Recruiting-Wissen

Zähe Prozesse ade: Wie Hiring Manager & Recruiter·innen optimal zusammenarbeiten

Michael Rothschädl
7 min.
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Hiring Manager und Recruiter·innen sind auf Unternehmensseite entscheidende Akteure im Recruiting-Prozess – und damit hauptverantwortlich für Ihren Einstellungserfolg. Nicht selten herrschen aber genau in deren Zusammenarbeit zähe Prozesse, fehlende Kommunikation und unzureichende Abstimmungen. In diesem Beitrag teilen wir unsere Top-5 Tipps, wie das Zusammenspiel zwischen den einstellenden Fach- und Führungskräften und Recruiter·innen im Bewerbungsprozess optimal funktionieren kann.

Zusammenarbeit von Hiring Manager & Recruiter·innen als Erfolgsfaktor

Unternehmen stehen im Recruiting unter Druck. Bewerbungszahlen sinken, parallel dazu steigen die Anforderungen der übrigen Kandidat·innen an Arbeitgeber. Fakt ist: Nur, weil sich jemand auf eine Stelle bewirbt, heißt das noch lange nicht, dass er oder sie den Vertrag auch unterschreibt. Umso wichtiger ist es, im gesamten Bewerbungsprozess, zu überzeugen. Und dafür benötigt es einen klaren Schulterschluss zwischen Hiring Managern und Recruiter·innen. Doch wo liegt zwischen diesen eigentlich der Unterschied?

  • Hiring Managern sind die einstellenden Fach- und Führungskräfte, also die·den jeweils Vorgesetzte·n bzw. Kolleg·innen für die gesuchte Position, die schlussendlich (mit)entscheiden, wer eingestellt wird.
  • Recruiter·innen sind spezialisierte Mitarbeitende der Personalabteilung, die für Talentsuche und Organisation des Bewerbungsprozesses verantwortlich sind

Beide dieser Parteien sind in der Regel direkt in den Recruiting-Prozess integriert, eine gute Zusammenarbeit birgt hier vielfältige Vorteile:

  1. Hiring Manager können dann bestmöglich im Prozess agieren, wenn Sie von Recruiter·innen individuell auf Ihren Wissenstand abgestimmt das nötige Know-how dafür an die Hand bekommen
  2. Eine gute Zusammenarbeit zwischen Hiring Manager & Recruiter·innen verbessert die Candidate Experience – und Talente erwarten hier Exzellenz¹, schließlich wird im Bewerbungsprozess auch das Unternehmen repräsentiert
  3. Schnittstellen zwischen Recruiting & Fachabteilung werden schnell zum Zeitfresser im Bewerbungsprozess – zähe Prozesse stellen einen Abbruchfaktor von Kandidat·innen dar
  4. Ein gutes Zusammenspiel verbessert die Personalauswahl – und gute Personal-Entscheidungen sparen bekanntermaßen bares Geld
  5. Sowohl die fachliche Eignung (Hiring Manager) als auch Soft Skills und kulturelle Passung (Recruiter·innen) können durch die Arbeitsteilung optimal beurteilt werden.
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5 Tipps: Optimales Zusammenspiel von Recruiting & Fachabteilung

Eine gute Zusammenarbeit ist nicht immer leicht zu erreichen. Deshalb haben wir für Sie unsere Top-5-Strategien zusammengetragen, um durch ein optimales Zusammenspiel zwischen Hiring Managern und Recruiter·innen für einen Bewerbungsprozess zu sorgen, der begeistert.

1. Startschuss Briefing-Gespräch zwischen Hiring Manager & Recruiter·innen

Der Grundstein für eine gute Zusammenarbeit wird mit einem gelungenen Briefing-Gespräch gelegt. In diesem gilt es, die wechselseitigen Erwartungen an den Prozess zu klären. Natürlich spielen auch die Anforderungen an die Bewerbenden für diese Position eine entscheidende Rolle. Nehmen Sie sich hierfür jedenfalls ausreichend Zeit, um mit einem ehrlichen und transparenten Gespräch die Basis für eine gute Zusammenarbeit in den kommenden Wochen zu legen.

Erfolgsfaktor Briefing-Gespräch

Im Briefing-Gespräch stecken Recruiter·innen und Führungskräfte den Rahmen für Ihren gemeinsamen Prozess ab. In der Regel sparen Sie sich damit in den kommenden Schritten unnötige Mehrarbeit, Stolpersteine im Prozess und agieren damit deutlich effizienter.

2. Etablieren Sie einen klaren Prozess

Ein gutes Zusammenspiel erfordert einen guten Prozess. Und zwar einen Prozess, in dem klar definiert ist, wer für was zuständig ist. Das beginnt bereits vor der Ausschreibung Ihrer offenen Position. Ist es hier nicht ratsam, zunächst von der Fachabteilung einzuholen, welche Anforderungen genau an Bewerbende gestellt werden? Und liegt die Expertise für eine optimale Aufbereitung dieser Anforderungen in Form einer Stellenanzeige nicht vorrangig im Recruiting-Team? Wir sagen: Ja!

Vom Anforderungsprofil über die Vorauswahl bis hin zu den Bewerbungsgesprächen und deren Vorbereitung: Entlang des gesamten Recruiting-Prozesses werden Ihnen viele Stellen begegnen, in denen auch einmal die Fachabteilung am Zug ist. Beispielsweise, wenn Feedback zu eingegangenen Bewerbungen gefragt ist. Je klarer Sie diese Aufgaben benennen und so ein gemeinsames Verständnis innerhalb Ihres Unternehmens schaffen, desto besser wird die Zusammenarbeit zwischen Hiring Managern und Recruiter·innen in der Praxis funktionieren.

