Bewerbermanagement: Phasen, Aufgaben, Ziele und mehr

Modernes Bewerbermanagement verbessert die Candidate Experience und erleichtert das Leben der Recruiting-Teams. Immerhin erfordert der Kampf um die besten Talente es, ein optimales Bewerbungserlebnis zu bieten. Durch Automatisierung einzelner Prozesse ergeben sich Kosten- und Zeitersparnisse. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die Aufgaben, Ziele und Vorteile des Bewerbermanagements.

Was ist Bewerbermanagement?

Bewerbermanagement ist ein Teil des Personalmanagements. Es inkludiert alle Methoden, Prozesse und Aufgaben, um Bewerber·innen durch den Bewerbungsprozess zu führen. Im Zentrum steht dabei, den gesamten Prozess der Bewerberauswahl modern und effizient auszurichten. Es hat sich etabliert, dass das gesamte Recruiting im Bewerbungsprozess durch eine Software unterstützt wird. Prozessschritte, die in der Vergangenheit manuell getätigt werden mussten, werden durch eine effizientere, digitalisierte Software-Lösung (auch Bewerbermanagementsystem) ersetzt. Die zentrale Aufgabe hier besteht darin, die perfekten Talente für Ihr Unternehmen zu finden. Durch den intelligenten Einsatz von Software gelingt dies effizienter, schneller und qualitativ hochwertiger.

Digitales vs. Analoges Bewerbermanagement

Lohnt sich der Umstieg vom Analogen zur digitalen Bewerberverwaltung? Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen ist diese Frage von Relevanz. Die nachfolgende Tabelle vergleicht beide Vorgehen. Beurteilen Sie selbst, ob sich digitales oder analoges Bewerbermanagement für Ihren Betrieb lohnt:

Kriterium	Analoges Bewerbermanagement	Digitales Bewerbermanagement
Bewerbungs-eingang	Per Post oder per E-Mail als PDF	Online-Formulare mit Datenübertragung an Bewerbermanagement-Software
Daten-verarbeitung	Manuelle Eingabe in Excel oder Papierakten	Automatische Erfassung und Speicherung
Dokumenten-verwaltung	Physische Aktenordner oder lokale Datenträger	Cloud-basierte oder zentralisierte Datenbankverwaltung
Suche & Filterung	Manuelles Durchsuchen von Unterlagen	Automatische Filter- und Suchfunktionen
Kommunikation	Telefon, E-Mail, Brief	Automatisierte E-Mails, Chatbots, digitale Status-Updates
Candidate Experience	Verzögerte Rückmeldungen, längere Wartezeiten	Schnellere Reaktionszeiten, transparenter Prozess
Team-Zusammenarbeit	Meetings, E-Mail-Koordination	Gemeinsame Plattform für Bewertungen, Austausch & Feedback
Rechtliche Sicherheit	Risiko von Dokumentenverlust oder Datenschutzverstößen	DSGVO-konforme Speicherung, Löschung & Zugriffskontrolle
Zeitaufwand	Hoch, da viele manuelle Arbeitsschritt	Geringer, da viele Schritte automatisiert werden können
Kosten	Hohe Kosten durch gesteigerten Personalaufwand vieler manueller Schritte	Investition in Software, aber langfristig kosteneffizient
Skalierbarkeit	Schwer erweiterbar, hoher Personalaufwand	Leicht skalierbar, geeignet für viele Bewerbungen
Analyse & Reporting	Händische Auswertung, begrenzte Möglichkeiten	Echtzeit-Analysen, datenbasierte Entscheidungen, integriertes Reporting-Dashboard

Herausforderungen beim Bewerbermanagement

Auch das Bewerbermanagement hat mit ähnlichen Herausforderungen zu kämpfen wie das Recruiting an sich. Hier finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Herausforderungen im Recruiting.

• Rolle der Hiring Manager: Terminfindung, ausbleibende Rückmeldungen – Hiring Manager aus den Fachabteilungen können den Bewerbungsprozess oftmals ziemlich in die Länge ziehen. Hier ist es wesentlich, dass Sie im Recruiting für einen höheren Stellenwert Ihrer Aufgabe einstehen und die Rolle der Hiring Manager neu denken.
• Personalisierung vs. Automatisierung: Talente erwarten eine zeitnahe und persönliche Kommunikation. Beide Extreme sind in der Praxis jedoch oftmals schlichtweg nicht machbar. Hier ist es wichtig, dass Sie Automatisierungen von Tools wie Bewerbermanagementsystemen intelligent für sich zu nutzen wissen.
• Dauer des Bewerbungsprozesses: Eine wesentliche Herausforderung im Bewerbermanagement betrifft die Dauer. Kandidat·innen, die zu lange auf Rückmeldungen warten, springen ab. So verspielen Sie Ihre Chance auf vielversprechende Talente.
• Koordinationsschwierigkeiten mit unterschiedlichen Abteilungen: Häufig sind in die Prozesse eine Vielzahl an internen Abteilungen eingebunden. Diese Schnittstellen erhöhen den Koordinationsaufwand im Recruiting.

