Stellenplan und Stellenbesetzungsplan: Definition, Muster und Beispiele

Sind Sie gerade mit der strategischen Personalplanung beschäftigt, kommen Sie eigentlich nicht an zwei Instrumenten vorbei: der Erstellung von Stellenplan und Stellenbesetzungsplan. Hierbei handelt es sich um essenzielle Dokumente in der Planung Ihres Personalbestands. In diesem Beitrag erfahren Sie, was unter einem Stellenplan bzw. Stellenbesetzungsplan zu verstehen ist, wie diese zusammenspielen und erhalten jeweils praktische Beispiele und Muster-Vorlagen an die Hand.  

Definitionen: Stellenplan und Stellenbesetzungplan

Auch wenn der Stellenplan und der Stellenbesetzungsplan ähnlich sind, haben beide Instrumente Ihre Eigenheiten, die sie voneinander unterscheiden. Im Folgenden lesen Sie, wie sich beide definieren lassen und wo der Unterschied liegt:

Was ist ein Stellenplan, welche Funktion erfüllt er?

Ein Stellenplan ist ein Instrument im Human-Ressource-Management, das insbesondere in der Personalplanung zum Einsatz kommt. Der Stellenplan gibt dabei einen Überblick über alle geplanten Positionen innerhalb einer Organisationseinheit. Stellenpläne können auch für die gesamte Organisation erstellt werden. Dementsprechend bezieht sich der Stellenplan auf die SOLL-Situation – der Plan muss demnach nicht die aktuelle Situation im Unternehmen abbilden. Die Differenz aus Stellenplan und IST-Situation würde in der Folge Aufschluss darüber geben, welche Stellen in naher Zukunft zu besetzen sind.  

Hinsichtlich der Darstellung des Stellenplans gibt es verschiedene Möglichkeiten. Einerseits könnten Sie die Organisationseinheit in Form eines Organigramms darstellen, wobei die noch offenen Stellen mit Platzhaltern gefüllt werden. Auch eine einfache Abbildung des Stellenplans als Liste ist verbreitet. Wichtig ist auch, dass im Stellenplan kein direkter Bezug zur Person vorliegt, die die Position aktuell innehat. 

Was ist ein Stellenbesetzungsplan?

Der Stellenbesetzungsplan bildet ab, welche Planstellen im Unternehmen aktuell besetzt sind. Dabei werden die derzeitigen Stelleninhaber·innen im Plan abgebildet. In der Regel kommt ein Stellenbesetzungsplan für das gesamte Unternehmen zum Einsatz. Er kann aber auch rein auf eine Organisationseinheit, wie zum Beispiel eine spezielle Abteilung, zugeschnitten werden.  Ein Stellenbesetzungsplan kann sowohl als Organigramm als auch als Tabelle dargestellt werden. 

Was ist der Unterschied zwischen Stellen- und Stellenbesetzungsplan? 

Ein Stellenbesetzungsplan kommt in den allermeisten Fällen in Kombination mit einem Stellenplan zum Einsatz. Letzterer gibt den SOLL-Zustand Ihres Personalbestands an, also wie viele und welche Stellen auf den unterschiedlichen Hierarchie-Ebenen und Abteilungen eingeplant sind. Der Stellenbesetzungsplan hingegen visualisiert den IST-Zustand, zeigt also die aktuell besetzten Stellen und deren Inhaber·innen. Sie merken bereits: Das Zusammenspiel dieser Dokumente ist von höchster Relevanz, da Sie hier etwa einen Abgleich zwischen IST und SOLL durchführen können, um zu ermitteln, welche Personalbeschaffungsmaßnahmen sich aus der Stellenplanung ergeben. 

Warum ist der Stellenplan wichtig?

Der Stellenplan ist ein ausgezeichnetes Planungsinstrument für Ihr Human-Ressource-Management. Sie haben hier die Möglichkeit, übersichtlich den Plan-Stand Ihrer Stellen abzubilden, um somit für Klarheit und Transparenz zu sorgen. Der Stellenplan stellt so etwas wie das Zielbild dar, nach dem Sie arbeiten. Nicht immer muss dieser weit über dem aktuellen Stellenbesetzungsplan liegen, sind beispielsweise in letzterem mehr Stellen vorgesehen, müssen Sie über Abbaumaßnahmen nachdenken.  