3. Definieren Sie zeitliche Verbindlichkeiten im Prozess

Bei all den Aufgaben, die Hiring Manager und Recruiter·innen im Prozess zu erfüllen haben, ist es entscheidend, für reibungslose Schnittstellen zu sorgen. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens empfiehlt es sich deshalb, mit klaren zeitlichen Verbindlichkeiten zu arbeiten – man kann hier auch von sogenannten Service-Level-Agreements sprechen. Das sind klare Vorgaben, in welchem Zeitraum gewisse Arbeitsschritte im Recruiting-Prozess abgewickelt werden müssen – und zwar aufseiten der Hiring Manager und der Recruiter·innen. Wir empfehlen hier, einen klaren Zeitrahmen festzulegen.

Absprungraten im Prozess reduzieren

Durch die festgelegten Bearbeitungszeiten stellen Sie sicher, dass Sie passende Kandidat·innen möglichst schnell durch den Recruiting-Prozess bringen können. Das wiederum reduziert das Risiko, dass Talente mitten im Prozess abspringen – und Sie erneut mit der Suche starten müssen.

4. Arbeitsteilung zwischen Hiring Manager & Führungskräften in der Personalauswahl  

Geht es schließlich darum, das passendste Talent auszuwählen, können Sie im besten Fall die Früchte eines guten Briefing-Gesprächs ernten. Je klarer Sie hier die Erwartungen kommuniziert haben, desto einfacher können Sie nun auswählen. In der Regel agieren Sie hier in Arbeitsteilung: Recruiter·innen bringen Ihre Einschätzung der Soft-Skills ein, aber auch, ob Bewerber·innen überhaupt zur Unternehmenskultur passen. Stichwort: Cultural Fit. Führungskräfte wiederum legen das Hauptaugenmerk auf die fachliche Eignung der Bewerber·innen und beurteilen, ob die Person ins Teamgefügt passt. Die schlussendliche Entscheidung wird dann gemeinsam getroffen, indem beide Perspektiven Beachtung finden.

Häufig äußert sich diese Arbeitsteilung zwischen Führungskräften und Recruiter·innen übrigens auch in den Bewerbungsgesprächen – Personaler·innen fragen eher nach den Soft-Skills und Cultural Fit, Hiring Manager fokussieren sich aufs Fachliche.

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Besonders spannend wird es, wenn das Wunsch-Talent für die offene Position nicht nur auf Basis der zu erledigenden Aufgaben definiert wird. Führungskräfte sollten sich vielmehr fragen: Welche Persönlichkeitsmerkmale fehlen im Team noch? „In äußerst kreativen Teams kann es so beispielsweise spannend sein, den analytischen, zahlengetriebenen Blickwinkel durch entsprechende Merkmale der Kandidat·innen zu ergänzen“, erklärt Recruiting-Spezialist Aaron Noack von der New Work SE.

5. Handlungsspielraum für Markt-Feedback der Recruiter·innen

Recruiter·innen haben ihr Ohr stets am Arbeitsmarkt. Sie wissen, welche Gehälter für einen Fachbereich typisch sind. Sie wissen, welche Benefits unter gewissen Profilen besonders gefragt sind. Und sie wissen, welche Flexibilitätsanforderungen gewisse Positionen mit sich bringen. Ein konkretes Beispiel: Die volle Woche Office-Präsenz ist in gewissen Berufen schlichtweg nicht mehr zeitgemäß. Treten Recruiter·innen mit diesen Insights aus dem Markt an Hiring Manager heran, sollten diese entsprechend flexibel in ihren Anforderungen darauf reagieren.

Aaron Noack, Recruiting-Experte von der New Work SE

“Recruiter·innen können gut aufzeigen, welches Paket man bieten sollte, um für eine gewisse Rolle erfolgreich zu rekrutieren. Wirklich gut kann die Zusammenarbeit dann funktionieren, wenn uns Hiring Manager mit ihren Anforderungen an Bewerbende entgegenkommen – natürlich in Einklang mit den Gepflogenheiten im Unternehmen.”

Aaron Noack, Recruiting-Experte, New Work SE

Fazit – Zusammenspiel zwischen Hiring Managern & Recruiter·innen

Häufig ist im Recruiting von einem sogenannten Hiring-Team die Rede – also alle am Prozess Beteiligte. Eine optimale Bezeichnung, wie wir finden. Denn wenn es Ihnen gelingt, Hiring Manager & Recruiter·innen als ein Team zu denken, das gemeinsam an einem Strang zieht, legen Sie den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im gesamten Prozess.

Dann nämlich kann der Fachbereich die Expertise für das konkrete Beschäftigungsfeld bestmöglich einbringen und so eine gezieltere Suche und Auswahl ermöglichen. Das Recruiting-Team wiederum kann effizienter arbeiten und den Bewerbenden einen optimalen Prozess bieten – was bei Ihren Kandidat·innen definitiv gut ankommt. Eine Win-Win-Situation. Unsere fünf Strategien helfen Ihnen dabei, diese Win-Win-Situation auch in Ihrem Unternehmen zu schaffen.

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