Eingangsbestätigung Bewerbung

Eine Eingangsbestätigung der Bewerbung bzw. ein Antwortschreiben auf die Bewerbung gibt den Bewerbenden die Sicherheit, dass ihre Bewerbung angekommen ist. Besonders bei Ausschreibungen mit Bewerbungsfrist ist es wichtig, über den Erhalt der Unterlagen zu informieren. Indem Sie den Bewerbungseingang bestätigen, hinterlassen Sie einen professionellen Eindruck und können den Bewerbenden Informationen über die nächsten Schritte mitgeben.  

Die richtige Formulierung der Bestätigung über den Eingang der Bewerbung ist somit relevant für eine positive Erfahrung der Kandidat·innen mit Ihrem Unternehmen. Damit Sie eine solche E-Mail einfach erstellen können, haben wir für Sie alle Informationen zum Thema Eingangsbestätigung der Bewerbung inklusive Vorlagen für Ihre E-Mail-Bausteine im folgenden Text zusammengestellt. Die vollständige Muster-E-Mail finden Sie in unserem Whitepaper zu E-Mail-Vorlagen entlang des Recruiting-Prozesses. 

Bestandteile einer Eingangsbestätigung inkl. Muster-E-Mail 

Eine E-Mail, die den Bewerbungseingang bestätigt, sollte folgende Elemente beinhalten, damit die Bewerbenden alle benötigten Informationen erhalten: 

Klare Eingangsbestätigung der Bewerbung

In einem ersten Schritt ist es wichtig, dass Sie eine Bestätigung über den Eingang der Bewerbung formulieren. Diese Information sollte möglichst am Anfang der E-Mail zu finden sein und klar verdeutlichen, dass die Bewerbung erfolgreich eingegangen ist. Hierfür eignen sich Formulierungen wie:  

„Ihre Unterlagen sind sicher bei uns angekommen und wir werden sie umgehend bearbeiten.“ 

Informationen zum weiteren Vorgehen

Geben Sie Ihren Kandidat·innen außerdem Informationen dazu, was nun mit der Bewerbung passiert und was die nächsten Schritte für sie sind. Nach Möglichkeit sollten Sie bekannt geben, wann die Bewerbenden mit einer Rückmeldung Ihres Unternehmens rechnen können. Im Antwortschreiben auf die Bewerbung könnten Sie beispielweise Folgendes inkludieren: 

„Sobald wir Ihr Profil geprüft haben und Sie für den weiteren Auswahlprozess berücksichtigen können, folgt im nächsten Schritt die Einladung zu einem Interview.“ 

Kontaktdaten für Rückfragen

Fügen Sie Ihrer Eingangsbestätigung für die Bewerbung außerdem die Kontaktdaten der dafür zuständigen Person an. So bieten Sie Bewerbenden die Möglichkeit, bei Fragen oder Anliegen direkt die richtige Person kontaktieren zu können. Dafür eignen sich Sätze wie: 

„Wenden Sie sich bei Fragen bitte an [Kontaktperson] – schriftlich unter [E-Mail der Kontaktperson] oder telefonisch unter [Telefonnummer Kontaktperson].“ 

Best-Practice-Tipps für Ihre Eingangsbestätigung der Bewerbung  

Das Antwortschreiben auf die Bewerbung ist der erste direkte Austausch, den die Kandidat·innen mit Ihrem Unternehmen haben. Mit unseren Best-Practice-Tipps gelingt es Ihnen, die oben genannten E-Mail-Bestandteile perfekt abzurunden und so einen guten Eindruck zu hinterlassen: 

1. Bedanken Sie sich  

Eine Bewerbung zu verfassen, kostet Zeit und Mühe. Bedanken Sie sich daher bei den Bewerbenden für Ihr Interesse an Ihrem Unternehmen und die Zeit, die diese in die Bewerbung gesteckt haben. Das drückt Wertschätzung aus und schafft eine gute Basis für die weitere Kommunikation. 

2. Information zum zeitlichen Rahmen geben

Teilen Sie den Bewerbenden mit, wann sie mit einer Rückmeldung auf die Bewerbung rechnen können. Wichtig ist dabei, dass Sie den angegebenen Zeitraum einhalten können und dennoch keine lange Wartezeit für die Bewerber·innen entsteht. Sonst könnten sich bei Bewerbenden in der Zwischenzeit andere Job-Aussichten ergeben. Außerdem zeigt eine kurze Bearbeitungsdauer Ihre Wertschätzung für die Zeit der Kandidat·innen und vermittelt ein großes Interesse daran, neue Talente zu finden. 

3. Kommunikation auf Augenhöhe  

Kommunizieren Sie mit Bewerbenden immer auf Augenhöhe und seien Sie in Ihrem Umgang stets höflich. Eine freundliche und professionelle Eingangsbestätigung zur Bewerbung gehört zum guten Umgangston eines jeden Unternehmens und trägt grundlegend zum Aufbau guter Beziehungen mit Ihren zukünftigen Mitarbeiter·innen bei. 

 

Checkliste vor dem Versenden der E-Mail

Bevor Sie Ihre Eingangsbestätigung der Bewerbung versenden, können Sie mit dieser Checkliste kontrollieren, ob Ihre Nachricht alle nötigen Informationen für Ihre Bewerbenden beinhaltet: 

• Individualisierte Ansprache 
• Dank für das Interesse an Ihrem Unternehmen 
• Information zum Eingang der Bewerbung 
• Bearbeitungsdauer der Bewerbung 
• Informationen zu den nächsten Schritten 
• Kontaktdaten der zuständigen Person