Personalbeschaffung: Gezielt offene Stellen besetzen

Die Personalbeschaffung ist ein Teilgebiet der Personalplanung und beschäftigt sich mit der Besetzung offener Stellen. Dabei kann zwischen der internen und der externen Personalbeschaffung unterschieden werden. Was sind die konkreten Aufgaben und Ziele? Welche Vor– und Nachteile bieten die interne und externe Beschaffung? Wir zeigen Ihnen, welche Prozesse in der beim Gewinnen von Talenten relevant sind und wie Sie mögliche Herausforderungen meistern. Außerdem erfahren Sie, wie Sie in 7 Schritten freie Stellen in Ihrem Unternehmen besetzen.

Personalbeschaffung Definition: Was ist darunter zu verstehen?

Personalbeschaffung beschreibt die Tätigkeiten, die in einem Unternehmen mit der Suche und Bereitstellung von Arbeitskräften für offene Positionen verbunden sind. Sie ist dabei Teil des Personalwesens. In der Praxis können hier verschiedenste Tätigkeiten anfallen: von der Personalplanung über die Gewinnung von neuen Mitarbeitenden über interne und externe Kanäle bis hin zum Monitoring des Arbeitsmarktes.

Häufig auch als Recruiting bezeichnet, ist die Personalbeschaffung in Unternehmen hauptsächlich dafür verantwortlich, adäquates Personal in ausreichender Anzahl zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen, um den Personalbedarf des Unternehmens zu decken – und zwar in quantitativer und qualitativer Hinsicht.

Aufgaben der Personalbeschaffung

Zur Personalbeschaffung zählen alle Aktivitäten und Maßnahmen, durch die neue Mitarbeitende gewonnen werden sollen. Sie hat die Aufgabe, den zuvor definierten Personalbedarf bestmöglich zu decken. Sie ist ein zentrales Baustein des Human Resource Managements.

Der Personalbeschaffungs-Prozess

Der Prozess der Personalbeschaffung oder auch Recruiting-Prozess verläuft in der Regel den gleichen Phasen. Diese sind in der folgenden Tabelle dargestellt. Wichtig an dieser Stelle: Bedenken Sie die Erfahrungen Ihrer Bewerber·innen- also die Candidate Journey immer mit, wenn Sie neues Personal einstellen.

Prozessschritt	Beschreibung
1. Bedarfsanalyse	Feststellung, ob Personalbedarf besteht, sowie Definition der erforderlichen Qualifikationen, Kompetenzen und Erfahrungen für die Position. Zum Beispiel mit einer Candidate Persona.
2. Maßnahmen vorbereiten	Auswahl geeigneter Rekrutierungskanäle (z. B. Jobportale, Social Media oder Headhunting) sowie Erstellung der Stellenanzeige.
3. Maßnahmen umsetzen	Veröffentlichung der Stellenausschreibung, Active Sourcing und Direktansprache potenzieller Kandidat·innen, interne Personbeschaffung
4. Bewerbungen sichten und erste Auswahl treffen	Prüfung der eingegangenen Bewerbungen, Erstellen einer Vorauswahl anhand der Qualifikationen und ersten Gesprächen.
5. Bewerbungsgespräch und/oder Assessment Center	Durchführung von Interviews, Tests oder Assessment-Centern zur fundierten Beurteilung der Kandidat·innen.
6. Personalentscheidung	Auswahl der passenden Person, Vertragsverhandlungen und Erstellung des Arbeitsvertrags.
7. Übergang in den Onboarding-Prozess	Integration der·des neuen Mitarbeiter·in durch ein strukturiertes Onboarding

Mehr zum Recruiting-Prozess finden Sie hier!

Interne Personalbeschaffung

Die interne Personalbeschaffung ist eine kosten– und zeitgünstige, effiziente und schnelle Möglichkeit, um offene Positionen mit bereits vorhandenen Mitarbeitenden zu besetzen. Abhängig von der jeweiligen Unternehmensgröße variieren die Kommunikationskanäle. In kleinen Unternehmen beschränkt sich die Kommunikation interner Stellenausschreibungen oft auf eine Mitteilung am schwarzen Brett oder eine E-Mail. In großen Unternehmen wird bei der internen Personalakquise häufig auf softwaregestützte Prozesse zurückgegriffen. Die interne Stellenbesetzung kann des Weiteren in Maßnahmen mit Personalbewegung und Maßnahmen ohne Personalbewegung unterteilt werden.

