Open Source Bewerbermanagement kann DSGVO-konform sein, wenn Sie die richtigen Maßnahmen ergreifen. Die Software selbst ist nicht das Problem, sondern die Art und Weise, wie Sie diese einrichten, hosten und betreiben. Sie tragen die volle Verantwortung für Datenschutz, Sicherheitsupdates und technische Maßnahmen. Bei kommerziellen Lösungen übernimmt der Anbieter viele dieser Aufgaben. Dieser Artikel beantwortet die wichtigsten Fragen zur DSGVO-Konformität von Open Source Bewerbermanagement-Systemen und zeigt Ihnen, worauf Sie achten müssen.
Was bedeutet DSGVO-Konformität bei Bewerbermanagement-Systemen?
DSGVO-Konformität bedeutet, dass Ihr System alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung erfüllt. Dazu gehören Datenminimierung, Zweckbindung und Transparenz gegenüber Bewerbenden. Sie dürfen nur die Daten erheben, die für den Bewerbungsprozess wirklich nötig sind, und müssen diese nach Abschluss des Verfahrens wieder löschen.
Besonders schutzbedürftig sind personenbezogene Daten wie Name, Kontaktdaten, Lebenslauf und Zeugnisse. Noch sensibler sind Informationen zu Gesundheit, ethnischer Herkunft oder Gewerkschaftszugehörigkeit. Diese dürfen Sie nur in Ausnahmefällen verarbeiten.
Als Arbeitgeber haben Sie konkrete Pflichten:
- Informieren Sie Bewerbende über die Datenverarbeitung
- Holen Sie Einwilligungen ein, wenn nötig
- Gewährleisten Sie sichere Speicherung und Übertragung
- Ermöglichen Sie Auskunft, Löschung und Berichtigung
- Dokumentieren Sie alle Verarbeitungsprozesse
Die relevanten DSGVO-Artikel sind vor allem Artikel 6 (Rechtmäßigkeit der Verarbeitung), Artikel 7 (Einwilligung), Artikel 15-18 (Betroffenenrechte) und Artikel 32 (Sicherheit der Verarbeitung). Artikel 88 regelt speziell die Verarbeitung im Beschäftigungskontext.
Welche besonderen Datenschutz-Herausforderungen bringen Open Source Lösungen mit sich?
Open Source Bewerbermanagement-Systeme unterscheiden sich grundlegend von kommerziellen Lösungen in der Verantwortungsverteilung. Sie sind selbst für Installation, Hosting, Wartung und Sicherheitsupdates verantwortlich. Es gibt keinen Anbieter, der diese Aufgaben übernimmt oder bei Datenschutzvorfällen haftet.
Bei proprietären Lösungen schließen Sie Auftragsverarbeitungsverträge ab. Der Anbieter garantiert bestimmte Sicherheitsstandards und informiert Sie über Datenschutzvorfälle. Bei Open Source fehlt dieser Partner komplett.
Konkrete Herausforderungen sind:
- Eigenverantwortung bei der Server-Konfiguration und Verschlüsselung
- Regelmäßige Sicherheitsupdates müssen Sie selbst einspielen
- Keine professionelle Betreuung bei Sicherheitslücken
- Fehlende Compliance-Zertifizierungen wie ISO 27001
- Dokumentationspflichten liegen komplett bei Ihnen
Wenn Ihnen die technische Expertise oder Ressourcen fehlen, können schnell Sicherheitslücken entstehen. Ein nicht aktualisiertes System oder falsch konfigurierte Zugriffsrechte können zu Datenschutzverletzungen führen.
Wie können Sie sicherstellen, dass Ihr Open Source Bewerbermanagement DSGVO-konform ist?
Stellen Sie sicher, dass Ihr System grundlegende Sicherheitsanforderungen erfüllt. Verschlüsseln Sie alle Datenübertragungen mit TLS/SSL und speichern Sie Bewerberdaten verschlüsselt. Richten Sie strenge Zugriffsrechte ein und protokollieren Sie alle Zugriffe.
Eine praktische Checkliste für DSGVO-Konformität:
- Verschlüsselung: HTTPS für alle Verbindungen, verschlüsselte Datenbanken
- Zugriffsrechte: Rollenbasierte Berechtigungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Löschkonzepte: Automatische Löschfristen nach 6 Monaten implementieren
- Einwilligungsmanagement: Dokumentierte Zustimmungen der Bewerbenden
- Betroffenenrechte: Funktionen für Auskunft, Löschung und Datenübertragbarkeit
- Audit-Logs: Nachvollziehbare Protokollierung aller Datenverarbeitungen
Führen Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung durch, wenn Sie viele Bewerbungen verarbeiten. Dokumentieren Sie alle technisch-organisatorischen Maßnahmen schriftlich. Arbeiten Sie eng mit Ihrem Datenschutzbeauftragten zusammen und lassen Sie das System regelmäßig prüfen.
