Recruiting-Strategien entwickeln: Definition, Vorgehen und Beispiele

Sie haben eine Vielzahl an ähnlichen Positionen innerhalb kurzer Zeit zu besetzen? Oder aber bekommen über Ihre klassischen Kanäle und Maßnahmen nicht mehr ausreichend (passende) Bewerbungen? Dann sollten Sie möglicherweise an Ihren Recruiting-Strategien arbeiten. In diesem Beitrag erfahren Sie, was es bei der Strategie-Entwicklung im Recruiting zu beachten gilt und erhalten interessante Beispiele aus der Praxis. Inklusive einer Schritt-für-Schritt-Anleitung!

Recruiting-Strategien: Was ist das?

Recruiting-Strategien meinen einen klaren Plan, um die passenden Mitarbeitenden für offene Stellen eines Unternehmens zu finden. Es geht hierbei grundlegend um die Frage, wie geeignete Kandidat·innen für Vakanzen erreicht werden können. Eine ganzheitliche Strategie in der Personalgewinnung betrachtet ein weiter gefasstes Bild: Ausgehend von der Personalbedarfsplanung – mit der Frage, welche Stellen zu besetzen sind – wird der gesamte Recruiting-Prozess in die Planung miteinbezogen, um so eine umfassende Strategie zu definieren.

In der Regel wird eine allgemeine Strategie für die Personalbeschaffung definiert, die grob gefasst ist und die Rahmenbedingungen für die Kandidat·innen-Suche abdeckt. Hierbei werden Schnittstellen zu den Fachabteilungen und die grundlegenden Instrumente definiert. Ausgehend davon können auf der Ebene gewisser Job-Profile eigene Recruiting-Strategien definiert werden, die klar aufzeigen, wie für die konkreten Positionen nach passenden Mitarbeitenden gesucht werden. Diese Adaptionen sollten durch die übergeordnete Strategie abgedeckt sein – sie bildet also die große Klammer.

Welche Vorteile hat ein strategisches Vorgehen im Recruiting?

Strategisches Vorgehen zeichnet sich dadurch aus, dass viel Zeit und Aufwand in die Analyse investiert wird, um informierte Entscheidungen treffen zu können. Im Recruiting könnte dies etwa bedeuten, dass Sie fundierte Kenntnisse Ihrer Zielgruppe aufbauen, um diese möglichst gezielt anzusprechen. Die umfassende Planung ermöglicht es Ihnen in weiterer Folge, effizienter mit Ihrem Budget umzugehen, da Sie die verschiedenen Recruiting-Maßnahmen sehr gezielt einsetzen – und nicht querbeet Geld investieren.

Zudem verbessert eine fundierte Recruiting-Strategie auch die Personalauswahl: Da Sie bereits vorab bedenken, welche Informationen Sie für eine informierte Entscheidung für oder gegen Bewerbende benötigen, können Sie diese zielgerichtet im Zuge des Bewerbungsprozesses abfragen. Zu guter Letzt wirkt sie sich auch positiv auf die Bewerbungserfahrung Ihrer Kandidat·innen aus: Durch die zielgenaue Planung können Sie den gesamten Recruiting-Prozess auf die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe ausrichten – dazu finden Sie später auch ein Beispiel. Zusammenfassend ergeben sich demnach folgende Vorteile:

• Fundierteres Verständnis Ihrer Zielgruppen im Recruiting
• Effizienterer Budget-Einsatz durch gezieltere Maßnahmen
• Personalauswahl verbessert durch strategische Ausrichtung der Eignungsüberprüfung
• Verbesserte Candidate Experience durch stärkere Berücksichtigung von Kandidat·innen-Bedürfnissen

Recruiting-Strategien entwickeln: 5 Schritte

Die Entwicklung von Recruiting-Strategien sind also mit einigen Vorteilen verbunden, sie sind zugleich aber deutlich aufwändiger als immer dasselbe Vorgehen für sämtliche Stellenbesetzungen anzuwenden. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um selbst erfolgreich Pläne zu entwickeln:

1. Unternehmensziele in Recruiting-Ziele übersetzen
2. Zielgruppe definieren
3. Vergangene Maßnahmen evaluieren & zukünftige planen
4. Strategie in integrativem Prozess finalisieren
5. Ressourcen überblicken & Umsetzung priorisieren

Im Folgenden möchten wir genauer auf die unterschiedlichen Schritte eingehen und Ihnen aufzeigen, was hier jeweils zu beachten ist.

