Bewerbungsgespräch führen: Tipps, Vorbereitung, Fragen und 5 Phasen im Gespräch

Das Bewerbungsgespräch ist ein zentraler Bestandteil des Recruiting-Prozesses und ermöglicht es Ihnen, Ihre Kandidat·innen besser kennenzulernen. Ein wichtiger Schritt, den Sie entsprechend vorbereiten sollten. In diesem Beitrag erfahren Sie, was Sie beachten sollten, wenn Sie ein Bewerbungsgespräch führen. Zudem erhalten Sie Einblick in die 6 typischen Phasen eines Vorstellungsgesprächs.

Bewerbungsgespräch führen: Was Sie beachten sollten!

Viele Bewerbende haben Angst oder sind vor dem Vorstellungsgespräch sehr nervös. Dies ist bis zu einem gewissen Grad normal. Negative Erfahrungen in Bezug auf das Verhalten zukünftiger Arbeitgeber tragen jedoch häufig dazu bei. Viele Unternehmen und HR-Abteilungen vergessen, dass es sich beim Bewerbungsgespräch um einen Dialog handelt. Beide Parteien profitieren am meisten davon, wenn eine offene Kommunikation zustande kommt.

Ein Interview sollte immer in einer entspannten Atmosphäre stattfinden. Nur so kommt es auch zum geplanten Informationsaustausch, den vor allem Sie als Recruiter·in in weiterer Folge für Ihr Auswahlverfahren dringend benötigen. Achtsamkeit und eine gute Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch sind vor allem deshalb so wichtig, weil sich hochqualifizierte Arbeitskräfte oftmals ihren zukünftigen Arbeitsplatz aussuchen können. Ein nicht ganz so angenehm verlaufendes Bewerbungsgespräch kann schnell auf Sie zurückfallen und zu einer Absage führen.

Übrig bleiben dann tendenziell die Bewerbenden, die sich nicht in der komfortablen Situation befinden, sich Ihren zukünftigen Arbeitnehmer aussuchen zu können. Keine Ausgangssituation, die man sich als Unternehmen bei der Personalsuche wünscht. Folglich bewirbt sich das Unternehmen im Bewerbungsgespräch in gewisser Weise auch bei den jeweilig Job-Suchenden. Bei einem erfolgreichen Vorstellungsgespräch hinterlassen Sie beim Gegenüber einen professionellen Eindruck – überlassen Sie hier also nichts dem Zufall.

Ziele des Vorstellungsgesprächs 

Dementsprechend wichtig ist es, dass Sie sich die Ziele eines Bewerbungsgesprächs vergegenwärtigen. Diese können Ihnen immer wieder als Orientierung bei der Vorbereitung helfen. Schauen wir uns die Ziele genauer an:

1. Fachliche Kompetenz prüfen

Zentrale Aufgabe eines Bewerbungsgesprächs ist es, die fachlichen Qualifikation der Bewerber·innen näher einzuschätzen. Dies können Sie durch gezielte Fragen zu bisherigen Erfahrungen, konkreten Projekten und Erfolgen machen. Falls benötigt, können Sie hier auch die technische Expertise überprüfen, die ein·e Bewerber·in für Ihre Vakanz benötigt. Zum Beispiel durch eine Fallstudie oder eine technische Challenge.

2. Soziale Kompetenzen evaluieren

Neben den Fachkompetenzen gilt es Ihre Bewerber·innen im Bewerbungsgespräch auch ihre Soft Skills zu prüfen. Erscheint Ihr Gegenüber teamfähig? Ist er·sie kommunikativ? Auch gilt es den Cultural Fit- also wie gut der·die Bewerber·in zur Arbeitskultur und -weise passt, einzuschätzen. Hier bieten sich situative Fragen oder sogar Rollenspiele an.

3. Reduktion des Auswahlrisikos durch das Bewerbungsgespräch

Jede Neueinstellung birgt ein gewisses Risiko – sei es durch eine Fehleinschätzung der Kompetenzen oder durch eine unpassende Teamdynamik. Ein strukturiertes und gut vorbereitetes Bewerbungsgespräch hilft Ihnen dabei, dieses Risiko zu minimieren. Klare Bewertungskriterien und der Einsatz von Interview-Techniken wie dem STAR-Modell (dazu im Verlauf mehr) bieten eine fundierte Grundlage für eine gute Entscheidung.

