Interne Personalbeschaffung: Definition, Vor-und Nachteile & Best-Practice Vorgehen

Die interne Personalbeschaffung kann eine effektive Methode sein, den Herausforderungen des aktuellen Arbeitsmarktes (Stichwort Fachkräftemangel) entgegenzutreten. Gleichzeitig handelt es sich um eine exzellente Maßnahme, um das Potential Ihrer aktuellen Belegschaft weiter zu fördern. Was die interne Personalbeschaffung ausmacht, das Pro und Contra und wie Sie hier am besten vorgehen, erklären wir in diesem Beitrag.

Definition: Was ist die interne Personalbeschaffung?

Die interne Personalbeschaffung bezeichnet alle Maßnahmen, mit denen Unternehmen offene Stellen durch bereits beschäftigte Mitarbeiter·innen besetzen. Anstatt neue Talente extern zu rekrutieren, suchen Sie hier gezielt innerhalb der eigenen Belegschaft nach passenden Kandidat·innen. Das kann auf unterschiedlichen Wegen geschehen:

• Über Interne Stellenausschreibungen im Intranet oder internen Job-Portal
• Durch Empfehlungen von Mitarbeiter·innen durch die Führungskraft
• Mit Versetzungen innerhalb von Abteilungen oder in eine neue Abteilung

Abgrenzung zur externen Personalbeschaffung 

Im Gegensatz zur internen Personalbeschaffung zielt die externe Personalbeschaffung darauf ab, Vakanzen durch externe Bewerber·innen zu füllen. Das kann zum Beispiel durch das Schalten einer Stellenanzeige oder die aktive Suche nach passenden Kandidat·innen (Active Sourcing) geschehen. In der Regel bietet es sich an, für eine erfolgreiche Personalbeschaffung auf einen Mix aus interner und externer Personalbeschaffung zu setzen.

Arten der internen Personalbeschaffung

Die interne Personalbeschaffung lässt sich in zwei Kategorien unterteilen:

• Personalbeschaffung mit Personalbewegung 
• und Personalbeschaffung ohne Personalbewegung. 

Während bei der Personalbewegung Mitarbeitende versetzt, befördert oder gezielt intern in neue Positionen gebracht werden, zielen Methoden ohne Personalbewegung vor allem darauf ab, vorhandene Kapazitäten kurzfristig anders zu nutzen – etwa durch eine geänderte Urlaubsplanung oder verstärkten Einsatz einzelner Mitarbeiter·innen. Schauen wir uns im Folgenden beide Arten im Detail an:

Mit Personalbewegung

Die interne Personalbeschaffung mit Personalbewegung eignet sich besonders für die langfristige und strategische Weiterentwicklung Ihrer Belegschaft. Hier haben Sie die Möglichkeit, für den Kompetenz- und Personalbedarf Ressourcen aus dem eigenen Unternehmen „heranzuziehen“. Dies kann über die folgenden Maßnahmen geschehen:

• Interne Stellenausschreibung 
• Empfehlungen
• Versetzungen

Wie sich die jeweiligen Maßnahmen vergleichen lassen, können Sie dieser Übersicht entnehmen: 

Ohne Personalbewegung

Die interne Personalbeschaffung ohne Personalbewegung eignet sich besonders für kurzfristige Bedarfe. Zum Beispiel etwa, wenn akut Personalengpässe entstehen. Dabei wird in der Regel auf die folgenden Maßnahmen eingesetzt:

• Änderung der Urlaubsplanung
• Verstärkter Einsatz bestehender Mitarbeiter·innen

Wie sich die jeweiligen Maßnahmen bewerten lassen, können Sie dieser Übersicht entnehmen: 

Kriterium	Änderung der Urlaubsplanung	Verstärkter Einsatz bestehender Mitarbeiter·innen
Kosten	Gering – evtl. Mehrausgaben durch Zuschläge	Gering – evtl. Mehrausgaben bei Überstunden
Zeitaufwand	Niedrig – schnelle Umsetzung möglich	Niedrig bis mittel – abhängig von Verfügbarkeit
Transparenz & Akzeptanz	Niedrig – Eingriff in private Planung, Akzeptanzproblem	Mittel – abhängig von Kommunikation und Belastung
Passgenauigkeit	Niedrig – reine Verfügbarkeit zählt, keine Auswahl nach Qualifikation	Mittel – vorhandene Kompetenzen werden genutzt
Flexibilität	Gering – begrenzt durch rechtliche und persönliche Grenzen	Mittel – flexibel, solange Belastungsgrenze nicht erreicht wird
Beitrag zur Personal-entwicklung	Gering – keine Förderung von Entwicklung	Gering bis mittel – Aufgabenvielfalt möglich
Rechtliche Rahmen-bedingungen¹	Strenge arbeitsrechtliche Vorgaben (Urlaubsrecht)	Arbeitszeitgesetz, Fürsorgepflicht des Arbeitgebers

