Im Bewerbermanagement Prozess müssen Sie verschiedene Einwilligungen von Talenten einholen, abhängig vom Verwendungszweck ihrer Daten. Für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens selbst benötigen Sie keine separate Einwilligung, da dies durch die Vertragsanbahnung gedeckt ist. Eine explizite Einwilligung brauchen Sie jedoch, wenn Sie Bewerberdaten länger speichern, in Talentpools aufnehmen oder für andere Zwecke nutzen möchten. Die DSGVO regelt diese Anforderungen klar und schützt die Rechte der Bewerbenden.
Welche rechtlichen Grundlagen gelten für Bewerberdaten?
Die Verarbeitung von Bewerberdaten basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsanbahnung und auf Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG für beschäftigungsbezogene Daten. Diese Rechtsgrundlagen erlauben Ihnen, alle Informationen zu verarbeiten, die für die Entscheidung über eine Einstellung relevant sind.
Bewerberdaten gehören zu den personenbezogenen Daten und erfordern besonderen Schutz. Sie dürfen diese Daten nur für den Zweck nutzen, für den sie erhoben wurden. Das bedeutet konkret: Alles, was direkt mit der Stellenbesetzung zu tun hat, ist erlaubt.
Die Balance zwischen Ihren betrieblichen Anforderungen und den Datenschutzrechten der Bewerbenden ist dabei wichtig. Sie müssen nur die Daten erheben, die Sie tatsächlich für die Beurteilung der Bewerbung benötigen. Fragen nach Familienstand, Schwangerschaft oder politischer Einstellung sind unzulässig, da sie für die Eignung nicht relevant sind.
Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ergänzt diese Vorgaben. Es schützt Bewerbende vor Diskriminierung und verpflichtet Sie, alle Unterlagen für eine bestimmte Zeit aufzubewahren. So können Sie im Falle einer AGG-Klage nachweisen, dass Ihre Auswahlentscheidung sachlich begründet war.
Wann brauchen Sie eine Einwilligung von Bewerbenden?
Eine explizite Einwilligung benötigen Sie immer dann, wenn Sie Bewerberdaten über den ursprünglichen Bewerbungsprozess hinaus nutzen möchten. Das betrifft die Speicherung für zukünftige Stellen, die Aufnahme in Talentpools, die Weitergabe an Dritte oder die Nutzung für andere Zwecke als die aktuelle Stellenbesetzung.
Für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens selbst brauchen Sie keine Einwilligung. Die Rechtsgrundlage der Vertragsanbahnung deckt alle Schritte ab, die direkt mit der Stellenbesetzung zusammenhängen. Das umfasst das Sichten der Unterlagen, Vorstellungsgespräche, Referenzprüfungen und die Entscheidungsfindung.
Sobald der Bewerbungsprozess abgeschlossen ist, ändert sich die Situation. Möchten Sie abgelehnte Bewerbende in Ihrem System behalten, um sie später für andere Positionen zu kontaktieren, müssen Sie vorher deren Zustimmung einholen. Diese Einwilligung muss freiwillig erfolgen und darf nicht Bedingung für die Teilnahme am Bewerbungsverfahren sein.
Die Weitergabe von Bewerberdaten an externe Dienstleister wie Personalberater oder Assessment-Center erfordert ebenfalls eine Einwilligung, wenn diese nicht als Auftragsverarbeiter agieren. Wichtig: Bewerbende können ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass ihnen dadurch Nachteile entstehen dürfen.
Wie formulieren Sie eine rechtssichere Einwilligungserklärung?
Eine DSGVO-konforme Einwilligungserklärung muss in verständlicher Sprache verfasst sein und transparent über alle Verarbeitungszwecke informieren. Vermeiden Sie Juristendeutsch und erklären Sie konkret, was Sie mit den Daten machen und warum. Bewerbende müssen auf einen Blick verstehen, wozu sie ihre Zustimmung geben.
Ihre Einwilligungserklärung sollte folgende Elemente enthalten: den genauen Zweck der Datenverarbeitung, die Speicherdauer, einen klaren Hinweis auf das Widerrufsrecht und die Information, dass die Verweigerung keine negativen Folgen hat. Formulieren Sie beispielsweise: “Wir möchten Ihre Bewerbungsunterlagen für 12 Monate speichern, um Sie bei passenden Stellen kontaktieren zu können.”