Interne Personalbeschaffung mit Personalbewegung

Im Falle einer internen Personalbeschaffung verlassen Mitarbeitende ihre alte Position und treten eine komplett neue Stelle an. Diese können sich dabei auf die ausgeschriebene Stelle bewerben. Konkrete Methoden dafür sind die innerbetriebliche Ausschreibung der Stelle, Empfehlung der Vorgesetzten oder auch eine geplante Versetzung. Schauen wir uns diese näher an:

Innerbetriebliche Ausschreibung der Stelle

Zur internen Ausschreibung freier Stellen haben sich beispielsweise die folgenden Kanäle bewährt:

• die Stellenanzeige in der Unternehmenszeitung
• ein Aushang am schwarzen Brett
• die Veröffentlichung im Intranet
• eine E-Mail an alle Mitarbeitende

Somit haben alle Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich auf eine freie Stelle zu bewerben. Grundvoraussetzung dafür ist, dass sie die für die Stelle notwendigen Voraussetzungen, wie Qualifikationen oder Fähigkeiten, aufweisen.

Empfehlung der Vorgesetzten

Eine weitere Möglichkeit für potentielle Kandidat·innen einer internen Personalbeschaffung ist es, sich Empfehlungen von Vorgesetzten einzuholen. Sie kennen Ihre untergeordneten Mitarbeitenden in der Regel recht gut und wissen, in welchen Bereichen diese ihre Stärken, beziehungsweise Schwächen haben. Auf der Grundlage dieses Wissens können sie gut einschätzen, wer für die vakante Stelle geeignet wäre.

Hat ein Vorgesetzter eine konkrete Person vorgeschlagen, so kann die Unternehmensleitung auf diese zum Beispiel bei einem Personalgespräch zugehen und über die Einstellung sprechen. Diese Personalentwicklung zielt darauf ab, Mitarbeitende durch „gezielte“ Wissensvermittlung in eine bestimmte Richtung zu „entwickeln“. Hierzu gibt es verschiedene Wege:

• Ausbildung bzw. duales Studium: Die Ausbildung dient dazu, sich Mitarbeitende „heranzuziehen“, die genau auf die Anforderungen der Stelle bzw. des Unternehmens passen. Hierzu werden zwar zuerst Maßnahmen der externen Personalbeschaffung notwendig, allerdings können die Auszubildenden dann später über Active-Sourcing-Maßnahmen wieder angesprochen werden.
• Umschulung: Durch eine Umschulung sollen Mitarbeitende auf das Antreten einer völlig anderen Stelle vorbereitet werden, die neue Qualifikationen erfordert.
• Weiterbildungsmaßnahmen: Diese dienen dazu, Mitarbeitenden zusätzliches Wissen und Erfahrungen im Rahmen eines Fachgebiets, bzw. sozialer Kompetenzen zu vermitteln, um zum Beispiel das Antreten einer höheren Position zu ermöglichen.

Versetzung

Auch eine Versetzung stellt eine interne Maßnahme der Personalbeschaffung dar. Hier werden Mitarbeitende an einem anderen Standort oder in einer anderen Abteilung eingesetzt. Für ein gutes Arbeitsklima und die Zufriedenheit der betroffenen Mitarbeitenden sollte eine Versetzung immer in Einvernehmen geschehen. Eine Versetzung kann dabei sowohl dauerhaft als auch zeitlich begrenzt stattfinden. In jedem Fall müssen aber die arbeitsvertragliche Regelungen beachtet werden.

