Bewerbermanagement: Aufgaben, Ziele und mehr

Modernes Bewerbermanagement verbessert die Candidate Experience und erleichtert das Leben der Recruiting-Teams. Immerhin erfordert der Kampf um die besten Talente es, ein optimales Bewerbungserlebnis zu bieten. Durch Automatisierung einzelner Prozesse ergeben sich Kosten- und Zeitersparnisse. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die Aufgaben, Ziele und Vorteile des Bewerbermanagements.

Was ist Bewerbermanagement?

Bewerbermanagement ist ein Teil des Personalmanagements. Es inkludiert alle Methoden, Prozesse und Aufgaben, um Bewerber·innen durch den Bewerbungsprozess zu führen. Im Zentrum steht dabei, den gesamten Prozess der Bewerberauswahl modern und effizient auszurichten. Es hat sich etabliert, dass das gesamte Recruiting im Bewerbungsprozess durch eine Software unterstützt wird. Prozessschritte, die in der Vergangenheit manuell getätigt werden mussten, werden durch eine effizientere, digitalisierte Software-Lösung (auch Bewerbermanagementsystem) ersetzt. Die zentrale Aufgabe im Bewerbermanagement besteht darin, die perfekten Talente für Ihr Unternehmen zu finden. Durch den intelligenten Einsatz von Software gelingt dies effizienter, schneller und qualitativ hochwertiger.

Aufgaben des Bewerbermanagements

Das Bewerbermanagement umfasst eine Vielzahl an weiteren Aufgaben, die alle dazu dienen, geeignete Talente für offene Positionen zu finden und einzustellen. Unter anderem fallen folgende Tätigkeiten und Aufgaben an:

• Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen
• Sammeln, Sichten und Evaluieren von Bewerbungen
• Organisation und Durchführung von Interviews
• Bewerberkommunikation
• Verwaltung von Bewerberinformationen
• Reporting und kontinuierliche Optimierung der Prozesse 

Analoges vs. digitales Bewerbermanagement

Digitales Bewerbermanagement setzt anders als der traditionelle Bewerbungsprozess auf eine Software-Lösung, mithilfe derer viele bis alle Prozessschritte des Auswahlverfahrens effizienter und schneller abgewickelt werden können. Zudem ist die Einhaltung des Datenschutzes mithilfe eines digitalisierten Managements von Bewerbungen weitaus einfacher umzusetzen. Löschfristen und die datenschutzkonforme Speicherung der Bewerberdaten werden so durch die Software-Lösung gewährleistet.

Analoges Bewerbermanagement (auch: traditionelles) hingegen nutzt herkömmliche Tools wie Mail-Programme, Excel und selbst organisiertes Datenmanagement. Dies führt zu Schnittstellen-Schwierigkeiten, Prozesshürden und erhöhtem administrativen Aufwand.

Ziele des Bewerbermanagements

Kosten und Zeit sparen

Je länger Bewerber·innen auf eine Antwort warten müssen, desto wahrscheinlicher werden sie sich für ein anderes Unternehmen entscheiden. Reagieren Sie deshalb umgehend auf eingegange Bewerbungen! Tauschen Sie sich außerdem schnell und einfach mit Bewerber·innen aus und informieren Sie sie regelmäßig über ihren Bewerbungsstatus. Dadurch hinterlassen Sie einen guten Eindruck und garantieren ihnen eine positive Candidate Experience entlang der gesamten Candidate Journey.

Eine Candidate Journey verweist dabei auf die Reise, die ein Talent durchläuft, wenn es sich bei Ihnen bewirbt – vom ersten Kontakt über die gesamte Kandidat·innen-Kommunikation im Recruiting-Prozess bis zur Einstellung oder Absage. Eine Bewerbermanagement-Software kann das Recruiting-Team dabei zusätzlich unterstützen. Prozessschritte können damit vollkommen automatisiert werden. Gleichzeitig verbessern Sie wichtige Recruiting-KPIs wie die Time-to-Hire oder die Cost-per-Hire.

