Mehr Zeit für Menschen: So geht Automatisierung im Recruiting

Kommt Ihnen das bekannt vor? 17 neue Bewerbungen im Posteingang. Die Fachabteilung lässt auf sich warten. Und die nächste Stellenanzeige soll eigentlich schon morgen live gehen. Geprägt von diesem Zeitdruck, wird vom Recruiting trotzdem (selbstverständlich) eine hohe Qualität erwartet. Mit der gezielten Automatisierung lassen sich an einigen dieser Stellen Druck vom Kessel nehmen. Welche Prozesse sich heute schon sinnvoll automatisieren lassen, erfahren Sie in diesem Beitrag. 

Welche Aufgaben lassen sich im Recruiting automatisieren? 

Automatisierung funktioniert vor allem dort gut, wo Aufgaben standardisiert, wiederkehrend und datenbasiert sind. Das sind im Recruiting einige – welche das sind und wie diese konkret automatisiert werden können, schauen wir uns im Folgenden an:

Stellenanzeigen 

Rund um Stellenanzeigen steckt oft viel manuelle Arbeit. Doch gerade hier lässt sich mit Automatisierung schnell Zeit sparen und sogar die Qualität steigern. So sorgen Sie dafür, dass Ihre Anzeige zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und im richtigen Format erscheint. Diese einzelnen Arbeitsschritte können Sie automatisieren lassen:

• Stellenanzeige erstellen lassen 
• Veröffentlichung terminieren
• Veröffentlichung von Multiposting
• Matching und Kandidat·innen-Vorschläge 
• Erfolgskontrolle Ihrer Anzeigen

Stellenanzeige erstellen lassen

KI-Integrationen im Bewerbermanagement-System können Ihre Stellenanzeigen mit wenigen Hinweisen (Prompts) selbst erstellen. Damit lässt sich eine erste Version Ihrer Anzeige in wenigen Momenten erstellen. Diese gilt es zwar bei Bedarf noch weiter anzupassen, doch die hier gewonnene Zeit ist offensichtlich. Diese Funktion ist bei den XING Stellenanzeigen bereits verfügbar. Probieren Sie es jetzt aus!

Veröffentlichung terminieren 

Wann und wie Ihre Anzeige daraufhin veröffentlicht wird, können Sie mit einem Bewerbermanagement-System planen. Ist die Veröffentlichung festgelegt, läuft diese automatisiert ab. So können Sie zum Beispiel trotz Urlaub Anzeigen schalten oder brauchen sich keine Sorgen zu machen, mal zu vergessen, eine Stellenanzeige nicht zu veröffentlichen. Ebenfalls möglich: Eine automatisierte Erinnerung, wenn Buchungen Ihrer Stellenanzeigen-Kontingente auslaufen, um diese fristgerecht zu verlängern oder direkt in die Auswertung der Ergebnisse zu gehen.

Veröffentlichung von Multiposting 

Bleiben wir beim Arbeitsschritt Stellenanzeige veröffentlichen: Anstatt Ihre Ausschreibung händisch auf jeder Plattform einzeln zu veröffentlichen, können Sie per Multiposting Ihre Stellenanzeigen mit nur wenigen Klicks auf einer Vielzahl an Plattformen veröffentlichen. In der Regel nutzen Sie hierfür eine Integration in Ihr Bewerbermanagementsystem.

Matching und Kandidat·innen-Vorschläge 

Mit dem XING TalentManager profitieren Sie von exklusiven Kandidat·innen-Empfehlungen aus dem XING Netzwerk. Für jeden Job, den Sie erstellen, erhalten Sie treffsichere Vorschläge, die Sie auf Knopfdruck zur Bewerbung einladen können. Auch hier lässt sich Zeit sparen, indem Sie Ihre Kandidat·innen-Suche nicht bei null beginnen müssen.

Erfolgskontrolle Ihrer Anzeigen 

Ein enormer Vorteil von Bewerbermanagementsystemen liegt darin, dass die Erfolgskennzahlen (KPIs) Ihrer Anzeigen wie Klicks, Bewerbungen & Co. automatisch erhoben werden und direkt in einem aussagekräftigen Reporting im Tool für Sie bereitgestellt werden. Das erspart Ihnen die lästige Arbeit, die jeweiligen Kennzahlen bei den diversesten Partnern zusammentragen zu müssen.

Interne Koordination 

Ein Großteil der Verzögerungen im Recruiting entstehen durch langwierige interne Abstimmungen. Automatisierte Prozesse helfen Ihnen, Bedarfsmeldungen strukturiert zu erfassen, Erinnerungen rechtzeitig zu versenden und Bewerbungen gezielt weiterzuleiten – ohne ständiges Nachtelefonieren oder manuelle Listenführung. Hier lassen sich diese konkreten Arbeitsschritte automatisieren:

• Bedarfsmeldung 
• Feedback-Anfragen an die Fachabteilung
• Bewerbungseingang

Bedarfsmeldung 

Auch bei der Berdarfsmeldung bieten Bewerbermanagementsysteme Ihnen einen automatischen Prozess: Dazu müssen Sie die involvierten Freigabe-Instanzen einmal definieren. Daraufhin werden die jeweiligen Kollegin·innen, sobald es notwendig ist, automatisch informiert – ohne großen Kommunikationsaufwand.

Feedback-Anfragen an Fachabteilung 

Wie bei der Bedarfsmeldung automatisieren Bewerbermanagementsysteme den Feedback-Prozess mit der Fachabteilung. Feedback-Anfragen zur Einschätzung Ihrer Kandidat·innen erscheinen so automatisch bei der zuständigen Person auf und löst eine Aufgabe (das zu gebende Feedback) aus. So sparen Sie viel Zeit mit internen Abstimmungen. Beim onlyfy Bewerbungsmanager können Sie hierfür beispielsweise einen automatisierten Workflow aufbauen.