Ein Stellenplan gibt Ihnen demnach Aufschluss darüber, ob in Ihren Organisationseinheiten derzeit eine Über- oder Unterbesetzung vorliegt. Basierend darauf können Sie gezielte Maßnahmen ableiten, um den Planbestand an Mitarbeitenden zu erzielen. Zudem hilft Ihnen der Stellenplan in der Kostenplanung, da Sie genau abschätzen können, wie viele Stellen gemäß dem Ziel vorhanden sein werden. Dies hilft Ihnen in der Personalbudgetplanung massiv weiter. 

Aus eben illustrierter Notwendigkeit eines Stellenplans ergeben sich vielfältige Nutzen, die ein Stellenplan für Ihr Unternehmen und Human-Ressource-Management hat. Im Folgenden haben wir Ihnen einige zentrale übersichtlich dargestellt:  

• Klarheit in der Personalbeschaffungsplanung: Durch den Stellenplan wissen Sie genau, wie viele Mitarbeitende Sie zu besetzen haben. Das hilft Ihnen in der Planung Ihrer Recruiting-Aktivitäten und der Entwicklung einer passenden Recruiting-Strategie massiv weiter.  
• Übersichtliche Darstellung Ihres Plan-Personalbestands: Durch einen Stellenplan haben Sie eine übersichtliche Darstellung Ihres Plan-Personalbestands zur Hand, der es Ihnen ermöglicht, Aspekte wie die damit verbundenen Kosten bereits frühzeitig mitzuberücksichtigen.  
• Klare Planung, statt willkürliches Wachstum: Statt Ihre verschiedenen Organisationseinheiten von Stellen-Pitch zu Stellen-Pitch wachsen zu lassen, verfolgen Sie mit dem Stellenplan eine klare und strukturierte Planung. Dies ermöglicht Ihnen mehr Kontrolle und Übersicht.  
• Transparenz für alle Abteilungen: Zudem geht mit einem Stellenplan eine erhöhte Transparenz für alle Organisationseinheiten, was die Soll-Stellenanzahl betrifft. Dies sorgt für einen transparenten und fairen Umgang mit der Allokation der Personalressourcen in Ihrem Unternehmen.  

Warum ist der Stellenbesetzungsplan wichtig?

Ein Stellenbesetzungsplan kommt vorrangig in der Personalplanung zum Einsatz. Zudem hilft er Ihnen dabei, den aktuellen Status Ihres Personalbestands übersichtlich darzustellen. Hierfür ist gleichzeitig stets ein gewisser Aktualisierungsaufwand vonnöten. Zumeist kommt der Stellenbesetzungsplan, wie bereits dargelegt, in Kombination mit dem Stellenplan zum Einsatz, um die nötigen Konsequenzen für die Personalbeschaffung abzuleiten. Dies ist vor allem im öffentlichen Dienst weit verbreitet, wo detaillierte Richtlinien hierfür vorliegen. 

Ist die Differenz zwischen Stellenplan und Stellenbesetzungsplan positiv – es liegen also mehr eingeplante Stellen als tatsächlich besetze vor – bedeutet das für Ihr Recruiting, dass Sie in die Suche nach weiteren Mitarbeitenden investieren sollten. Daraus abgeleitet ergibt sich in der Regel der Personalbeschaffungsplan bzw. der Personalbedarfsplan, den Sie Ihren Recruiting-Maßnahmen zugrunde legen. Auch für die Entwicklung einer ganzheitlichen Recruiting-Strategie ist die Verwendung von Stellenplan und Stellenbesetzungsplan demnach sinnvoll. 