Vor- und Nachteile der internen Personalbeschaffung 

Den eigenen Personalbedarf intern zu decken, kommt mit seinen kann in unterschiedlicher Weise betrachtet werden. Die folgenden Argumente helfen Ihnen dabei, zu entscheiden, ob eine interne Personalbeschaffung für Ihre konkrete Situation sinnvoll ist:

Vorteile	Nachteile
Kosten- und Zeiteffizienz	Interner Konkurrenzdruck
Geringe Gefahr zur Fehlbesetzung	Frustration
Kurze Einarbeitungszeit	Ständige Neubesetzungen
Karrieremöglichkeiten	Begrenzte Auswahl an Qualifikationen
Kurzfristigkeit	Betriebsblindheit
	Zusätzliche Ausgaben
	Bedarf entsteht an anderer Stelle

Vorteile der internen Personalbeschaffung 

Flexibel, kurze Einarbeitungszeit und oftmals ziemlich finanziell effizient: Die interne Personalbeschaffung bringt zahlreiche Vorteile für Sie als Unternehmen mit sich. Im Folgenden gehen wir etwas vertieft auf die einzelnen Punkte ein: 

• Kosten- und Zeiteffizienz: Im Vergleich zur externen Beschaffung profitieren Sie hierbei von einem schnellen Bewerbungsprozess und einer einfachen Einstellung. Dies beeinflusst wiederum wichtige KPIs und verkürzt beispielsweise die Time-to-Hire. Dadurch werden auch Ihr finanzieller Aufwand minimiert. Die Rechnung ist einfach, fällt doch etwa die Kündigungsfrist hier gänzlich weg. 
• Geringe Fehlbesetzung Gefahr: Da die Kandidat·innen bereits im Unternehmen tätig sind, sind auch deren Fähigkeiten, Qualifikationen und Persönlichkeit bekannt. Umgekehrt wissen diese Mitarbeitenden, worauf sie sich einlassen und können sich mit dem Unternehmen, den Werten und der Kultur identifizieren.
• Kurze Einarbeitungszeit: Da Mitarbeitende die Abläufe und Prozesse im Unternehmen bereits kennen, fällt deren benötigtes Onboarding meist besonders kurz aus.
• Karriere-Möglichkeiten und Aufstiegschancen: Sie bieten Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich innerhalb des eigenen Unternehmens beruflich weiterzuentwickeln bzw. neu zu orientieren. Das hat nicht nur eine positive Auswirkung auf deren Fluktuationsrate, sondern erhöht auch deren Zufriedenheit, die Motivation und Produktivität sowie die Bindung der Mitarbeitenden. Gleichzeitig können Sie Ihr Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber positionieren, der sein Team fördert und fordert.
• Kurzfristigkeit: Es können freie Stellen besonders schnell und kurzfristig besetzt werden.

Nachteile der internen Personalbeschaffung

Die interne Personalbeschaffung hat natürlich nicht nur Vorteile. Was spricht gegen den internen Weg? Schauen wir uns die negativen Aspekte interner Personalakquise einmal genauer an:

• Konkurrenzdruck: Sie kann zu einem verstärkten Konkurrenzdenken innerhalb Ihrer Belegschaft führen, was wiederum das Arbeitsklima und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden negativ beeinflusst. Nicht zuletzt, da Ihre Mitarbeitenden um begrenzte Entwicklungspotenziale im Unternehmen in direkter Konkurrenz stehen.
• Frustration: Speziell, wenn Mitarbeitende für eine gewünschte Stelle nicht passen, machen sich schnell Frustration und Demotivation breit (Beispiel: Interne Stellenausschreibung). Zudem können Maßnahmen ohne Personalbewegung schnell zu Überlastung und Unzufriedenheit führen, wenn es sich um keine kurzfristige Belastunsspitze handelt. 
• Ständige Neubesetzung: Eine Umbesetzung löst kein quantitatives Personalproblem. Schließlich muss eine freiwerdende Stelle erneut besetzt werden, was zu einem endlosen Kreislauf führt.
• Begrenzte Auswahl an Qualifikationen: Möglicherweise könnte eine freie Stelle durch externe Kandidat·innen besser besetzt werden. Häufig ist das gesuchte Skillset schlichtweg im Unternehmen nicht vorhanden. 
• Betriebsblindheit: Es gelangen keine neuen Sichtweisen, Meinungen und Erfahrungen in Ihr Unternehmen, was zur Betriebsblindheit betragen kann.
• Zusätzliche Kosten: Insbesondere Versetzungen können mit Fortbildungen und damit auch mit zusätzlichen Kosten verbunden sein. 
• Bedarf entsteht an anderer Stelle: Mit dem Wechsel des·der Kollegen·Kollegin in ein neues Team, entsteht eine Lücke im abgebenden Team, welche daraufhin adressiert werden muss.

