Bewerbungsprozess: Ablauf, Dauer und Tipps zur Optimierung  

Haben Sie es geschafft, ein Talent von einer Bewerbung bei Ihrem Unternehmen zu überzeugen, dann haben Sie bereits einen wichtigen Schritt im Recruiting erledigt. Nun folgt der Bewerbungsprozess – bei dem Sie mit schlanken und bewerberzentrierten Prozessen viel gewinnen, bei mangelnder Qualität aber auch viel verlieren können.  In diesem Glossar-Eintrag erfahren Sie, wie ein gelungener Prozess für Ihre Kandidat·innen aussehen könnte und wie Sie Ihre Prozesse zielgerichtet optimieren können. 

Definition: Was ist ein Bewerbungsprozess?  

Der Bewerbungsprozess beschreibt jenen Zeitraum, der sich vom Bewerben auf eine konkrete Position bis hin zur Einstellung oder Absage durch das Unternehmen erstreckt. Der Prozess kann aus Sicht der Bewerbenden und der Unternehmen betrachtet werden – auf beiden Seiten gibt es bereits vorbereitende Aktivitäten, die im weiteren Sinne diesem zuzuordnen sind.  

In der Regel dauert ein Bewerbungsprozess mehrere Wochen, da diverse Interaktionen und Austauschprozesse zwischen Unternehmen und Bewerbenden nötig sind. Die Dauer hängt wesentlich von der Stelle, der Größe des Unternehmens und den internen Prozessen ab. Grundsätzlich können Bewerbungsprozesse in Unternehmen verschieden aussehen. Die im Zuge dieses Beitrags vorgestellten Phasen und Schritte finden sich in verschiedener Art und Weise jedoch immer wieder in den diversesten Prozess-Arten.

Wie lange dauert ein Bewerbungsprozess?  

Wie bereits angedeutet, ist es kaum möglich, eine pauschale Aussage über die Dauer des Bewerbungsprozesses zu treffen. Sie können jedoch davon ausgehen, dass dieser Prozess in der Regel mehrere Wochen in Anspruch nehmen wird.  Als Leitblanke könnte man eine Dauer von rund 2 Monaten nennen, die das Durchlaufen sämtlicher interner Schritte in Anspruch nehmen dürften. Die tatsächliche Dauer kann davon je nach Komplexität der Stellenbesetzung stark abweichen.  

Statt einer pauschalen Dauer des Bewerbungsprozesses sollten Sie deshalb eher auf die wesentlichen Zeitfaktoren blicken. Hinterfragen Sie sich, wie Sie diese beschleunigen könnten. Folgende Zeiträume sind etwa verbreitet:  

• Dauer bis zu den ersten qualifizierten Bewerbungen: Wenn Sie Ihre Stellenanzeige nicht zielgerichtet an die passenden Talente ausspielen, kann es je nach Stelle durchaus lange dauern, bis die ersten Bewerbungen bei Ihnen eintreffen.  
• Anzahl der Schritte im Bewerbungsprozess: Wenn Sie auf einen sehr umfangreichen und komplexen Ürozess – was bei wichtigen Stellenbesetzungen auch durchaus sinnvoll ist – setzen, dann kann dies natürlich Einfluss auf die Dauer des Gesamtprozesses haben.  
• Interne Prozessdauer: Je nachdem, wie gut Sie Ihre internen administrativen Bewerbermanagement-Prozesse aufgesetzt haben, sind diese ebenfalls ein Zeitfaktor. Etwa, wenn Sie sehr lange dafür brauchen, Bewerbungen zu ordnen, zu erfassen und zu bewerten.  
• Zeitdauer für die Terminfindung: Ein weiterer Prozessschritt, der im Bewerbungsprozess oftmals einiges an Zeit in Anspruch nehmen kann, ist die Terminfindung für Interviews mit dem Recruiting, der Fachabteilung und den Bewerbenden. Hier erfreut sich ein Vorgehen zunehmender Beliebtheit: Nämlich fixe Termin-Slots in den Kalendern der Hiring-Managers zu blocken.  

Bewerbungsprozess-Ablauf: Die 5 Phasen  

Es gibt keine allgemein gültige Systematik für den Ablauf eines Bewerbungsprozesses. Die verschiedenen Tätigkeiten lassen sich aber in unterschiedliche Phasen gliedern. Im Folgenden wird der Ablauf aus Sicht des Unternehmens in diese fünf Phasen gegliedert:  

1. Vorbereitende Phase 
2. Bewerbungseingang  
3. Erste Auswahlrunde  
4. Finale Auswahlrunde  
5. Einstellung, Absagemanagement & Vorbereitung auf das Onboarding  

1) Vorbereitende Phase  

In der vorbereitenden Phase auf den Bewerbungsprozess fallen für Unternehmen all jene Tätigkeiten an, die gesetzt werden müssen, um diesen ins Rollen zu bringen.  Dazu zählen neben internen Prozessen wie der Stellenmeldung durch die Fachabteilung insbesondere die Veröffentlichung einer Stellenanzeige. Auch die Durchführung begleitender Recruiting-Maßnahmen wie etwa Active Sourcing, Social-Media-Recruiting oder Performance Recruiting gehören in diese Phase.  