Ziele des Bewerbermanagements

Ein gutes Bewerbermanagement erlaubt es Unternehmen, Zeit und Kosten bei Neueinstellungen zu sparen. Weiters kann eine positive Prozessgestaltung dazu beitragen, die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Top-Talente vom Unternehmen überzeugt werden. Im Wesentlichen verfolgen Sie im Bewerbermanagement also folgende Ziele:

Kosten und Zeit sparen

Je länger Bewerber·innen auf eine Antwort warten müssen, desto wahrscheinlicher werden sie sich für ein anderes Unternehmen entscheiden. Reagieren Sie deshalb umgehend auf eingegangene Bewerbungen! Tauschen Sie sich außerdem schnell und einfach mit Ihren Bewerber·innen aus und informieren Sie sie regelmäßig über den aktuellen Stand.

Eine Bewerbermanagement-Software kann das Recruiting-Team dabei zusätzlich unterstützen. Mit der Automatisierung der Prozessschritte sparen Sie wertvolle Zeit. Damit verbessern Sie wichtige Recruiting-KPIs wie die Time-to-Hire oder die Cost-per-Hire.

Recruiting der besten Talente

Eine klare Struktur der Bewerbungsprozesse hilft Ihnen, die besten Bewerber·innen zu rekrutieren. Diese Struktur gilt es zu definieren. Da viele Talente haben hohe Erwartungen an eine positive Bewerbungserfahrung, müssen Sie mit einer klaren Darstellung des Recruiting-Prozesses überzeugen. Nur wenn Sie ein exzellentes Sourcing anbieten, werden Sie die besten Talente von Ihrem Unternehmen überzeugen können.

Image als Arbeitgeber verbessern

Positive Erfahrungen der Bewerbenden im Zuge des Recruiting-Prozesses tragen wesentlich zu Ihrer Employer Brand bei. Denn eine aussagekräftige und starke Markenbildung hilft Ihnen, sich von der Konkurrenz positiv abzuheben. Der onlyfy Bewerbungsmanager bietet Ihnen hierfür ein herausragendes Feature: mit der kununu Integration erhalten Sie direkt ehrliches Feedback von Bewerbenden und Mitarbeitenden. Diese Rückmeldungen sind wertvolle Insights, um Ihre Recruiting-Prozesse zu optimieren. Darüber hinaus können Sie Ihre Bewertungen auf kununu veröffentlichen.

Phasen im Bewerbermanagement-Prozess

Die digitale Bewerberverwaltung umfasst vier Phasen entlang des Recruiting-Prozesses: Von der Erstellung und Ausschreibung der Stellenanzeige, über den Bewerbungseingang und die Interviewabwicklung bis hin zur Bewerbendenauswahl. Schauen wir uns die jeweiligen Phasen genauer an:

1. Stellenanzeigen-Erstellung und Ausschreibung
2. Bewerbungseingang
3. Interview-Abwicklung
4. Bewerbenden-Auswahl

1. Erstellung und Ausschreibung

Im ersten Schritt gilt es, ansprechende und präzise Stellenanzeigen zu erstellen. Diese sollten klare Informationen zu den Aufgaben und Anforderungen der Stelle geben und zum Ausdruck bringen, warum sich potenzielle Bewerber·innen auch wirklich bei Ihnen bewerben sollten. Ist die Stellenanzeige fertig, können Sie diese auf Ihrer Website, sozialen Netzwerken, Job-Börsen oder auch auf XING veröffentlichen.

2. Bewerbungseingang

Die Stellenanzeigen sind veröffentlicht? Dann werden nun die erwünschten Bewerbungen bei Ihnen eingehen. Hier wichtig: Für eine effiziente und unkomplizierte Auswertung, gilt es diese strukturiert zu erfassen und zu verwalten. An dieser Stelle kommt eine Bewerbermanagement-Software wie der onlyfy Bewerbugsmanager ins Spiel. Diese ermöglichen Ihnen auch einen weiteren notwendigen Schritt in der Kandidat·innen-Kommunikation, der nach Eingang der Bewerbung ansteht einfach umzusetzen: die Eingangsbestätigung versenden. Der onlyfy Bewerbungsmanager macht dies sogar automatisiert. 