Interne Personalbeschaffung ohne Personalbewegung

Die interne Personalbeschaffung ohne Personalbewegung zielt darauf ab, einen kurzfristigen Mehrbedarf an Mitarbeitenden intern abzudecken. Dabei behalten diese ihre Stelle, werden aber auch anderweitig eingesetzt. Konkrete Methoden dafür sind die Änderung der Urlaubsplanung oder der verstärkte Einsatz bereits bestehender Mitarbeitenden. Schauen wir uns auch diese näher an:

Änderung der Urlaubsplanung: Eine Möglichkeit, um den Mehrbedarf an Personal kurzfristig zu decken, ist die Änderung der Urlaubsplanung der Mitarbeitenden. Es ist empfehlenswert, sich vorab individuell abzusprechen, ob eine Verschiebung des Urlaubs sinnvoll und möglich ist. Ansonsten leiden die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden unter dieser Entscheidung.

Verstärkter Einsatz bestehender Mitarbeitenden: Neben einer Urlaubsverschiebung ist es außerdem sinnvoll, Einzelne verstärkt einzusetzen. So kann zusätzliches Personal vorübergehend eingespart werden. Die geleisteten Überstunden sollten natürlich wieder abgebaut werden, sobald sich die Situation im Unternehmen wieder beruhigt hat.

Vorteile der internen Personalbeschaffung

Wenn eine neue Stelle besetzt werden soll, stellt sich häufig schnell die Frage, ob intern oder extern gesucht werden soll. Die folgenden Aspekte sprechen für eine interne Personalbeschaffung:

• Kosten- und Zeiteffizienz: Im Vergleich zur externen Beschaffung profitieren Sie hierbei von einem schnellen Bewerbungsprozess und einer einfachen Einstellung. Dies beeinflusst wiederum wichtige KPIs und verkürzt beispielsweise die Time-to-Hire. Dadurch werden auch Ihre Kosten minimiert.
• Geringe Fehlbesetzung Gefahr: Da die Kandidat·innen bereits im Unternehmen tätig sind, sind auch deren Fähigkeiten, Qualifikationen und Persönlichkeit bekannt. Umgekehrt wissen diese, worauf sie sich einlassen und können sich mit dem Unternehmen, den Werten und der Kultur identifizieren.
• Kurze Einarbeitungszeit: Da Mitarbeitende die Abläufe und Prozesse im Unternehmen bereits kennen, fällt deren benötigtesOnboarding meist besonders kurz aus.
• Karriere-Möglichkeiten und Aufstiegschancen: Sie bieten Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich innerhalb des eigenen Unternehmens beruflich weiterzuentwickeln bzw. neu zu orientieren. Das hat nicht nur eine positive Auswirkung auf deren Fluktuation, sondern erhöht auch deren Zufriedenheit, die Motivation und Produktivität, sowie die Bindung der Mitarbeitenden. Gleichzeitig können Sie Ihr Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber positionieren, der sein Team fördert und fordert.
• Kurzfristigkeit: Es können freie Stellen besonders schnell und kurzfristig besetzt werden.

Nachteile der internen Personalbeschaffung

Die interne Personalbeschaffung hat natürlich nicht nur Vorteile. Was spricht gegen den internen Weg? Schauen wir uns die Nachteile interner Personalakquise an:

• Konkurrenzdruck: Sie kann zu einem verstärkten Konkurrenzdenken führen, was wiederum das Arbeitsklima und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden negativ beeinflusst.
• Frustration: Speziell, wenn Mitarbeitende für eine gewünschte Stelle nicht passen, machen sich schnell Frustration und Demotivation breit.
• Ständige Neubesetzung: Eine Umbesetzung löst kein quantitatives Personalproblem. Schließlich muss eine freiwerdende Stelle erneut besetzt werden, was zu einem endlosen Kreislauf führt.
• Begrenzte Auswahl an Qualifikationen: Möglicherweise könnte eine freie Stelle durch externe Kandidat·innen besser besetzt werden.
• Betriebsblindheit: Es gelangen keine neuen Sichtweisen, Meinungen und Erfahrungen in Ihr Unternehmen, was zur Betriebsblindheit betragen kann.
• Zusätzliche Kosten: Insbesondere Versetzungen können mit Fortbildungen und damit auch mit zusätzlichen Kosten verbunden sein.