4. Employer Brand stärken

Ein Bewerbungsgespräch ist immer auch eine Visitenkarte Ihres Unternehmens. Selbst wenn der·die Bewerber·in nicht eingestellt wird, beeinflusst das Gespräch sein·ihr Bild vom Unternehmen nachhaltig. Insofern wichtig ist ein wertschätzender, professioneller und transparenter Bewerbungsprozess. Das hat auch Auswirkungen auf Ihren Talent-Pool. So lassen sich Bewerber·innen lieber in Ihren Talent-Pool aufnehmen, sollten sie trotz Absage eine gute Erfahrung mit Ihnen gemacht haben.

Bewerbungsgespräch führen: Worauf Sie achten sollten

Ob Sie es glauben oder nicht: Talente merken sehr schnell, ob Sie sich deren Unterlagen vor dem Bewerbungsgespräch nochmal angesehen haben oder nicht. Meistens sind 3 bis 5 Minuten völlig ausreichend, um sich die wichtigsten Eckdaten einzuprägen. Viele Recruiter·innen haben dafür eine kleine Checkliste, die sie vor einem Gespräch durchgehen. Diese könnte zum Beispiel so aussehen:

1. Name?
2. Letzte Arbeitsstelle?
3. Dauer der letzten Anstellung?
4. Ggf. weiterführende Unterlagen?
5. Hobbys und Interessen?

Auch, wenn diese Fragen nicht alle Informationen über Bewerbende beinhalten, so bieten Sie gute Anknüpfungspunkte für den weiteren Gesprächsverlauf. Vermitteln Sie tatsächliches Interesse an der Person. Eine unterschwellige Anspielung auf die angegebenen Freizeit-Aktivitäten können beim Smalltalk wahre Wunder bewirken und tragen effektiv zum Employer Branding bei. Vielleicht haben Sie ein gemeinsames Hobby – das wird ganz sicher das Eis brechen und der Person die Anspannung und Nervosität nehmen. Je offener Ihr Gegenüber spricht, desto besser klappt das Kennenlernen im Bewerbungsgespräch.

Ein weiteres nützliches Hilfsmittel, das zu einem reibungslosen und flüssigen Ablauf beiträgt, ist ein Gesprächsleitfaden. Teilen Sie den Ablauf des Gespräches zeitlich und inhaltlich grob auf:

1. Eintreffen und Kennenlernen (ca. 5 Min.)
2. Präsentation der ausgeschriebenen Stelle & des Unternehmens (ca. 10 Min.)
3. Fragen an Bewerber·in (ca. 15 Min.)
4. Offene Fragen und Dialog (ca. 10 Min.)
5. Abschluss (ca. 5 Min.)

Wahrnehmungsfehler und Vorurteile im Vorstellungsgespräch

Auch, wenn durch den standardisierten Aufbau eines Vorstellungsgesprächs versucht wird, die Beurteilungsfehler in diesen zu minimieren, so unterlaufen Recruiter·innen wie auch Hiring Managern in diesen immer wieder Beurteilungsfehler. Folgende Vorteile und Wahrnehmungsfehler spielen im Bewerbungsgespräch eine Rolle:

• Das letzte und erste Gespräch bleiben in der Regel besser in Erinnerung
• Der Halo-Effekt, bei dem einzelne positive Eigenschaften alles überstrahlen
• Der Similarity-Effekt, bei dem Ähnlichkeit zwischen Recruiter·in und Bewerbenden einen Beurteilungsfehler auslöst
• Self-fulfilling prophecies, bei dem das Bild, das beim Lesen des Lebenslaufs entstanden ist, unterbewusst durch die Interview-Führung verfestigt wird

In unserem Beitrag zu Vorurteilen im Vorstellungsgespräch haben wir Ihnen sechs spannende Beurteilungsfehler zusammengetragen.

Ablauf: 6 Phasen, wenn Sie ein Bewerbungsgespräch führen

Im Grunde lässt sich ein Bewerbungsgespräch in sechs Phasen aufteilen. Im Folgenden finden Sie eine übersichtliche Darstellung eines typischen Ablaufs und Tipps für die praktische Umsetzung.

1. Eintreffen und Kennenlernen

Sind die Bewerbenden bei Ihnen im Büro angelangt, wird es ernst – der erste Eindruck muss sitzen. Halten Sie Augenkontakt und werden Sie Ihrer Rolle als Gastgeber·in gerecht. Zu Beginn des Vorstellungsgesprächs eine Tasse Kaffee, Wasser oder Ähnliches anzubieten, gehört einfach zum guten Ton und verbessert gleich die Stimmung. Das Ziel dieser Phase ist es, das Eis zu brechen und eine gute Atmosphäre für den inhaltlich anspruchsvollen Teil zu schaffen.