Um einen möglichst reibungslosen Bewerbungsprozess zu gewährleisten, sollten Sie auf eine optimierte Stellenanzeige setzen, die Interessent·innen bereits vorab all jene Informationen gibt, die diese für die Bewerbungsentscheidung benötigen.  

In unserem Glossar-Eintrag zu Stellenanzeigen schreiben haben wir alle wichtigen Tipps und Tricks für Sie zusammengefasst.  

2) Bewerbungseingang  

In diesem Schritt treffen die ersten Bewerbungen auf Ihre offene Stelle ein. Heute geschieht dies meist auf digitalem Wege, indem Bewerbende ihre Daten über ein Online-Formular an Sie übermitteln. Hier ist es für Sie als Arbeitgeber essenziell, dass Sie ein angenehm zu bedienendes Formular anbieten, das eine Bewerbung innerhalb weniger Minuten erlaubt. So verringern Sie die Zahl jener, die während der Bewerbung abspringen.  

Auf der anderen, internen Seite geht es nun darum, die eingehenden Bewerbungen bestmöglich zu organisieren. Hier hat sich in der Praxis die Verwendung eines Bewerbermanagement-Systems etabliert, das Ihnen die automatisierte, digitale und datenschutzkonforme Verarbeitung von Bewerbenden-Daten erlaubt.  

3) Erste Auswahlrunde 

In der Regel finden nun die ersten Schritte im Auswahlprozess statt. Hier gilt es, die eingegangenen Bewerbungen miteinander zu vergleichen, diese mit Ihrem Anforderungsprofil abzugleichen und möglicherweise ein erstes Telefon-Interview durchzuführen. Für die Darstellung eines Bewerbungsprozesses eignet es sich durchaus, eine erste und zweite Auswahlrunde zu unterscheiden.  

In der ersten Auswahlrunde findet ein erstes Screening statt und Sie als Unternehmen entscheiden am Ende, mit welchen Kandidat·innen Sie den Bewerbungsprozess fortsetzen möchten. Wichtig ist, dass Sie in dieser Phase eine regelmäßige Kommunikation mit Ihren Bewerbenden sicherstellen und diesen regelmäßige Updates zukommen lassen. Auch hier kann Sie ein Bewerbermanagement-System unterstützen.  

4) Finale Auswahlrunde 

Je nach Wichtigkeit der Position finden nun weitere Auswahlrunden statt. Einige Unternehmen agieren mit zwei Vorstellungsgesprächen und einem Kennenlernen im Team, andere ergänzen dies um ein Assessment Center, wenn es um enorm wichtige Stellenbesetzungen geht. 

Fest steht: Die finale Auswahlrunde verweist auf all jene Kontaktpunkte, die Sie als Unternehmen mit Ihren Bewerbenden haben, um Ihre Entscheidung für das geeignetste Talent zu fällen. Wie viele Schritte hier genau hineinfallen, kann von Position zu Position variieren. Wichtig ist, dass Sie sich für Ihre Entscheidung so viel Zeit wie nötig nehmen, gleichzeitig aber so schnell wie möglich zu einem Ergebnis kommen. Trends wie Ghosting haben gezeigt, dass Geschwindigkeit immer mehr zu einem entscheidenden Faktor im Bewerbungsprozess wird.  

5) Einstellung, Absagemanagement & Vorbereitung auf das Onboarding 

Nun sind Sie auch am Ende des Bewerbungsprozesses angekommen. In diesem Schritt geht es darum, dem präferierten Talent ein Angebot zu unterbreiten und den Leider-Nein-Kandidat·innen eine transparente, wertschätzende Absage zukommen zu lassen. Zudem geht Ihr Bewerbungsprozess nun schleichend in die sogenannte Pre-Onboarding-Phase über, in der Sie die·den neuen Mitarbeitende·n in Ihrem Unternehmen willkommen heißen und mit der Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag beginnen.  

Kennzahlen entlang des gesamten Prozesses 

Um die Effizienz und Ziel-Erreichung Ihres Bewerbungsprozesses zu überprüfen, hat sich die Verwendung von Recruiting-KPIs etabliert. Hier verwenden Sie klare Kennzahlen, um die Qualität Ihres Prozesses messbar zu machen. Folgende Kennzahlen sollten Sie berücksichtigen:  

