Recruiting-Prozess: Definition, Phasen, Optimierung & mehr

Der Recruiting-Prozess ist ein entscheidender Faktor für die Zusammenstellung des idealen Teams. Schließlich entscheidet sich hier, ob Kandidat·innen tatsächlich für Ihr Unternehmen arbeiten möchten. Und Sie wiederum ermitteln in den unterschiedlichen Prozess-Schritten, ob Ihnen ein wirklich passendes Talent gegenübersitzt. In diesen Beitrag erfahren Sie, welche Phasen einen erfolgreichen Recruiting-Prozess ausmachen und wie Sie das Maximum aus Ihren eigenen Prozessen rausholen.

Definition Recruiting-Prozess: Was ist das überhaupt?

Der Recruiting-Prozess ist ein strukturierter Ablauf, den Unternehmen durchlaufen, um neue Mitarbeiter•innen zu finden, zu bewerten und einzustellen. Er umfasst mehrere Phasen, die darauf abzielen, qualifizierte Kandidat•innen zu identifizieren, ihre Eignung für die zu besetzende Position zu prüfen und letztlich den·die beste•n Bewerber•in auszuwählen und einzustellen. Ebenfalls wichtig: Im Recruiting-Prozess stehen auch Sie als Unternehmen in der Auslage, schließlich müssen auch Sie das Talent überzeugen, dass dieses tatsächlich bei Ihnen arbeiten möchte.

Warum brauche ich ein strukturiertes Recruiting?

Die Gründe, die für einen strukturierte Personalbeschaffung, sind vielfältig. Einerseits geht es hier natürlich um die Verbesserung der internen Prozesse, um Zeit und Kosten zu sparen. Andererseits spielt hier aber auch die Candidate Experience, also die Erfahrung, die Bewerbende im Recruiting-Prozess bei Ihnen machen, eine entscheidende Rolle.

Grundsätzlich sprechen dementsprechend folgende Argumente dafür, Zeit in die Etablierung eines strukturierten Recruiting-Prozesses zu investieren:

• Effizienz und Zeitersparnis in der täglichen Arbeit
• Steigerung der Qualität der Bewerber·innen
• Kosteneffizienz im gesamten Recruiting
• Gleichbehandlung und Fairness
• Rechtliche Compliance sicherstellen
• Positive Auswirkungen auf die Employer Brand
• Kontinuität und Skalierbarkeit Ihrer Prozesse

Effizienz und Zeitersparnis

Ein klar definierter Recruiting-Prozess reduziert die Zeit, die Sie für die Suche und Einstellung neuer Mitarbeiter·innen benötigen. Sind die jeweiligen Prozess-Schritte Ihres Recruitings bereits festgelegt, müssen Sie diese nicht für jede zu besetzende Stelle neu aufsetzten. Dies führt zu einer schnelleren Time-to-Hire. Und spart Ihnen im Team wertvolle Zeit.

Qualität der Bewerber·innen

Mithilfe klar definierter Kriterien, die in jedem Bewerbungsprozess Anwendung finden, können Sie die Qualifikation und Passgenauigkeit der Bewerber•innen besser zu beurteilen. Ein strukturierter Recruiting-Prozess mit klaren Kriterien ermöglicht es Ihnen, Bewerber•innen vergleichen zu können. Das wiederum erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sich am Ende des Tages für die beste•n Bewerber•innen für Ihr Unternehmen entscheiden.

Kosteneffizienz

Ein klar definierter Recruiting-Prozess minimiert ihre Cost-per-Hire: Fehlbesetzungen und hohe Fluktuationsraten, die durch unstrukturierte Verfahren verursacht werden, können so vermieden werden.

Gleichbehandlung und Fairness

Strukturieren Sie Ihren Recruiting-Prozess, stellen Sie sicher, dass alle die Bewerber•innen in allen Phasen fair und gleichbehandelt werden. So reduzieren Sie das Risiko von Diskriminierung und fördern eine diverse und inklusive Belegschaft.

Rechtliche Compliance

Haben Sie Ihren Recruiting-Prozess standardisiert, ist es leichter, alle Schritte zu dokumentieren und auch für Dritte nachvollziehbar zu machen. So können Sie den rechtlichen Anforderungen besser nachkommen.

Positive Employer Brand

Ein gut organisierter Recruiting-Prozess verbessert die Candidate Experience der Bewerber•innen und zahlt damit positiv auf das Employer Branding Ihres Unternehmens ein. Insbesondere, wenn Sie beispielsweise mit dem onlyfy Bewerbungsmanager direkt im Prozess um ein kununu Feedback für Ihren Recruiting-Prozess bitten.