1) Unternehmensziele über Personalbedarfsplanung in Recruiting-Ziele übersetzen

Jede Unternehmensdivision sollte ihr Tun auf die Unternehmensziele ausrichten – so auch die Personalabteilung. Im Recruiting bildet dies die Basis für Ihre strategischen Überlegungen. Ermitteln Sie zunächst, welche Ziele im Unternehmen vorliegen, welche Menschen dafür in welchen Positionen benötigt werden und worauf Priorität liegen sollte.

In der Regel arbeiten Sie hier in enger Abstimmung mit der Geschäftsleitung, um gemeinsam einen mittelfristigen Plan zu entwerfen. Dieser könnte in weiterer Folge in eine Personalbedarfsplanung übersetzt werden, mithilfe derer Sie übersichtlich darstellen, wann Sie welche Menschen mit welchen Kompetenzen benötigen, um zur Erreichung der Unternehmensziele beizutragen.

Bestes Beispiel hierfür wäre etwa der Ausbau einer Produktsparte Ihres Unternehmens, nachdem erste F&E-Projekte äußerst positive Ergebnisse zutage gefördert haben. Für den Aufbau der Produktionskapazitäten benötigen Sie Mitarbeitende, genauso wie für den anschließenden Vertrieb der Produkte.

2) Lernen Sie Ihre Zielgruppe kennen – mit Candidate Personas

Die Personalbedarfsplanung sollte aufzeigen, auf welchen Job-Profilen in der näheren Zukunft der Fokus Ihres Recruitings liegen wird. Im Zuge der Definition Ihrer Recruiting-Strategien lohnt es sich, für diese Profile sogenannte Candidate Personas zu entwickeln.

In weiterer Folge können Sie diese Bedürfnisse der Zielgruppe in eine Candidate Journey übersetzen, die darauf ausgelegt ist, eine möglichst positive Candidate Experience für diese Kandidat·innen zu schaffen. Hierbei sollten Sie sämtliche Kontaktpunkte in einer Map abbilden.

Mehr zur Definition einer Candidate Journey erfahren Sie in unserem Glossar-Eintrag.

3) Vergangene Maßnahmen evaluieren, künftige planen

Nun geht es bei der Entwicklung Ihrer Recruiting-Strategien auch schon um die Reflexion und Planung entsprechender Maßnahmen, um Ihre Zielgruppe zu erreichen. Hierfür sollten Sie einen Schritt zurückgehen und Ihre bestehenden Maßnahmen, Prozesse und Vorgehen kritisch reflektieren. Stellen Sie sich etwa folgende Fragen:

• Was lief gut? Was weniger?
• Welche Kanäle lohnen sich für uns? Welche weniger?
• Was sind die großen Zeitfresser in den Prozessen?
• Wo im Prozess passieren Fehler? Was muss an der Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen optimiert werden?
• Macht der Prozess das, was er soll? Können durch die Bewerbungsprozesse tatsächlich die passendsten Mitarbeitenden ausgewählt werden?
• Wie blicken unsere Bewerbenden auf unsere Prozesse? Was wird als angenehm empfunden? Was als umständlich?

Welche Maßnahmen Ihnen zur Verfügung stehen: 

Ausgehend von dieser kritischen Reflexion des Status quo und in Kombination mit den Informationen, die Sie über Ihre Zielgruppe gesammelt haben, können Sie nun jene Maßnahmen definieren, die Sie künftig primär im Recruiting einsetzen möchten. Hierbei ist natürlich eine Differenzierung nach den diversen Job-Rollen angebracht – insgesamt sollten Sie hier aber eine Übersicht Ihrer wichtigsten Maßnahmen setzen. Folgende Maßnahmen sind etwa weit verbreitet:

• Active Sourcing: Mit der Direktansprache potentieller Kandidat·innen XING oder auch Social-Media-Plattformen wie LinkedIn und Instagram können Sie gezielt nach den passenden Talenten suchen. Ohne Umwege sprechen Sie diese auf der Plattform Ihrer Wahl an und haben so die Möglichkeit, Ihre•n Kandidaten•in direkt für Ihre Stellenausschreibung begeistern.
• Passive Sourcing: Neben der direkten Ansprache potentieller Kandidat•innen, können Sie auch auf „passivem Wege“ Talente auf Ihre Stellenausschreibung aufmerksam machen. Das zentrale Element Ihrer Passive Sourcing Strategie? Eine zielgruppenoptimierte Stellenanzeige!  
• Performance Recruiting: Im Performance Recruiting dreht sich alles um Daten! Inspiriert aus dem Performance Marketing, werden auch im hier Kampagnen gezielt auf Social Media ausgespielt und anhand festgelegter KPIs, wie Impressionen und Reichweite oder Klicks bewertet. Der Schlüssel dabei: auf Basis der erhobenen Daten optimieren Sie über den Verlauf der Kampagne hinweg, Ihre Stellenanzeige und erhöhen damit die Leistungsfähigkeit Ihrer Kampagne. 
• Social-Media-Recruiting: Wie soeben aufgezeigt, können Sie Social-Media-Plattformen für die Direktansprache von Talenten nutzen. Grundsätzlich stellt die Suche nach Talenten auf Social Media eine weitere, dem Zeitgeist entsprechende Recruiting-Strategie dar. Insbesondere junge Talente, können Sie so erreichen.  
• Mobile Recruiting: Hinter diesem Begriff verbirgt sich eine essentielle Maßnahme für den Erfolg Ihrer Recruiting-Strategie: In Zeiten, in denen Handy oder auch Tablets ständige Begleiter in unserem Alltag sind, ist es notwendig, Ihren Bewerbungsprozess auch für mobile Endgeräte zu optimieren. 
• Internes Recruiting: Sie wollen eine neue Stelle besetzen? Dann lohnt sich auch der Blick ins eigene Unternehmen! Nutzen Sie Internes Recruiting, unterstützen Sie die Karriere-Entwicklung Ihrer eigenen Mitarbeiter,•innen, reduzieren die Zeit für die Einarbeitung, erhöhen die Mitarbeiterbindung und reduzieren zusätzlich Kosten Ihres Recruiting- Prozesses.
• Mitarbeiter-empfehlen-Mitarbeiter-Programme: Ihren Kolleg•innen die Möglichkeit zu bieten, passende Kandidat•innen für eine ausgeschriebene Stelle vorzuschlagen, kann eine kostengünstige Maßnahme darstellen Ihre Stelle zu besetzen. Nicht nur sparen Sie sich die Kosten einer langwierige Suche – durch die Empfehlung Ihrer Kolleg•innen erhöhen Sie auch die Wahrscheinlichkeit eines  hohen„Cultural Fits“ der Neueinstellung.
• Job-Messen und Karriere-Tage: Klingt old school? Ist es auch! Nichtsdestoweniger kann die Teilnahme an Job-Messen oder die Veranstaltung eines Karriere-Tages eine erfolgreiche Maßnahme innerhalb Ihrer Recruiting-Strategie sein. Hier haben Sie die Möglichkeit über den persönlichen Kontakt, Talente von Ihrem Unternehmen zu begeistern. In Zeiten, in den Recruiting durch digitale Kanäle dominiert wird, können Sie so aus der Maße hervorstechen! 
• Aufbauen eines Talent-Pools: Der Aufbau eines Talent-Pools, also einer Liste an vielversprechenden Kandidat•innen für Ihr Unternehmen, hat einen zentralen Vorteil: Sie können Ihre Time-to-Hire verkürzen. Durch die bereits vorgenommene Vorauswahl können Sie bei einer passenden Stellenausschreibung, die jeweiligen Talente ohne Suche und entsprechenden Zeitverlust ansprechen.   

4) Finalisieren Sie Ihre Strategie in einem integrativen Prozess

Sie haben nun für sich festgelegt, welche Maßnahmen Sie nutzen möchten und sich bereits erste Gedanken gemacht, wie der dahinterliegende Recruiting-Prozess in Ihrem Unternehmen aussehen sollte. Hierbei sind die Schnittstellen in die Fachabteilungen natürlich ganz wesentlich.