Externe Personalbeschaffung

Die externe Personalbeschaffung beinhaltet alle Maßnahmen, um potenzielle Mitarbeitende am Arbeitsmarkt vom eigenen Unternehmen als Arbeitgeber zu überzeugen. Sie kann in die aktive und passive Beschaffung von Mitarbeitenden unterteilt werden.

Aktive Personalbeschaffung

In der aktiven Personalbeschaffung werden freie Stellen vom Unternehmen aktiv beworben. Potenzielle Talente können dabei sowohl über Online- als auch über Offline-Kanäle angesprochen werden. Daraufhin durchlaufen die Bewerbenden Ihren vorgesehen Bewerbungsprozess. Maßnahmen zur zielgruppengerechten Ansprache können sein:

• Stellenanzeige auf der unternehmenseigenen Karriereseite
• Nutzung ausgewählter Stellenbörsen
• Mitarbeitende-werben-Mitarbeitende-Programme
• Besuch von Jobmessen
• Karriereveranstaltung
• Social Media
• Mobile Personalbeschaffung

Passive Personalbeschaffung

Sie bezeichnet die Einstellung neuer Mitarbeitenden durch eingehende Bewerbungen, die nicht auf Werbung oder andere Kanäle zurückzuführen sind. Dazu zählen beispielsweise der Aufbau und die Pflege eines Talent-Pools, auf den jederzeit zurückgegriffen werden kann. Auch Maßnahmen, die auf die Steigerung der Arbeitgeberattraktivität und somit Ihre Employer Brand einzahlen, fallen in die Kategorie der passiven Personalbeschaffung.

Vorteile der passiven Personalbeschaffung

Warum lohnt es sich Personalbeschaffung auch mit passiven Maßnahmen zu verfolgen? Die folgenden Punkte liefern Argumente:

• Aufstockung der Arbeitsressourcen: Im Vergleich zur internen Beschaffung werden hierbei die Arbeitsressourcen nicht umverteilt, sondern möglichst langfristig aufgestockt.
• Größere Auswahl: Im Vergleich zur internen Beschaffung ist die Auswahl an Talenten bei der externen Personalbeschaffung größer.
• Neue Impulse und Ansichten: Neue Mitarbeitende bringen frischen Wind und Ideen in Ihr Unternehmen. Damit gehen Sie gezielt gegen Betriebsblindheit vor.
• Geringe Fortbildungskosten: Da die jeweiligen Qualifikationen und Fähigkeiten mit dem Anforderungsprofil der Ausschreibung abgeglichen werden, wird zumeist keine Fortbildung benötigt.

Nachteile der passiven Personalbeschaffung

Auch bei der passiven Personalbeschaffung gibt es nicht ausschließlich Vorteile. Dementsprechend sollten Sie bei der Auswahl Ihres Vorgehens auch diese Nachteile bedenken:

• Kosten- und zeitintensiv: Das Schalten von Stellenanzeigen und die aktive Suche nach neuen Talenten sind mit viel Zeit und Kosten verbunden. Umso wichtiger ist es deshalb, dass Sie Ihre Jobanzeigen optimal formulieren und damit Ihre Zielgruppe direkt ansprechen und überzeugen.
• Gefahr einer Fehlbesetzung: Da die neuen Mitarbeitenden noch nicht bekannt sind, besteht der Einstellung zusätzlich eine erhöhte Gefahr einer Fehlbesetzung. Wenn dies der Fall ist, dann müssen Sie sich erneut auf die Suche nach neuen Mitarbeitenden begeben.
• Demotivation der vorhandenen Mitarbeitenden: Diejenigen, die die offene Stelle als mögliche Aufstiegschance gesehen haben, verlieren an Motivation, worunter deren Zufriedenheit und Produktivität leiden.

Ob Sie sich für eine interne oder eine externe Personalbeschaffung entscheiden, hängt sehr stark von der aktuellen Situation in Ihrem Unternehmen ab. Zur Festlegung der geeigneten Maßnahmen empfiehlt es sich, vorab den Personalbedarf zu berechnen.