Kontinuität und Skalierbarkeit

Auch bei steigendem Personalbedarf oder in Zeiten hoher Fluktuation können Sie durch einen strukturierten Prozess in der Personalgewinnung konsistent und effektiv zu rekrutieren. Herrscht Klarheit über die einzelnen Schritte lässt er sich leichter an veränderte Anforderungen anpassen und skalieren.

Die 7 Phasen im Recruiting-Prozess

Ein guter Recruiting-Prozess besteht aus klar definierten Phasen, in denen Sie jeweils bereits festgelegte Maßnahmen durchführen. Im Folgenden erfahren Sie, welche Phasen der Prozess der Personalbeschaffung beinhaltet und welche Maßnahmen Sie in den einzelnen Phasen vornehmen sollten. In der Regel besteht er aus diesen sieben Phasen:

1. Bedarfsanalyse und Ermittlung des Anforderungsprofils
2. Recruiting-Maßnahmen vorbereiten
3. Recruiting-Maßnahmen umsetzen
4. Bewerbungen sichten und Kandidaten•innen auswählen
5. Bewerbungsgespräch und/oder Assessment Center
6. Personalentscheidung treffen
7. Übergang in den Onboarding-Prozess

1) Bedarfsanalyse und Ermittlung des Anforderungsprofils

Der Recruiting-Prozess beginnt mit einer Bedarfsanalyse für die zu besetzende Stelle. Entwickeln Sie dafür ein Anforderungsprofil. Die Leitfrage hier: Welche fachlichen Qualifikationen und Erfahrungen sind für die Stelle erforderlich? Gleichzeitig braucht es eine klare Definition der Aufgaben der Position. Dazu ist es sinnvoll, auch mit dem betreffenden Team in einen Austausch zu gehen. Gibt es bei Ihnen im Unternehmen bereits vergleichbare Stellen, können Sie für das Anforderungsprofil auf diese zurückgreifen. Die Bedarfsanalyse stellt die Grundlage für Ihre Stellenanzeige.

In unserem Beitrag zum Anforderungsprofil finden Sie Tipps für die zielgerichtete Erstellung – inklusive einer praktischen Vorlage!

2) Recruiting-Maßnahmen vorbereiten

Anhand der Bedarfsanalyse und des daraus entwickelten Anforderungsprofil können Sie nun Ihre Recruiting-Maßnahmen vorbereiten. Je nachdem, welche Position Sie besetzen möchten, stehen Ihnen unterschiedliche Maßnahmen oder auch eine Kombination aus diesen zur Verfügung: Social Media Recruiting, Active Sourcing oder auch die klassische Stellenanzeige. Erörtern Sie in dem Zuge auch, ob Sie intern im Unternehmen rekrutieren möchten oder Sie Ihre Maßnahmen auf externe Bewerber•innen fokussieren.

Neben der Auswahl der richtigen Recruiting-Methode geht es in diesem Schritt darum, die Personalsuche entsprechend vorzubereiten. Dafür sollten Sie beispielsweise eine Stellenanzeige vorbereiten (Tipps zum Stellenanzeigen schreiben gibt’s im Beitrag) oder eine Keyword-Liste fürs Active Sourcing erstellen. Oder aber Sie bereiten eine interne Stellenausschreibung vor, indem Sie etwa mit spannenden Profilen im Unternehmen in den Austausch gehen.

3) Recruiting-Maßnahmen umsetzen

Ist die Stellenanzeige erstellt oder auch Ihre Active-Sourcing-Maßnahmen vorbereitet, gilt es diese nun umzusetzen. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Maßnahmen gleich auf mehreren Plattformen zu verteilen. Das erhöht Ihre Erfolgschancen um die gesuchte Stelle zu besetzen.

Die XING Stellenanzeigen zum Beispiel werden nicht nur auf XING und kununu, sondern vollautomatisch und datenbasiert auch auf passenden Job- und Social-Media-Plattformen ausgespielt. So erzielen Sie relevante Reichweite für Ihre offene Position – ohne händisch auf unterschiedlichen Plattformen Anzeigen schalten zu müssen.