Wenn Sie externe Dienstleister für Hosting nutzen, brauchen Sie Auftragsverarbeitungsverträge. Achten Sie darauf, dass Server in der EU stehen, um Probleme mit Drittlandübermittlungen zu vermeiden.
Welche Vor- und Nachteile haben Open Source Systeme gegenüber kommerziellen Lösungen beim Datenschutz?
Open Source Lösungen bieten vollständige Transparenz durch einsehbaren Quellcode. Sie können genau prüfen, wie Daten verarbeitet werden und ob Sicherheitslücken existieren. Sie sind unabhängig von einzelnen Anbietern und können das System nach Ihren Datenschutzanforderungen anpassen.
Vorteile von Open Source:
- Vollständige Kontrolle über Daten und Infrastruktur
- Keine Abhängigkeit von Anbieter-Entscheidungen
- Community kann Sicherheitsprobleme schnell entdecken
- Individuelle Anpassungen an Ihre Datenschutzrichtlinien möglich
- Oft keine Kosten für Lizenzen
Nachteile von Open Source:
- Keine Garantien oder Haftung bei Datenschutzvorfällen
- Hoher Eigenaufwand für Wartung und Updates
- Fehlende Compliance-Zertifizierungen erschweren Nachweise
- Kein professioneller Support bei Sicherheitsproblemen
- Sie tragen die volle rechtliche Verantwortung
Kommerzielle Lösungen bieten dagegen professionelle Datenschutz-Dokumentation, regelmäßige Sicherheitsupdates und Auftragsverarbeitungsverträge. Bei Datenschutzvorfällen haben Sie einen Ansprechpartner, der mit Ihnen zusammen reagiert. Moderne Bewerbungsmanager erfüllen bereits alle DSGVO-Anforderungen und werden kontinuierlich aktualisiert.
Worauf sollten Sie bei der Auswahl eines DSGVO-konformen Bewerbermanagement-Systems achten?
Prüfen Sie, ob das System grundlegende Datenschutzfunktionen mitbringt. Einwilligungsmanagement sollte integriert sein, damit Bewerbende ihre Zustimmung zur Datenverarbeitung dokumentiert erteilen können. Automatische Löschfristen stellen sicher, dass Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht werden.
Wichtige Funktionen für DSGVO-Konformität:
- Einwilligungsmanagement: Dokumentierte Zustimmungen mit Zeitstempel
- Automatische Löschfristen: Konfigurierbare Löschung nach 6-12 Monaten
- Bewerberauskunftsrechte: Einfache Bereitstellung aller gespeicherten Daten
- Audit-Logs: Nachvollziehbare Protokollierung aller Zugriffe
- Datenschutz-Einstellungen: Zentrale Verwaltung aller relevanten Parameter
Der Hosting-Standort ist relevant. EU-Server vermeiden Probleme mit Drittlandübermittlungen. Fragen Sie nach Zertifizierungen wie ISO 27001 oder vergleichbaren Nachweisen. Prüfen Sie, ob vollständige Datenschutz-Dokumentation und Auftragsverarbeitungsverträge verfügbar sind.
Bewerten Sie ehrlich Ihre eigenen Ressourcen. Haben Sie IT-Personal mit Datenschutz-Expertise? Können Sie regelmäßige Updates und Sicherheitsprüfungen durchführen? Falls nicht, sind kommerzielle Lösungen mit professionellem Support die bessere Wahl.
Moderne Systeme bieten zusätzlich barrierefreie Bewerbungsformulare, die nicht nur DSGVO-konform sind, sondern auch die Anforderungen des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes erfüllen. So sind Sie für zukünftige gesetzliche Anforderungen bereits vorbereitet.
Open Source Bewerbermanagement kann DSGVO-konform sein, erfordert aber erhebliche technische Expertise und kontinuierlichen Aufwand. Sie tragen die volle Verantwortung für Sicherheit, Updates und Dokumentation. Kommerzielle Lösungen nehmen Ihnen diese Last ab und bieten professionelle Unterstützung. Wägen Sie ab, ob Ihre Ressourcen für den Betrieb einer Open Source Lösung ausreichen, oder ob eine zertifizierte kommerzielle Alternative für Ihr Unternehmen die sicherere Wahl ist.
