Bewerber haben ein Recht darauf zu erfahren, was mit ihren persönlichen Daten passiert. Die DSGVO verpflichtet Arbeitgeber, transparent über die Verarbeitung von Bewerbungsdaten zu informieren. Sie müssen angeben, wer die Daten verarbeitet, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange sie gespeichert werden. Diese Transparenz schafft Vertrauen im Bewerbermanagement Prozess und zeigt professionelles Handeln. Ohne korrekte Information riskieren Sie Bußgelder und Reputationsschäden.
Warum müssen Bewerber überhaupt über Datenschutz informiert werden?
Die DSGVO schreibt vor, dass Arbeitgeber Bewerber aktiv über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten informieren müssen. Diese Informationspflicht greift in dem Moment, in dem Sie Bewerbungsdaten erheben – also bereits bei der ersten Kontaktaufnahme oder beim Ausfüllen eines Online-Formulars.
Bewerber vertrauen Ihnen sensible Informationen an: Lebenslauf, Zeugnisse, Kontaktdaten und oft auch Gehaltsvorstellungen. Sie haben das Recht zu wissen, was mit diesen Daten geschieht. Werden sie weitergegeben? Wie lange bleiben sie gespeichert? Wer hat Zugriff darauf?
Die rechtliche Grundlage findet sich in Artikel 13 DSGVO. Dort ist genau festgelegt, welche Informationen Sie Bewerbern zur Verfügung stellen müssen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung selbst ist meist Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO – die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person.
Transparente Kommunikation über Datenschutz signalisiert Professionalität und stärkt Ihr Arbeitgeber-Image. Talente fühlen sich ernst genommen und sicher im Bewerbungsprozess. Das ist besonders wichtig in Zeiten, in denen qualifizierte Fachkräfte sich ihre Arbeitgeber aussuchen können.
Welche Informationen müssen Sie Bewerbern zum Datenschutz geben?
Die DSGVO definiert klar, welche Pflichtangaben in Ihren Datenschutzhinweisen stehen müssen. Diese Informationen sorgen dafür, dass Bewerber verstehen, was mit ihren Daten passiert und welche Rechte sie haben.
Verantwortliche Stelle: Nennen Sie Ihr Unternehmen mit vollständiger Adresse und Kontaktdaten. Falls vorhanden, geben Sie auch die Kontaktdaten Ihrer Datenschutzbeauftragten an.
Zweck der Datenverarbeitung: Erklären Sie konkret, wofür Sie die Bewerbungsdaten nutzen – etwa zur Prüfung der Eignung für die ausgeschriebene Position oder für ähnliche Vakanzen.
Rechtsgrundlage: Benennen Sie die rechtliche Basis für die Verarbeitung. Bei Bewerbungen ist das meist Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG.
Speicherdauer: Geben Sie an, wie lange Sie die Daten aufbewahren. Üblich sind sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, um mögliche Nachfragen oder rechtliche Ansprüche klären zu können.
Empfänger der Daten: Informieren Sie darüber, wer Zugriff auf die Bewerbungsdaten hat – etwa Fachabteilungen, Geschäftsführung oder externe Dienstleister wie Personalberater.
Betroffenenrechte: Weisen Sie auf die Rechte der Bewerber hin: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit. Erwähnen Sie auch das Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzbehörde.
Wann und wo platzieren Sie Datenschutzhinweise im Bewerbungsprozess?
Der richtige Zeitpunkt für Datenschutzinformationen ist vor oder spätestens bei der Datenerhebung. Sie müssen die Hinweise so platzieren, dass Bewerber sie nicht übersehen können und vor dem Absenden ihrer Unterlagen darauf zugreifen.
Bei Stellenausschreibungen: Verlinken Sie bereits in der Stellenanzeige auf Ihre ausführlichen Datenschutzhinweise. Ein kurzer Hinweis wie „Informationen zum Datenschutz finden Sie hier” genügt, wenn der Link gut sichtbar ist.
Auf der Karriereseite: Integrieren Sie einen eigenen Bereich für Datenschutzinformationen oder verlinken Sie prominent auf Ihre allgemeine Datenschutzerklärung mit einem speziellen Abschnitt für Bewerber.