4) Bewerbungen sichten & Kandidat·innen auswählen

Gehen bei Ihnen die ersten Bewerbungen ein, ist es sinnvoll, diese im nächsten Schritt zu sichten und eine Vorauswahl für den weiteren Verlauf zu treffen. Es gilt also, die Kandidat•innen zu identifizieren, welche die vielversprechendsten sind. Je nach Anzahl an Bewerbungen können Sie sich auch von einem Bewerbungsmanagementsystem unterstützen zu lassen. So sparen Sie wertvolle Zeit und erhöhen die Candidate Experience Ihres Recruiting-Prozesses.

Sobald Sie ausreichend vielversprechende Bewerbungen erhalten, ist es an der Zeit, die Betreffenden darüber in Kenntnis zu setzen und für ein erstes Kennenlernen einzuladen.

5) Bewerbungsgespräch und/oder Assessment Center

Je nachdem, wie Sie Ihre Personalbeschaffung ausgestaltet haben, steht nun das erste Bewerbungsgespräch oder alternativ auch ein Tag im Assessment Center an. Ganz gleich, wie Sie diesen Schritt wählen: Nun haben Sie die Möglichkeit, Ihre vielversprechendsten Kandidat•innen persönlich kennenzulernen. Ziel sollte hier sein, Ihre Bewerbenden nach den geforderten Kompetenzen abzuklopfen, sodass Sie im Folgenden eine fundierte Grundlage haben, auf der Sie Ihre Personalentscheidung treffen können.

Der Personalauswahl-Prozess kann je nach Komplexität der Position stark variieren: von einem alleinigen Bewerbungsgespräch bis zu drei Runden mit Vorstellungsgesprächen inklusive Assessment Center. Für Sie wichtig: Schaffen Sie gegenüber Ihren Kandidat·innen Transparenz, was Sie im Recruiting-Prozess bei Ihnen erwartet.

6) Personalauswahl-Entscheidungen treffen

Jetzt gilt’s! Sie können sich nun für den·die beste·n Kandidat·in entscheiden! Wer bringt die passende Qualifikation mit? Wer passt am besten in die Kultur des Unternehmens? Wer konnte Sie am besten überzeugen? Dieser Person gilt es nun, die frohe Kunde mitzuteilen und im Anschluss ein Vertragsangebot zu unterbreiten. Ganz wichtig: Gleichzeitig müssen Sie den anderen Bewerber•innen Ihre Entscheidung mitteilen. Versenden Sie also neben Ihrer Zusage auch die jeweiligen Absagen. Auch das erhöht die Candidate Experience Ihres Recruiting-Prozesses.

7) Übergang in den Onboarding-Prozess

Mit der Vertragsunterschrift ist der Recruiting-Prozess aber noch nicht abgeschlossen. Der Onboarding-Prozess soll ihrem•ihrer neue•n Kolleg•in den bestmöglichen Start in seine·ihre Tätigkeit ermöglichen. Dazu muss er·sie befähigt werden, seine·ihre neuen Aufgaben nachgehen zu können. Um zu ermitteln, welche Maßnahmen hier notwendig sind, ist es sinnvoll, sich mit dem neuen Team der·des neuen Kolleg·in auszutauschen. Das ist geschehen? Ihre Neueinstellung kann jetzt durchstarten!

Recruiting-Prozesse optimieren

Sie erhalten negatives Feedback zu Ihrem Recruiting-Prozess oder haben das Gefühl, mit ineffizienten Strukturen zu arbeiten? In diesen Fällen gilt besondere Aufmerksamkeit! Hierbei handelt es sich um Hinweise, dass der Recruiting-Prozess in Ihrem Unternehmen noch Optimierungsbedarf hat. Die folgende Anleitung kann Ihnen dabei Orientierung geben.

4 Schritte zur Optimierung Ihres Prozesses in der Personalgewinnung

Für die Optimierung struktureller Bestandteile Ihrer Personalbeschaffung – wie etwa des Recruiting-Prozesses – empfiehlt sich ein klares Vorgehen in verschiedenen Schritten. Zunächst sollten Sie den Bedarf ermitteln und ein klares Zielbild definieren. So stellen Sie sicher, dass Sie auch wirklich zielorientiert arbeiten. Erst dann leiten Sie Maßnahmen ab und führen diese durch. Am Ende ist es natürlich ratsam, die Wirkung Ihrer Maßnahmen zu überprüfen.

