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Termin absagen – Muster-E-Mail

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Manchmal kommt es vor, dass Sie im Bewerbungsprozess Termine absagen müssen. Legen Sie sich für einen solchen Fall am besten eine Vorlage für die Terminabsage zurecht, damit Sie bei Bedarf schnell Bescheid sagen können. Im folgenden Artikel haben wir für Sie einige Textbausteine und Best-Practice-Tipps zusammengestellt, wie Sie eine solche E-Mail erstellen. Ein vollständiges Muster für eine solche Terminabsage-E-Mail finden Sie in unserem Whitepaper zusammen mit anderen E-Mail-Vorlagen für den Recruiting Prozess.

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Bestandteile der Terminabsage Muster-E-Mail

Bei einer Terminabsage ist es wichtig, behutsam vorzugehen und die Terminabsage höflich zu formulieren:

Terminabsage begründen

Wenn Sie einen Termin per Mail absagen, sollten Sie diese Absage auch immer begründen. Bleiben Sie nach Möglichkeit ehrlich und vermitteln Sie so eine offene und transparente Unternehmenskultur. So bringen Sie Ihren Bewerbenden, trotz Absage, Ihre Wertschätzung entgegen und der Absage wird vermutlich mit Verständnis begegnet.

„Wir haben soeben erst erfahren, dass [Grund, z. B. der Abteilungsleiter gesundheitsbedingt für die nächste Woche nicht im Büro sein wird].“

Alternativtermin vorschlagen

Zeigen Sie Ihren Bewerbenden, dass der abgesagte Termin für Sie wichtig ist, indem Sie in der E-Mail einen Ersatztermin ankündigen. Nach Möglichkeit nennen Sie direkt einen konkreten Termin. Sollte das nicht möglich sein, können Sie auch einen Zeitraum für den nächsten Termin angeben.

„Wir bitten um Ihr Verständnis und möchten nach Möglichkeit einen Termin für [Datum, z. B. die darauffolgende Woche] mit Ihnen fixieren.“

Für Verständnis bedanken

Im Bewerbungsprozess sind Verzögerungen meist unerfreulich für die Bewerbenden. Drücken Sie daher bei Ihrer Terminabsage direkt Ihre Dankbarkeit für das Verständnis der Person aus. So schaffen Sie es trotz der Terminabsage, Ihrer E-Mail einen positiven Abschluss zu geben.

„Danke für Ihr Entgegenkommen und Ihr Verständnis.“

Best-Practice-Tipps für die höfliche Terminabsage

Bei einer Terminabsage ist die Formulierung der Nachricht wichtig, um das Gegenüber nicht zu verärgern. Mit den folgenden Tipps gelingt Ihnen die höfliche Terminabsage auf jeden Fall:

1. Rechtzeitig absagen

Sagen Sie den Termin per Mail ab, sobald Sie wissen, dass Sie ihn nicht wahrnehmen können. Das ermöglicht es Ihnen mögliche Verärgerung bestmöglich zu vermeiden. Achten Sie daher darauf bei Krankenständen oder ähnlichen Ausfällen direkt den betroffenen Personen Bescheid zu sagen.

2. Terminabsage vermeiden

Oft kann es schwierig sein für eine Bewerbung einen passenden Termin zu finden. Versuchen Sie daher den Termin in einer anderen Besetzung oder an einem anderen Ort abzuhalten und sagen Sie den Termin nur im Notfall ab.

3. Initiative ergreifen für einen Ersatztermin

Hinterlassen Sie einen guten Eindruck, indem Sie direkt die Initiative ergreifen und einen Ersatztermin anbieten. Versuchen Sie diesen Termin so bald wie möglich anzusetzen, um die Wartezeit für die Bewerbenden zu reduzieren.. 

Bewerbermanagementsysteme, wie der onlyfy Bewerbungsmanager, eignen sich hervorragend, um alle schriftliche Kommunikation im Bewerbungsprozess zu koordinieren. Nutzen Sie die E-Mail-Vorlagen und sparen Sie dabei auch noch Zeit!

Checkliste vor dem Versenden der E-Mail

Ihre Vorlage für die Terminabsage sollte folgende Punkte beinhalten:

  • Terminabsage begründen
  • Alternativtermin vorschlagen
  • Für Verständnis bedanken