Sie möchten einige Ihrer Bewerbenden gerne zum Vorstellungsgespräch oder zu einer weiteren Runde des Bewerbungsprozesses einladen? Dann senden Sie Ihnen einen gut formulierten Terminvorschlag. Im folgenden Text haben wir für Sie einige Tipps und Textausschnitte für eine gelungene E-Mail-Vorlage zur Terminanfrage zusammengestellt. Einen vollständigen Mustertext für einen Terminvorschlag finden Sie dabei zusammen mit weiteren Vorlagen in unserem Whitepaper zum Thema Recruiting.
E-Mail-Vorlagen entlang des Recruiting-Prozesses
In unserem Whitepaper finden Sie eine Übersicht an E-Mail-Vorlagen für Ihren Recruiting-Prozess.
Bestandteile der Muster-E-Mail zum Termin vereinbaren
Einen Terminvorschlag zu formulieren ist oft eine sehr repetitive Tätigkeit, die Sie sich ganz einfach mit Hilfe einer E-Mail-Vorlage für die Terminanfrage vereinfachen können. Diese Vorlage sollte dabei folgende Punkte beinhalten:
Verschiedene Termine angeben
Nach Möglichkeit sollten Sie den Beteiligten verschiedene Termine zur Wahl anbieten. Variieren Sie dabei den Wochentag und die Uhrzeit, sodass sich schnell ein passender Termin finden lässt.
„Bitte lassen Sie mich wissen, welche der nachstehenden Termine für Sie am besten geeignet ist: [Montag, 16. März, 15 Uhr] [Mittwoch, 18. März, 10 Uhr] [Mittwoch 18. März, 15:30 Uhr].“
Informationen zum Termin anfügen
Geben Sie direkt im Terminvorschlag alle notwenigen Informationen an, die für die Bewerbenden relevant sind. So ist beispielsweise die Dauer des Termins und die Nennung der Beteiligten hilfreich für die Bewerbenden, damit diese sich gut vorbereiten können. Für Termine vor Ort ist außerdem die Adresse relevant. Auch das Ziel des Gesprächs könnten Sie nochmal verdeutlichen und dabei folgende Formulierung verwenden:
„In diesem Gespräch haben wir, mein Kollege [Name des Kollegen] und ich, die Möglichkeit, Sie besser kennenzulernen, Ihnen unser Unternehmen vorzustellen und Ihre offenen Fragen zur Stelle zu klären.“
Bitte um Bestätigung
Nach all diesen Informationen bietet eine kurze Bitte um Terminbestätigung einen guten Abschluss für Ihre E-Mail-Vorlage zur Terminanfrage:
„Bitte senden Sie uns eine kurze Bestätigung des Termins oder einen Vorschlag für einen Alternativtermin.“
Best-Practice-Tipps beim Terminvorschlag formulieren
Der Mustertext für den Terminvorschlag sollte klar verständlich sein und dennoch alle nötigen Informationen beinhalten. Mit den folgenden Tipps gelingt Ihnen das im Handumdrehen:
1) Halten Sie sich kurz
Wirklich gut verständlich sind prägnante E-Mails, die alles auf den Punkt bringen. Verwenden Sie daher einfache Formulierungen und halten Sie die E-Mail so kurz wie möglich.
2) Bieten Sie verschiedene Termine an
Achten Sie bei der Formulierung Ihres Terminvorschlags darauf mehrere Termine anzubieten, die sich nach Möglichkeit an Wochentag und Uhrzeit unterscheiden. Ist bei Ihnen aus gewissen Gründen beispielsweise nur vormittags ein Termin möglich, dann geben Sie das gleich in der E-Mail bekannt. So können Bewerber·innen bei Bedarf passende Alternativvorschläge senden.
3) Listen für Übersichtlichkeit nutzen
Nutzen Sie für die Auflistung Ihrer Terminvorschläge Aufzählungszeichen, um diese übersichtlicher zu machen. Das vermeidet mögliche Verwechslung und lenkt die Aufmerksamkeit direkt auf den wichtigsten Inhalt der E-Mail.
Terminanfrage erstellen mit dem onlyfy Bewerbungsmanager
Mit der Hilfe von Bewerbermanagementsystemen, wie dem onlyfy Bewerbungsmanager ist es nun noch einfacher, den Bewerber·innen eine Terminanfrage zu senden. Das Tool ermöglicht es Ihnen, über eine Plattform die gesamte Kommunikation im Bewerbungsprozess abdecken zu können und bequem alle Kandidat·innen zu erreichen.
Checkliste vor dem Versenden der E-Mail
Ein gut formulierter Terminvorschlag sollte folgende Punkte beinhalten:
- Terminvorschlag
- Alternative Termine
- Ort, Ziel und Beteiligte am Termin
- Bitte um Terminbestätigung