Active Sourcing: Vorteile, Prozess & Tipps für die aktive Mitarbeitersuche

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Die Zeiten, in denen Recruiting ausschließlich durch traditionelle Stellenanzeigen erfolgte, sind vorbei. Ein Mangel an Fachkräften, demografischer Wandel und die Digitalisierung erfordern ein Umdenken bei der Suche nach den idealen Mitarbeitenden. Wer High Potentials und Talente finden möchte, darf nicht auf geeignete Bewerbende warten, sondern muss sie dort abholen, wo sie sind. In diesem Beitrag bieten wir Ihnen einen Überblick über die Recruiting-Disziplin Active Sourcing und geben praxisnahe Tipps. Dieser Artikel liefert Ihnen zudem Anregungen, die Ihnen bei der Erstellung einer nachhaltigen Sourcing-Strategie behilflich sind.

Definition: Was ist Active Sourcing?

Active Sourcing steht für alle Maßnahmen, mit denen Unternehmen qualifizierte Bewerbende proaktiv recherchieren und kontaktieren. Kurzfristig zielt diese Form des Recruiting darauf ab, eine möglichst lückenlose Stellen-Neubesetzung zu garantieren. Langfristig dient die aktive Mitarbeitersuche dazu, einen Talent-Pool aus geeigneten Personen aufzubauen, auf den Unternehmen jederzeit zurückgreifen können.

Active Sourcing, auf seinen Kern heruntergebrochen, zählt zum aktiven Recruiting. Es ist eine proaktive Form der Personalbeschaffung und nutzt Personalrecherche, aktive Kontaktaufnahme und den Aufbau eines Talent-Pools.

Aktive Personal-Suche über Recruiting-Veranstaltungen wie Jobmessen, Hochschulmarketing und Recruiting-Veranstaltungen sind bewährte Methoden des aktiven Recruitings. Die Digitalisierung macht jedoch auch nicht vor der Personalbeschaffung halt. Social-Media-Recruiting und eben Active Sourcing sind Praktiken, die sich insbesondere in der jüngsten Vergangenheit durchgesetzt haben.

Für wen eignet sich Active Sourcing?

Grundsätzlich ist Active Sourcing für Unternehmen jeder Größe und Branche geeignet. Wichtig ist vielmehr, dass Sie im Recruiting die Bereitschaft zeigen, in der Personalbeschaffung auf moderne Wege der Kandidat·innen-Suche zu setzen.

Besonders lohnt sich Active Sourcing für Unternehmen, die über traditionelle Kanäle Schwierigkeiten haben, die passenden Talente zu erreichen. Hier kann die Erweiterung der Recruiting-Strategie um die aktive Kandidat·innen-Ansprache durchaus erfolgversprechend sein.

Warum sollten Sie also auf Active Sourcing setzen? Im Vergleich zu anderen Recruiting-Maßnahmen ist die aktive Suche und Ansprache von Talenten effizienter, zielgerichteter und oftmals auch kostengünstiger.

Die Gründe dafür sind vielfältig: Mit der direkten Ansprache von Kandidat·innen nehmen Sie Ihren Recruiting-Erfolg selbst in die Hand. Sie erreichen damit Talente, die Sie über traditionelle Kanäle, wie etwa Stellenanzeigen, möglicherweise nicht erreicht hätten. Und Sie nutzen das gesamte Potenzial des Arbeitsmarkts, sprechen also auch jene Talente an, die gerade nicht aktiv auf Jobsuche sind.

Zudem wird der Streuverlust Ihrer Recruiting-Maßnahmen weitaus kleiner. Mit dem klassischen Stelleninserat erreichen Sie zwar viele passende Talente. Für einen nicht unwesentlichen Teil der Kandidat·innen, die Ihre Anzeige sehen, ist diese jedoch gar nicht relevant.

Auch aufseiten der Kandidat·innen weist das Active Sourcing einige Vorteile auf. So bevorzugt es die Mehrheit der Talente sogar, von einem Unternehmen direkt angesprochen zu werden.1 Zudem stellt die Direktansprache eine positive Ausgangslage für den weiterführenden Bewerbungsprozess dar.

