In einem umkämpften Arbeitsmarkt reicht es längst nicht mehr aus, nur Stellenanzeigen zu veröffentlichen und dann passiv auf Bewerbungen zu warten.

Wenn Sie heute die passenden Talente gewinnen möchten, müssen Sie schnell, gezielt und überzeugend handeln. Ein wichtiger Schlüssel dafür ist: die richtigen Recruiting-Kennzahlen im Blick haben.

Warum es sich lohnt, Recruiting-Kennzahlen zu messen

Recruiting-Kennzahlen – oft auch Recruiting KPIs genannt – sind messbare Werte, die den gesamten Prozess der Personalgewinnung abbilden. Sie zeigen schwarz auf weiß:

• Wie effizient Ihre internen Recruiting-Abläufe sind
• Wie attraktiv Ihr Unternehmen auf potenzielle Bewerbende wirkt
• Wie hoch die Qualität neu eingestellter Mitarbeitender tatsächlich ist

Diese Daten helfen Personalabteilungen, den Recruiting-Prozess kontinuierlich zu verbessern, Budgets gezielter einzusetzen und Entscheidungen auf einer fundierten Basis zu treffen.

Unternehmen, die ihre Recruiting-Kennzahlen regelmäßig analysieren, erkennen frühzeitig Trends, beseitigen Schwachstellen und verschaffen sich so einen messbaren Wettbewerbsvorteil bei der Talentgewinnung.

Die wichtigsten Recruiting-Kennzahlen im Überblick

1. Time-to-Interview

Misst die Zeitspanne zwischen dem Eingang einer Bewerbung und der Einladung zum ersten Vorstellungsgespräch. Die Messung beginnt mit der Registrierung der Bewerbung im System und endet mit der Terminvereinbarung.

Warum wichtig: Eine kurze Time-to-Interview signalisiert Bewerbenden, dass Sie professionell und wertschätzend arbeiten. Lange Wartezeiten hingegen erhöhen das Risiko, dass Kandidat·innen abspringen oder zwischenzeitlich ein Angebot der Konkurrenz annehmen.

So berechnen Sie die Time-to-Interview:

Formel: (Datum Interview) – (Datum Bewerbungseingang) = X Tage

Praxisbeispiel: Bewerbung eingegangen am 5. März, Interview findet am 8. März statt = 3 Tage Time-to-Interview.

2. Time-to-Hire

Diese Kennzahl beschreibt die gesamte Dauer von der Veröffentlichung einer Stellenausschreibung bis zur Vertragsunterzeichnung. Sie umfasst alle Schritte: Bewerbungseingang, Vorauswahl, Interviews, Angebotsphase und Entscheidung.

Warum wichtig: Je länger die Time-to-Hire, desto größer die Gefahr, dass Sie qualifizierte Kandidat·innen verlieren. Eine zu kurze Zeitspanne kann dagegen bedeuten, dass Entscheidungen übereilt getroffen werden.

So berechnen Sie die Time-to-Hire:

Formel: (Datum Vertragsunterzeichnung) – (Datum Stellenausschreibung) = X Tage

Praxisbeispiel: Stelle ausgeschrieben am 1. März, Vertrag unterschrieben am 28. März = 27 Tage Time-to-Hire.

3. Cost-per-Hire

Zeigt die durchschnittlichen Gesamtkosten pro Einstellung – inklusive Ausgaben für Stellenanzeigen, Karrieremessen, Personalberater, Recruiting-Software, interne Personalkosten sowie Onboarding-Maßnahmen.

Warum wichtig: Wer seine Cost-per-Hire kennt, kann teure, ineffiziente Kanäle identifizieren, Budgets gezielter verteilen und den ROI einzelner Recruiting-Maßnahmen berechnen.

So berechnen Sie die Cost-per-Hire:

Formel: (Interne Kosten + Externe Kosten) ÷ Anzahl Einstellungen = Cost-per-Hire

Praxisbeispiel: (15.000€ interne Personalkosten + 5.000€ Stellenanzeigen + 3.000€ Software) ÷ 3 Einstellungen = 7.667€ pro Einstellung.

4. Quality-of-Hire

Misst, wie gut neue Mitarbeitende tatsächlich zur Rolle, zum Team und zum Unternehmen passen. Die Bewertung erfolgt häufig anhand von Leistungsbeurteilungen, Zielerreichung, Feedback-Gesprächen und der Retention Rate in der Probezeit.

Warum wichtig: Mit der Verbindung aus Geschwindigkeit (Time-to-Hire) und Qualität (Quality-of-Hire) lässt sich langfristiger Recruiting-Erfolg messen.

So berechnen Sie die Quality-of-Hire:

Formel: [(Leistungsbeurteilung + Zielerreichung + Kultur-Fit) ÷ 3] × 100 = Quality-of-Hire in %

Praxisbeispiel: Eine neue Mitarbeiterin erhält nach 6 Monaten folgende Bewertungen (Skala 1-5): Leistung = 4, Zielerreichung = 5, Kultur-Fit = 4. Berechnung: [(4+5+4) ÷ 3] ÷ 5 × 100 = 87% Quality-of-Hire.

5. Drop-out-Rate

Prozentsatz der Bewerbenden, die den Bewerbungsprozess vorzeitig abbrechen – zum Beispiel wegen langer Wartezeiten, negativer Erfahrungen oder eines attraktiveren Angebots von Mitbewerbern.

Warum wichtig: Eine hohe Drop-out-Rate ist ein klares Warnsignal für eine schlechte Candidate Experience oder ineffiziente Abläufe.

So berechnen Sie die Drop-out-Rate:

Formel: (Anzahl abgebrochener Bewerbungen ÷ Anzahl gestarteter Bewerbungen) × 100 = Drop-out-Rate in %

Praxisbeispiel: 100 Personen beginnen den Bewerbungsprozess, 35 brechen vorzeitig ab. Berechnung: (35 ÷ 100) × 100 = 35% Drop-out-Rate.

6. Application-Conversion-Rate

Zeigt das Verhältnis zwischen Besucher·innen Ihrer Stellenanzeige beziehungsweise Karriereseite und den daraus entstehenden Bewerbungen.

Warum wichtig: Eine niedrige Conversion-Rate kann bedeuten, dass Ihre Jobbeschreibung unklar ist, das Bewerbungsformular zu aufwändig wirkt oder der Prozess nicht mobilfreundlich ist – alles Faktoren, die Sie unmittelbar optimieren können.

So berechnen Sie die Application-Conversion-Rate:

Formel: (Anzahl Bewerbungen ÷ Anzahl Stellenanzeigen-Aufrufe) × 100 = Conversion-Rate in %

Praxisbeispiel: 25 Bewerbungen bei 1.000 Aufrufen der Stellenanzeige. Berechnung: (25 ÷ 1.000) × 100 = 2,5% Application-Conversion-Rate.

Fazit: Zahlen sind Ihr Recruiting-Kompass

Ob Time-to-Hire, Cost-per-Hire oder Quality-of-Hire – die richtigen Recruiting-Kennzahlen helfen Ihnen, den Erfolg Ihrer Stellenanzeigen und Recruiting-Prozesse zu messen, Engpässe aufzudecken und Ihr Budget effizient zu nutzen. Gezielte Messungen machen Erfolge nicht nur sichtbar, sondern führen oft auch dazu, dass Ihr Recruiting-Budget langfristig wächst.