Active Sourcing: Grundlagen, Kanäle, Tipps & mehr

Mit Active Sourcing nehmen Unternehmen Ihre Personal-Akquise in die eigene Hand und begegnen so den vielfältigen Herausforderungen rund um Fachkräftemangel, demografischen Wandel und Digitalisierung. Wer High Potentials und Talente finden möchte, darf nicht auf geeignete Bewerbende warten, sondern muss sie dort abholen, wo sie sind. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, was Active Search ist, geben praktische Tipps und zeigen Ihnen konkret, wie Sie es in der Praxis umsetzen können. 

Active Sourcing: Was ist das?

Active Sourcing (Active Recruiting oder Active Search) bezeichnet eine Recruiting-Strategie, bei der Unternehmen gezielt potenzielle Kandidat·innen für offene Positionen ansprechen, anstatt passiv auf Bewerbungen zu warten. Dabei nutzen Recruiter·innen verschiedene Kanäle wie soziale Netzwerke, Talent-Datenbanken oder spezialisierte Plattformen, um geeignete Fachkräfte frühzeitig zu identifizieren und für das Unternehmen zu gewinnen. Active Sourcing steht damit für alle Maßnahmen, mit denen Unternehmen qualifizierte Bewerbende proaktiv recherchieren und kontaktieren. Dabei kann Active Recruiting mit verschiedenen Zielsetzungen zeitlicher Natur betrieben werden:  

• Kurzfristig zielt diese Form des Recruiting darauf ab, eine möglichst lückenlose Stellen-Neubesetzung zu garantieren.
• Langfristig dient die Active Sourcing dazu, einen Talent-Pool aus geeigneten Personen aufzubauen, auf den Unternehmen jederzeit zurückgreifen können, sollte eine neue Stellen besetzt werden. 

Abgrenzung: Aktives vs. Passives Sourcing

Im Recruiting kann übergreifend zwischen aktiven und passiven Strategien unterschieden werden. Während Active Recruiting proaktiv auf potenzielle Kandidat·innen zugeht, zielen passive Methoden darauf ab, dass sich Job-Suchende bei Unternehmen bewerben. In dieser Tabelle finden Sie die wichtigsten Unterschiede der beiden Zugänge:

	Passive Sourcing	Active Sourcing
Definition	Maßnahmen-Mix, um potentielle Kandidat·innen, auf Stellenausschreibungen aufmerksam zu machen und Bewerbungen zu generieren.	Gezielte Suche und Kontaktaufnahme von aussichtsreichen Kandidat·innen für eine Stellenbesetzung
Art der Ansprache	Kandidat·innen bewerben sich selbst auf die ausgeschriebene Stelle	Direktansprache von passenden Kandidat·innen durch Recruiter·innen
Zeitaufwand	Vergleichsweise geringerer Zeitaufwand, da Maßnahmen einmalig aufgesetzt werden können und daraufhin Bewerbungen eingehen	Vergleichsweise höherer Zeitaufwand, durch gezielte Recherche und individuelle Kontaktaufnahme
Geeignet für:	Stellenausschreibungen mit erwartbar hohem Bewerber·innen-Aufkommen	Schwer zu besetzende Stellen, spezialisierte Fachkräfte oder Stellen mit geringem Beweber·innen-Aufkommen

Vor- und Nachteile von Active Recruiting

Möchten Sie eine aktive Personalsuche vornehmen, sollten Sie sich den Vor- und Nachteilen dieser Recruiting-Strategie im Klaren sein. Das hilft Ihnen dabei, einschätzen zu können, ob und wie Sie Active Sourcing nutzen sollten.  

Vorteile	Nachteile
Erweiterung der Talent-Pipeline	Aufbau von Know-how notwendig
Erhöhte Erfolgsquote bei Interviews	Zeitaufwendiger als andere (passive) Recruiting Strategien
Cost-per-Hire kann langfristig gesenkt werden	Ihre Arbeit wird verschwendet, wenn Ihre Kontaktaufnahme unbeantwortet bleibt

Vorteil #1: Erweiterung der Talent-Pipeline

Eine Pipeline an Talenten ist nichts anderes als ein gut gefüllter Talent-Pool – also eine Art Datenbank, in der Sie vielversprechende Kandidat·innen für künftige Stellenbesetzungen sammeln. Mittels Active Sourcing bauen Sie ein solches Repertoire an aussichtsreichen Talenten auf, sodass Sie bei Bedarf bereits einen qualifizierten Strom an Bewerbungen generieren können.  