Vor- und Nachteile von Active Sourcing

Bereits im Vorangegangenen wurde angeführt, dass die Integration von Active Sourcing in Ihre Recruiting-Strategie durchaus Vorteile zu bieten hat. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Vor- und Nachteile der aktiven Kandidat·innen-Ansprache übersichtlich dargestellt:

Vorteile von Active Sourcing

Unternehmen, die sich auf die Digitalisierung einlassen und Active Sourcing zur Personalsuche nutzen, können die Anforderungen eines agilen Arbeitsmarkts meistern und die eigene Marktposition stärken.

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Active Sourcing ist ein proaktiver Rekrutierungsansatz, der folgende Vorteile bietet:

  • Die Erweiterung der Talent-Pipeline reduziert die Time-to-Hire oftmals um bis zu 50 %.
  • Active Sourcing erhöht die Erfolgsquote von Interviews teilweise um das Siebenfache, da bereits eine Beziehung zu potenziellen Mitarbeitenden aufgebaut werden konnte.
  • Aktive Mitarbeitersuche erfordert anfangs zusätzlichen Aufwand. Langfristig zahlt es sich aus, indem Sie Ihre Cost-per-Hire deutlich senken und Ihre Recruiting-KPIs erheblich verbessern.
  • Active Sourcing minimiert die durch unerwartete Fluktuationen verursachten Unterbrechungen im Geschäftsbetrieb und hilft, Umsatzverluste zu vermeiden, indem Stellenbesetzungen schnell realisiert werden können.
  • Der Aufbau langfristiger Beziehungen zu potenziellen Mitarbeitenden hilft dabei, Rollen schneller zu besetzen.

dass 2 von 10 Talenten ihren letzten Job gewechselt haben, weil sie ein Unternehmen direkt angesprochen hat, obwohl sie gar nicht aktiv auf Stellensuche waren?2

Nachteile von Active Sourcing

Auch, wenn Active Sourcing viele relevante Vorteile bietet, so ist auch bei dieser Recruiting-Methode nicht alles eitel Wonne. Folgende Nachteile der Kandidat·innen-Ansprache sollten Sie im Hinterkopf behalten, bevor Sie sich für die Integration in Ihre Recruiting-Strategie entscheiden.

  • Active Sourcing will gelernt sein: Der Umgang mit den passenden Active-Sourcing-Tools, die Verwendung der richtigen Such-Operatoren und eine gelungene Kandidat·innen-Ansprache erfordern Erfahrung und Know-how. Sollte Ihnen dieses in-house fehlen, so empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit Spezialist·innen – wie dem XING TalentService.
  • Die proaktive Personal-Suche ist oftmals mit hohem Zeitaufwand verbunden. Insbesondere, wenn Sie Active Sourcing falsch einsetzen, kann dies schnell zum Ressourcen-Fresser für Ihr Recruiting werden.
  • Setzen Sie auf automatisierte Copy-and-Paste-Nachrichten, so entsteht bei Talenten schnell ein fahler Beigeschmack. Hier können Sie sich schnell den Weg zu einer zukünftigen Zusammenarbeit verbauen.
  • Immer mehr Unternehmen haben in der Vergangenheit die Aktive Personal-Suche für sich entdeckt. Dementsprechend groß ist die Konkurrenz in der Direktansprache. Sie müssen also wissen, wie Sie sich bestmöglich von Ihren Mitbewerber·innen abheben.

Mit Blick auf diese Nachteile zeigt sich gleichzeitig auch: Sie können im Active Sourcing einiges falsch machen. Richtig angewandt, überwiegen bei dieser Recruiting-Methode aber jedenfalls die positiven Aspekte.

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In der Praxis hat sich deshalb die Arbeit mit smarten Software-Lösungen etabliert, die Ihnen die aktive Talent-Suche erleichtern. Mit dem XING TalentManager haben Sie etwa die Möglichkeit, den größten Talent-Pool in D-A-CH zielgerichtet mit Hilfe von smarten Filtern zu durchsuchen und Talente dank Informationen zur Wechselbereitschaft zum genau richtigen Zeitpunkt anzusprechen.