Inhalte für Stellenplan & Stellenbesetzungsplan erstellen

Um einen Stellenplan bzw. Stellenbesetzungsplan zu erstellen gilt es einige Dinge zu beachten. So sollten die folgenden Informationen im Stellen- bzw., Stellenbesetzungsplan enthalten sein:

Inhalte für einen Stellenplan

Ein Stellenplan muss einige typische Inhalte aufweisen, um seinen Zweck voll und ganz zu erfüllen. Dazu zählt einerseits natürlich die Bezeichnung und Verortung der Stelle im Organisationskontext, aber auch darüber hinaus sind weiterführende Inhalte typisch. In der Regel lohnt es sich hier, zunächst in die Erstellung von Stellenbeschreibungen zu investieren (in unserem Glossar-Eintrag zur Erstellung einer Stellenbeschreibung erhalten Sie hierfür eine Muster-Vorlage). Die Inhalte hieraus können Ihnen die Erstellung des Stellenplans massiv erleichtern. Folgende Inhalte sollten in Ihrem Stellenplan enthalten sein:  

• Bezeichnung der Stelle (falls vorhanden: Kürzel oder Nummer der Stelle) 
• Anzahl der Stellen (Sales-Manager·innen könnten beispielsweise mehrere vorhanden sein) 
• Qualifikationsanforderungen an die·den Stelleninhaber·in  
• Einordnung in Entgeltgruppierung der Stelle  
• Optional: Arbeitszeitausprägung der Stelle (etwa Vollzeit oder Teilzeit) 

Inhalte für einen Stellenbesetzungsplan

Ein Stellenbesetzungsplan wird einerseits mit den Bezeichnungen der verschiedenen Stellen gespeist. Zudem aber werden auch die personenbezogenen Daten der aktuellen Stelleninhaber·innen inkludiert, um ein ganzheitliches Bild darzustellen. Konkret sollten in Ihrem Stellenbesetzungsplan unter anderem die folgenden Informationen enthalten sein: 

• Stellenbezeichnung (Optional ergänzt um Stellen-Kürzel oder -Nummer) 
• Stelleninhaber·in (Name) 
• Optional: Geburtsjahr der·des Stelleninhaber·in 
• Eintrittsjahr der·des Stelleninhaber·in ins Unternehmen 
• Qualifikationsniveau für die Position (wie etwa Hochschulabschluss, Berufsausbildung) 
• Entsprechende Entgeltgruppe der·des Stelleninhaber·in  

Beispiele für die beiden Instrumente

Damit Sie eine Vorstellung darüber haben, wie Stellenplan und Stellenbesetzungplan in der Praxis aussehen können, haben wir für Sie jeweils Beispiele vorbereitet:

Beispiel für einen Stellenplan

Wie bereits dargelegt, gibt es in der Regel zwei unterschiedliche Darstellungsformen für Stellenpläne. So ist eine Möglichkeit beispielsweise, den Stellenplan als Organigramm darzustellen, in dem die verschiedenen Stellen übersichtlich hinsichtlich ihrer hierarchischen Verortung. Ein Organigramm wird in der Regel mit Kacheln auf verschiedenen Ebenen dargestellt. Ganz oben steht die höchste Hierarchieebene (CEO in Unternehmen, Abteilungsleiter·in in Organisationseinheiten), darunter jeweils stufenweise die diversen Hierarchieebenen. Gleichgestellte Kolleg·innen stehen auf einer Ebene. Hier ein Beispiel für einen Stellenplan als Organigramm-Darstellung:  

Daneben ist auch eine klassische Darstellung in tabellarischer Form durchaus verbreitet. Hierbei ist es zudem einfacher, die oben genannten Informationen zusätzlich zu den verschiedenen Plan-Stellen zu ergänzen.  Auch, wenn die hierarchische Ausstrukturierung hierbei nicht derart plakativ sichtbar ist, so bringt die tabellarische Darstellung durchaus Vorteile – die Informationen können beispielsweise schnell und übersichtlich nachgeschlagen werden. Hier ein Beispiel für einen Stellenplan als tabellarische Darstellung:  

Stellen-bezeichnung	Anzahl Stellen	Einordnung in Entgeltgruppierung	Qualifikationsanforderung	Arbeitszeitausprägung
Leitung Marketing (LM)	1	AT	Hochschulabschluss Master	Vollzeit
Teamlead Marketing	3	AT	Hochschulabschluss Master	Vollzeit
Marketing Manager·innen	20	T1	Hochschulabschluss Bachelor	Vollzeit/Teilzeit
Assistenz Marketing	4	T3	Ausbildung	Vollzeit/Teilzeit

Beispiel für einen Stellenbesetzungsplan

Bei einem Stellenbesetzungsplan handelt es sich um ein strukturiertes Dokument, das wenig Individualisierungsaufwand erfordert, wenn Sie sich auf die wichtigsten Kerninformationen beschränken.  