Interne vs. externe Personalbeschaffung im Vergleich

Wie verhalten sich nun interne und externe Personalbeschaffung zueinander? Für welchen Bedarf ist welche Maßnahme am sinnvollsten? Die folgenden Tabelle gibt Aufschluss:

Kriterium	Interne Personalbeschaffung	Externe Personalbeschaffung
Reichweite	Begrenzt (nur Unternehmensumfeld)	Groß (breite Marktansprache möglich)
Zielgruppe	Bestehende Mitarbeiter·innen	Externe Fachkräfte, Berufseinsteiger·innen
Geschwindigkeit	Schnell (bei interner Versetzung)	Vergleichsweise langsam (aufwendiger Auswahlprozess)
Kosten	Gering (keine externen Recruiting-Kosten)	vergleichsweise hoch (Stellenanzeigen, Headhunter, Onboarding)
Passgenauigkeit	Hoch (Mitarbeiter·innen sind bereits bekannt)	Variabel (Risiko von Fehlbesetzungen höher)
Flexibilität	Eingeschränkt (abhängig von vorhandenen Ressourcen)	Hoch (je nach Auswahlprozess und Quelle)
Aufwand für Unternehmen	Mittel (interne Ausschreibungen, Gespräche)	Hoch (Recruiting, Vorstellungsgespräche, Auswahlverfahren)
Eignung für kurzfristige Bedarfe	Begrenzt (nur wenn interne Kandidat·innen vorhanden sind)	Sehr gut (breite Auswahl an Talenten)
Eignung für langfristige Besetzungen	Sehr gut (Karriereentwicklung, Nachfolgeplanung)	Gut (aber mit höherem Aufwand verbunden)

Vor welchen Herausforderungen steht die Personalbeschaffung?

Obwohl viele Unternehmen auf eine Vielzahl an Bewerbungen hoffen, sieht die Realität in vielen Branchen mittlerweile anders aus. Arbeitnehmer·innen haben in Bezug auf ihren zukünftigen Arbeitgeber die Qual der Wahl. Umso wichtiger und entscheidender ist deshalb Ihre Employer Brand und somit Ihr Auftreten als attraktiver Arbeitgeber.

Setzen Sie auf die richtigen Personalmarketing-Maßnahmen. Zeigen Sie, inwiefern sich Ihr Unternehmen von anderen unterscheidet. Kommunizieren Sie, warum genau Sie die richtige Wahl sind. Überzeugen Sie mit einer aussagekräftigen Arbeitgebermarke, gewinnen Sie die besten Talente für sich.

Natürlich stellte Covid-19 viele Unternehmen vor unterschiedlichste Herausforderungen. In vielen Unternehmen wurde ein Hiring Freeze, also ein Einstellungsstopp, verhängt, weshalb improvisiert und der Fokus auf eine interne Personalbeschaffung gelegt werden muss. Die Personalbeschaffung aus dem Home Office, welche zu Beginn eine große Herausforderung und mit viel Unsicherheit verbunden war, bietet vielen Arbeitgebern im Recruiting mittlerweile neue Chancen und Möglichkeiten, um vielversprechende Mitarbeitende mit modernen Bewerbungsprozessen zu finden.

Fazit

Die Personalbeschaffung befasst sich mit der Besetzung offener Stellen. Sie stellt eine wichtigen Baustein des Personalmanagements dar. Dabei wird an die Personalbedarfsplanung angeknüpft und nach passenden Mitarbeitenden mit den notwendigen Qualifikationen und Fähigkeiten gesucht. Die Personalbeschaffung kann sowohl intern als auch extern abgewickelt werden. Intern fokussiert sich der Recruiting-Prozess auf bereits vorhandene Mitarbeitende zurückgegriffen und diese werden versetzt oder anders eingesetzt. Extern begeben sich Arbeitgeber auf die Suche nach neuen Mitarbeitenden, die frischen Wind in das Unternehmen bringen sollen. Beide Herangehensweisen haben ihre Vor- und Nachteile, weshalb jedes Unternehmen individuell die passende Methode wählen sollte.

FAQs: Personalbeschaffung