Ein häufiger Fehler ist die Verwendung vorausgewählter Häkchen. Die Einwilligung muss durch eine eindeutige aktive Handlung erfolgen. Bewerbende müssen bewusst ein leeres Kästchen anklicken oder eine Unterschrift leisten. Auch die Kopplung mehrerer Zwecke in einer Einwilligung ist problematisch. Trennen Sie verschiedene Zwecke, damit Bewerbende einzeln zustimmen können.
Dokumentieren Sie alle erteilten Einwilligungen sorgfältig. Sie müssen nachweisen können, wer wann wozu zugestimmt hat. Speichern Sie den genauen Wortlaut der Einwilligungserklärung, das Datum und die Art der Zustimmung. Diese Dokumentation schützt Sie bei Nachfragen oder Beschwerden.
Was müssen Sie bei der Speicherung von Bewerberdaten beachten?
Die Speicherdauer von Bewerbungsunterlagen richtet sich nach dem AGG und beträgt mindestens bis zum Ende des Bewerbungsprozesses plus der Klagefrist von zwei Monaten. Diese Aufbewahrungspflicht gilt für alle Bewerbenden, damit Sie bei einer möglichen Diskriminierungsklage Ihre Auswahlentscheidung begründen können.
Ohne Einwilligung der Bewerbenden müssen Sie die Unterlagen nach Ablauf dieser Frist löschen. Die maximale Speicherdauer ohne Zustimmung liegt also bei etwa drei bis vier Monaten nach Abschluss des Verfahrens. Danach verstoßen Sie gegen die DSGVO, wenn Sie die Daten weiter aufbewahren.
Bei eingestellten Bewerbenden werden die Bewerbungsunterlagen Teil der Personalakte. Hier gelten andere Aufbewahrungsfristen, die sich aus arbeitsrechtlichen und steuerrechtlichen Vorgaben ergeben. Diese Unterlagen dürfen Sie deutlich länger speichern, da sie zur Dokumentation des Arbeitsverhältnisses dienen.
Die sichere Löschung nach Ablauf der Fristen ist wichtig. Löschen Sie Daten nicht nur aus Ihrem aktiven System, sondern auch aus Backups und E-Mail-Postfächern. Papierunterlagen müssen datenschutzgerecht vernichtet werden. Technische und organisatorische Maßnahmen wie Zugriffsrechte, Verschlüsselung und regelmäßige Löschkonzepte schützen die Daten während der Speicherung. Ein moderner Bewerbungsmanager unterstützt Sie dabei, diese Prozesse automatisiert und rechtssicher umzusetzen.
Wie informieren Sie Bewerbende über ihre Datenschutzrechte?
Sie sind verpflichtet, Bewerbenden eine Datenschutzerklärung zur Verfügung zu stellen, bevor oder spätestens bei der Datenerhebung. Diese Information muss alle relevanten Details zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten enthalten und leicht zugänglich sein.
Ihre Datenschutzerklärung für Bewerbende muss folgende Informationen umfassen: den Verantwortlichen für die Datenverarbeitung mit Kontaktdaten, den Zweck der Verarbeitung, die Rechtsgrundlage, mögliche Empfänger der Daten, die Speicherdauer und alle Betroffenenrechte. Erklären Sie auch, ob eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten besteht und welche Folgen eine Verweigerung hätte.
Die Betroffenenrechte umfassen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Bewerbende können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche Daten Sie über sie gespeichert haben. Sie müssen auch über das Beschwerderecht bei einer Datenschutzbehörde informieren.
Integrieren Sie die Datenschutzinformationen direkt in Ihre Bewerbungsformulare oder verlinken Sie sie prominent auf Ihrer Karriereseite. Bewerbende müssen die Informationen vor dem Absenden ihrer Bewerbung zur Kenntnis nehmen können. Eine separate Checkbox zum Bestätigen der Kenntnisnahme ist sinnvoll, aber rechtlich nicht zwingend erforderlich.
Die praktische Umsetzung dieser Anforderungen wird durch digitale Lösungen erheblich erleichtert. Moderne Systeme stellen automatisch die richtigen Informationen bereit, dokumentieren Einwilligungen und setzen Löschfristen um. So erfüllen Sie Ihre Pflichten im Bewerbermanagement Prozess effizient und rechtssicher.