Um diese wichtigen internen Stakeholder nicht zu „zwangsbeglücken“, sollten Sie Ihre Pläne vorab mit Ihren internen Schnittstellen teilen. In Form eines integrativen Prozesses können die Rahmenbedingungen gemeinsam erarbeitet werden, um maximale Akzeptanz für Ihr Vorgehen zu erlangen. In diesem Schritt geht es etwa um die Klärung folgender Fragen:

• Wie ist die Bedarfsmeldung organisiert?
• Wird generell mit Anforderungsprofilen gearbeitet? Wie sieht der Erstellungs- und Pflegeprozess aus?
• Welche Rolle nimmt die·der Hiring Manager im Active Sourcing ein? Geht die Führungskraft selbst in die Direktansprache?
• Wie viele Schritte sind standardmäßig in den Prozessen vorgesehen?
• Wie läuft die Kommunikation mit den Hiring Managern ab? Wie sind Teams im Bewerbermanagementsystem organisiert?
• Wer nimmt an den Interviews teil? Sind alle Teilnehmenden ausreichend ausgebildet, um hier zielgerichtet zu agieren? Braucht es Schulungen?

Nun sollten Sie für sich klar festgelegt haben, über welche Kanäle Sie mit welchen Prozessen und der Verwendung welcher Tools Sie im Recruiting vorgehen möchten. Ihre allgemeine Recruiting-Strategie schafft hierbei die übergeordneten Rahmenbedingungen – je nach zu besetzender Position können Sie den Prozess minimal anpassen beziehungsweise gewisse Kanäle priorisieren.

5) Blicken Sie auf Ihre Ressourcen, priorisieren Sie & gehen Sie in die Umsetzung

Im letzten Schritt sollten Sie auf die Ressourcen in Ihrem Recruiting-Team blicken: Sind die Wachstumspläne mit der aktuellen Mitarbeitenden-Zahl in Ihrem Team umsetzbar? Haben Sie ausreichend Mitarbeitende, um die verschiedenen Maßnahmen zielgerichtet einzusetzen? Ausgehend hiervon haben Sie in weiterer Folge zwei Möglichkeiten:

• Pitchen Sie um zusätzliche Ressourcen für Ihr Team: Zeigen Sie auf, was Sie geplant haben, um die Unternehmensziele zu unterstützen und erklären Sie, warum Sie dafür zusätzliche personelle (und budgetäre) Ressourcen benötigen. Eine umfassende und fundierte Strategie, die auf Basis der Unternehmensziele entwickelt wurde, sollte Ihnen hierfür eine gute Argumentationsgrundlage bieten. Für das Abdecken von Spitzen, in denen Ihre personellen Ressourcen nicht ausreichen, kann es auch rentabler sein, mit externen Dienstleister·innen zusammenzuarbeiten. Wie etwa mit dem XING TalentService.
• Priorisieren Sie, um die aktuell verfügbaren Ressourcen bestmöglich einzusetzen: Wenn Sie keine zusätzlichen Ressourcen für Ihr Recruiting bekommen, dann müssen Sie bei zu hohem Bedarf priorisieren. Hier gilt es, jene Positionen vorzureihen, die einerseits hohen Einfluss auf das Geschäft haben bzw. Schlüsselpositionen sind, die sehr wichtig für den Betrieb im Unternehmen sind. Für andere Positionen müssen die Entscheider·innen in Ihrem Unternehmen hingegen mit langen Besetzungszeiten rechnen.

Als inoffiziellen sechsten Schritt in der Strategiedefinition schließlich ist ein kontinuierliches Reporting zu nennen. Machen Sie den Erfolg Ihrer Maßnahmen messbar und reflektieren Sie regelmäßig, was gut und was schlecht funktioniert. Hierbei lohnt es, einige zentrale Recruiting-KPIs zu definieren.

Für eine einfache Messbarkeit Ihrer Recruiting-Aktivitäten lohnt sich die Verwendung eines Bewerbermanagementsystems, wie etwa des onlyfy Bewerbungsmanagers. Dieser ermöglicht es Ihnen, mit smarten Reporting-Funktionen Ihre wichtigsten Kennzahlen stets im Blick zu haben.

