Die optimale Dauer für die Bewerberauswahl liegt bei etwa 70 Tage Time to Hire – so zeigt es der aktuelle XING Bewerbungsreport 2025. Diese Zeitspanne variiert jedoch stark je nach Position und Branche. Während Führungskräfte durchschnittlich 114 Tage benötigen, dauert es bei Berufseinsteiger·innen nur 64 Tage. Entscheidend sind klare Prozesse, effiziente Kommunikation und die richtige Balance zwischen Gründlichkeit und Geschwindigkeit.
Was ist die optimale Dauer für die Bewerberauswahl?
Die ideale Dauer für den Einstellungsprozess hängt stark von der Position und Branche ab. Durchschnittlich dauert es 70 Tage vom Stelleninserat bis zur finalen Einstellung. Führungspositionen benötigen mit 114 Tagen deutlich mehr Zeit, während Berufseinsteiger·innen bereits nach 64 Tagen eingestellt werden können.
Branchenunterschiede sind erheblich: Transport, Logistik sowie Industrie und Maschinenbau führen mit 85 Tagen, während der Kunstbereich mit nur 43 Tagen am schnellsten ist. Bei den Jobrollen zeigen sich IT und Softwareentwicklung sowie Ingenieurwesen als zeitintensivste Bereiche mit 87 Tagen.
Interessant ist der Gesundheitssektor: Trotz akutem Bewerbermangel schaffen es diese Unternehmen, sehr kurze Einstellungszeiten von nur 58 Tagen zu realisieren. Der hohe Handlungsdruck führt zu effizienten Entscheidungsprozessen.
Drei wichtige Zeitpunkte bestimmen Ihren Recruiting-Erfolg:
- 3,2 Tage bis zur ersten Bewerbung
- 20,8 Tage bis zum ersten Interview
- 70,1 Tage bis zur finalen Einstellung
Warum dauert die Bewerberauswahl manchmal so lange?
Verzögerungen entstehen meist durch ineffiziente Abstimmungsprozesse zwischen den Beteiligten und unklare Anforderungsdefinitionen. Viele Unternehmen unterschätzen den Koordinationsaufwand zwischen Fachabteilung, HR und Geschäftsführung.
Die häufigsten Verzögerungsursachen sind unvollständige Digitalisierung der HR-Prozesse. Ohne professionelles Bewerbermanagement-System entstehen Medienbrüche und Informationsverluste. Manuelle Prozesse kosten wertvolle Zeit und führen zu Fehlern.
Unrealistische Erwartungen an Talente verlängern die Suche unnötig. Besonders in Mangelbranchen wie IT oder Ingenieurwesen führt die Suche nach dem “perfekten” Talent zu monatelangen Vakanzen. Dabei zeigen erfolgreiche Unternehmen: Kompromissbereitschaft und Quereinsteiger-Offenheit beschleunigen den Prozess erheblich.
Weitere Stolpersteine sind:
- Zu komplexe Bewerbungsformulare mit hohen Absprungraten
- Fehlende Filterfragen für K.O.-Kriterien
- Mangelnde Transparenz im Bewerbungsprozess
- Unregelmäßige Kommunikation mit Talenten
Wie können Sie Ihren Bewerbungsprozess beschleunigen?
Vollständige Digitalisierung mit einem professionellen Applicant Tracking System ist der wichtigste Hebel. Der onlyfy Bewerbungsmanager beispielsweise verkürzt durch Automatisierung und intelligente Workflows die Time to Hire erheblich und sorgt für nur 3 Tage bis zur ersten Bewerbung.
Frühe Interviews sind entscheidend: Führen Sie bereits nach wenigen Tagen erste Gespräche, um der Konkurrenz zuvorzukommen. Gute Talente sind schnell vom Markt – wer zu lange wartet, verliert die besten Talente an schnellere Wettbewerber.
Vereinfachen Sie Ihre Bewerbungsprozesse radikal. Schlanke Formulare konvertieren besser – verlagern Sie detaillierte Qualifizierungsfragen ins erste Telefonat. Nutzen Sie Filterfragen für absolute K.O.-Kriterien, um automatisierte Absagen zu ermöglichen.
Konkrete Maßnahmen für mehr Geschwindigkeit:
- Active Sourcing in Mangelbranchen intensivieren
- Niederschwellige Bewerbungsmöglichkeiten wie One-Click oder WhatsApp anbieten
- DSGVO-konforme Talent-Pools aufbauen
- Quereinsteiger·innen als stille Reserve systematisch einbinden
- Benefits und Gehälter regelmäßig mit dem Wettbewerb abgleichen
Was passiert, wenn die Bewerberauswahl zu lange dauert?
Lange Recruiting-Prozesse schädigen massiv Ihr Employer Branding und die Candidate Experience. Talente interpretieren verzögerte Rückmeldungen als Desinteresse und wenden sich anderen Arbeitgebern zu. In umkämpften Märkten bedeutet das den Verlust der besten Talente.
Die Wettbewerbsfähigkeit bei der Talentakquise sinkt dramatisch. Während Sie noch entscheiden, stellen schnellere Konkurrenten bereits ein. Besonders in Branchen mit hohem Bewerbungsaufkommen wie Marketing (33,5 Bewerbungen pro Stelle) oder Internet/IT (25,8 Bewerbungen) führen ineffiziente Prozesse zu Qualitätsverlusten.
Interne Kosten steigen überproportional: Vakante Positionen belasten bestehende Teams, Projekte verzögern sich, Umsätze gehen verloren. Die durchschnittlich 19,5 Bewerbungen pro Stelle erfordern effiziente Bearbeitung – sonst wird aus Personalmangel ein Teufelskreis.
Langfristige Auswirkungen umfassen:
- Rufschädigung als langsamer, unentschlossener Arbeitgeber
- Erhöhte Kosten durch längere Vakanzzeiten
- Demotivation im bestehenden Team durch Mehrbelastung
- Verlust von Marktchancen durch fehlende Kapazitäten
Erfolgreiche Unternehmen setzen daher auf professionelle Bewerbermanagement-Systeme und klare Prozessdefinitionen. Mit den richtigen Tools und Strategien lässt sich die Time to Hire deutlich verkürzen – ohne Qualitätseinbußen bei der Talentauswahl. Investieren Sie in effiziente HR-Prozesse, bevor der Wettbewerb Ihnen die besten Talente wegschnappt.