2. Fragen an Bewerbende

Jetzt gilt es, mit den richtigen Fragen möglichst viel über das Gegenüber selbst und dessen Absichten zu erfahren. Einleitende Fragen sind zum Beispiel:

• Warum haben Sie sich von Ihrem letzten Arbeitgeber getrennt?
• Warum möchten Sie gerade bei uns arbeiten und nicht bei einem unserer Konkurrenten?
• Geben Sie mir drei Gründe, warum wir Sie nicht einstellen sollten.

Auch wenn die letzte Frage in der HR-Szene umstritten ist: Kaum eine andere Frage lässt so tief in die Persönlichkeit eines Menschen blicken wie diese. Man merkt sofort, ob die Antwort einstudiert ist, ob nicht wirklich negative Eigenschaften, wie zum Beispiel eine „perfektionistische Veranlagung“, vorgeschoben werden oder ob Job-Suchende einfach offen und ehrlich über deren Schwächen sprechen. Beachten Sie dabei allerdings stets Ihre eigene Haltung sowie Ihre Art und Weise, Fragen zu stellen.

Wirken Sie herzlich und einladend – Überheblichkeit kann einschüchternd wirken und verschlechtert das Bild, das Ihr Gegenüber von Ihnen hat. Vergessen Sie nicht: Sie sind die erste Person, die Bewerbende in Ihrem Unternehmen kennenlernen. Ihr Auftreten wird also auf das gesamte Unternehmen projiziert. Achten Sie deshalb auch speziell auf Ihre Körpersprache, während Sie ein Bewerbungsgespräch führen.

3. Präsentation der ausgeschriebenen Stelle & des Unternehmens

Bei diesem Punkt zahlt sich gute Vorbereitung vor dem Beginn des Bewerbungsgesprächs besonders aus: Eine Stellenausschreibung enthält schon eine ganze Menge relevanter Informationen, die Talenten eine gute Vorstellung von der offenen Position und Ihrem Unternehmen vermitteln. Nun ist es Ihre Aufgabe, die gesamten Informationen für den Bewerber in einen Kontext zu setzen und zusammenzufassen. Denken Sie daran, die folgenden Fragen zu beantworten:

• Wer ist die·der direkte Vorgesetzte? (Diese·r sollte ohnehin am Bewerbungsgespräch teilnehmen…)
• Besteht die Möglichkeit zum Home-Office? Gibt es Kernarbeitszeiten? etc.
• Fassen Sie das Tätigkeitsfeld und die damit verbundenen Aufgaben zusammen.

4. Offene Fragen und Dialog

Sie haben sich im vorigen Abschnitt Mühe gegeben, so viele potentielle Fragen wie möglich bereits vorab zu klären. Dennoch wird es oft vorkommen, dass Bewerbende noch weitere Fragen haben. Diese zeigen auch deren Interesse an Ihrem Unternehmen und der Position. Geben Sie Ihren Kandidat·innen die dafür nötige Zeit. Schließlich soll das Gefühl bleiben, dass während des Bewerbungsgesprächs alle Fragen auf beiden Seiten geklärt wurden. Bewerbende können sich so auf den Gedanken, für Ihr Unternehmen zu arbeiten, einlassen.

5. Abschluss

Sind alle Fragen geklärt, ist die Zeit der Verabschiedung gekommen. Doch auch diese kann gut und schlecht verlaufen. Vermeiden Sie zum Beispiel, dass bereits die nächsten Job-Suchenden im Vorraum sitzen und auf ihren Interviewtermin warten. Planen Sie, wenn möglich, einen ausreichend großen Zeitpuffer ein oder lassen Sie die nachfolgenden Kandidat·innen in einem Zimmer Platz nehmen, wo sich die Jobsuchenden nicht über den Weg laufen.

6. Nachbereitung

Das Bewerbungsgespräch ist beendet, die Arbeit aber nicht. Eine strukturierte Nachbereitung ist essenziell, damit Sie eine eine fundierte Auswahlentscheidung treffen. Schließlich ist der erste Eindruck nicht immer der richtige, und unter Zeitdruck oder aufgrund unbewusster Beurteilungsfehler können Sie auch mal eine Fehleinschätzungen vornehmen. Verfassen Sie im Anschluss an die Verabschiedung ein Gesprächsprotokoll, in dem Sie Ihre Eindrücke festhalten. Nehmen Sie sich auch hier ausreichend Zeit. 