Regelmäßige Feedback-Anfragen an Bewerbende helfen Ihnen zusätzlich dabei, Ihren Recruiting-Prozess auch aus qualitativer Sicht zu reflektieren – so sehen Sie, wie die Candidate Experience wahrgenommen wird. Mit dem onlyfy Bewerbungsmanager wiederum blicken Sie auf die Zeitdimension, etwa wenn Sie Ihre Time-to-Hire im Zeitverlauf betrachten.

Tools für Ihre Recruiting-Strategie

Damit Sie Ihre Recruiting-Strategie entwickeln und umsetzen können, ist es ratsam, sich technisch unterstützen zu lassen. Nur so können Sie einen Bewerbungsprozess gewährleisten, der den Ansprüchen ihrer potentiellen Bewerber•innen entspricht. Die folgenden Tools sollten Sie für Ihre Recruiting-Strategie in Betracht ziehen:   

Bewerbermanagement-System (ATS):  

Ein Bewerbermanagement-System wie der onlyfy Bewerbungsmanager ist das technische Rückgrat Ihrer Recruiting-Strategie. Von hier aus organisieren und überwachen Sie Ihren gesamten Personalbeschaffungsprozess. 

Künstliche Intelligenz und Automatisierungs- Tools:  

KI-Tools wie ChatGPT können bei der Entwicklung Ihrer Recruiting-Strategie ein hilfreicher „Sparring-Partner“ sein. Egal ob Formulierung einer Candidate Persona oder Stellenanzeige, die generative KI hilft Ihnen dabei Inspiration zu finden. Gleichzeitig können Sie mittels Automatisierung schnelle und einfache Bewerbungsprozesse gewährleisten, wie die Aussendung einer automatischen Empfangsbestätigung bei Eingang einer Bewerbung. 

Recruiting Analytics Tools  

Recruiting-Analyse-Tools bieten erkenntnisreiche Einblicke in die Leistungsfähigkeit und Effizienz Ihres Bewerbungsprozesses und Ihrer Recruiting-Strategie. Durch die erhobenen Daten behalten Sie Ihre KPIs, wie beispielsweise die Time-to-Hire, im Blick. Im Idealfall hat Ihr ATS eine die Analysefunktion- wie im onlyfy Bewerbungsmanager, bereits integriert. Darüber hinaus können Sie für das Tracking Ihre Website, Tools wie Google Analytics verwenden. 

Active Sourcing Tools 

Sie möchten nicht erst darauf warten, dass Bewerbungen Sie erreichen? Mit Active Sourcing Tools wie dem XING TalentManager können Sie Talente direkt ansprechen auf der Plattform Ihrer Wahl ansprechen und so für Ihre Stelle begeistern.  

Multiposting Tools 

Multiposting Tools ermöglichen es Ihnen, Ihre Stellenanzeige gleichzeitig auf mehreren Kanälen Ihrer Wahl zu schalten. Durch die dabei entstehende Reichweite und die Zielgruppen-Filter erreichen Sie so die Talente, nach denen Sie auch wirklich suchen. Mit dem onlyfy Bewerbungsmanager zum Beispiel können Sie neben den klassischen Social-Media-Plattformen wie Instagram Ihre Stellenanzeige auf 900 weiteren Plattformen und Kanälen schalten. 

3 Beispiele für Recruiting-Strategien

Die fünf vorgestellten Schritte helfen Ihnen dabei, für Ihr Unternehmen festzulegen, welche Rahmenbedingungen Ihre Recruiting-Strategie darstellen werden. Im Folgenden erhalten Sie Beispiele für Recruiting-Strategien, die auf gewisse Zielgruppen abzielen:

Strategie für High-Volume-Recruiting von Sales-Positionen

Die New Work SE hat sich als Unternehmen das Ziel gesetzt, die Sales-Teams in einem Unternehmenszweig auszubauen. Dieses hohe Wachstum wäre über klassische Wege kaum umsetzbar gewesen, weshalb die Recruiting- und Employer-Branding-Teams eine dezidierte High-Volume-Recruiting-Strategie für die Besetzung dieser Positionen entwickelt wurde.

