Cost-of-Vacancy: Stellenwert, Einflussfaktoren & mehr

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Die Cost-of-Vacancy bietet Unternehmen die Möglichkeit, finanzielle Probleme hinsichtlich offener Stellen zu erkennen. Im folgenden Artikel erhalten Sie nicht nur einen Überblick über die Relevanz dieser Kennzahl im Personalwesen, sondern Sie erfahren auch, wie man diese Recruiting KPI ermitteln kann. Darüber hinaus erhalten Sie auch einen Überblick, welche Aspekte die Cost-of-Vacancy beeinflussen und wie man sie optimieren kann.

Das Wichtigste in Kürze

  • Definition: Sämtliche Kosten einer unbesetzten Stelle
  • Rolle im Recruiting: Indikator für finanzielle Nachteile einer offenen Position
  • Messung: Gesamtkosten durch die unbesetzte Stelle x durchschnittliche Dauer der Vakanz
  • Verbesserung: kürzere Time-to-Fill, höhere Quality-of-Hire, höhere Mitarbeiter-Bindung, etc.
  • Optimaler Wert: Weniger als 20% des Jahresgehalts der offenen Stelle

Allgemeines zur Cost-of-Vacancy

Bei der Cost-of-Vacancy handelt es sich um einen Faktor, der die finanziellen Auswirkungen einer offenen Stelle auf das Unternehmen anzeigt. Durch die Analyse dieser Kennzahl können die wirtschaftlichen Nachteile unbesetzter Stellen erkannt und gezielt beeinflusst werden. Die Cost-of-Vacancy umfasst hierbei alle direkten und indirekten Ausgaben, die mit dem Mangel an Personal in einer Organisation verbunden sind.

Direkte Kosten können beispielsweise entstehen, wenn die Arbeit nicht erledigt wird und somit potenzielle Einnahmen verloren gehen. Indirekte Kosten können entstehen, wenn die verbleibenden Mitarbeiter überlastet sind und ihre Leistungsfähigkeit abnimmt, was sich negativ auf die Gesamtleistung des Unternehmens auswirken kann. Es ist wichtig, die Cost-of-Vacancy zu verstehen und zu minimieren, da unbesetzte Stellen erhebliche finanzielle Auswirkungen haben und langfristig die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens beeinträchtigen können.

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Stellenwert der COV im Recruiting

Die Cost-of-Vacancy hat als Kennzahl im Recruiting einen besonderen Stellenwert. Denn dieser Faktor in der Bewertung von Recruitingmaßnahmen und deren Kosten hilft Firmen dabei, sämtliche Ausgaben für offene Positionen und somit fehlende Mitarbeiter nachvollziehen zu können. Dadurch können einfacher Strategien zur Minimierung dieser Ausgaben entwickelt und der wirtschaftliche Erfolg des Unternehmens durch wirkungsvolle Recruiting-Maßnahmen sichergestellt werden. Besonders wichtig ist die Berücksichtigung der Cost-of-Vacancy in folgenden Aspekten des Recruitingprozesses:

  • Zeit bis zur Besetzung der offenen Stelle: Jeder Tag, an dem eine Position unbesetzt bleibt, kann zu finanziellen Verlusten führen.
  • Auswahl der Bewerber: Eine gründliche Analyse der Cost-of-Vacancy  kann dabei unterstützen, die richtigen Bewerber auszuwählen.
  • Onboarding-Prozess: Die Cost-of-Vacancy kann auch dazu beitragen, den Onboarding-Prozess effizienter zu gestalten.
  • Mitarbeiterbindung: Durch die Berücksichtigung der Cost-of-Vacancy können Unternehmen auch Strategien entwickeln, um Mitarbeiter langfristig zu binden und damit die Fluktuation zu reduzieren.
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Problematische Werte der Cost-of-Vacancy

Im Zusammenhang mit den Kosten einer unbesetzten Stelle gelten grundsätzlich all jene Werte als zu hoch, die einen erheblichen Einfluss auf die Performance des Unternehmens haben. Wie hoch ein Wert tatsächlich sein muss, um als kritisch für die Cost-of-Vacancy angesehen zu werden, hängt von der Branche und der Situation im Unternehmen ab. Generell kann man allerdings sagen, dass bei etwa 30% des Jahresgehalts der offenen Position Verbesserungen hinsichtlich der Recruiting-Strategie vorgenommen werden müssen.