In Online-Bewerbungsformularen: Platzieren Sie die Datenschutzhinweise direkt im Formular. Am besten funktioniert ein Link unmittelbar vor dem Absende-Button. Manche Unternehmen nutzen auch eine Checkbox, mit der Bewerber bestätigen, die Hinweise zur Kenntnis genommen zu haben – rechtlich notwendig ist das nicht, es erhöht aber die Aufmerksamkeit.
Bei E-Mail-Bewerbungen: Fügen Sie Ihrer Eingangsbestätigung einen Hinweis auf Ihre Datenschutzinformationen bei. Falls Sie in der Stellenanzeige eine E-Mail-Adresse angeben, sollte dort bereits ein Verweis auf die Datenschutzhinweise stehen.
Wichtig ist die Kombination aus Sichtbarkeit und Zugänglichkeit. Die Informationen müssen leicht auffindbar sein, ohne den Bewerbungsprozess zu verkomplizieren.
Wie formulieren Sie verständliche Datenschutzhinweise für Bewerber?
Datenschutzhinweise müssen rechtlich korrekt sein, aber niemand profitiert von unverständlichem Juristendeutsch. Ihr Ziel ist es, Bewerber tatsächlich zu informieren – nicht sie mit Fachbegriffen zu verwirren.
Nutzen Sie klare Sprache: Schreiben Sie in kurzen Sätzen und vermeiden Sie Schachtelsätze. Statt „Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO” schreiben Sie: „Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihre Bewerbung zu prüfen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).”
Strukturieren Sie übersichtlich: Gliedern Sie die Informationen in logische Abschnitte mit aussagekräftigen Zwischenüberschriften. Nutzen Sie Aufzählungen statt langer Absätze, wenn Sie mehrere Punkte erklären.
Erklären Sie Fachbegriffe: Wenn Sie rechtliche Begriffe verwenden müssen, fügen Sie eine kurze Erklärung hinzu. „Betroffenenrechte” klingt abstrakt – „Ihre Rechte: Was Sie tun können” ist verständlicher.
Seien Sie konkret: Statt „Ihre Daten werden für eine angemessene Zeit gespeichert” schreiben Sie: „Wir löschen Ihre Bewerbungsunterlagen sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens.”
Bieten Sie Kontaktmöglichkeiten: Geben Sie deutlich an, an wen sich Bewerber bei Fragen wenden können. Eine E-Mail-Adresse und Telefonnummer schaffen Vertrauen.
Ein moderner Bewerbungsmanager unterstützt Sie dabei, Datenschutzhinweise rechtssicher und nutzerfreundlich in den Bewerbungsprozess zu integrieren.
Was passiert, wenn Sie Bewerber nicht korrekt über Datenschutz informieren?
Verstöße gegen die Informationspflichten der DSGVO können teuer werden. Die Datenschutzbehörden haben die Befugnis, Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes zu verhängen – je nachdem, welcher Betrag höher ist.
In der Praxis fallen die Strafen bei kleineren Unternehmen meist moderater aus, aber auch fünfstellige Beträge können empfindlich treffen. Die Höhe richtet sich nach der Schwere des Verstoßes, der Anzahl betroffener Personen und dem Grad des Verschuldens.
Beschwerden bei Datenschutzbehörden: Bewerber können sich direkt an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden, wenn sie ihre Rechte verletzt sehen. Die Behörde prüft dann Ihre Prozesse und kann Nachbesserungen anordnen. Solche Verfahren binden Zeit und Ressourcen.
Reputationsschäden: In Zeiten von Bewertungsportalen und sozialen Medien verbreiten sich negative Erfahrungen schnell. Bewerber, die sich unfair behandelt fühlen, teilen das öffentlich. Das schadet Ihrem Arbeitgeber-Image und macht es schwerer, gute Talente zu gewinnen.
Rechtliche Risiken: Bewerber können auch zivilrechtliche Ansprüche geltend machen, etwa Schadenersatz bei nachweisbaren Schäden durch Datenschutzverstöße.
Die gute Nachricht: Korrekte Datenschutzinformation ist keine Raketenwissenschaft. Mit klaren Prozessen und verständlichen Hinweisen erfüllen Sie die Anforderungen problemlos. Das schützt nicht nur vor Strafen, sondern zeigt auch Respekt gegenüber den Menschen, die sich bei Ihnen bewerben.
Professionelles Bewerbermanagement bedeutet heute mehr als nur die Verwaltung von Unterlagen. Es umfasst auch den verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Daten und transparente Kommunikation mit allen Talenten, die sich für Ihr Unternehmen interessieren.