• Was ist Ihnen positiv aufgefallen? 
• Was negativ?
• Stimmt die fachliche Qualifikation?
• Passt die Person ins Team?

Auch hier ist es hilfreich, mit einem klar definierten Fragebogen zu arbeiten. Dieser ermöglicht Ihnen eine Vergleichbarkeit zwischen Ihren Kandidat·innen.

Bekannte Modelle für Fragen im Bewerbungsgespräch

Im Zentrum eines Bewerbungsgesprächs stehen zweifelsohne die Fragen, die Sie Ihren Bewerbenden stellen, um deren Eignung für die offene Stelle zu überprüfen. Hierbei gibt es vielfältige Fragebögen, auf die Sie zurückgreifen können. Zudem lohnt es sich oftmals, mit gewissen Modellen zu arbeiten.

Mit dem STAR-Modell ein Bewerbungsgespräch führen

Das STAR-Modell ist eine verhaltensbasierte Interviewtechnik, die dazu dient, mit Fragen Vorhersagen über das zukünftige Verhalten von Bewerbenden zu treffen. Diese ist ideal für Bewerbungsgespräche. Hierbei werden häufig Situationen aus der bisherigen Berufslaufbahn herangezogen, um aus diesem Verhalten auf künftiges Verhalten zu schließen. STAR ist ein Akronym, das für folgende Aspekte in der Frageformulierung steht:

• Stiuation
• Task (Aufgabe)
• Action (Aktion, Handlung)
• Results (Ergebnisse)

Zunächst wird dabei unter Situation nach einer konkreten Situation aus dem bisherigen Berufsleben der Bewerbenden gefragt. Hierbei gilt es, nach Erfahrungswerten zu fragen, die für die Position von Relevanz sind.

Eine Beispielfrage hierfür wäre: Waren Sie schon einmal in einer Situation, in der Sie unter Zeitdruck sehr viele Aufgaben zu erledigen hatten? Erzählen Sie davon.

Abgeleitet davon wird nun über Nachfragen auf die Aufgaben übergeleitet. Hierüber wird die Situation konkretisiert, um tiefergehende Einblicke in die Person zu erhalten.

Eine Beispielfrage hierfür wäre: Was war Ihre Aufgabe in dieser Situation?

In weitere Folge wird nun darauf eingegangen, welche Handlungen das Gegenüber in dieser Situation und in Anbetracht der Aufgabe getätigt hat.

Eine Beispielfrage hierfür wäre: Wie genau sind Sie vorgegangen? Gehen wir gemeinsam durch die verschiedenen Schritte.

Der letzte Schritt zielt nun darauf ab, die Ergebnisse bzw. Resultate des Handelns der Person zu ergründen. Auch hierfür könnten gezielte Nachfragen sinnvoll sein.

Eine Beispielfrage hierfür wäre: Wie ist es ausgegangen? Welches Feedback haben Sie für Ihr Handeln bekommen?

Nicht immer ist es notwendig, für jede dieser Bereiche eine Frage zu stellen, da auch Bewerbende häufig bereits in ihrer initialen Antwort mehrere Aspekte abdecken. Grundsätzlich gilt gleichzeitig, dass Recruiter·innen so lange nachfragen, bis die vier Bereiche abgedeckt sind.

Skalenfragen zur Selbsteinschätzung von Bewerbenden

Skalen eignen sich nicht nur in Fragebögen wunderbar, um Einschätzungen von Talenten zu erhalten. Auch in der Gesprächsführung eines Bewerbungsgesprächs ist die Verwendung von Skalen in der Fragestellung häufig sinnvoll, um eine realistische Einschätzung von Bewerbenden zu erreichen.

Ein Beispiel hierfür: Auf einer Skala von 1 – 10, wie gut würden Sie Ihre Präsentationsfähigkeiten beschreiben?

Diese einfache Einschätzung erlaubt Ihnen in weiterer Folge einige Anschlussfragen, um tiefergehende Einblicke zu erhalten. Ein Beispiel hierfür wäre etwa, nach der Verbesserung zu fragen: “Was würde es benötigen, damit Sie von einer 6 auf eine 8 oder 9 gelangen?” Oder aber Sie fragen nach den Gründen für die konkrete Einschätzung: “Was haben Sie in der Vergangenheit sehr gut gemacht, weil Sie Ihre Fähigkeiten selbst auf einer 8 einordnen? Wo orten Sie dennoch noch Verbesserungspotenzial?”

