Candidate Persona: Bedeutung, Tipps fürs Erstellen & Vorlage 

Eine Candidate Persona Ihnen dabei, Klarheit über das Profil ihrer gewünschten Kandidat•innen zu schaffen. Indem Sie diese Beschreibungen idealer Kandidat·innen erstellen, können Sie Ihre Recruiting-Maßnahmen gezielter auszurichten und vermeiden so die Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Erfahren Sie in diesem Beitrag, was Kandidaten Personas sind, wie Sie diese erstellen und wie Sie daraus die richtigen Maßnahmen für Ihre Personalbeschaffung ableiten können. Inklusive Muster-Vorlage!   

Candidate Persona: Definition 

Candidate Personas sind ein Recruiting-Instrument, mit dem Sie ein fiktives, aber ganzheitliches Profil eines•einer optimalen Kandidat•in abbilden. Dieses Profil steht damit stellvertretend für Ihre Zielgruppe, innerhalb derer Sie nach Bewerber•innen suchen.  

• Wie ist die Biografie? 
• Was sind Ihre bisherigen Fähigkeiten und Erfahrungen?  
• Was sind Motivatoren?  
• Wie möchte die Person bevorzugt angesprochen werden?  

In der Candidate Persona finden sich alle relevanten Informationen zu Ihren potentiellen Kandidaten•in wieder.  

Kandidaten Personas: Inspiriert aus dem Marketing  

Ursprünglich stammt die Idee, fiktive Personas der eigenen Zielgruppe zu entwickeln, aus dem Marketing. Hier wurde die Buyer Persona erfunden, um die eigenen typischen Kund·innen zu erfassen und somit besser zu verstehen. Aber: Dieses Vorgehen ließ sich auch gut auf das Recruiting übersetzen! Denn auch hier ist es essentiell, die eigene Zielgruppe – Ihre Bewerber•innen – zu verstehen. So entstanden aus den Buyer Personas die Candidate Personas.   

Natürlich werden für diese beiden Typen verschiedene Daten für die Beschreibung genutzt. Das Konzept ist aber dasselbe. Und: Sie werden sich wundern, wie viele Informationen dann doch für Marketing UND Recruiting von Interesse sind.  

Wie unterscheidet sich eine Candidate Persona zum Anforderungsprofil? 

Die Beschreibung von Kandidaten Personen steht naturgemäß am Anfang Ihres Recruiting-Prozesses. In einer Phase, in der auch Begriffe wie das Anforderungsprofil oder die Stellenbeschreibung häufig fallen. Hier gibt es einige Parallelen, aber auch Unterschiede zwischen diesen Instrumenten zur Beschreibung der eigenen Zielgruppe.  

Wie der Name schon vermuten lässt, begreift das Anforderungsprofil ausschließlich die fachlichen Qualifikationen einer•eines Kandidaten•in. Hier steht im Mittelpunkt, welche fachlichen Kompetenzen für die Stelle gefordert sind. Die Kandidaten Person geht darüber hinaus und berücksichtigt auch persönliche Merkmale und Informationen. Die Unterschiede zusammengefasst: 

Anforderungsprofil	Candidate Persona
Schulische Ausbildung	Schulische Ausbildung
Ausbildung/ Studium	Ausbildung/ Studium
Berufserfahrung	Berufserfahrung
Stellenspezifische Qualifikationen	Stellenspezifische Qualifikationen
	Persönlichkeit
	Motivation
	Frustation
	Kommunikationsverhalten
	Wünsche und Ziele

Vorteile in der Arbeit mit Personas 

Die Vorteile in der Verwendung von Candidate Personas sind vielfältig. Im Folgenden lesen Sie die zentralen Vorteile, die Sie in der Arbeit mit diesem Instrument erwarten können: 

• Zielgerichtete Suche und Streuverlust verringern 
• Klareres Verständnis für die Bedürfnisse der Kandidat•innen 
• Kosteneinsparungen  
• Verbesserung der Quality-of-Hire 
• Verbesserung der Candidate Experience  

Zielgerichtete Suche und Streuverlust verringern:

Durch die Candidate Persona entwickeln Sie ein Verständnis darüber, wie Ihre potenziellen Bewerber•innen am liebsten kommunizieren und auf welchen Kanäle Sie diese erreichen können. Und auf welchen wiederum nicht. So können Sie Ihre Stellenanzeigen auf die richtigen Plattformen fokussieren, auf denen sich Ihre Zielgruppe auch wirklich befindet. Das verhindert den Einsatz von Maßnahmen, die an Ihrer Zielgruppe vorbei gehen. Sie arbeiten damit deutlich effizienter! Und sparen obendrein bares Geld. 