• Time-to-Hire: Hiermit messen Sie die Zeit von der Ausschreibung bis zum unterschriebenen Arbeitsvertrag. Dies deckt sich also mit der Gesamtdauer des Bewerbungsprozesses mit Ausnahme der vorbereitenden Phase.  
• Cost per Hire: Mit den Cost per Hire halten Sie feste, wie viele Kosten bei Ihnen im Unternehmen für eine Einstellung angefallen sind. Diese können Sie entweder für eine konkrete Position oder als Durchschnittswert erheben.  
• Time-to-Interview: Mit der Time-to-Interview halten Sie fest, wie viel Zeit zwischen der Ausschreibung und dem ersten Interview vergangen ist. Sie können diese Kennzahl aber auch anders interpretieren, um Ihre interne Prozessqualität zu überprüfen: Etwa, indem Sie sich die Zeitdauer von der Bewerbung eines Talents bis zu dessen erstem Interview ansehen. Je schneller Sie hier sind, desto besser ist der Eindruck, den Sie beim Talent hinterlassen.  
• Channel-Effectiveness: Die Channel Effectiveness vergleicht die Effektivität der verschiedenen Kanäle, die Sie im Recruiting einsetzen. Hier lohnt sich insbesondere der Vergleich, um in Zukunft die effizientesten Kanäle für Ihre Personalbeschaffung auszuwählen. Eine konkrete Kennzahl wäre hier etwa die der Cost per Application.  

Mehr zu Kennzahlen im Recruiting erfahren Sie in unserem Glossar-Eintrag! 

5 Tipps zur Optimierung des Bewerbungsprozesses 

Im Grunde geht es bei der Etablierung eines gelungene Bewerbungsprozesses darum, diesen maximal an die Bedürfnisse Ihrer Bewerbenden auszurichten. Im Folgenden finden Sie einige allgemeine Handlungsempfehlungen, die Sie berücksichtigen können:  

1) Bieten Sie bequeme Bewerbungsmöglichkeiten  

Bieten Sie Bewerbenden angenehme Möglichkeiten, sich bei Ihnen zu bewerben. Je schneller diese Ihr Bewerbungsformular abschicken können, desto besser. Dazu zählen etwa eine XING Sofort-Bewerbung, mit der sich XING Mitglieder mit nur einem Klick bewerben können. Oder die moderne Möglichkeit, sich über automatisiertem WhatsApp-Chat zu bewerben. Wichtig ist außerdem, dass Sie Ihre Bewerbungsformulare für mobile Endgeräte optimieren. So können sich Talente auch von unterwegs bewerben. Eine Möglichkeit, die von Talenten sehr geschätzt wird.  

2) Setzen Sie auf ein Bewerbermanagement-System 

Mithilfe einer smarten Software-Lösung wie dem onlyfy Bewerbungsmanager können Sie Ihren gesamten Bewerbungsprozess zentralisiert verwalten und repetitive Aufgaben automatisieren. Damit verbessern Sie nicht nur die Bewerbungserfahrung Ihrer Talente, die sogenannte Candidate Experience, Sie sparen außerdem wertvolle Zeit und Kosten im Recruiting.  

3) Blocken Sie Termine für Vorstellungsgespräche 

Um die Zeit zur Terminfindung für ein Vorstellungsgespräch zu verkürzen, sollten Sie fixe Termine in den Kalendern Ihrer Hiring-Managers blocken, auf die Sie als Recruiter·in jederzeit zugreifen können. So können Sie die Time-to-Interview in der Regel massiv verkürzen, was wiederum zu einer ganzheitlichen Beschleunigung des Bewerbungsprozesses führt.  

4) Stellen Sie eine regelmäßige, transparente Kommunikation sicher 

Informieren Sie Talente in regelmäßigen Abständen, wo sich diese gerade im Bewerbungsprozess befinden. So halten Sie diese informiert und reduzieren die Wahrscheinlichkeit, dass diese im Prozess abspringen. Wichtig in diesem Zusammenhang ist auch, dass Sie sich wenige Minuten nach dem Bewerbungseingang erstmals melden – dies geht besonders effizient über eine automatisierte Eingangsbestätigung.  

5) Fordern Sie Feedback für den Bewerbungsprozess ein 

Verbessern Sie sich doch auf Basis der Erfahrungen, die Bewerbende mit Ihnen gemacht haben. Fordern Sie deshalb aktiv Feedback vonseiten Ihrer Kandidat·innen, um Optimierungspotenziale aufzudecken, die Sie möglicherweise gar nicht auf dem Schirm hatten. Der onlyfy Bewerbungsmanager erlaubt es etwa, dass Sie mit nur wenigen Klicks Ihre Bewerbenden dazu einladen, Feedback zum Bewerbungsprozess auf kununu zu hinterlassen.  

Fazit  

Der Bewerbungsprozess ist einer der wichtigsten Prozesse im Recruiting. Dementsprechend naheliegend ist es, dass Sie als Unternehmen in die optimale Ausgestaltung dieses investieren. Achten Sie stets darauf, Ihren Prozess möglichst bewerberzentriert auszurichten und setzen Sie aktiv Maßnahmen, um diesen so auszurichten, dass dieser aus Sicht der Kandidat·innen möglichst schnell abgeschlossen werden kann.