Laut der Fachkräfteengpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit entfiel 2025 rund die Hälfte der in Deutschland bei der BA gemeldeten sozialversicherungspflichtigen Stellen auf Engpassberufe. Also Berufe, in denen Fachkräfte knapp sind. Gleichzeitig suchte nur etwa jede fünfte arbeitslose Fachkraft eine Beschäftigung in einem dieser Berufe. Heißt: Die verfügbaren Arbeitskräfte und die offenen Stellen passen häufig nicht zusammen. Wie Sie in dieser Gemengelage Ihre Chancen erhöhen, offene Stellen in Engpassberufen zu besetzen, erklären wir in diesem Beitrag.
Diese Maßnahmen erhöhen Ihre Chance auf eine Besetzung
Wenn passende Bewerbungen über längere Zeit ausbleiben, braucht es Anpassungen. Die folgenden vier Maßnahmen setzen an unterschiedlichen Stellschrauben an:
- Anforderungen anpassen
- Qualifikation mitdenken
- Arbeitsbedingungen verbessern
- Aufgabenverteilung überprüfen
Anforderungsprofile öffnen und Quereinstieg ermöglichen
Ein eng gefasstes Anforderungsprofil kann Menschen ausschließen, die für eine Stelle durchaus geeignet wären. Das gilt insbesondere für Quereinsteiger·innen aus Berufen mit ähnlichen Kompetenzprofilen. Für Ihre Stellenausschreibung bedeutet das:
- Muss-Anforderungen hinterfragen: Welche Abschlüsse, Kenntnisse und Erfahrungen braucht die Person zwingend zum Einstieg? Welche sind lediglich wünschenswert? Eine Mustervorlage für ein Anforderungsprofil, das Kompetenzen priorisiert, finden Sie hier.
- Übertragbare Kompetenzen benennen: Beschreiben Sie konkrete Aufgaben und die dafür benötigten Fähigkeiten, sodass auch Menschen aus verwandten Berufen erkennen, dass sie infrage kommen.
- Offenheit sichtbar machen: Fordern Sie passende Quereinsteiger·innen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Prüfen Sie auch, wo Berufseinsteiger·innen oder Menschen mit ausländischen Abschlüssen berücksichtigt werden können.
Leitfaden
Tatort Stellenanzeige
In diesem Leitfaden lernen Sie:
… wie unrealistische Anforderungen, fehlende Transparenz und komplizierte Prozesse Talente abschrecken.- … wie Sie mit klarer Struktur und realistischen Signalen mehr passende Bewerbungen erzielen.
Qualifizierung als Teil der Stellenbesetzung planen
Bringen Ihre Bewerber·innen wichtige Grundlagen mit, können aber noch nicht alle Aufgaben übernehmen, muss das kein Ausschlusskriterium sein. Gezielte Qualifizierung kann diese Lücke schließen. Das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA) empfiehlt deshalb, Einarbeitung und Qualifizierung bereits bei der Stellenbesetzung mitzudenken. Konkret kann das so aussehen:
- Qualifizierungsbedarf klären: Welche Fähigkeiten fehlen der jeweiligen Person für die vorgesehenen Aufgaben? Legen Sie fest, wie diese aufgebaut werden können. Zum Beispiel durch angeleitete Praxis mit erfahrenen Kolleg·innen oder interne bzw. externe Schulungen.
- Zeit und Unterstützung einplanen: Definieren Sie konkrete Lernziele, stellen Sie Lernzeit bereit und benennen Sie feste Ansprechpersonen. Berücksichtigen Sie auch den Aufwand für Ihre Mitarbeiter·innen, die die Einarbeitung begleiten.
- Entwicklungsmöglichkeiten kommunizieren: Machen Sie bereits in der Stellenanzeige deutlich, welche Qualifizierung Sie ermöglichen. Besprechen Sie im Bewerbungsprozess, wie der Einstieg und die schrittweise Übernahme der Aufgaben aussehen können.
- Interne Potenziale erkennen: Gibt es Kolleg·innen in Ihren Reihen, die sich für die offene Stelle weiterqualifizieren könnten? Auch Mitarbeiter·innen in Helfertätigkeiten können für eine Entwicklung zur Fachkraft infrage kommen.