Eine Übersicht der wichtigsten Tools, Kanäle und Methoden in der aktiven Mitarbeitenden-Suche finden Sie in unserem Glossar-Eintrag zum Thema Active-Sourcing-Methoden.

Tipps für Active Sourcer·innen

Die Wahl der richtigen Kanäle für Ihre Active-Sourcing-Strategie ist jedoch allenfalls die halbe Miete. Wollen Sie eine erfolgreiche proaktive Talent-Suche betreiben, so gibt es viele praktische Handlungsempfehlungen, die Sie beachten sollten. Im Folgenden erhalten Sie wertvolle Tipps für eine erfolgreiche direkte Talentsuche:

Was ist im Active Sourcing zu beachten?

Active Sourcing ist kein Ausbildungsberuf. Wer sich mit Active Sourcing näher beschäftigen möchte, muss dies praxisnah erlernen. Es erfordert eine proaktive Mentalität, die sich nicht nur an standardisierten Abläufen orientiert.

Was besonders zu berücksichtigen ist:

Verständnis für die Zielgruppe

Wie lautet die genaue Berufsbezeichnung? Welche Qualifikationen und Kenntnisse sollten die zukünftigen Mitarbeitenden haben? Definieren Sie entsprechende Schlüsselwörter, die Sie verwenden können

Umfassende Kenntnisse der Kanäle

Für erfolgreiches Active Sourcing ist ein richtiges Gespür für die richtigen Kanäle wichtig. Der Fokus sollte auf Kanälen liegen, die zu den gesuchten Profilen passen. Weiterbildungen und Schulungen rund um Personalmarketing können die digitale Kompetenz beim Active Sourcing optimieren.

Diskretes und professionelles Auftreten

Proaktive Kontaktaufnahme birgt die Gefahr, dass sich Talente belästigt fühlen. Da aktive Talentsuche immer wichtiger wird, sehen sich qualifizierte Fachkräfte mit immer mehr Anfragen konfrontiert. Seriöse, diskrete Kommunikation und eine gezielte Kontaktanfrage sind daher essenziell.

Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit

Durch bewusstes Employer Branding erkennen Talente auf den ersten Blick, ob eine Stelle zu ihnen passt. Effektiv ist Active Sourcing dann, wenn ein Unternehmen bereits als zuverlässige, verbindliche Arbeitgebermarke etabliert ist.

USPs des Unternehmens

Bei aktiver Anwerbung gilt es, die Vorteile des eigenen Unternehmens so prägnant wie möglich zu kommunizieren. Alleinstellungsmerkmale sollten für Talente sofort verständlich sein.

Optimierung der Candidate Experience

Optimieren Sie die firmeneigene Karriereseite. Verkürzen Sie Antwortzeiten. Je intuitiver der Bewerbungsprozess und nachvollziehbarer die Entscheidungsfindung ist, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Talente die Bewerbung abbrechen.

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Geeignete Kandidat·innen-Ansprache inkl. Beispiele

Im Zentrum des Active Sourcings steht zweifelsfrei die geeignete Ansprache von potenziellen Kandidat·innen. Für Sie im Recruiting ist es dabei essenziell, die richtigen Worte zu finden und sich mit einer kreativen Ansprache von Ihrer Konkurrenz abzuheben.

Folgende Tipps sollten Sie in der Kandidat·innen-Ansprache berücksichtigen:

Persönliche Ansprache ist das A und O

Auch, wenn es natürlich weitaus mehr Zeitaufwand bedeutet: Sie sollten interessanten Kandidat·innen jedenfalls mit einer persönlichen Ansprache begegnen. So fühlen Sich die Talente von Ihnen wertgeschätzt. Und Sie wiederum erhöhen aktiv Ihre Rücklaufquote.  

Gerne einmal Abwechslung

In der Direktansprache sollten Sie nicht immer den förmlichsten Aufbau für Ihre Nachrichten wählen. Vielmehr hat ein Experiment der Recruiting-Profis vom XING TalentService ergeben, dass eine kreative Ansprache mit Fun Facts und Random Facts durchaus erfolgversprechend ist.

