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Einstellungszusage – Muster

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Die Einstellungszusage ist wohl eine der positivsten E-Mails, die Sie im Recruiting Prozess versenden. Damit Ihnen die Nachricht immer gut gelingt und alle notwendigen Informationen enthält, sollten Sie ein Muster für die Einstellungszusage erstellen. Im folgenden Text haben wir für Sie einige Tipps zusammengestellt, mit denen Ihnen diese Vorlage auf jeden Fall gelingt. Eine ausführliche E-Mail-Vorlage zur Einstellungszusage finden Sie außerdem in unserem Whitepaper, zusammen mit weiteren E-Mail-Vorlagen für den Recruiting Prozess.

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E-Mail-Vorlagen entlang des Recruiting-Prozesses

In unserem Whitepaper finden Sie eine Übersicht an E-Mail-Vorlagen für Ihren Recruiting-Prozess.

Bestandteile einer Vorlage zur Einstellungszusage

Ihr Muster für die Arbeitszusage sollte unbedingt folgende Punkte beinhalten:

Wichtigste Informationen wiederholen

Im Zuge des Bewerbungsprozesses haben Sie sicherlich mehrmals über die Details des Dienstverhältnisses gesprochen. Fassen Sie all diese Informationen nochmals in Ihrer Einstellungszusage zusammen, um alles schriftlich festzuhalten. Wichtig sind dabei sowohl die Stellenbezeichnung als auch das Eintrittsdatum und der Stundenumfang.

Vielen Dank für Ihre Bewerbung als [Stellenbezeichnung]. Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu dürfen, dass Sie uns beim persönlichen Kennenlernen überzeugt haben undwir Ihnen die Position als [Stellenbezeichnung] mit Eintrittsdatum XX.XX.XXXX anbieten möchten.“

Entscheidung begründen

Erklären Sie in der Nachricht zur Einstellungszusage auch, warum Sie sich für die Person aus dem Pool Ihrer Bewerber·innen entschieden haben. Das unterstreicht, dass Sie die Person gerne in Ihrem Team hätten, und überzeugt Sie davon Ihr Stellenangebot anzunehmen. Formulieren könnten Sie dies beispielsweise so:

Wir haben uns aus einem großen Kreis von Bewerbenden für Sie entschieden, da uns Ihre Kreativität im Bewerbungsprozess, Ihre fachlichen Kompetenzen und Ihr bisheriger Werdegang überzeugt haben.“

Nächste Schritte anführen

Vergessen Sie nicht bei der Vorlage für eine verbindliche Einstellungszusage auch über die nächsten Schritte zu informieren. Geben Sie ein Datum an, zu dem Sie eine Zusage benötigen und erklären Sie was danach zu tun ist. Vereinbaren Sie normalerweise zur Vertragsbesprechung einen Termin oder lassen Sie sich das Dokument digital zusenden? Dann geben Sie diese Information direkt an die Kandidat·innen weiter. Geben Sie der E-Mail außerdem einen freundlichen Abschlusssatz, wie:

„Wir freuen uns darüber, Sie im Team begrüßen zu dürfen und hoffen auf eine positive Antwort.“

Best-Practice-Tipps für Ihr Muster der Arbeitszusage

Wenn Sie eine Vorlage für die Einstellungszusage erstellen, sollte das Muster informativ gestaltet sein und alle Details direkt bekanntgeben. Machen Sie es sich leicht und perfektionieren Sie Ihr Muster für die Einstellungszusage mit den folgenden Tipps:

1. Deadline für Rückmeldung festlegen

Geben Sie direkt in der E-Mail bekannt, bis wann Sie eine Antwort der Bewerbenden benötigen. So verzögert sich der Prozess bis zur Einstellung nicht unnötig lange. Achten Sie dabei jedoch darauf eine realistische Deadline festzulegen, sodass die Bewerbenden die Möglichkeit haben sich Ihr Angebot genau zu überlegen.

2. Arbeitsvertrag direkt mitsenden

Sparen Sie sich einen Arbeitsschritt und senden Sie den Arbeitsvertrag direkt mit der Einstellungszusage. Markieren Sie darin Informationen, die Sie von der Person noch benötigen und beschleunigen Sie so den Prozess bis zum unterschriebenen Dienstvertrag.

3. Kontaktdaten für Fragen bereitstellen

Für Rückfragen zum Arbeitsvertrag oder zum Dienstverhältnis allgemein geben Sie die Kontaktdaten der zuständigen Person an. Sollten Sie mögliche Fragen nicht selbst beantworten können, geben Sie direkt die Kontaktdaten von jemandem aus dem dafür zuständigen Bereich an. Das spart Zeit und zeigt, dass Sie mitdenken.

Bewerbungsmanagementsysteme, wie der onlyfy Bewerbungsmanager, helfen Ihnen dabei im Recruitingprozess effizient zu arbeiten und Ihre Bewerbenden direkt zu kontaktieren. Nutzen Sie die E-Mail-Vorlagen für die Einstellungszusage und versenden Sie professionelle Recruiting-Mails!

Checkliste vor dem Versenden der E-Mail

Überprüfen Sie nochmals, ob Sie alle wichtigen Elemente in Ihr Muster zur Einstellungszusage inkludiert haben, bevor Sie die Vorlage speichern. So müssen Sie später nur noch einige Punkte ausfüllen, bevor Sie die E-Mail versenden können. Interessant sind dabei für die Bewerbenden folgende Informationen:

  • Jobtitel, Eintrittsdatum, Stundenumfang
  • Deadline für die Antwort
  • Kontaktdaten für Rückfragen
  • Arbeitsvertrag im Anhang