Klareres Verständnis für die Bedürfnisse der Kandidat•innen  

Indem Sie Ihre Kandidat·innen ganzheitlich betrachten, begreifen Sie den Kontext und die Umstände in den sich diese befinden. Sie können dementsprechend passgenauer auf die individuellen Bedürfnisse eingehen und erhöhen damit die Wahrscheinlichkeit, dass sich Bewerber•innen verstanden fühlen. Das wiederum steigert Ihre Chance, dass Sie die Bewerbenden vom Unternehmen überzeugen und schlussendlich unter Vertrag nehmen können.  

Kosteneinsparung 

Wie bereits erwähnt, ermöglicht Ihnen der Einsatz von Candidate Personas eine effizientere, da zielgerichtetere Suche nach Kandidaten. Mit der Verwendung eröffnen Sie sich ein enormes Optimierungspotential für Ihre Stellenanzeigen. Im Idealfall können Sie darüber Ihre Time-to-Hire verkürzen und so Kosten einsparen. Stichwort: Cost-of-Vacancy verringern! Denn wie wir wissen: Jede offene Stelle kostet einem Unternehmen bares Geld. Indem Sie zielgerichteter vorgehen, beschleunigen Sie Ihre Personalsuche und helfen Ihrem Unternehmen Kosten dabei, einzusparen. 

Verbesserung der Quality-of-Hire 

Die Candidate Persona ermöglicht Ihnen auch die Verbesserung einer weiteren entscheidenden Recruiting-Kennzahl: der Quality-of-Hire! Da Sie eine genaue Vorstellung darüber haben, welche Eigenschaften ein•e ideale•r Bewerber•in hat, haben Sie ein präzises Auswahlinstrument, was Ihnen dabei hilft, den•die Richtige•n auszuwählen.  

Verbesserung der Candidate Experience  

Ein individuelles, schnelles Bewerbungsverfahren durch den Einsatz von Candidate Personas erhöht nicht nur die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Einstellung, es hat auch einen positiven Effekt auf die Perspektive, aus der Ihr Unternehmen gesehen wird. Mit der Erstellung, versetzen Sie sich gleichzeitig in die Position Ihrer Bewerber•innen und erkennen so noch weitere Optimierungsmöglichkeiten für Ihren Prozess.  

Das wiederum verbessert die Erfahrung, die Bewerbende im Bewerbungsprozess bei Ihnen machen. Und diese gute Erfahrung zahlt schließlich auch auf Ihre Arbeitgebermarke ein – schließlich ist ein guter Recruiting-Prozess ein nicht unwesentlicher Attraktivitätsfaktor.  

Candidate Personas erstellen  

Um eine für Ihr Recruiting nutzwertige Candidate Persona zu entwickeln, gilt es eine Reihe von vorbereitenden Überlegungen anzustellen. Im Folgenden lesen Sie, welche Fragen für eine Erstellung zu beantworten sind und wie der Prozess zur Erstellung gestaltet sein kann: 

Welche Bestandteile hat eine gute Candidate Persona  

Damit Sie umfangreiches Bild Ihres•r idealen Kandidaten•in schaffen können, sollten Sie bestimmte Themenfelder abgedeckt haben, die einer Candidate Persona spezifisch sind. Diese Themen und Fragestellungen sollte Ihre Kandidaten Persona enthalten: 