Arbeitsbedingungen verbessern
Ob sich Kandidat·innen letztendlich für Ihre Stelle entscheiden, hängt auch von Ihren Arbeitsbedingungen ab. Neben dem Gehalt zählen dazu Arbeitszeiten und Entwicklungsmöglichkeiten. Eine Studie des RWI im Auftrag der Bertelsmann Stiftung unterstreicht, welche Bedeutung diese Faktoren haben, um Fachkräfte in Engpassberufen zu halten. Hinterfragen Sie deshalb die folgenden Punkte:
- Vergütung: Prüfen Sie, wie Ihr Angebot gegenüber vergleichbaren Stellen abschneidet. Berücksichtigen Sie dabei neben dem Grundgehalt auch Zuschläge und Zusatzleistungen. Gerade in Engpassberufen liegt laut der RWI Studie im Schnitt das Lohnniveau niedriger als in anderen Berufen. Hier besteht also ein zentraler Hebel.
- Arbeitszeiten: Gestalten Sie Ihre Arbeitszeiten möglichst so, dass Ihre Stelle auch für Bewerber·innen infrage kommt, die Kinder betreuen oder Angehörige pflegen. Flexible Arbeitszeiten, verlässliche Dienstpläne und Teilzeitmodelle können das ermöglichen.
- Aufstiegsmöglichkeiten: Wer seinen Mitarbeiter·innen eine berufliche Perspektive eröffnet, kann damit Wertschätzung für ihre Fähigkeiten und ihr Potenzial vermitteln. Auch solche „weichen Faktoren“ können dazu beitragen, dass die Arbeit positiver wahrgenommen wird. Zeigen Sie deshalb bereits im Bewerbungsgespräch, welche Entwicklungsschritte von der ausgeschriebenen Stelle aus möglich sind und wie Sie Ihre Mitarbeiter·innen dabei unterstützen.
Machen Sie ihre Arbeitsbedingungen sichtbar
Wer gute Arbeitsbedingungen hat, aber diese nicht in der Stellenanzeige oder im Bewerbungsgespräch kommuniziert, hat schlechtere Chancen Vakanzen zu besetzen. Stellen Sie also konkret heraus, wie die Arbeitsbedingungen bei Ihnen aussehen.
Ein Beispiel: „Dienstplan vier Wochen im Voraus“ ist aussagekräftiger als „gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben“.
Aufgaben und Arbeitsabläufe überprüfen
In Zeiten von Automatisierung und KI gilt: Nicht jede Aufgabe einer ausgeschriebenen Stelle muss zwangsläufig von einem Menschen erledigt werden. Lassen sich einzelne Tätigkeiten automatisieren, können die verbleibenden Aufgaben möglicherweise in bestehende Stellen integriert werden. Auch das ifo Institut nennt Digitalisierung und Produktivitätssteigerungen als Möglichkeiten, den Arbeitskräftebedarf abzufedern. Konkret kann das so aussehen:
- Automatisierbare Aufgaben identifizieren: Welche Tätigkeiten der ausgeschriebenen Stelle wiederholen sich und folgen klaren Regeln? Prüfen Sie beispielsweise, ob sich routineartige Datenübertragungen, Terminbestätigungen oder standardisierte Auswertungen automatisieren lassen.
- Verbleibende Aufgaben neu zuordnen: Welche Aufgaben bleiben übrig, und zu welchen bestehenden Stellen passen sie fachlich? Klären Sie gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeiter·innen, ob ausreichend Kapazitäten für die zusätzlichen Aufgaben vorhanden sind.
- Bestehende Stellen neu zuschneiden: Auch bei den bisherigen Aufgaben Ihrer Mitarbeiter·innen können Automatisierung und KI-Unterstützung Zeit freisetzen. Klären Sie, welche Tätigkeiten dadurch entfallen oder weniger Aufwand erfordern und welche Aufgaben der offenen Stelle dafür übernommen werden können.
Fazit
Den Mismatch am Arbeitsmarkt können Sie als einzelnes Unternehmen nicht auflösen. Mit gezielten Maßnahmen können Sie jedoch Ihre Chancen erhöhen, Ihren Personalbedarf zu decken. Wo Sie zuerst ansetzen sollten, zeigt ein Blick auf Ihren Recruiting-Prozess: Bewerben sich keine Personen, die Ihren Anforderungen entsprechen, lohnt es sich, das Anforderungsprofil zu öffnen und Kandidat·innen einzubeziehen, die noch Qualifizierung benötigen. Entscheiden sich passende Kandidat·innen gegen Ihr Angebot, hinterfragen Sie Ihre Arbeitsbedingungen und machen Sie die Vorteile Ihres Unternehmens als Arbeitgeber deutlicher sichtbar. Gleichzeitig lohnt es sich zu prüfen, ob sich einzelne Aufgaben automatisieren lassen und eine neue Aufgabenverteilung den zusätzlichen Personalbedarf reduzieren kann.