Vorteil #2: Erhöhte Erfolgsquote bei Interviews 

Da Sie bereits die passenden Profile von Talenten identifiziert und angesprochen haben, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass es sich um ein·en geeignete·n Kandidat·in handelt. Außerdem haben Sie zum Bewerbenden bereits durch die direkte Kontaktaufnahme eine „Beziehung“ aufgebaut, was die Erfolgsquote Ihrer Interviews erhöht. 

Active-Sourcing-Vorteil #3: Cost-per-Hire kann langfristig gesenkt werden  

Active Sourcing ist zwar durch die Suche und individuelle Ansprache von Kandidat·innen in der Umsetzung durchaus zeitaufwendig, doch langfristig können Sie so Ihre Cost-per-Hire über vielfältige Wege senken: 

• Durch das direkte Kontaktieren von Talenten reduzieren Sie den Bedarf für Stellenanzeigen und schonen damit Ihr Budget 
• Durch die gezielte Ansprache von geeigneten Talenten, und die damit verbundene erhöhte Passgenauigkeit verkürzt sich die Time-to-Hire. Sie reduzieren damit Vakanzzeiten und sparen damit Kosten unbesetzter Stellen ein. 
• Durch die potentielle erhöhte Passgenauigkeit Ihrer Bewerbenden erhöhen Sie Wahrscheinlichkeit auf eine hohe Quality-of-Hire. Damit verringern Sie die Fluktuationsrate und sparen so Kosten einer schnellen Neubesetzung ein. 
• Mit der Stärkung Ihres Talent-Pools mittels Active Sourcings können Sie langfristig Ihren Recruiting-Prozess beschleunigen, da Sie nicht für jede Stelle eine zeitaufwendige Talent-Suche vornehmen müssen. Das spart Zeit und damit auch Kosten einer längeren Vakanzzeit. 

Nachteil #1: Aufbau von Know-how notwendig 

Active Sourcing will gelernt sein: Der Umgang mit den passenden Active-Sourcing-Tools, die Verwendung der richtigen Such-Operatoren und eine gelungene Kandidat·innen-Ansprache erfordern Erfahrung und Know-how. Sollte Ihnen dieses In-house fehlen, so ist dieses Wissen in der Personalabteilung zunächst aufzubauen. Dementsprechend kann Active Sourcing aufwendig sein.  

Nachteil #2: Zeitaufwendiger als andere (passive) Recruiting Strategien  

Wie bereits angemerkt, kann das Aufsetzen Ihrer Aktive-Sourcing-Maßnahmen zunächst deutlich aufwendiger sein als die Umsetzung passiver Recruiting-Strategien. So ist zum Beispiel das Erstellen einer anregenden Stellenanzeige meist schneller bewältigt als die Ermittlung von aussichtsreichen Talenten und die Entwicklung einer jeweils individuellen Nachricht. 

Nachteil #3: Ihre Arbeit wird verschwendet, wenn Ihre Kontaktaufnahme unbeantwortet bleibt 

Active Sourcing ist oftmals mit hohem Zeitaufwand verbunden. Bei ausbleibender Antwort auf Ihre Nachricht kann Active Sourcing somit zu einem wahren Ressourcen-Fresser für Ihr Recruiting werden. Denn die Zeit für Ihre vorbereitenden Maßnahmen bekommen Sie leider nicht zurück. 

Wann ist Active Sourcing sinnvoll?  

Nachdem wir die Vor- und Nachteile von Active Sourcing betrachtet haben, stellt sich offensichtlich die Frage wann Active Sourcing nun sinnvoll ist. Besonders bei kritischen Positionen und jenen, bei denen Sie auch das passive Potenzial am Arbeitsmarkt nutzen sollten, empfiehlt sich folglich aktives Recruiting:

• Das gesamte Potential des Arbeitsmarktes nutzen: Indem Sie Talente ansprechen, die aktuell eigentlich nicht auf dem Markt für neue Job-Möglichkeiten sind und somit über klassische Wege wie die Stellenanzeige nicht zu erreichen sind, aktivieren Sie mit Active Sourcing das gesamte Potential des Arbeitsmarktes. Sie erreichen Talente, die Sie mit anderen Maßnahmen nicht erreicht hätten. 
• Besetzung kritischer Stellen: Besonders eignet sich Active Sourcing für die Besetzung kritischer oder schwer zu besetzender Stellen. Dies kann eintreten, wenn der Kandidat·innen-Kreis klein ist, eine hohe Quality-of-Hire bedingungslos gewährleistet werden muss oder die Konkurrenz um die vorhandenen Fachkräfte hoch ist. 
• Bei ausbleibenden Bewerbungen über passive Maßnahmen: Sollten Ihre passiven Maßnahmen keine qualifizierten Bewerbungen generieren oder bleiben diese sogar vollständig aus, so kann es sinnvoll sein, Ihre Strategie anzupassen und auf Active Sourcing zurückzugreifen. So nehmen Sie Ihre Erfolgsaussichten für die Besetzung der Stelle selbst in die Hand!  

Methoden im Active Sourcing

Hinter Active Sourcing als Recruiting-Strategie verbergen sich eine Reihe von Methoden und Wege, wie man dieses umsetzten kann. In der hier dargestellten Tabelle erhalten Sie einen Überblick über die Active-Sourcing-Methoden, die Sie kennen sollten.

Active Sourcing Maßnahme	Worum gehts?
Profile Mining und (CV Database Search)	Das gezielte Durchsuchen von Lebenslauf-Datenbanken und Online-Profilen auf unterschiedlichen Plattformen, um passende Kandidat·innen zu identifizieren.
Referral Sourcing	Das Nutzen von Empfehlungen aussichtsreicher Kandidat·innen durch bestehende Mitarbeitende.
Talent-Pooling	Aufbau und Pflege eines internen Talent-Pools mit potenziellen Kandidat·innen für zukünftige Stellen.
Boolesche Suche	Eine Technik, die mithilfe von Operatoren wie „AND“, „OR“ und „NOT“ komplexe Suchabfragen von Interessierten Talenten ermöglicht.
Karriere-Events	Teilnahme an Job-Messen und anderen Karriere-Veranstaltungen, um persönlich mit potenziellen Kandidat·innen in Kontakt zu treten und diese auf ausgeschriebene Stellen aufmerksam zu machen.

Mehr zu Active-Sourcing-Methoden. 

Active Sourcing in der Praxis: Diese Schritte sollten Sie kennen

Nachdem wir uns die Methoden der aktiven Personalgewinnung angeschaut haben, betrachten wir nun, wie diese in der Praxis umgesetzt werden können. Hier durchlaufen Sie einen Prozess von der Suche über die Ansprache bis hin zur Erfolgsmessung. Wir erzählen Ihnen, was Sie hierbei beachten sollten.  

1) Suche im Active Sourcing  

Ein zentrales Element des Active Sourcing ist das Ermitteln geeigneter Kandidat·innen für die zu besetzende Stelle. Das geht zum Beispiel über XING, wo Sie unter mehr als 22 Millionen Nutzer·innen Ihr Match finden können. Damit Ihre Suche bzw. die dabei vorgenommenen Suchanfragen besonders präzise Ergebnisse produzieren, ist die Anwendung der Booleschen Suche unerlässlich. Dabei verwenden Sie sogenannte Suchoperatoren, wie „AND“ ,„OR“ oder „NOT“, um bestimmte Kriterien für die Suchmaschine einzuschließen oder auch auszuschließen.  

2) Active Sourcing Anschreiben 

Haben Sie erstmal aussichtsreiche Talente identifiziert, gilt es diese zu kontaktieren und auf das Stellenangebot aufmerksam zu machen. Die Kontaktaufnahme ist dabei einer der Schlüsselmomente im Active Sourcing und muss dementsprechend sitzen! Da mittlerweile viele Unternehmen aktiv auf Arbeitnehmer·innen zugehen, braucht es eine Kontaktaufnahme die sich von Ihrer Konkurrenz abhebt. Wie Sie ansprechende Direktnachrichten zum Erfolg bringen, erfahren Sie in unserem Beitrag zum Active-Sourcing-Anschreiben.  

