Die Einladung zum Vorstellungsgespräch ist ein wichtiger Schritt für die Auswahl des oder der besten Kandidat·in. Gerne werden Bewerber·innen telefonisch kontaktiert, um sie zu einem Bewerbungsgespräch einzuladen. Sie sollten jedoch in jedem Fall die Einladung zum Vorstellungsgespräch auch schriftlich versenden, damit Datum und Ort direkt festgehalten werden und es zu keinen Missverständnissen kommen kann.
Diese E-Mail sollten Sie mit allen wichtigen Informationen versehen und bedacht formulieren, damit es zu keinen Missverständnissen kommt. Eine detaillierte Vorlage für eine Einladung zum Bewerbungsgespräch finden Sie in unserem Whitepaper, zusammen mit weiteren Muster-E-Mails, die Ihnen die Kommunikation im Bewerbungsprozess erheblich erleichtern.
E-Mail-Vorlagen entlang des Recruiting-Prozesses
In unserem Whitepaper finden Sie eine Übersicht an E-Mail-Vorlagen für Ihren Recruiting-Prozess.
Vorlage für eine Einladung zum Vorstellungsgespräch – Die Bestandteile
Eine Einladung zum Bewerbungsgespräch sollte alle nötigen Informationen enthalten, die die Bewerbenden benötigen. Achten Sie darauf die folgenden Elemente in Ihrer E-Mail einzubauen, um zügig einen Termin für das Gespräch festzulegen:
Einladung zum Bewerbungsgespräch
Im ersten Schritt muss die E-Mail klar machen, dass Sie die Person zum Bewerbungsgespräch einladen möchten. Unterstreichen Sie dabei das Interesse, dass Sie an dem oder der Kandidat·in haben und bringen Sie Ihre Freude zum Ausdruck sich näher kennenzulernen. Gerne können Sie im Betreff bereits die Einladung ankündigen.
„Wir haben Ihre Bewerbung mit großem Interesse gelesen und würden uns freuen Sie
persönlich kennenzulernen. Gerne möchten wir Sie hiermit zu einem Vorstellungsgespräch
einladen.“
Informationen zum Gespräch
Der Kern der Einladung zum Vorstellungsgespräch sind alle Informationen zu Datum, Ort und Uhrzeit. Geben Sie außerdem bekannt, wie lange das Bewerbungsgespräch dauern wird und wer bei diesem anwesend sein wird.
Fügen Sie Ihrer Einladung unbedingt Ersatztermine an, die zu verschiedenen Tageszeiten und an unterschiedlichen Wochentagen sind. So erhöhen Sie die Chancen direkt einen passenden Termin zu finden. Erklären Sie außerdem, was das Ziel des Gesprächs sein soll, damit die Bewerbenden wissen, was sie erwartet:
„Ziel des Interviews ist ein entspanntes Kennenlernen und das Beantworten all Ihrer offenen Fragen.“
Kontaktdaten für Rückfragen
Für den Fall, dass keiner der Termine für die Person passend ist, sollten Sie nochmals Ihre Kontaktdaten in der E-Mail anführen. So kann der oder die Kandidat·in Sie direkt telefonisch kontaktieren und es kann zügig ein Ersatztermin gefunden werden. Auch für etwaige Rückfragen zum Bewerbungsprozess oder bei kurzfristigen Änderungen zum Termin sind die Kontaktdaten sinnvoll.
„Für einen Alternativtermin oder bei Rückfragen kontaktieren Sie mich gerne unter [Telefonnummer].“
Best-Practice-Tipps für Ihre Einladung zu Vorstellungsgespräch
Neben den notwendigen Bestandteilen für die Einladung zum Bewerbungsgespräch, sollten Sie auch die folgenden Tipps von unseren Expert·innen für die Einladungs-E-Mail berücksichtigen:
1. Verschiedene Termine anbieten
Heute werden Terminkalender immer voller und je nach beruflicher und privater Situation können so die möglichen Zeitpunkte für ein Bewerbungsgespräch sehr begrenzt sein. Bieten Sie daher neben Ihrem Wunschtermin auch ein paar Ersatztermine an, um die Terminfindung zu erleichtern.
Wichtig ist dabei, dass die Ersatztermine Variation bieten, um die Chance für einen passenden Termin zu erhöhen. Bitten Sie die Bewerbenden im Abschluss darum, Ihnen ihren Wunschtermin bekanntzugeben.
2. Sinnvollen zeitlichen Rahmen für das Gespräch wählen
Bieten Sie Bewerber·innen zeitnah einen Termin für das Bewerbungsgespräch an und achten Sie dennoch darauf ihnen genug Zeit für die Vorbereitung zu lassen. Auch die Uhrzeit des Gesprächs sollte passend gewählt werden, sodass auch berufstätige Bewerber·innen die Möglichkeit haben den Termin wahrzunehmen.
3. Informationen übersichtlich zusammenfassen
Als besonderen Service für Ihre Bewerbenden empfiehlt es sich am Ende der E-Mail nochmal alle Daten über die Einladung zum Vorstellungsgespräch zusammenzufassen. Erstellen Sie in Ihrer Vorlage für die Einladung zum Bewerbungsgespräch einen Block in dem Sie übersichtlich Datum, Uhrzeit und Ort zusammenfassen. Für ein Online-Gespräch fügen Sie nochmals den Link zum Termin an.
Zwischenbescheid zur Bewerbung erstellen mit dem onlyfy Bewerbungsmanager
Mit der Hilfe von Bewerbermanagementsystemen, wie dem onlyfy Bewerbungsmanager ist es nun noch einfacher, den Bewerber·innen einen Zwischenbescheid zu senden. Das Tool ermöglicht es Ihnen, über eine Plattform die gesamte Kommunikation im Bewerbungsprozess abdecken zu können und bequem alle Kandidat·innen zu erreichen.
Checkliste vor dem Versenden der E-Mail
Bevor Sie Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch versenden, können Sie mit dieser Checkliste kontrollieren, ob Sie alle notwendigen Informationen inkludiert haben:
- Einladung zum Vorstellungsgespräch
- Datum, Uhrzeit, Dauer und Ort
- Alternativtermine
- Details (Ablauf, teilnehmende Personen, …)
- Bitte um Rückmeldung