Best-Practice: Interne Personalbeschaffung in 7 Schritten 

Damit Ihre interne Personalbeschaffung zum Erfolg führt, braucht es eine klar strukturierte Herangehensweise. Stellen wir uns vor, Sie möchten die Besetzung eines·einer Senior Software Entwickler·in intern abwickeln. Wie Sie den Prozess in 7 Schritten umsetzen, zeigen wir im Folgenden: 

1) Bedarfsanalyse

Zu Beginn Ihres Vorgehens in der internen Personalbeschaffung steht die Bedarfsanalyse. Halten Sie hier fest, welche Kompetenzen es für die Stelle zwingend braucht und welche nice-to-have sind. Der Einsatz eines Anforderungsprofils oder auch einer Candidate Persona hilft, Struktur in diese Überlegungen zu bringen. An dieser Stelle gilt es sich auch zu vergegenwärtigen, warum Sie Ihren neue·n Senior Software Entwickler·in intern besetzen möchten? Gibt es gerade Engpässe an einem Projekt oder soll Personal aufgebaut und weiterentwickelt werden?

2) Maßnahmen der internen Personalbeschaffung vorbereiten 

Nachdem Sie sich Klarheit über die Bedingungen und die Bedürfnisse der Vakanz verschafft haben, gilt es die entsprechend dafür geeigneten Maßnahmen vorzubereiten. Gehen wir für unser Beispiel davon aus, dass Sie den Personalbestand in einem Ihrer Entwicklerteams vergrößern wollen und dafür Ihren Mid-Level Entwickler·innen die Chance geben möchten, sich weiterzuentwickeln. 

Dafür eignet sich die Ausschreibung der Stelle im Intranet oder internen Job-Portal. Diese gilt es nun vorzubereiten. Lassen Sie hier Ihre HR-Kolleg·innen über die Ausschreibung schauen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Stellenausschreibung ansprechend gestaltet ist. 

Gleichzeitig lohnt sich auch der Austausch mit den Führungskräften Ihrer Entwicklerteams: Welche der Mitarbeiter·innen zeigen Potential und sind vielleicht bereit für den nächsten Karriereschritt? Diese Talente gilt es zu identifizieren.

3) Maßnahmen umsetzen

Ist Ihre Stellenanzeige vorbereitet, können Sie diese nun im Intranet oder auf der internen Karriereseite veröffentlichen. Sprechen Sie nun auch die zuvor empfohlenen Talente an und erkundigen Sie sich, inwiefern diese Interesse an der neuen Position haben. 

4) Bewerbungen und Kandidat·innen sichten

Die zuvor angestoßenen Maßnahmen haben nun zu einigen Bewerbungen geführt? Super! Sichten Sie diese jetzt und wählen Sie die aussichtsreichsten Kandidat·innen für die Vakanz aus. Hier kann es auch sinnvoll sein, sich von einer·einem Kollegin·Kollegen aus dem eigenen Team oder auch aus der HR-Abteilung im Sinne des Vier-Augen-Prinzips unterstützen zu lassen.

5) Führen der Interviews

Wie auch im regulären Recruiting-Prozess stehen nun die Interviews an. Diese sollten einer zuvor klar festgelegten Struktur folgen, sodass Sie Ihre Kandidat·innen gut vergleichen können. Hierfür eignet sich zum Beispiel ein vorher angefertigter Fragebogen. Ziel des Gesprächs ist es, dass Ihre Kandidat·innen ein gutes Gefühl für die neue Position bekommen und Sie im Umkehrschluss ein genaues Bild über die fachlichen und persönlichen Qualifikationen der·des Kandidatin·Kandidaten erhalten. 