• Name und Rolle: Tragen Sie hier den (fiktiven) Namen z.B Max Mustermann oder Maike Musterfrau wie auch die Rolle ein 
• Biografie: Tragen Sie hier die Hard Facts ein: Alter, Abschlüsse, Familienstand oder auch Hobbies 
• Ziele: Welche Ziele verfolgt Ihre Persona im beruflichen Umfeld? Tragen Sie die Antwort hier ein. 
• Verhalten in der Job-Suche: Versetzen Sie sich in Ihre potentiellen Bewerber•innen. Wonach würden Sie für einen neuen Job suchen? 
• Persönlichkeit: Die entscheidende Frage hier: welche Charaktereigenschaften hat Ihre Persona? 
• Motivation: Was motiviert die Person? Welche Benefits oder weitere Faktoren spielen hier eine Rolle? 
• Frustration: Was frustriert sie? Welche Aufgaben oder Umstände müssen hierbei beachtet werden? 
• Kanäle: Über welche Kanäle sucht die Persona einen Job: Instagram? Job-Plattformen wie Stepstone oder Indeed? XING? Oder sind es sogar Expert·innen-Foren, wo gesucht wird? 
• Fähigkeit: Tragen Sie hier die konkreten Fähigkeiten ein. 
• Influencer: Wer kann Ihre Persona und dessen Entscheidungen beeinflussen?  
• Inhalte und Ressourcen: Welchen Informationsquellen verwendet und vertraut die Persona? 

Prozess zur Erstellung Ihrer Candidate Personas 

Damit Ihre Kandidatenpersona auch treffend beschrieben wird, sollten Sie auf einige Dinge achten. Wie Ihr Prozess zur Erstellung aussehen kann, lesen Sie im Folgenden.  

1) Vorbereitung 

Um eine zutreffende Candidate Persona zu erstellen, braucht es belastbare Daten und Insights über Ihre Zielgruppe. Es gilt also erstmal, Ihre Zielgruppe zu durchleuchten! 

Eine wertvolle Quelle hierfür sind Ihre Mitarbeiter•innen. Häufig arbeitet bereits eine Person, die Ihrer Zielgruppe entspricht, in Ihrem Unternehmen. Tauschen Sie sich entsprechend der oben genannten Fragestellungen für die Erstellung einer Persona aus. Je mehr Interviews Sie führen, desto aussagekräftiger wird das Bild am Ende. Prüfen Sie darüber hinaus die Kennzahlen, die Sie bereits aus vorherigen Ausschreibungen für Ihre Zielgruppe gesammelt haben. Ein Blick auf folgende Kennzahlen lohnt sich: 

• Kosten pro Bewerbung über den Kanal  
• Kosten pro Einstellung über den Kanal  
• Anzahl der Bewerbungen über den Kanal  
• Klicks auf die Stellenanzeigen auf Kanal  

Zusätzlich bietet es sich an, Ihren Bewerbenden einen Fragebogen auszuhändigen, in dem Sie weitere persönliche Informationen zu Ihrer Zielgruppe sammeln. Diese können Sie daraufhin für Ihre kommende Ausschreibung innerhalb Ihrer Candidate Persona nutzten. 

2) Erstellung 

Sie Haben alle Informationen eingeholt? Dann gilt es nun diese übersichtlich in ein Dokument zu übertragen. Hier ist es sinnvoll für jede unterschiedliche Persona nach dem gleichen, standardisierten Muster vorzugehen. Das vereinfacht Ihren Prozess erheblich. 

3) Bereitstellung der Candidate Persona und Optimierung 

Haben Sie Ihre Candidate Personas erstellt, sollten Sie diesen an einem zentralen Speicherort ablegen, sodass Ihr gesamtes HR-Team darauf reibungslos Zugriff hat. Gleichzeitig sollten Sie sich ständig hinterfragen, ob Ihre bestehende Candidate Persona durch neue Einblicke weiter angereichert werden kann. Dementsprechend handelt es sich hierbei um kein fertiges Dokument. Vielmehr lebt und entwickelt es sich weiter umso mehr Erfahrungen Sie mit Ihrer Zielgruppe machen. 

Beispiele für Candidate Personas

Damit Sie eine Vorstellung darüber haben, wie Candidate Personas in einer fertigen Form aussehen, haben wir für Sie zwei Beispiele erstellt. Lassen Sie sich gerne inspirieren!  

Candidate Persona für Content Manager·in 

Hier haben wir exemplarisch einen Canvas für die Position als Content-Marketing-Manager·in befüllt – Einblick in den gesamten Canvas erhalten Sie mit unserer kostenfreien Muster-Vorlage für einen Candidate Persona Canvas!

Senior Software-Entwickler·in Persona  

Im zweiten Beispiel werfen wir einen Blick auf eine·n Senior Software-Entwickler·in. Sie sehen einen Ausschnitt unserer Muster-Vorlage mit einigen wichtigen Aspekten, die in einer Persona-Definition keinesfalls fehlen sollten.

