Recruiting ist längst kein einseitiges Auswahlverfahren mehr, sondern vielmehr ein wechselseitiger Prozess – ein Geben und Nehmen auf Augenhöhe. Dementsprechend bewerten Kandidat·innen bei der Jobsuche neben Aufgabenprofil und Unternehmen auch die Art und Weise, wie sie im Prozess behandelt werden. Und oft entscheiden kleine Dinge darüber, ob jemand begeistert bleibt – oder innerlich abspringt.
Eine besonders häufige Quelle für Recruiting-Fehler ist die Sprache im Bewerbungsprozess. Manche Formulierungen wirken unbeabsichtigt abschreckend oder hinterlassen den Eindruck von Intransparenz. Welche Sätze Sie unbedingt vermeiden sollten, erfahren Sie in unserer kompakten Checkliste.
1. „Bitte laden Sie Ihre Unterlagen auch noch einmal in unser System hoch.“
Doppelte Dateneingaben und komplizierte Upload-Prozesse schrecken Talente ab. Wer schon einmal einen CV hochgeladen hat, sollte nicht gezwungen sein, dieselben Informationen erneut in Formularfelder einzutragen. Das wirkt unprofessionell – und kostet wertvolle Bewerbungen.
2. „Wir melden uns, sobald wir eine Entscheidung getroffen haben.“
So allgemein wie unverbindlich. Kandidat·innen wünschen sich konkrete Zeiträume. Wer nicht sagt, wann mit Feedback zu rechnen ist, vermittelt Unsicherheit – und riskiert, dass Talente sich in der Zwischenzeit anders entscheiden.
3. „Leider können wir Ihnen kein Feedback geben.“
Eine Absage ohne Begründung ist für Bewerber·innen frustrierend. Und für Unternehmen eine verpasste Chance, Wertschätzung zu zeigen. Selbst ein kurzer Hinweis (z. B. „Wir haben uns für eine Person mit stärkerem Fokus auf XY entschieden“) macht den Unterschied.
Leitfaden
Kommunikation im Recruiting
In diesem Leitfaden erwarten Sie:
konkrete Vorlagen und Tool-Tips, wie Sie eine Kommunikation auf Augenhöhe aufbauen- exklusive Expertentipps von XING Insider·innen
- Vorschläge, wie Sie Ihrer Kommunikation trotz Automatisierung eine persönliche Note verleihen
- Gründe, warum Sie die Candidate Experience und Ihre Employer Brand durch gelungene Kommunikation im Bewerbungsprozess stärken
4. „Wir haben sehr viele Bewerbungen erhalten.“
Das mag faktisch stimmen, aber vermittelt den Eindruck: „Sie sind eine Nummer unter vielen.“ Besser: den individuellen Beitrag betonen und transparent erklären, wie der Auswahlprozess abläuft.
5. „Das haben wir schon immer so gemacht.“
Gerade in Interviews kann diese Aussage abschreckend wirken. Talente möchten in Unternehmen starten, die offen für Veränderung und Weiterentwicklung sind. Solche Sätze lassen hingegen Rückschlüsse auf Stillstand zu.
6. „Diese Fragen können Sie dann mit Ihrer Führungskraft klären.“
Ein Satz, der nach fehlender Struktur klingt. Kandidat·innen wollen wissen, was sie erwartet – klare Prozesse und Zuständigkeiten sind dafür entscheidend. Unklare Aussagen und fehlende Antworten lassen Zweifel an Organisation und Unternehmenskultur entstehen.
7. „Bitte haben Sie noch etwas Geduld.“
Natürlich dauern Auswahlprozesse. Aber wenn sich diese Aussage wiederholt, wirkt sie wie ein Platzhalter für Verzögerungen. Besser: aktiv Zwischenstände kommunizieren und transparent erklären, warum es dauert.
Fazit: Sprache prägt die Candidate Journey
Die Candidate Experience besteht nicht nur aus Prozessen, Tools und Touchpoints – sie lebt von Kommunikation. Jede Formulierung trägt dazu bei, wie wertgeschätzt und ernst genommen sich Talente fühlen. Wer bewusst auf solche Stolperfallen achtet, steigert nicht nur die Qualität des Bewerbungsprozesses, sondern legt auch den Grundstein für eine langfristig positive Beziehung zwischen Unternehmen und Kandidat·innen.