3. Interview-Abwicklung

Die aussichtsreichsten Bewerber·innen können Sie nun näher kennenlernen. Je nachdem, was Ihr Recruiting-Prozess vorsieht, stehen jetzt ein Interview oder auch ein Besuch im Assessmentcenter an. Bei der Organisation der Termine ist unbedingt ein strukturiertes Vorgehen gefragt. Auch hier kann der Bewerbungsmanager ein wertvolles Tool sein. Beim Interview sind dagegen Sie oder der·die entsprechende Kollege·in gefragt! Das Ziel hier: die Eignung der Bewerber·innen näher zu bewerten. 

4. Bewerbenden-Auswahl

Nun muss die Entscheidung getroffen werden: Welche·r Bewerber·in hat am meisten überzeugt? Wer passt am besten zu Stelle? Dem oder der Glücklichen gilt es die Entscheidung mitzuteilen und gleichzeitig ein Vertragsangebot zu unterbreiten. Ganz wichtig: Versenden Sie an die übrigen Kandidat·innen unbedingt eine Absage. Eine professionelle Kommunikation an dieser Stelle erhöht Ihre Candidate Experience enorm! Auch dies kann der onlyfy Bewerbungsmanager für Sie übernehmen!

8 Best-Practice-Tipps für einen effizienten Prozess

Damit Ihr Bewerbermanagement und die Kandidat·innen-Kommunikation reibungslos funktioniert und zufriedenstellende Ergebnisse produziert, gilt es ein paar Grundsätze zu beachten. Im Folgenden schauen wir uns diese in Form der Tipps für einen effizienten Prozess im Bewerbermanagement genauer an:

• einen klaren Prozess definieren
• Digitales Bewerbermanagementsystem nutzen
• Klare Bewertungskriterien festlegen
• Kommunikation automatisieren
• Mit KPIs arbeiten
• Mobile und einfache Bewerbungen ermöglichen
• Vorlagen nutzen  

1) Einen klaren Bewerbermanagement-Prozess definieren

Ein strukturierter und transparenter Prozess sorgt für eine effiziente Bearbeitung aller eingehender Bewerbungen. Legen Sie dafür einfach die Schritte, Tools und jeweiligen Zuständigkeiten fest. So verlieren Sie auf dem Weg keine Zeit mit Missverständnissen oder Unklarheiten!

2) Digitales Bewerbermanagementsystem nutzen

Ein digitales Bewerbermanagementsystem (ATS) hilft Ihnen dabei, den gesamten Bewerbermanagement-Prozess effizient zu steuern. Es ermöglicht die zentrale Verwaltung aller Bewerber·innen-Daten, automatisiert an vielen Stellen den Austausch mit Kandidat·innen und sorgt für eine effiziente Dokumentation. Damit gewährleisten Sie eine gute Candidate Experience. 

Für Recruiting-Prozesse, die auf der Höhe der Zeit sein wollen, ist das digitale Bewerbermanagementsystem ein Muss! Der zentrale Vorteil liegt schlichtweg darin, dass Sie Ihren gesamten Prozess in einer Lösung zentralisieren. Hier laufen alle Fäden zusammen und Sie haben einen Ort, um für mehr Struktur zu sorgen und damit Effizienz zu steigern. 

3) Klare Bewertungskriterien festlegen

Damit Sie nicht nur einheitliche, sondern auch schnelle Bewertungen Ihrer Kandidat·innen vornehmen können, sollten Sie klare Bewertungskriterien Ihre Bewerber·innen definieren. Damit schaffen Sie Transparenz, minimieren subjektive Entscheidungen. Das können Sie zum Beispiel durch ein Punktesystem umsetzen.

Die Personalauswahl stellt einen zentralen Bestandteil des Bewerbermanagement-Prozesses dar – hier können Sie mit einer verbesserten Struktur gut ansetzen. Sie sorgen so für nachvollziehbare Entscheidungen, unabhängig von den in den Bewerbungsprozess involvierten Personen. Ein passendes Instrument dazu: eine Bewertungsmatrix für die Personalauswahl.