Ein besonders problematischer Wert der Cost-of-Vacancy ist beispielsweise dann gegeben, wenn die Kosten einer unbesetzten Stelle einen erheblichen Anteil des Gesamtumsatzes des Unternehmens ausmachen. Dies kann dazu führen, dass das Unternehmen erhebliche finanzielle Einbußen erleidet, da wichtige Positionen nicht besetzt sind und somit die Produktivität sinkt. Ein solcher Wert sollte vermieden werden, da er langfristig die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gefährden kann. Durch eine effektive Recruiting-Strategie und eine schnelle Besetzung offener Stellen können solche problematischen Werte der Cost-of-Vacancy vermieden werden, was wiederum die finanzielle Stabilität und den Erfolg des Unternehmens sichert.

Kosten unbesetzter Stellen ermitteln

Wichtige Aspekte bei der Berechnung der Ausgaben einer unbesetzten Stelle sind mitunter Komponenten wie die Umsatz-Einbußen, Ausgaben für externe Dienstleistungen oder die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sowie die Verluste in der Produktivität. Da es von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein kann, welcher Faktor zu dieser Recruiting KPI hinzugezählt werden, lässt sich auch keine universelle Formel festlegen. Allerdings messen viele Firmen die Cost-of-Vacancy, indem sie die gesamte finanzielle Belastung über einen bestimmten Zeitraum hinweg erfassen und mit der durchschnittlichen Dauer der Vakanz multiplizieren.

COV-Einflussfaktoren

Die Cost of Vacancy (COV) ist eine wichtige Kennzahl für Unternehmen, da sie die finanziellen Auswirkungen einer unbesetzten Stelle aufzeigt. Die Höhe der COV wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst, die bei der Ermittlung dieser Kennzahl berücksichtigt werden müssen:

  • Time-to-fill: Je länger eine Stelle unbesetzt bleibt, desto höher sind die Kosten durch Produktivitätsverluste und Überlastung anderer Mitarbeiter.
  • Fluktuationsrate: Eine hohe Fluktuationsrate kann zu häufigen Personalwechseln führen, was die COV erhöht.
  • Quality-of-Hire: Die Qualität der eingestellten Mitarbeiter beeinflusst deren Produktivität und langfristige Bindung ans Unternehmen.
  • Mitarbeiterbindung: Ein effektives Bindungsprogramm kann die COV senken, indem es die Fluktuationsrate verringert.
  • Kosten für die Ausbildung neuer Mitarbeiter: Die Einarbeitungskosten tragen zur COV bei und können je nach Komplexität der Position erheblich sein.
  • Umsatzeinbußen: Unbesetzte Stellen können zu einem Rückgang des Umsatzes führen.

Die Berücksichtigung dieser Faktoren ist entscheidend, um die COV zu minimieren und die finanzielle Stabilität sowie den Erfolg des Unternehmens sicherzustellen.

Cost-of-Vacancy verbessern

Um die Kosten einer unbesetzten Stelle zu verringern, ist es hilfreich, den gesamten internen Prozess der Rekrutierung zu optimieren. Dazu gehören mitunter die Verkürzung der Zeit bis zur Besetzung, bessere Auswahl-Verfahren zur Steigerung der Quality-of-Hire sowie Methoden zur Stärkung der Mitarbeiter-Bindung, um die Fluktuation zu minimieren. Auch Schulungen für Führungskräfte können dabei helfen, den Wert der Cost-of-Vacancy möglichst gering zu halten.

Obwohl es je nach Unternehmen unterschiedliche Grenzwerte gibt, ist im Allgemeinen ein Prozentsatz von weniger als 20% des Jahresgehalts der offenen Stelle empfehlenswert.