Stellen-bezeichnung	Stellen-inhaber·in	Geburtsjahr Stelleninhaber·in	Eintrittsjahr Stelleninhaber·in	Qualifikationsniveau	Entgelt-gruppe
Leitung Marketing	Max Mustermann	1983	2004	Mag.	EG11
Teamlead Marketing	Berta Musterfrau	1978	2010	Mag.	EG09
Marketing Manager	Mina Musterfrau	1993	2016	MSc	EG05

Aus diesem Grund stellen wir Ihnen eine schlanke Muster-Vorlage für einen Stellenbesetzungsplan zur Verfügung, den Sie als Struktur für einen solchen Plan in Ihrem Unternehmen nutzen können. So starten Sie schnell in die Erstellung dieses zentralen Dokuments. Achten Sie darauf, dass dieser Vorschlag nicht in Stein gemeißelt ist. Vielmehr sollten Sie für sich und Ihre Anforderungen entscheiden, ob Sie weitere Informationen in den Stellenbesetzungsplan inkludieren wollen. Und: Ziehen Sie in Betracht, diesen in Kombination mit einem Stellenplan zu verwenden, um das Maximum aus diesem Dokument herauszuholen. 

8 Praxis-Tipps: So erstellen Sie einen Stellenplan & Stellenbesetzungsplan

Damit Sie Ihren Stellenplan bzw. Stellenbesetzungsplan reibungslos erstellen können, haben wir im Folgenden Tipps zur praktischen Umsetzung festgehalten. Diese reichen von dem ganzheitlichen Analysieren der Kompetenzen Ihres Personals bis hin zum Aufbau eines Talent-Pools.

1) Analysieren Sie die Fähigkeit Ihres aktuellen Personalbestands

Um einen Stellenbesetzungsplan zu erstellen, ist es notwendig, die Positionen zu erfassen, die es in Ihrem Unternehmen gibt. In der Praxis ist es aber oftmals empfehlenswert, zusätzliche Beschreibungen für die Positionen in die Planung aufzunehmen. Halten Sie also nicht nur die Stellen fest (= Stellenbesetzungsplan), sondern auch die Fähigkeiten und Qualitäten Ihrer Mitarbeitenden. Dies ermöglicht Ihnen ein tieferes Verständnis über die im Unternehmen vorhandenen Kompetenzen und zeigt Ihnen möglichen Lücken auf, welche Qualifikationen gegebenenfalls noch fehlen. Diese Erkenntnisse können Sie daraufhin für eine zielgerichtete Arbeit mit Ihrem Stellenplan verwenden.    

2) Technische Unterstützung nutzen

Um einen Überblick über Ihren aktuellen Personalbestand zu erhalten, bietet es sich an, ein Human Ressource Managementsystem zu verwenden. Diese bilden Ihre Mitarbeitenden digital ab und sind damit eine ideale Informationsquelle für Ihren Stellenbesetzungs- und Stellenplan. Stichwort: digitale und datenbasierte Personalplanung! Darüber hinaus ist es nicht verkehrt, auch KI-Tools für die Erstellung des Stellenbesetzungsplan in Betracht zu ziehen. Nutzen Sie diese als “Sparring-Partner”, um auf Basis Ihrer Unternehmens- und Marktdaten Ihren zukünftigen Personalbedarf zu prognostizieren.

3) Denken Sie die langfristige Unternehmensstrategie mit

Für eine erfolgreiche Personalplanung ist es essenziell, die eigene Unternehmensstrategie mitzudenken. Insbesondere für Ihren Stellenplan ist diese von Relevanz. So können Sie mögliche Veränderungen bei Ihrem Personalbedarf vorhersehen und dementsprechend frühzeitig reagieren. Denken Sie auch Markt-Trends oder Entwicklungen in Ihrer spezifischen Branche mit. Das vermeidet böse Überraschungen!  