4) Kommunikation (teilweise) automatisieren

Eine schnelle und transparente Kommunikation ist zentral für eine positive Candidate Experience. Automatische Eingangsbestätigungen, Status-Updates und Terminerinnerungen reduzieren Ihren administrativen Aufwand und sorgen gleichzeitig für eine professionelle Außenwirkung gegenüber Ihren Bewerbenden. Moderne Bewerbermanagementsysteme bieten hierfür diverse Automatisierungsmöglichkeiten. Nutzen Sie diese entlang Ihres gesamten Bewerbermanagement-Prozesses!

5) Mit KPIs im Bewerbermanagement arbeiten

Um den Erfolg Ihrer Bewerberverwaltung und auch grundsätzlich Ihres gesamten Recruiting-Prozesses messbar zu machen, ist es notwendig, relevante KPIs (engl. Leistungsindikatoren) zu definieren und regelmäßig zu analysieren. Für das Bewerbermanagement sind unter anderem die Time-to-Hire, die Bewerbungsabbruchsrate oder die Zufriedenheit der Kandidat·innen wichtige Kennzahlen. Diese Daten helfen Ihnen, Schwachstellen im Prozess zu identifizieren und daraufhin gezielt zu optimieren.

6) Mobile und einfache Bewerbungen ermöglichen

Immer mehr Kandidat·innen bewerben sich mobil. Dementsprechend wichtig ist es, dass Sie hier dem Trend des E-Recruitings folgen. Ein einfacher Bewerbungsprozess, der auch über das Smartphone oder Tablet funktioniert, erhöht nicht nur Ihre Bewerber·innen-Quote, durch die Verwendung eines Bewerbermanagementsystems erhalten Sie die Talent-Informationen dennoch strukturiert direkt in Ihr System. Das erhöht Ihre Effizienz erheblich.

7) Vorlagen für Ihr Bewerbermanagement nutzen

Um nicht für jede neu ausgeschriebene Stelle oder jeden Prozessschritt von null beginnen zu müssen, ist es sinnvoll, sich eine Reihe an Vorlagen anzulegen: zum Beispiel für die Eingangsbestätigung einer Bewerbung, der Einladung zum Gespräch, Zusage oder Absage. Diese können Sie im Bewerbermanagementsystem sogar hinterlegen und automatisiert versenden lassen. Auch so sparen sie Ressourcen ein.

8) Bewerbermanagement nicht mit der Auswahl-Entscheidung enden lassen

Modernes Bewerbermanagement endet keineswegs mit der Auswahlentscheidung für oder gegen ein Talent. Vielmehr sollten Sie nun dafür sorgen, dass neueingestellte Mitarbeitende einen gelungenen Übergang von der Candidate in die Employee Journey vorfinden. Für Kandidat·innen, denen Sie (leider) absagen müssen, ist ein positives Bewerbermanagement ebenfalls essenziell: Hier können Sie beispielsweise eine Einladung zur Aufnahme in Ihren Talent-Pool anbieten. Pflegen Sie diesen in weiterer Folge proaktiv und profitieren Sie davon, für künftige Stellenbesetzungen bereits Kandidat·innen in petto zu haben, mit denen Sie bereits in Kontakt gestanden sind. 

Datenschutz im Bewerbermanagement 

Hinweis: Die folgenden Ausführungen zum Datenschutz dienen einem reinen Informationszweck und ersetzen keine professionelle Rechtsberatung. 

Da Sie im Bewerbermanagement mit personenbezogenen Daten arbeiten, nimmt der Datenschutz eine zentrale Rolle ein. Stellen Sie unbedingt sicher, dass die Verarbeitung Ihrer Bewerber·innen-Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfolgt. Verstöße hier können nicht nur rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, sondern auch das Vertrauen der Kandidat·innen in Ihre Arbeitgebermarke zerstören. Tauschen Sie sich hier unbedingt mit Ihrer Rechtsabteilung aus.

Datenschutz-Vorteile von Bewerbermanagementsystemen

Insgesamt sind Bewerbungsmanager aus einem modernen Bewerbermanagement nicht mehr wegzudenken. Sie ermöglichen eine effiziente und DSGVO-konforme Verwaltung von eingehenden Daten, eine zentrale Kommunikation und sorgen mit intelligenten Automatisierungen für eine Zeitersparnis im Recruiting.

Der onlyfy Bewerbungsmanager ermöglicht es Ihnen, für sich und Ihr Team effiziente und transparente Prozesse zu etablieren. Automatische Workflows, Best-Practice-Vorlagen und smartes Reporting machen Ihr Recruiting kontinuierlich besser.

FAQs zum Bewerbermanagement