Hobbys wecken Interesse

Mindestens genauso wichtig wie die fachliche Qualifikation des Talents ist es auch, dass dieses menschlich zu Ihrem Unternehmen passt. Dementsprechend lohnt es sich durchaus, bereits in der Direktansprache auf spannende Hobbys des Talents zu verweisen. So steigern Sie gleichzeitig auch die Antwortrate.

Transparent und ehrlich

Transparenz ist ein Faktor, der aufseiten der Bewerbenden im Recruiting kontinuierlich an Relevanz gewinnt. Talente wünschen sich Gehaltstransparenz, eine authentische Unternehmenskultur – all das sollten Sie auch in der Active-Sourcing-Kommunikation abdecken.

DSGVO-Konformität

Hinsichtlich der DSGVO stellt die Direktansprache einen Ausnahmenbereich dar. Hier ist es nämlich trotz DSGVO erlaubt, Kandidat·innen erst einmal direkt anzusprechen. Und zwar ohne zuvor das Einverständnis des Talents eingeholt zu haben.

Wichtig ist gleichzeitig, dass Sie Talente vorab fragen, ob Sie möchten, dass Sie von Ihnen in einem Talent-Pool gespeichert werden. Außerdem müssen Sie Talenten jederzeit die Möglichkeit geben, ihre Daten löschen zu lassen.

Zudem brauchen Sie generell die Zustimmung der Bewerber∙innen, dass Sie ihre Daten im Bewerbungsprozess verarbeiten. Dieses Problem betrifft jedoch das gesamte Recruiting und nicht alleine die Aktive Personal-Suche.

Für Sie gelten außerdem sämtliche Regelungen, die in der DSGVO definiert sind. Talente haben deshalb ein Widerrufsrecht, können Einsicht in Ihre Daten nehmen und die Löschung ihrer Daten fordern. Dafür sollten Sie mit entsprechender technischer Unterstützung – wie einem Bewerbermanagementsystem – die nötigen Rahmenbedingungen schaffen.

Der Active-Sourcing-Prozess: So sollten Sie vorgehen

Active Sourcing ist eine Methode im Recruiting, die Sie auf jeden Fall erst dann in Angriff nehmen sollten, wenn Sie eine klare Strategie definiert haben. Ansonsten könnte sich die direkte Suche passender Kandidat·innen für Sie schnell zum Zeitfresser entwickeln.

Nach diesen Schritten im Active-Sourcing-Prozess sollten Sie vorgehen

Folgende Schritte sollten Sie beachten:

1. Definition Ihrer Wunsch-Kandidat·innen

Zunächst einmal ist es essenziell, dass Sie für sich festlegen, nach welchem Profil Sie suchen. Hier lohnt es sich, auf eine Stellenbeschreibung, Stellenanzeige bzw. Anforderungsprofil zurückgreifen zu können, um sich daran für das Besetzungsbild zu orientieren.

Gehen Sie zudem einen Schritt weiter und überlegen Sie sich, wie dieses Profil tickt. Auf welchen Kanälen ist es unterwegs? Wie möchte es angesprochen werden? Welche Ihrer Benefits ziehen bei diesem Typ Mensch möglicherweise ganz besonders? All diese Überlegungen machen Ihre Active-Sourcing-Bemühungen schließlich effizienter.

Außerdem helfen Ihnen diese Informationen dabei, die Suche nach dem Profil bestmöglich zu gestalten. Überlegen Sie sich hier bereits konkrete Skills und Rahmenbedingungen, nach denen Sie suchen. Möglicherweise eignen sich diese bereits für die Verwendung in Ihren Suchstrings.

2. Auswahl Ihrer Kanäle für das Active Sourcing

Ein weiterer, essenzieller Faktor ist die Wahl der richtigen Kanäle. In der Regel sollten Sie bereits bei der Definition Ihrer Active-Sourcing-Strategie ein paar Kanäle ausgewählt haben, über die Sie aktiv suchen.

Nun ist es an der Zeit, für die konkrete Position die passendsten Kanäle auszuwählen. In der Regel hat es sich etabliert, auf Karriere-Netzwerken wie XING oder LinkedIn zu suchen. Hier sollten Sie für eine breite Palette an Stellen die richtigen Talente vorfinden.