3) Erfolgsmessung im Active Sourcing 

Wie bei jedem anderen Vorgehen im Recruiting, sollten Sie auch Ihr Active Sourcing unter Berücksichtigung bestimmten Erfolgskriterien messen und bewerten. Diese sogenannten KPIs (Englisch: Key-Performance-Indicator) geben Ihnen Aufschluss darüber, wie leistungsfähig Ihr Prozess ist und bei welchen Schritten Optimierungspotenzial herrscht. Welche KPIs Sie nutzen können und wie Sie die Leistungserhebung und Interpretation umsetzen können, erfahren Sie im Beitrag „Recruiting KPIs.. 

Active Sourcing: Best-Practice-Tipps 

Damit Ihre aktive Personalsuche auch zum gewünschten Erfolg führt, gilt es einige Tipps und Fehlerquellen zu beachten. Die folgenden Best-Practice-Tipps sollen genau diese aufzeigen: 

• Legen Sie eine klare Active-Sourcing-Strategie fest: Bevor es los geht, verschaffen Sie sich Klarheit über Ihr Vorgehen. 
• Kennen Sie Ihre Zielgruppe: Nur wer Seine Zielgruppe versteht, kann Sie auch für sich gewinnen. 
• Die Persönliche Ansprache ist das A und O: Talente direkt kontaktieren? Am besten individuell! 
• Nutzen Sie eine eigene Karriereseite: Der Ort, an dem sich Bewerbende über Ihr Unternehmen informieren können. Nutzen Sie diesen! 
• Nutzen Sie einen Talent-Pool: Hier warten aussichtsreiche Kandidat·innen für die nächste Stelle auf Sie! 
• Achten Sie auf Datenschutzvorgaben: Sie arbeiten mit personenbezogenen Daten. Hier ist der Datenschutz zu beachten. 

Im Blog-Beitrag finden Sie alles, was Sie zu diesen Active Sourcing Best-Practice-Tipps wissen müssen!

Praxis-Beispiel: So kann erfolgreiches Active Sourcing aussehen  

Wie sieht Active Sourcing nun in der Praxis aus? Welche Schritte sollten Sie beachten bzw. werden auf jeden Fall auf Sie zukommen? Diesen Fragen widmen wir uns nun in unseren Praxisbeispiel für gelungenes Active Sourcing. In unserem Beispiel-Prozess durchlaufen Sie in Summe 5 Schritte – von der Bedarfsmeldung bis zur erfolgreichen Einstellung.  

1) Stelle wird durch den Fachbereich gemeldet  

Der erste Schritt Ihres Einstellungsprozesses ist in der Regel die Meldung einer benötigten Stelle durch den jeweiligen Fachbereich. Hier gilt es gleich zu entscheiden, ob eine aktive Suche überhaupt sinnvoll ist. Die beiden Fragen können Ihnen bei der Entscheidungsfindung weiterhelfen:  

• Wie sieht der Kandidat·innen-Markt für die zu besetzende Stelle aus? 
• Kann die Stelle auch über passive Maßnahmen besetzt werden? 

Je nachdem, wie Ihre Antworten ausfallen, kann es sinnvoll bzw. auch unnötig sein, aktiv auf Personalsuche zu gehen. Gibt es zum Beispiel wenig Talente auf dem Markt wie im Falle von IT-Fachkräften ergibt eine aktive Suche durchaus Sinn. Ist das Angebot an Fachkräften größer und Sie konnten bereits zuvor zum Beispiel Ihre Buchhaltung über das Schalten einer Stellenanzeige besetzen, ist eine reine Stellenanzeigen-Veröffentlichung manchmal auch die bessere Option. 

2) Vorbereitung Ihres Active-Sourcing-Projekts   

Wie sagt man so schön: Vorbereitung ist alles! Das gilt auch im Active Sourcing. Damit Sie bestens für Ihr weiteres Vorgehen gewappnet sind, empfehlen wir zwei vorbereitende Schritte:  

Gespräch mit dem Hiring Manager der Fachabteilung

Im Gespräch mit der Fachabteilung sollten Sie ein genaues Gefühl für die Rolle bekommen, die Sie besetzen möchten. Sammeln Sie hier alle Informationen, die Sie für Ihr weiteres Vorgehen benötigen. Das hilft Ihnen auch dabei gute Verkaufsargumente für Ihre Kontaktausnahme und weiteren Austausch zu sammeln. 