1. IST-Zustand Ihres Recruiting-Prozesses analysieren

Erfassen Sie im ersten Schritt jede Phase Ihres aktuellen Recruiting-Prozesses:

• Welche Maßnahmen nehmen Sie in den einzelnen Phasen (siehe oben) vor?
• Wer ist für welche Maßnahme verantwortlich oder beteiligt?
• Welche technischen Hilfsmittel verwenden Sie in den unterschiedlichen Phasen?
• Erfassen Sie KPIs (Key-Performance-Indikatoren) und, wenn ja, welche?

Holen Sie sich darüber hinaus auch Feedback von Ihren eigenen Kolleg•innen. Wie haben die Ihre Einstellung empfunden? Auch hier warten aufschlussreiche Insights!

2. SOLL-Zustand definieren

Haben Sie sich einen genauen Überblick über ihren Recruiting-Prozess verschafft, ist es an der Zeit, Ihren Zielzustand zu definieren. Sie brauchen Inspiration? Recherchieren Sie dazu Benchmarks und Best-Practices für die einzelnen Schritte.

Mit Inspiration im Gepäck gilt es nun die einzelnen Schritte und dazugehörigen Verantwortlichkeiten Ihres neuen Recruiting-Prozesses festzulegen. Definieren Sie gleichzeitig, wie Sie die Leistungsfähigkeit Ihres zukünftigen Recruiting-Prozesses erfassen wollen. Je nachdem, ob Sie bereits KPIs erfasst haben, können Sie ein Set an Kennzahlen neu aufbauen oder auch weiterentwickeln.

3. Maßnahmen ableiten

Die Vision eines neuen Recruiting-Prozesses steht? Dann gilt es zu ermitteln, wie Sie Ihre Vision erreichen können. Dabei können Sie sich von folgender Frage leiten lassen: Welche Maßnahmen sind notwendig, um den Zielzustand zu erreichen? Halten Sie jede vorzunehmende Maßnahme und die jeweiligen Verantwortlichkeiten fest. An dieser Stelle lohnt es sich nochmals die Frage der Umsetzbarkeit der angedachten Maßnahmen zu stellen:

• Was sind Ihre Prioritäten?
• Welche Kosten fallen für die jeweiligen Maßnahmen an?
• Was lässt sich schnell umsetzen?
• Was ist ein zeitintensiveres Projekt?
• Wo könnten Hürden oder Probleme bei der Umsetzung entstehen?

Diese Fragestellungen können Sie in einen „Implementierungsplan“ einfließen lassen. Legen Sie darin Meilensteile, Deadlines und auch die Kommunikation zwischen den Beteiligten fest. Damit schaffen Sie Klarheit und haben eine Grundlage für den weiteren Verlauf ihres Optimierungsprozesses.

4. Maßnahmen umsetzen und Wirkung messen

Jetzt ist es so weit! Sie können Ihren Plan in die Tat umsetzten. Je nach Maßnahme kann es auch sinnvoll sein, diese in kleinen Rahmen in Testphasen zu prüfen. Sind von den vorgenommenen Maßnahmen Dritte betroffen? Dann gilt es diese darauf vorzubereiten!

Maßnahme für Maßnahme können Sie nun Ihren Implementierungsplan Wirklichkeit werden lassen. Messen Sie dabei regelmäßig Ihren Fortschritt. Dies kann im Übergang zu Ihrem neuen Recruiting-Prozess in einen laufenden Prozess fließen, in dem Sie Ihre festgelegten KPIs erheben.

Recruiting-Prozess mit KI optimieren

Das Recruiting befindet sich im Wandel. Besonders die Entwicklungen rund um KI eröffnen viele neue Möglichkeiten Ihren Recruiting-Prozess zu optimieren. Aber aufgepasst! Die Verwendung von künstlicher Intelligenz im Recruiting bietet nicht nur Vorteile:

Vorteile	Risiken
Schneller und effizienter gewisse Aufgaben erledigen	Für eine ideale Nutzung Bedarf es Schulungen Ihrer Mitarbeiter•innen
Große Datenmengen analysieren und interpretieren	Nicht jeder Output ist fehlerfrei. In manchen Fällen “halluzinieren” KI- Anwendungen
Qualitätssteigerung durch Unterstützung der KI	KI- Anwendungen können aufgrund der Trainingsdaten biased sein.
Neutrale Beurteilung ohne menschlichen Beurteilungsfehler (Bias)
Kosten-Reduktion durch Automatisierung

Für Ihren Recruiting-Prozess ergeben sich mit einem vernünftigen Umgang mit KI dennoch einige spannende Optimierungsmöglichkeiten: Die KI-Assistenz der XING Stellenanzeigen etwa unterstützt Sie bei der Erstellung individueller Job-Anzeigen im Handumdrehen. Das Smart Messaging im XING TalentManager erleichtert die Talent-Ansprache im Active Sourcing. Und Matching-Technologien? Die bringen Sie mit den passendsten Kandidat·innen für Ihre offenen Stellen zusammen – ohne, dass Sie mühevoll selbst auf die Suche gehen müssen.

