mit Zugriffskontrollen.
Definieren Sie klare Zugriffsberechtigungen: Nur Personen, die direkt am Recruiting-Prozess beteiligt sind, dürfen auf Bewerberdaten zugreifen. Dokumentieren Sie, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat.
Prozessuale Maßnahmen:
Erstellen Sie eine Datenschutzerklärung speziell für Bewerbende und machen Sie diese leicht zugänglich. Schulen Sie Ihr Recruiting-Team regelmäßig zu Datenschutzanforderungen. Implementieren Sie automatische Löschfristen nach sechs Monaten.
Holen Sie Einwilligungen für Talentpools separat ein und dokumentieren Sie diese nachweisbar. Verwenden Sie standardisierte Vorlagen für Einwilligungserklärungen, die alle rechtlichen Anforderungen erfüllen.
Rolle von Bewerbermanagement-Software:
Moderne Recruiting-Tools unterstützen Sie bei der DSGVO-konformen Umsetzung. Ein professioneller Bewerbungsmanager bietet automatische Löschfristen, verschlüsselte Datenübertragung und integrierte Datenschutzfunktionen. So minimieren Sie manuelle Fehlerquellen und stellen sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind.
Dokumentation und Nachweispflichten:
Führen Sie ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten für Ihren Bewerbermanagement Prozess. Dokumentieren Sie technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz. Bei Anfragen von Bewerbenden oder Prüfungen durch Datenschutzbehörden können Sie so schnell nachweisen, dass Sie alle Anforderungen erfüllen.
Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Prozesse noch aktuell sind und passen Sie diese bei Bedarf an. Datenschutz ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess.
Mit einem strukturierten Ansatz und den richtigen Tools wird DSGVO-konformes Bewerbermanagement zur Routine in Ihrem Recruiting-Alltag. Das schafft Rechtssicherheit für Ihr Unternehmen und Vertrauen bei Ihren Bewerbenden.