Bewerbungseingang 

Ist Ihre Stellenanzeige erstmal live, laufen die Bewerbungen – egal über welche Plattform – bei der Verwendung von Bewerbermanagement-Systemen direkt in Ihr Tool ein. So haben Sie alle Kandidat·innen-Informationen zentral an einem Ort. Über automatisches CV-Parsing werden unterschiedlichste Lebensläufe dabei einfach ausgelesen, zentrale Angaben herausgestellt und so besser vergleichbar gemacht. Das hilft Ihnen dabei, schnell die am besten geeignetsten Kandidat·innen zu identifizieren.

Kandidat·innen Kommunikation

Für eine gelungene Candidate Experience ist eine schnelle und transparente Kommunikation zentral. Auch hier lassen sich eine Reihe von Arbeitsschritten automatisieren:

• Automatische Eingangsbestätigung
• Erinnerungen & Zwischen-Update 
• Interviewplanung 
• Automatische Absagen durch Knock-Out Fragen

Automatische Eingangsbestätigung 

Erhalten Sie eine neue Bewerbung, versenden Bewerbermanagementsysteme direkt nach Eingang der Bewerbung eine automatische Danke-Mail. Das hat gleich mehrere Vorteile: Nicht nur müssen Sie nicht händisch auf jede Bewerbung reagieren, Ihre Bewerber·innen erhalten auch umgehend Feedback, dass die Bewerbung angekommen ist. Das gibt Ihren Bewerber·innen ein gutes Gefühl und erhöht somit die Candidate Experience.

Erinnerungen & Zwischen-Update automatisieren 

Warten Sie auf Feedback von Ihren Bewerber·innen (bspw. auf Ihre Einladung zum Vorstellungsgespräch) oder möchten ein Zwischen-Update zum Stand des Bewerbungsprozesses geben, können Sie auch diese Nachrichten im Bewerbungsmanager voreinstellen. Zum Beispiel, wenn sich ein·e Bewerber·in nach vier Tagen auf Ihre Einladung nicht meldet, wird automatisch eine Erinnerung versendet. Damit müssen Sie diese Reminder nicht mehr selbst versenden und verringern gleichzeitig die Abbruchrate Ihres Bewerbungsprozesses.

Automatische Interview-Planung 

Über Kalender-Tools und Integrationen wie MS Teams oder Zoom kann Ihr Bewerbermanagement-System auch Teile des Interview-Planungsprozesses automatisch abwickeln. So lassen sich auch hier weitere Kommunikationsschleifen sparen und somit die Candidate Experience verbessern.

Automatische Absagen durch Knock-out-Fragen 

Manche Stellen bringen viele unbrauchbare Bewerbungen ein. Mit dem Einsatz des Bewerbermanagement-System können Sie im Bewerbungsformular eine sogenannte Ausschlussfrage integrieren. Beantwortet ein·e Bewerber·in nicht entsprechend Ihrer Anforderungen  erfolgt eine automatische Absage (bspw. das Vorhandensein eines Führerscheins für LKW-Fahrer·innen oder einer Arbeitserlaubnis). So ersparen Sie sich das Screening eindeutig ungeeigneter Bewerbungen.

Kandidat·innen-Feedback einholen 

Damit Sie Ihren Bewerbungsprozess fortlaufend verbessern können, ist Feedback essentiell. Dieses können Sie sich über eine etwaige Funktion im Bewerbungsmanager automatisiert einholen. So haben Sie auch im onlyfy Bewerbungsmanager die Möglichkeit, Talente um ein Feedback zu Ihrem Bewerbungsprozess auf kununu zu bitten. Dieses wird im nächsten Schritt automatisch veröffentlicht.

Erfolgskontrolle

Was bringt eine Maßnahme wirklich? Wie performt ein Jobportal im Vergleich? Und wie lange dauert ein typischer Prozessschritt in Ihrem Bewerbungsprozess? Automatisierte Auswertungen und Dashboards liefern Ihnen Antworten auf diese Fragen. Hier lassen sich folgende Schritte automatisieren:

• Automatischer Datenimport
• Nutzung automatischer Vorlagen

Automatischer Daten-Import 

Anstatt die Daten zu Ihrem Prozess händisch importieren zu müssen, bieten Bewerbermanagementsysteme die passende Schnittstellen zu Ihren weiteren Programmen. So laufen die Daten automatisiert und zentralisiert zusammen. Programmieraufwand? Nicht vorhanden!

Nutzung automatischer Vorlagen

Ein detailliertes Reporting vorzubereiten ist schnell zeitintensiv. Viele Bewerbungsmanager stellen Ihnen deshalb Best-Practice-Vorlagen für Ihre Berichte zu Verfügung. Diese sind bereits erstellt und werden automatisch befüllt. Hier liegt ein substantieller Zeitgewinn!

Fazit 

Automatisierung kann im Recruiting viele Prozesse deutlich effizienter machen. Dazu müssen die technischen Voraussetzungen stimmen. Die wichtigste Grundlage dafür ist ein modernes Bewerbermanagement-System. Erst damit lassen sich die Schritte Ihres Bewerbungsprozesses zentral steuern, dokumentieren und individuell für Ihre Bedürfnisse optimieren. Das schafft Raum für das Wesentliche im Recruiting: den persönlichen Austausch mit den Bewerbenden. Welche Schritte Sie dafür automatisieren können, hat dieser Beitrag aufgezeigt.