In einem Bewerbungsprozess kann es für die Bewerbenden immer wieder zu Phasen kommen, in denen sie auf eine Entscheidung von Ihrem Unternehmen warten. Um diese Zeit zu überbrücken und die Interessent·innen auf dem Laufenden zu halten, bieten sich Zwischenbescheide zu der Bewerbung an. Dabei erhalten die Kandidat·innen eine kurze Benachrichtigung zum Stand Ihrer Bewerbung und erfahren, bis wann sie mit einer Entscheidung rechnen können.
Für die Bewerber·innen ist ein solcher Zwischenbescheid nicht nur informativ, sondern er zeigt auch, dass Ihr Unternehmen Interesse an der Person hat und strukturiert an den Bewerbungsprozess herangeht. Um Ihnen die Erstellung Ihres Musters für den Zwischenbescheid der Bewerbung zu erleichtern, haben wir im Folgenden einige Tipps und Textbausteine für Sie zusammengestellt. Eine vollständige Vorlage für den Zwischenbescheid der Bewerbung finden Sie dabei in unserem Whitepaper:
E-Mail-Vorlagen entlang des Recruiting-Prozesses
n unserem Whitepaper finden Sie eine Übersicht an E-Mail-Vorlagen für Ihren Recruiting-Prozess.
Die Bestandteile des Zwischenbescheids zur Bewerbung
Ein Zwischenbescheid zu einer Bewerbung kann in verschiedenen Stufen des Bewerbungsprozesses genutzt werden. Dabei ist es wichtig, dass die Mitteilung drei Elemente enthält, um den Bewerbenden alle notwendigen Informationen mitzugeben:
Aktuellen Status vermitteln
Der Zweck des Zwischenbescheids ist es, den Bewerber·innen mehr über den Status ihrer Bewerbung zu verraten. Besonders bei Verzögerungen sollten Sie die Personen am Laufenden halten. Das schafft Vertrauen und die Kandidat·innen behalten das Interesse an Ihrem Unternehmen.
„Da wir alle Bewerbungen mit großer Sorgfalt prüfen, benötigen wir mehr Zeit, um Ihnen Auskunft zu dem weiteren Verlauf des Bewerbungsverfahrens geben zu können.“
Zeitpunkt für Neuigkeiten nennen
Hinterlassen Sie einen guten Eindruck, in dem Sie den Bewerbenden in Ihrem Zwischenbescheid zur Bewerbung ankündigen, wann es für die Kandidat·innen weitergeht. Nennen Sie nach Möglichkeit einen konkreten Zeitraum oder versichern Sie, dass Sie sich zügig melden werden:
„Wir werden uns so bald wie möglich bei Ihnen melden. Sie erhalten voraussichtlich ein Update zu Ihrer Bewerbung in Kalenderwoche [XY].“
Möglichkeit für Fragen bieten
Abschließend sollten Sie den Interessent·innen die Möglichkeit bieten, Ihnen Fragen zur Stelle oder zu Ihrer Firma zu stellen. Geben Sie dafür die Kontaktdaten der zuständigen Person an und verdeutlichen Sie so Ihr Interesse an den Bewerbenden.
„Bei Fragen wenden Sie sich bitte an [Ansprechpartner·in] – schriftlich unter [E-Mail-Adresse] oder telefonisch unter [Telefonnummer].“
Best-Practice-Tipps zum Zwischenbescheid bei einer Bewerbung
Der Zwischenbescheid zu einer Bewerbung dient nicht nur zur Information aller Personen im Bewerbungsprozess, sondern soll auch einen positiven Eindruck von Ihrem Unternehmen hinterlassen. Mit den folgenden Tipps gelingt Ihnen das im Handumdrehen:
1) Halten Sie sich kurz
Egal, ob am Anfang des Bewerbungsprozesses oder bei einem Zwischenbescheid nach dem Vorstellungsgespräch, sollten Sie die Mitteilung immer kurzhalten. Geben Sie den Bewerbenden die notwendigen Informationen und kommen Sie schnell auf den Punkt. So vermeiden Sie Verwirrung über die Bedeutung der Nachricht und sparen Zeit.
2) Positive Begründung für Verspätungen
Im Bewerbungsprozessen können immer wieder unerwartete Verzögerungen dazwischenkommen. Informieren Sie die Kandidat·innen daher, wenn Sie für die Sichtung der Bewerbungen oder für eine Entscheidung mehr Zeit benötigen, als erwartet. Achten Sie dennoch darauf, die Begründung positiv zu formulieren und niemandem die Schuld zuzuschieben. Erklären Sie beispielsweise, dass Sie die Bewerbungen besonders gründlich ansehen und daher länger für die Bearbeitung benötigen als gedacht.
3) Warten Sie nicht zu lange
In Bewerbungsprozessen wird es immer wichtiger, die Personen nicht zu lange warten zu lassen, da oft verschiedene Firmen um die Personen werben. Versenden Sie daher den Zwischenbescheid zur Bewerbung, sobald Sie nähere Informationen haben, wann die Bewerbenden mit einer Antwort rechnen können.
Zwischenbescheid zur Bewerbung erstellen mit dem onlyfy Bewerbungsmanager
Mit der Hilfe von Bewerbermanagementsystemen, wie dem onlyfy Bewerbungsmanager ist es nun noch einfacher, den Bewerber·innen einen Zwischenbescheid zu senden. Das Tool ermöglicht es Ihnen, über eine Plattform die gesamte Kommunikation im Bewerbungsprozess abdecken zu können und bequem alle Kandidat·innen zu erreichen.
Checkliste vor dem Versenden der E-Mail
Bevor Sie Ihren Zwischenbescheid zur Bewerbung versenden, können Sie mit dieser Checkliste kontrollieren, ob Sie alle notwendigen Informationen inkludiert haben:
- Informationen zum Status
- Voraussichtliches Datum für Neuigkeiten
- Kontaktdaten der zuständigen Person
- Positive Begründung bei Verspätungen