Mithilfe eines Click-Flow-Tools wurde ein Bewerbungsformular entwickelt, das in nur wenigen Minuten abgesendet werden konnte und völlig ohne CV-Upload auskam. Statt den Hard-Facts wurden vielmehr Soft-Facts der Bewerbenden abgefragt, um deren Motivation und menschliche Eignung für die Position abzufragen.

Auch die dahinter liegenden Prozesse wurden auf Schnelligkeit und einen möglichst niedrigschwelligen Bewerbungsprozess ausgelegt: Hierfür wurden Balanced Scorecards und Fragebögen für die die Bewertung der Eignung entwickelt, zudem wurden fixe Slots in den Kalendern der Hiring Manager geblockt, um schneller Termine für Interviews finden zu können. So kann das Ziel von einer Time-to-Hire von nur fünf Tagen ab Bewerbungseingang erreicht werden.

Mehr dazu finden Sie in unserem Blog-Beitrag zur Case Study „Der Bewerbungsprozess der Zukunft?“

Zielgruppen-Strategie für IT-Fachkräfte

Ein Unternehmen möchte eine Abteilung mit IT-Spezialist·innen stark ausbauen: Da diese Fachkräfte äußerst gefragt sind, gilt es, eine eigene Zielgruppen-Strategie zu entwickeln. Auf Basis von Candidate Personas wird deutlich, wo diese Personen angesprochen werden können – und welche Aspekte der Zielgruppe wichtig sind.

Das Unternehmen entschließt sich für eine Strategie, die stark auf die Direktansprache ausgelegt ist. Hierfür werden die künftigen Führungskräfte gebrieft und vorbereitet, um selbst in die Ansprache zu gehen – dieser fachliche Austausch auf hohem technischem Niveau wird von der Zielgruppe sehr geschätzt. Das Recruiting unterstützt hier in der Suche und der Bereitstellung von Ansprache-Vorlagen. Für die Suche nutzt das Unternehmen den XING TalentManager, um geeignete Kandidat·innen im Jobs-Netzwerk zu finden.

Hochschulmarketing zur Ansprache von Young Professionals

Um junge, bestens ausgebildete Talente gezielt anzusprechen, setzt ein Unternehmen auf Hochschulmarketing mit klaren Recruiting-Zielen. Über verschiedene Maßnahmen rund um gewisse Fokus-Hochschulen erlangt das Unternehmen eine hohe Bekanntheit in der Zielgruppe und kommt so mit den Talenten ins Gespräch.

Diesen Aufbau der Arbeitgebermarke begleiten die Kolleg·innen aus dem Employer-Branding-Team des Unternehmens. Recruiter·innen werden in weiterer Folge für Karrieremessen und -Tage an den Hochschulen abgestellt, um hier mit Talenten ins Gespräch zu kommen und die Möglichkeiten im Unternehmen aufzuzeigen.

Parallel dazu hat sich die Personalabteilung dazu entschlossen, verschiedene Angebote für Studierende zu starten: So ist es etwa möglich, als Working Student erste Berufserfahrung zu sammeln oder eine Abschlussarbeit zusammen mit gewissen Fachabteilungen des Unternehmens zu verfassen. Dabei wird Interessent·innen eine Festanstellung in Aussicht gestellt.

Recruiting-Strategien – Fazit

Recruiting-Strategien sind aus vielfältigen Gründen wichtig: Sie ermöglichen es Personalabteilungen, möglichst gezielt gewisse Zielgruppen anzusprechen und so sehr effizientes Recruiting zu betreiben. Zudem hat dies auch positive Auswirkungen auf die Candidate Experience.

In der Praxis lohnt es sich, eine übergreifende Strategie zu definieren, die die Rahmenbedingungen in der Personalgewinnung festhält – dabei geht es um die eingesetzten Prozesse, Maßnahmen und Tools. Zusätzlich ist es oftmals ratsam, einzelne Strategien für gewisse Fokus-Zielgruppen abzuleiten.

Die in diesem Beitrag vorgestellten Beispiele geben Ihnen einen Eindruck, wie Recruiting-Strategien in der Praxis aussehen könnten – das wichtigste ist aber, dass Sie jeweils eine individuelle Strategie für Ihre spezielle Zielgruppe festlegen. Hier ist umfassendes Wissen über die Bedürfnisse Ihrer Wunsch-Talente unerlässlich.