Insbesondere für etwas speziellere Berufe hat es sich gleichzeitig durchaus etabliert, auf Nischenplattformen oder den traditionellen sozialen Netzwerken unterwegs zu sein. Nachwuchskräfte könnten Sie etwa gut über Instagram ansprechen, Entwickler·innen etwa über Stack Overflow.

3. Regeln und Rahmenbedingungen Ihrer Kandidat·innen-Ansprache festlegen

Die Auswahl der richtigen Kanäle und die Suche nach den passenden Talenten ist jedoch nur die halbe Miete. Wichtig ist es gleichzeitig auch, dass Sie auf die richtige Kandidat·innen-Ansprache setzen.

Hier sollten Sie bereits vorab einige wichtige Fragen für sich klären. Sprechen Sie eher per Du oder per Sie an? Nennen Sie den Gehaltsrahmen direkt in der Ansprache? Verlinken Sie auf eine passende Stellenbeschreibung? Welche Benefits kommunizieren Sie?

Es lohnt sich, einige Templates für Ihre Anschreiben zu formulieren, um nicht bei jedem Talent von Null auf beginnen zu müssen. Zudem stellen Ihnen Tools wie der XING TalentManager sogenannte Smart-Messaging-Funktionen zur Verfügung, die es Ihnen zusätzlich erleichtern, effizient und doch persönlich zu kommunizieren.

4. Vorbereitung auf den Suchprozess

Auch der Suchprozess selbst will gut vorbereitet sein. Nehmen Sie sich die Zeit, die wichtigsten Schlüsselwörter für Ihre Suche zu recherchieren und zu sammeln. Zudem sollten Sie hier bereits über die Verwendung von Suchstrings in Form von Boole’schen Operatoren nachdenken.

Außerdem sollten Sie sich überlegen, wie Sie mit Remindern in der Active-Sourcing-Kommunikation umgehen und welche Ansprache Sie nun verwenden möchten. Am besten haben Sie hierzu bereits einige Templates zur Hand.

5. Active-Sourcing-Kommunikation mit geeigneten Kandidat·innen

Die richtigen Talente sind gefunden? Jetzt sollten Sie mit einer hochwertigen Kommunikation im Active Sourcing sicherstellen, dass Sie diese Potenziale auch in Bewerbungen übertragen. Wählen Sie eine professionelle und individuelle Kommunikation und gehen Sie auf die Persönlichkeit der Talente ein.

Beachtung des Zeitaufwands

Zudem sollten Sie sich bewusst sein, dass auch dieser Punkt oftmals mit einigem Zeitaufwand verbunden ist. Planen Sie entsprechend Zeit für die Kommunikation mit Kandidat·innen ein und stellen Sie so eine persönliche Kommunikation und schnelle Rückmeldungen sicher.

Fazit

Auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt führt kein Weg an Active Sourcing vorbei. Sei es als ergänzende Maßnahme im Recruiting oder als integrierter Bestandteil des Personalmanagements, mit Active Sourcing sichern sich Unternehmen gegen Personal-Fluktuationen ab und profitieren langfristig von einem Wettbewerbsvorteil.

Die Vorteile von Active Sourcing definieren die Zukunft der Personalgewinnung:

  • Kontakt und Recherche über ein breites, digitales Spektrum an Kanälen möglich.
  • Schnelle Personalgewinnung und Stellen-Neubesetzung durch einen Talentpool und Talent Networking.
  • Kostenersparnis durch klar formulierte Stellenprofile und fokussierte Recherche.
  • Aktivierung von passiven und aktiven qualifizierten Talenten.
  • Gezielter persönlicher Kontakt und positive Candidate Journey bauen persönliche Geschäftsbeziehungen auf.

Disclaimer:

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1 forsa Umfrage im Januar 2023 im Auftrag von XING unter 3.216 Erwerbstätigen in Deutschland

2 Social Recruiting und Active Sourcing – Ausgewählte Ergebnisse der Recruiting Trends 2020; Centre of Human Resources Information Systems, Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg, im Auftrag von Monster Worldwide Deutschland GmbH