Candidate Persona oder Anforderungsprofil 

Hier geht es nun darum, die zuvor gesammelten Informationen in ein für die weiteren Schritte nutzbares Dokument zu übertragen. Das Anfertigen einer Candidate Persona oder eines Anforderungsprofil sind dafür prädestiniert. Während die Candidate Persona die Zielgruppe ganzheitlich mit persönlichen Merkmalen abbildet, konzentriert sich das Anforderungsprofil auf die fachlichen Qualifikationen.  

3) Start der Suche 

Sind alle Vorbereitungen abgeschlossen, so ist es jetzt an der Zeit, mit der Active Search zu beginnen. Wie bereits festgestellt, sollten Sie hier eine zielgerichtete Strategie verfolgen: Das bedeutet Klarheit über die eingesetzten Tools und Kanäle.  Ziel ist es, damit möglichst die Profile zu identifizieren, die ideal zur Vakanz passen. Definieren Sie hierfür ein klares Keyword-Set (Inspirationen hierfür finden Sie in Ihrer Candidate Persona) und nutzen Sie die Such-Funktionen von Tools wie dem XING TalentManager. Hier haben Sie beispielsweise Zugriff auf leistungsstarke Filter oder erstellen präzise Suchen mithilfe von Booleschen Operatoren.  

Innerhalb des XING TalentManagers sollten Sie sich so organisieren, dass Sie alle Profile für die zu besetzende Stelle an einem Ort haben. Dementsprechend sinnvoll kann es sein, für jede neue Vakanz ein eigenes Projekt zu eröffnen.  

4) Ansprache und Qualifizierung der Kandidat·innen  

Jetzt wird es ernst! Haben Sie aussichtsreiche Profile entdeckt, gilt es diese zu kontaktieren. Wir können es nicht oft genug wiederholen: die Ansprache ist das A und O im Active Sourcing! Was gehört ins Anschreiben? Die Antwort zur Frage: warum passt genau diese Person zur ausgeschriebenen Stelle?  

Eine weitere Frage, die Sie in diesem Zuge klären müssen: Um was für eine Stelle handelt es sich überhaupt? Gleichzeitig sollte das Anschreiben einen ersten Einblick in Ihr Unternehmen bieten. Verwenden Sie also die Sprache, mit der Sie auch mit Ihren Kolleg·innen kommunizieren. Und was ist mit dem Einsatz von ChatGPT? Dieser ist bei der Entwicklung eines Anschreibens als Inspirationsquelle sicher nicht verboten, nur sollten Sie darauf achten, dass Sie trotzdem authentisch und echt wirken. Übrigens. Mit dem Smart Messaging im XING TalentManager nutzen Sie künstliche Intelligenz ganz einfach für Ihr Anschreiben. Die XING KI nutzt Profil-Informationen, um ein individuelles Anschreiben direkt im Chat zu erzeugen. Machen Sie kleinere Anpassungen und sprechen Sie passende Talente persönlich und dennoch effizient direkt an. KI macht’s möglich! 

5) Übergang in den Bewerbungsprozess 

Sie haben ein Talent davon überzeugen können, in den Bewerbungsprozess einzusteigen? Glückwunsch! Nun ist auch Erwartungsmanagement gefragt. Kandidat·innen sollten nämlich nicht davon ausgehen, nach Ihrem ersten Austausch die Stelle gleich sicher zu haben. Hier sollten Sie also transparent darauf aufmerksam machen, dass nun weitere Auswahlrunden anstehen.  

Unabhängig vom Ausgang des Bewerbungsverfahrens sollten Sie mit dem·der Kandidaten·in darüber hinaus im Austausch bleiben. Denn auch bei ausbleibendem Erfolg kommt die nächste Vakanz vielleicht schon bald. Auf diese können Sie das jeweilige Talent dann ohne Umwege und auf Basis Ihres bisherigen Kontaktes aufmerksam machen. Vielleicht klappt es ja dann! 

Fazit zu Active Sourcing 

Active Sourcing ist eine Recruiting-Strategie, mit der insbesondere für schwer zu besetzende Stellen Talente gefunden, angesprochen und von Ihrem Unternehmen überzeugt werden können. Dabei braucht es den Einsatz effizienter Methoden und Tools zur Suche wie einer überzeugenden Ansprache der Talente. Wie Sie hier zum Erfolg gelangen, hat Ihnen dieser Beitrag aufgezeigt.  

FAQs zu Active Sourcing

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