Da es sich in unserem Beispiel um eine technische Position handelt, könnten Sie hier eine kleine „Coding-Challenge“ stellen, um die technischen Fähigkeiten nochmal zu prüfen. 

6) Personalentscheidung treffen

Der Moment der Entscheidung! Fragen Sie sich hier:

• Wer ist fachlich am besten geeignet? 
• Wer hat das spannendste Entwicklungspotential? 
• Und wer passt menschlich am besten ins Team? 

Der·die Glückliche muss jetzt natürlich über Ihre Entscheidung informiert werden. Teilen Sie Ihre Entscheidung auch Ihren Kolleg·innen mit, auf die die Wahl nicht fiel. Gerade bei der internen Personalbeschaffung ist es wichtig, Ihre Entscheidung transparent und nachvollziehbar zu begründen und zu kommunizieren. Das stärkt die Akzeptanz der Entscheidung, signalisiert den Kolleg·innen, die nicht den Zuschlag erhalten haben, Wertschätzung und beugt damit Neid oder Missgunst vor.

7) Übergang in den Onboarding-Prozess 

Auch bei internen Wechseln ist ein strukturierter Onboarding-Prozess entscheidend für einen erfolgreichen Start in der neuen Rolle. Denn neue Aufgaben, veränderte Verantwortlichkeiten oder ein anderes Team erfordern Orientierung und eine gezielte Einarbeitung – selbst, wenn die Person das Unternehmen bereits kennt. Hier kann ein Einarbeitungsplan mit klaren Aufgaben und Kontaktpersonen hilfreich sein.  

Gleichzeitig braucht es auch den Blick zurück: 

• Welche Lücke entsteht durch den Wechsel im alten Team? 
• Wer übernimmt die bisherigen Aufgaben? 
• Welche Aufgaben müssen künftig weggelassen werden? 

Hier braucht es im abgebenden Team gegebenenfalls eine neue Bedarfsanalyse der neuen Situation und daraufhin einen Austausch mit der Personalabteilung.  

Checkliste für eine gelungene interne Personalbeschaffung  

Sie wollen Ihre Vakanz mit interner Personalbeschaffung besetzen? Mit dieser Checkliste haben Sie alle Aspekte beisammen, die Sie dabei nicht vergessen dürfen. Haken Sie die Punkte einfach Schritt für Schritt ab!

• Vakanz und Grund des Personalbedarfs klar definiert
• Anforderungsprofil bzw. Candidate Persona mit Qualifikationen und Kompetenzen erstellt
• Entwicklungspotenzial für interne Kandidat·innen berücksichtigt
• Alternativen zur internen Besetzung geprüft
• Betriebsrat informiert und eingebunden (Mitbestimmungspflichten beachten)
• Gleichbehandlungsgrundsatz sichergestellt
• Datenschutz bei Bewerbungen und Empfehlungen gewährleistet
• Interne Stellenausschreibung erstellt
• Versetzungs- oder Beförderungsszenarien geprüft
• Führungskräfte über Prozess und Ziele informiert
• Empfehlungsprogramme (falls vorhanden) aktiviert
• Ausschreibung intern veröffentlicht (Intranet, Newsletter etc.)
• Potenzielle Kandidat·innen identifiziert und angesprochen
• Bewerbungsfrist klar kommuniziert
• Objektive Bewertung aller Bewerbungen anhand des Anforderungsprofils bzw. der Candidate Persona 
• Stärken, Entwicklungspotenziale und bisherige Leistungen berücksichtigt
• Auswahlkriterien nachvollziehbar dokumentiert
• Professionelle Gesprächsführung vorbereitet (Interview-Leitfaden)
• Führungskraft und HR in die Gespräche eingebunden
• Feedbackgespräche geplant
• Entscheidung dokumentiert und begründet
• Auswahl fair und nachvollziehbar kommuniziert (auch an nicht berücksichtigte Bewerber·innen)
• Betriebsrat über finale Entscheidung informiert
• Strukturierter Einarbeitungs- und Übergabeplan erstellt
• Auswirkungen auf bisherige Stelle geklärt 
• Lessons Learned aus dem Prozess gesammelt

Fazit zur internen Personalbeschaffung

Die interne Personalbeschaffung kann bei akuten Personalengpässen Hilfe leisten oder auch dazu dienen, gezielt Mitarbeiter·innen und Kompetenzen im eigenen Unternehmen weiterzuentwickeln. Welche Vor- und Nachteile ein internes Vorgehen hat und wie Sie dieses am besten umsetzen, haben wir in diesem Beitrag für Sie zusammengefasst.

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