KPIs zur Optimierung des Recruiting-Prozess

Um Ihr Recruiting zu optimieren, ist es sinnvoll, eine Reihe unterschiedlicher Kennzahlen zu erheben, die die Leistungsfähigkeit Ihres Recruiting-Prozesses abbilden. KPIs (Key- Performance Indikatoren) einzuführen, ermöglicht es Ihnen, Ihren Prozess vergleichbar zu machen und damit noch nicht ausgeschöpfte Potentiale zu erkennen. Gerade die folgenden KPIs bieten erhebliches Potential, um Ihre Prozesse zu optimieren und damit auch Kosten einzusparen: Time-to-Hire, Cost-per-Hire, Quality-of-Hire.

Welche der Kennzahlen Sie letztendlich einsetzen möchten, hängt von Ihren persönlichen Zielen und Ihren zeitlichen und finanziellen Ressourcen ab.

Mehr zum Thema Recruiting-KPIs!

5 Erfolgstipps für einen modernen Recruiting-Prozess

Obwohl der Recruiting-Prozess durchaus individuelle Elemente für jedes Unternehmen beinhaltet, gibt es doch einige generelle Erfolgsformeln. So ist eine klare Zielgruppen-Definition unerlässlich, um zielgerichtet auf die Suche gehen zu können. Und die Zusammenarbeit mit Ihren Schnittstellen in der Fachabteilung? Auch die will klar strukturiert und ausdefiniert sein. Im Folgenden teilen wir unsere Top-5-Erfolgstipps für einen starken Recruiting-Prozess:

• Klare Vereinbarungen zu Bearbeitungszeiten treffen: Gemeinsam mit der Fachabteilung sollte transparent festgehalten werden, wie schnell Sie auf eingehende Bewerbungen, Rückfragen von Kandidat·innen oder am Ende des Bewerbungsprozesses reagieren sollten. Denn Fakt ist: Im Recruiting-Prozess zählt die Geschwindigkeit.
• Kulturelle Aspekte in den Auswahlprozess aufnehmen: Schon lange ist nicht mehr allein die fachliche Eignung entscheidend. Heute braucht es mehr denn je Mitarbeitende, die auch kulturell in Ihr Team passen. Deshalb empfehlen wir Ihnen klar, auch Fragen zum Cultural Fit in Ihren Auswahlprozess aufzunehmen.
• Candidate Personas entwickeln: Je nachdem, welche Position Sie besetzen möchten, unterscheiden sich die potenziellen Kandidat•innen die für Sie in Frage kommen. Dementsprechend unterschiedlich können die passenden Schritte für Ihre Personalbeschaffung ausfallen. Indem Sie Candidate Personas erstellen, verschaffen Sie sich hier Klarheit, wen und wie Sie suchen können.
• Digitalen Möglichkeiten nutzen: Unsere Welt wird Tag für Tag digitaler. Nutzen Sie das für Ihre Recruiting! Neben Social-Media Recruiting können Sie vereinzelte Schritte wie zum Beispiel das Verfassen einer Stellenanzeige automatisieren lassen.
• Optimierung braucht verlässliche Kennzahlen: Fragen Sie sich regelmäßig, wo noch Potentiale zur Verbesserung bestehen. Damit Sie die passenden Maßnahmen zur Optimierung ableiten können, ist es essenziell, Ihren Prozess zu überwachen und KPIs zu erheben.

Der Recruiting-Prozess: Fazit

Abschließend ist eines klar: Ein strukturierter Recruiting-Prozess sollte Teil der Erfolgsformel eines jeden Unternehmens sein. Er ermöglicht es Ihnen, nicht nur die am besten geeigneten Talente für Ihr Unternehmen zu verpflichten, sondern auch ressourceneffizient zu arbeiten. Nutzen Sie dafür die 7 Phasen, die wir Ihnen in diesem Beitrag vorgestellt haben.

FAQ zum Recruiting-Prozess

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¹ Statistik zur Vakanzzeit in Deutschland, Statista, 2024.