Mit Candidate Personas arbeiten 

Haben Sie Ihre Candidate Persona erstellt, sollte diese selbstverständlich nicht im dunklen Kämmerlein verschwinden. Vielmehr ist jetzt die Grundlage geschaffen, um das Potenzial Ihrer Personalbeschaffung auszuschöpfen. Dazu lassen sich eine Reihe von Maßnahmen ableiten, die Sie für Ihren Recruiting-Prozess nutzen können. 

Die richtigen Maßnahmen ableiten 

Nutzen Sie nun Ihre Candidate Persona, um Ihre Recruiting-Maßnahmen fokussiert auf Ihre Zielgruppe auszurichten. So sollten Sie eine Reihe von Maßnahmen ableiten: 

• Auf welchen Kanälen sollten die Stellenanzeigen geschaltet werden? 
• Welche Inhalte oder Schlagwörter sollte die Stellenanzeige definitiv berücksichtigen? 
• Haben Bewerber•innen besondere Ansprüche an den Prozess?  
• Sind die Kandidat·innen potenziell offen auch direkt angesprochen zu werden? 

Indem Sie diese Fragen für Ihre Candidate Persona beantworten, schneiden Sie Ihren Auswahlprozess auf Ihre Bewerber•innen genau zu. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sich beworben wird, wie auch, dass Sie am Ende Ihre Stelle besetzen können! 

Typische Fehlerquellen beim Erstellen 

Auch das Erstellen einer Candidate Persona kann seine Tücken haben. Diese liegen häufig in der Vorbereitung. So recherchieren Sie nicht gründlich genug oder arbeiten Ihre Candidate Persona allein aus. Im Folgenden lesen Sie, welche Fehlerquellen Sie erwarten und wie Sie diese vermeiden können: 

• Keine gründliche Recherche  
• Kein Teamwork bei der Erstellung 
• Die Candidate Persona ist nicht/zu detailliert 
• Die Candidate Persona wird nicht laufend aktualisiert 

Keine gründliche Recherche 

Zu denken, Sie kennen Ihre Zielgruppe bereits und Sie brauchen gar keine Recherche durchzuführen, ist ein Trugschluss! Nicht ausreichend Ressourcen in die Erstellung zu investieren, führt dazu, dass Sie eine unbrauchbare, da mit fehlerhaften oder ungenauen Informationen ausgefüllte, Candidate Persona haben. Investieren Sie also ausreichend Zeit und Energie in Ihre Recherche.  

Kein Teamwork bei der Erstellung  

Als Recruiter·in haben Sie die Verantwortung für die Erstellung der Candidate Persona. Das heißt aber nicht, dass Sie alleine durchführen sollten. Beziehen Sie bei Ihrer Recherche und Erstellung die betreffende Fachabteilung ein. Die kann Ihnen wertvolle Einblicke in das Innenleben der Menschen geben, die Sie rekrutieren möchten. Verstehen Sie die Erstellung als eine Gemeinschaftsaufgabe. 

Die Candidate Persona ist nicht/zu detailliert  

Eine oberflächliche, undetaillierte Candidate Persona verliert ebenso ihren Nutzwert wie eine zu detaillierte Candidate Persona. Tasten Sie sich hier an ein gesundes Mittelmaß heran, welches nicht zu generisch ist, aber auch nicht zu viele Details hat und damit zu viele Berwerb•innen ausschließt. 

Die Candidate Persona wird nicht laufend aktualisiert  

Haben Sie Ihre Candidate Persona erstellt, wäre es ein Fehler diese nun nicht mehr anzufassen. Lassen Sie Ihre Erfahrungen aus Ihrem Recruiting ständig in die Candidate Persona einfließen. So entwickelt sich diese zu einem immer präziseren Instrument für Ihr Recruiting weiter. 

Fazit 

Candidate Personas sind ein nützliches Werkzeug um Ihre Recruiting-Maßnahmen zielgerichtet auf Ihre Bewerber•innen auszurichten. Indem Sie sich ausgiebig und ganzheitlich mit dem „Idealtyp“ des Menschen auseinandersetzen, mit dem Sie Ihre ausgeschriebene Stelle besetzten möchten, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit die Stelle auch erfolgreich zu besetzten. Nutzen Sie dafür die Vorlage, die wir Ihnen zur Verfügung gestellt haben.