Recruiting der besten Talente

Eine klare Struktur der Bewerbungsprozesse hilft Ihnen, die besten Bewerber·innen zu rekrutieren. Diese haben hohe Erwartungen an eine positive Bewerbungserfahrung, deshalb sollten Sie mit einer klaren Darstellung des Recruiting-Prozesses überzeugen. Reagieren Sie daher unmittelbar auf eingegangene Bewerbungen und treffen Sie in einem nächsten Schritt eine erste Vorauswahl.

Laden Sie die besten Talente zu einem ersten Kennenlernen ein und bereiten Sie sich ausreichend auf die Interviews vor. Bevor Sie sich für oder gegen jemanden entscheiden, sollten Sie sich außerdem mit dem Team absprechen. Wichtig ist zusätzlich, dass Sie den Bewerbenden Ihre Entscheidung zeitnah, klar und nachvollziehbar mitteilen. Nur wenn Sie all das garantieren, werden Sie die besten Talente von Ihrem Unternehmen überzeugen können.

Image als Arbeitgeber verbessern

Positive Erfahrungen der Bewerbenden im Zuge des Recruiting-Prozesses tragen wesentlich zu Ihrer Employer Brand bei. Denn eine aussagekräftige und starke Markenbildung hilft Ihnen, sich von der Konkurrenz positiv abzuheben. Der onlyfy Bewerbungsmanager bietet Ihnen hierfür ein herausragendes Feature: mit der kununu Integration erhalten Sie ehrliches Feedback von Bewerbenden und Mitarbeitenden. Diese Rückmeldungen sind wertvolle Insights, um Ihre Recruiting-Prozesse zu optimieren. Darüber hinaus können Sie Ihre Bewertungen auf kununu veröffentlichen.

Phasen im Bewerbermanagement

Das Bewerbermanagement umfasst eine Vielzahl an Phasen entlang des gesamten Recruiting-Prozesses. Hier finden Sie eine übersichtliche Darstellung der wichtigsten Phasen im Bewerbermanagement. In unserem Glossar-Eintrag zum Bewerbermanagement-Prozess finden Sie eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Phasen und hilfreiche Tipps zur Optimierung.

Herausforderungen beim Bewerbermanagement

Auch das Bewerbermanagement hat mit ähnlichen Herausforderungen zu kämpfen wie das Recruiting an sich. Hier finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Herausforderungen im Recruiting. Im Bewerbermanagement sind zudem folgende Herausforderungen wesentlich:

• Rolle der Hiring Manager: Terminfindung, ausbleibende Rückmeldungen – Hiring Manager aus den Fachabteilungen akönnen den Bewerbungsprozess oftmals ziemlich in die Länge ziehen. Hier ist es wesentlich, dass Sie im Recruiting für einen höheren Stellenwert Ihrer Aufgabe einstehen und die Rolle der Hiring Manager neu denken.
• Personalisierung vs. Automatisierung: Talente erwarten eine zeitnahe und persönliche Kommunikation. Beide Extreme sind in der Praxis jedoch oftmals schlichtweg nicht machbar. Hier ist es wichtig, dass Sie Automatisierungen von Bewerbermanagementsystemen intelligent für sich zu nutzen wissen.
• Dauer des Bewerbungsprozesses: Eine wesentliche Herausforderung im Bewerbermanagement betrifft die Dauer. Kandidat·innen, die zu lange auf Rückmeldungen warten, springen ab. So verspielen Sie Ihre Chance auf vielversprechende Talente.
• Koordinationsschwierigkeiten mit unterschiedlichen Abteilungen: In Bewerbermanagement-Prozesse sind eine Vielzahl an internen Abteilungen eingebunden. Diese Schnittstellen erhöhen den Koordinationsaufwand im Recruiting.

Vorteile von Bewerbermanagementsystemen

Insgesamt sind Bewerbermanagementsysteme aus einem modernen Bewerbermanagement nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglichen eine effiziente und DSGVO-konforme Verwaltung von eingehenden Bewerbungen, eine zentrale Kommunikation und sorgen mit intelligenten Automatisierungen für eine Zeitersparnis im Recruiting.

Der onlyfy Bewerbungsmanager ermöglicht es Ihnen, für sich und Ihr Team effiziente und transparente Prozesse zu etablieren. Automatische Workflows, Best-Practice-Vorlagen und smartes Reporting machen Ihr Recruiting kontinuierlich besser.