Checkliste: Do’s & Dont’s fürs Führen eines Bewerbungsgesprächs

Gerade im Bewerbungsgespräch lauern viele Fettnäpfchen, die es als Arbeitgeber unbedingt zu vermeiden gilt. Gleichzeitig gibt es bestimmte Aspekte die Sie unbedingt machen sollten. Nur so gewinnen Sie die besten Talente für sich. Die folgende Checkliste hat die wichtigsten Do´s und Dont´s für Sie zusammengestellt:

Do’s: Das sollten Sie unbedingt beachten

Do’s	Maßnahmen und Verhalten
Gute Vorbereitung	Lesen Sie den Lebenslauf und die Bewerbungsunterlagen Ihrer Kandidat·innen genau durch.,Bereiten Sie gezielte Fragen vor, die über das hinausgehen, was bereits bekannt ist. Kennen Sie die Anforderungen der ausgeschriebenen Vakanz
Angenehme Gesprächsatmosphäre schaffen	Begrüßen Sie den·die Kandidat·in freundlich und stellen Sie sich, sowie das Unternehmen kurz vor. Hier kann auch Small-Talk helfen, die Nervosität zu reduzieren.
Klare Struktur einhalten	Erkläre Sie kurz den Ablauf des Gesprächs, damit der·die Kandidat·in weiß, was auf sie·ihn kommt. Sorgen Sie für eine ausgewogene Mischung aus Fachfragen, Erfahrungsfragen und persönlichen Fragen.
Aktives Zuhören und gezielte Nachfragen	Lassen Sie den·die Kandidat·in ausreden und vermeiden Sie Unterbrechungen. Stellen Sie vertiefende Fragen, um Antworten besser einordnen zu können.
Realistisches Bild vermitteln	Erklären Sie sowohl Chancen als auch die Herausforderungen der Stelle ehrlich. Beschreiben Sie die Unternehmenskultur authentisch, damit der·die Kandidat·in gut einschätzen kann, ob es passt.
Kandidat·innen wertschätzend behandeln	Halten Sie Blickkontakt und seien Sie aufmerksam wie auch respektvoll. Geben Sie am Ende des Gesprächs Feedback zum weiteren Prozess und eine realistische Einschätzung für den weiteren Zeitplan

Don’ts: Diese Fehler sollten Sie unbedingt vermeiden

Dont´s	Maßnahmen und Verhalten
Unvorbereitet ins Gespräch gehen	Spontan improvisierte Gespräche wirken unprofessionell und können gute Kandidat·innen abschrecken.
Dominieren oder Monologe halten	Ein Bewerbungsgespräch ist ein Austausch, kein Verhör. Lassen Sie den·die Kandidat·in zu Wort kommen.
Unangemessene oder unzulässige Fragen stellen	Fragen nach Familienplanung, Religion, sexueller Orientierung oder Gesundheit sind tabu.
Zu viel Wert auf den ersten Eindruck legen	Der Halo-Effekt kann dazu führen, dass Sie voreilig positive oder negative Schlüsse ziehen.
Verklausulierte oder unklare Aussagen machen	Seien Sie Ihren Bewerbenden ehrlich gegenüber, in Bezug auf auf Erwartungen, Aufgaben und Karrierechancen – nichts ist schlimmer als ein enttäuschender Realitätsschock nach dem Onboarding. Versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten können.
Negative Körpersprache zeigen	Kein Desinteresse oder Stress ausstrahlen (z. B. Arme verschränken, auf die Uhr schauen oder abwesend wirken).
Schlechte Nachbereitung oder keine Rückmeldung geben	Keine oder verspätete Rückmeldung hinterlässt einen schlechten Eindruck und kann Ihre Employer Brand nachhaltig schädigen.

Bewerbungsgespräch führen – Fazit

Ein Bewerbungsgespräch zu führen ist eine zentrale Aufgabe im Recruiting. Hierbei ist es von essenzieller Bedeutung, einerseits einen professionellen Rahmen für das Gespräch zu schaffen und andererseits die richtigen Fragen zu stellen. In diesem Beitrag haben Sie tiefergehende Informationen zum typischen Ablauf eines Bewerbungsgesprächs und einige Beispiele für Fragen und Interviewtechniken erhalten. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Ausprobieren!

FAQs zu Bewerbungsgespräch führen