Um die Cost of Vacancy (COV) zu reduzieren und die finanziellen Auswirkungen unbesetzter Stellen zu minimieren, können Unternehmen verschiedene Maßnahmen ergreifen. Die Umsetzung derartiger Maßnahmen kann dazu beitragen, die Cost of Vacancy zu reduzieren und die finanzielle Gesundheit sowie die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu stärken. Mögliche Ansätze sind:

  • Effizientes Recruiting: Implementierung eines effektiven und zeitnahen Rekrutierungsprozesses, um die Time-to-fill zu verkürzen.
  • Talentakquise: Aktive Suche nach qualifizierten Kandidaten, um die Quality-of-Hire zu verbessern.
  • Mitarbeiterbindung: Implementierung von Programmen zur Mitarbeiterbindung, um die Fluktuationsrate zu senken.
  • Onboarding-Programme: Einführung strukturierter Einarbeitungsprogramme, um neuen Mitarbeitern einen schnellen Start zu ermöglichen.
  • Weiterbildung und Entwicklung: Investition in die Weiterbildung und Entwicklung der Mitarbeiter, um deren Fähigkeiten und Leistungsfähigkeit zu verbessern.
  • Analyse und Optimierung: Kontinuierliche Überwachung und Analyse der Cost of Vacancy sowie Identifizierung von Verbesserungspotenzialen.

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Kosten unbesetzter Stellen: Best Practice

Die Analyse und Optimierung interner Prozesse, die im Zusammenhang mit der Rekrutierung von neuen Arbeitskräften stehen, ist entscheidend, um die Cost-of-Vacancy möglichst gering zu halten. Wichtig dabei ist es auch, die Time-to-Fill und die Quality-of-Hire zu verbessern. Dies kann mitunter durch eine transparente Kommunikation während des Recruiting-Prozesses erfolgen. Darüber hinaus sind auch Schulungen für Führungskräfte langfristig gesehen sinnvoll, um sicherzustellen, dass die besten Personen eingestellt werden und auch im Unternehmen bleiben wollen. Best Practices zur Reduzierung der Cost-of-Vacancy umfassen mitunter:

  • Automatisierung des Bewerbungsprozesses
  • Aufbau und Pflege von Talentpools 
  • Einholen von Feedback über den Rekrutierungsprozess
  • Aufbau einer starken Arbeitgebermarke
  • Nutzung von Datenanalysen, um den Rekrutierungsprozess zu verbessern
  • Vergleich der eigenen Rekrutierung Praktiken mit Branchenstandards

Fazit zu Cost-of-Vacancy

Durch die Berücksichtigung der Cost-of-Vacancy können die finanziellen Auswirkungen offener Stellen identifiziert und die entsprechenden Ausgaben gering gehalten werden. Der beste Weg, um die Cost-of-Vacancy zu reduzieren, ist die Verbesserung von Recruiting-Maßnahmen, damit es offene Positionen nie für einen zu langen Zeitraum gibt. Wenn also ein Arbeitgeber bemerkt, dass ihre Cost-of-Vacancy im kritischen Bereich liegt, dann sollte schnellstmöglich etwas unternommen werden. 

FAQ: Cost-of-Vacancy

Was umfassen die Kosten einer unbesetzten Stelle?

Die Kosten einer unbesetzten Stelle umfassen sämtliche direkten und indirekten Ausgaben, die durch unbesetzte Positionen entstehen. Dazu gehören beispielsweise die Verluste in der Produktion, Einbußen des Umsatzes oder aber auch die Kosten für externe Ressourcen.

Wie kann man die Cost-of-Vacancy berechnen?

Die Cost-of-Vacancy kann berechnet werden, indem die gesamte Menge an Ausgaben offener Stellen über einen bestimmten Zeitraum erfasst und mit der durchschnittlichen Dauer der Vakanz multipliziert wird.

Wie lässt sich die Kennzahl COV verbessern?

Die Recruiting-Kennzahl COV lässt sich durch eine Überarbeitung der einzelnen Phasen erreichen. So können beispielsweise eine schnellere Vorauswahl oder allgemein eine kürzere Time-to-Fill den COV-Wert verbessern. Auch die Stärkung der Bindung der bereits eingestellten Mitarbeiter ist hilfreich, um zu verhindern, dass ihre Positionen neu besetzt werden müssen.