4) Arbeiten Sie mit Ihren Führungskräften zusammen

Tauschen Sie sich mit den Führungskräften und Personalverantwortlichen Ihres Unternehmens aus, um die Lage Ihres Personalbestandes zu erfassen. Diese können Ihnen wertvolle Einblicke in die tägliche Arbeit geben und damit möglichen Personalbedarf aufzeigen. Tauschen Sie sich regelmäßig aus, denn nur so können Sie auch spontan und flexibel auf Veränderungen reagieren.  

5) Plan für Notfälle bereithalten

Für den Fall der Fälle, dass doch unvorhergesehen Veränderungen in Ihrem Personalbestand vorzunehmen sind, ist es wichtig, trotzdem handlungsfähig zu bleiben. Ganz gleich ob positiver oder negativer Natur, sollten Sie für diese Momente einen Notfallplan bereithalten. Hier halten Sie fest, wie Sie in einer solchen Situation vorgehen und welche Auswirkungen sich daraus auf Ihren Stellenbesetzungs- und Stellenplan zu erwarten sind. 

6) Legen Sie Kriterien für Prioritäten fest

Im Zuge der bereits dargestellten Analyse Ihres Personalbestands und dessen Qualifikationen bietet es sich an, zu identifizieren, welche Rollen besonders kritisch für den Unternehmenserfolg sind. Diese können Sie innerhalb Ihres Stellen- und Stellenbesetzungsplan hervorheben und bei möglichen Sourcing-Maßnahmen priorisieren. Dies kann Führungskräfte wie auch spezialisierte Rollen betreffen. Es lohnt sich auch, die Nachfolge für diese Positionen bei potenzielle Abwanderung bereits früh aufzubauen, beispielsweise über ein Nachwuchsführungskräfte-Programm.

7) Talent-Pool aufbauen

Um auf Veränderungen in Ihrem Personalbestand und somit Stellenbesetzungsplan spontan reagieren zu können, oder auch den Soll-Zustand, den Stellenplan zielführend umzusetzen zu können, bietet es sich an, einen Talent-Pool aufzubauen. Dieser wird zwar nicht im Stellenbesetzungsplan festgehalten, bei Bedarf können Sie aber immer wieder auf diesen zurückgreifen und so schneller auf Veränderungen reagieren. So kann dieser dazu beitragen, dass Sie den definierten Soll-Zustand zu erreichen.  

8) Regelmäßige Überprüfung und Anpassung

Weder der Stellenbesetzungs- noch der Stellenplan sind ein fertiges Dokument. Schon aufgrund der natürlichen Fluktuation im Unternehmen gilt es diese fortlaufend anzupassen. Gleichzeitig sollte der Stellenplan immer wieder auf den aktuellen Bedarf und mögliche Veränderungen hin überprüft werden. Je nach Unternehmensstrategie oder auch Marktlage können Sie dies jährlich oder auch halbjährlich oder gegebenenfalls auch noch häufiger machen. 

Fazit

Ein Stellenbesetzungsplan ist wie der Stellenplan ein wichtiges Instrument im strategischen Personalmanagement, insbesondere aber die Personalbedarfsplanung betreffend. Sie erhalten so einen Überblick über den IST-Stand Ihres Personalbestands im Unternehmen. In Kombination mit einem Stellenplan können Sie so in weiterer Folge allfällige Über- und Unterbesetzungen im Vergleich zum Soll-Bild (Stellenplan) ableiten – und auf Basis dessen mit den Planungen allfälliger Gegenmaßnahmen beginnen.  

In diesem Beitrag haben Sie Muster-Vorlagen erhalten, die Ihnen die Erstellung eines Stellenplans und eines Stellenbesetzungsplans für Ihr Unternehmen deutlich erleichtert. Nutzen Sie diese Vorlagen und passen Sie sie für Ihre Anforderungen an.